Документальне оформлення та облік розрахунків з дебіторами

До найбільш поширених видів дебіторської заборгованості належить заборгованість: покупців за товари та послуги; за короткостроковими векселями; за виданими авансами; за претензіями; за розрахунками з підзвітними особами; за відшкодування завданих збитків.

Для обліку розрахунків з дебіторами за типовим Планом рахунків передбачені наступні рахунки класу 1 (на них обліковується довгострокова дебіторська заборгованість) та класу 3:

34 «Короткострокові векселі отримані»;

36 «Розрахунки з покупцями і замовниками»;

37 «Розрахунки з різними дебіторами».

На рахунку 34 «Короткострокові векселі отримані» ведеться облік заборгованості покупців, замовників і інших дебіторів за відпущені ТМЦ, надані послуги й інші операції, по яких отримані векселі замість грошей.

Рахунок 34 є активним. По дебету відображається одержання векселя, по кредиту – одержання коштів за векселем, а також продаж векселя третій особі.

Сальдо дебетове, означає заборгованість покупців, замовників і інших дебіторів, що забезпечена векселями (рядок 150 активу балансу). Рахунок використовується в постачальника (продавця) ТМЦ, одержувача грошей, векселедержателя. Аналітичний облік ведеться по кожному отриманому векселю. Векселі отримані в балансі відбиваються за номінальною вартістю. Тому заборгованість за векселем і доходи у вигляді відсотків за договором враховуються окремо. Нарахування доходів по відсотках здійснюється в момент погашення векселя.

Таблиця 13.1 - Бухгалтерські записи по рахунку 34 «Короткострокові векселі отримані»

Зміст операції	Документ	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит
1. Одержання векселя в забезпечення заборгованості а) покупців і замовників б) інших дебіторів в) відсотки за векселем	Вексель Вексель Розрахунок	34 34 373	36 37 732
2. Одержання платежів у погашення заборгованості: - за векселем - по нарахованих відсотках	Виписка банку	31 31	34 373

Документальне оформлення та облік розрахунків з покупцями за товари, за виданими авансами та за претензіями було детально розглянуто в темі «Облік товарів і тари», в зв’язку з тим, що ці операції безпосередньо пов’язані з процесом товароруху. Рахунок 37 «Розрахунки з різними дебіторами» призначений для формування інформації про розрахунки з поточної дебіторської заборгованості з різними дебіторами. Рахунок 37 є активним. По дебету відображається виникнення дебіторської заборгованості, по кредиту – її погашення чи списання. Сальдо дебетове, означає суму дебіторської заборгованості. Варто мати на увазі, що по субрахунку 372 сальдо може бути як дебетовим, так і кредитовим. У цьому випадку сальдо не відображається в балансі розгорнуто: дебетове сальдо – у складі оборотних активів (II розділ активу), кредитове сальдо – у складі зобов'язань підприємства (IІІ розділ пасиву). Рахунок має 7 субрахунків, на яких враховуються різні види дебіторської заборгованості:

371 «Розрахунки за виданими авансами»;

372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

373 «Розрахунки за нарахованими доходами»;

374 «Розрахунки за претензіями»;

375 «Розрахунки по відшкодуванню заподіяних збитків»;

376 «Розрахунки за позики членам кредитних спілок»;

377 «Розрахунки з іншими дебіторами».

Аналітичний облік ведеться по кожному дебітору, за видами заборгованості, термінами її виникнення і погашення. Розрахунки з підзвітними особами здійснюються на підставі наказу керівника про перелік осіб, яким можуть видаватися грошові кошти під звіт на відрядження або на здійснення дрібних господарських витрат. Відрядникам обов'язково виписується посвідчення про відрядження. Гроші видаються підзвітним особам з одночасним виписуванням видаткового касового ордеру. Підзвітні особи складають авансовий звіт з прикладеними до нього документами, які підтверджують витрачання коштів за цільовим призначенням. Разом із поданням звіту і у ті ж самі терміни у касу повертається невикористана підзвітна сума з виписуванням прибуткового касового ордеру. Якщо підзвітна особа витратила виправдано більшу суму грошей, ніж отримала із каси, то така сума відшкодовується підприємством з виписуванням видаткового касового ордеру. Витрати підзвітних осіб списуються на витрати поточного періоду з урахуванням мети відрядження. Для узагальнення інформації про стан розрахунків з підзвітними особами використовується субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Таблиця 13.2 - Бухгалтерські записи по субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

Зміст операції	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит
1. Видача грошей (авансу) у підзвіт	372	301,302
2. Використання підзвітних сум (списання з підзвітної особи): а) на закупівлю ТМЦ б) на витрати підприємства	20,22,28 84 (92) 91,23	372 372
3. Повернення невикористаних сум у касу	301,302	372
4. Списання з підзвітної особи суми ПДВ, сплаченого відповідно до документів, за проїзд, проживання в готелі, придбані ТМЦ (для підприємства – це податковий кредит)	641	372
5. Утримання невикористаних сум із зарплати працівника	661	372

На рахунку 373 “Розрахунки за нарахованими доходами” ведеться облік нарахованих дивідендів, процентів, роялті, що підлягають одержанню. Нарахування доходів відбувається за допомогою оформлення довідки та розрахунку бухгалтерії. Надходження оплати за нарахованими доходами відображається у виписках банку або прибуткових касових ордерах. Синтетичний і аналітичний облік нарахованих доходів ведеться у тих самих регістрах, що і розрахунки з підзвітними особами, як і усі інші розрахунки, які обліковуються на рахунку 37.

На кожному підприємстві в процесі фінансово-господарської діяльності може виникати необхідність обліковувати розрахунки претензійного характеру, борги за нестачі і крадіжки.

Підставою для обліку розрахунків за претензіями є: акти приймання вантажів, рішення судів, письмові погодження постачальників на задоволення претензій, претензійні листи, виписки банку, що надійшли в порядку задоволення претензій.

Розрахунки претензійного характеру обліковуються на рахунку 374“Розрахунки за претензіями”, по дебету якого збирається інформація про висунуті претензії постачальникам, підрядникам, транспортним та іншим організаціям, банківським установам, а також пред'явлені і визнані у судовому порядку штрафи, пені, неустойки. По кредиту рахунку відбувається списання задоволених претензій.

Аналітичний облік ведеться за кожною висунутою претензією. Для цього можна використовувати накопичувальну відомість довільної форми.

Слід зазначити, що чинним законодавством досі не розроблено і не затверджено жодного нормативного документу, який би в повному обсязі регулював розрахунки підприємств зі своїми контрагентами за висунутими їм претензіями. Це питання містить у собі широке коло юридичних аспектів, тому є досить складним для робітника бухгалтерії, який не має юридичної освіти.

Розрахунки з відшкодування завданих збитків у результаті нестач і псування матеріальних цінностей, якщо винна особа встановлена, відбуваються на рахунку 375 “Розрахунки з відшкодування завданих збитків”. Облік зазначених розрахунків відбувається на підставі актів, інвентаризаційних описів, виконавчих листків, протоколів засідань інвентаризаційних комісій. Погашення нестач оформлюється прибутковим касовим ордером або розрахунково-платіжною відомістю. Різниця між цінами, за якими визначається сума відшкодування матеріальних збитків, і цінами, за якими цінності обліковувались на балансі, відноситься до бюджету країни і оформлюється платіжним дорученням на сплату.

Після встановлення конкретних винних осіб, коли відбуваються записи по дебету рахунку 375 у кореспонденції з рахунками обліку доходів від відшкодування раніше списаних активів, сума нестач і втрат від псування цінностей, яка обліковується поза балансом до встановлення винних осіб, зменшується на суму відшкодування.

Аналітичний облік рекомендується вести в цьому випадку за кожною винною особою в розрізі термінів виникнення і погашення боргу.

Недоліком законодавчої бази щодо відшкодування завданих матеріальних збитків є те, що не досить прозоро висвітлені питання із застосування коефіцієнтів відшкодування збитків та природа виникнення і встановлення таких коефіцієнтів. Протиріччя також можуть виникати при розгляданні юридичних аспектів встановлення винних осіб і доведення їх провини.

На субрахунку 376 “Розрахунки за позиками членам кредитних спілок” ведеться облік розрахунків з членами кредитних спілок за виданими їм сумами позик. Цей рахунок використовується лише в обліку кредитних спілок. Аналітичний облік таких розрахунків рекомендується вести у розрізі кожного з членів за кожною виданою позикою.

На субрахунку 377 “Розрахунки з іншими дебіторами” ведеться облік за тими операціями, що не знайшли відображення на інших субрахунках рахунку 37. Це можуть бути розрахунки, пов'язані із здійсненням спільної діяльності без утворення юридичної особи, усі види розрахунків з робітниками підприємства, крім розрахунків із заробітної плати і з підзвітними особами (наприклад, видача робітнику безпроцентної позики), операції з оперативної оренди майна тощо.

На субрахунку 377 “Розрахунки з іншими дебіторами” ведеться облік за тими операціями, що не знайшли відображення на інших субрахунках рахунку 37. Це можуть бути розрахунки, пов'язані із здійсненням спільної діяльності без утворення юридичної особи, усі види розрахунків з робітниками підприємства, крім розрахунків із заробітної плати і з підзвітними особами (наприклад, видача робітнику безпроцентної позики), операції з оперативної оренди майна тощо.

Дата добавления: 2014-11-06