Автоматизація облікових процесів як засіб підвищення економічної безпеки підприємства

Тема 6. Організація безпеки бухгалтерської інформації на підприємстві

Як свідчить світовий досвід, лідерство в конкурентній боротьбі здобуває сьогодні та фірма, яка має високий рівень економічної безпеки. Одним із каталізаторів інновацій, що забезпечують економічну безпеку та конкурентні переваги підприємства, є інформаційні технології, які автоматизують його бізнес-процеси. Отже, автоматизація бізнес-процесів набуває першочергового значення, будучи невід'ємним елементом ефективної системи управління. Протікання будь-якого бізнес-процесу ґрунтується на інформаційній базі. Відповідно ефективність та результативність такого бізнес-процесу безпосередньо залежить від якості наявного інформаційного забезпечення. Оскільки, за статистичними даними, на сучасному підприємстві інформаційна база складається більш ніж на 80% із облікових даних, то об’єктивною необхідністю стає удосконалення ведення облікових процедур.

Ефективність роботи бухгалтера, аналітика та управлінця на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам автоматизації інформаційних потоків, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування, редагування і друку вихідних документів, квартальних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, системі управління щодо ефективності роботи, підвищувати ефективність праці аудиторів, ревізорів [61].

Із впровадженням комп’ютерних інформаційних систем, що ґрунтуються на сучасних інформаційних технологіях чисельні переваги отримують не лише аналітики та управлінці, а й підприємство в цілому. Так, компанія «СІSСО» вважає найбільшим своїм досягненням скорочення часу на складання звітності. До впровадження інтегрованої системи складання звітності здійснювалось протягом 14 діб, після впровадження – за 1,5 години в будь-який момент, коли така необхідність виникає [72].

Під організацією бухгалтерського обліку слід розуміти цілеспрямовану діяльність керівників підприємства по створенню та постійному впорядкуванню і вдосконаленню системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення внутрішніх та зовнішніх по відношенню до підприємства користувачів необхідною інформацією.

При повністю автоматизованому первинному обліку збір облікової інформації відбувається у місці її виникнення. Після цього вона передається інформаційним потоком до бухгалтерії, яка може знаходитися на значній територіальній віддаленості від місця здійснення фактів господарської діяльності. Там відбувається реєстрація, створюється облікова база, яка в подальшому заноситься в електронний хронологічний масив даних, відбувається обробка та передавання інформації без участі людини.

Виходячи з вище сказаного, нами була розроблена схема організації документообігу та реєстрації інформації на підприємстві при паперовій та автоматизованій формі організації обліку (рис.).

Інформаційне забезпечення відіграє ключову роль в якості організації бізнес-процесів, тому удосконалення саме цього аспекту сприяє підвищення рівня економічної безпеки. Значні зміни в організацію бізнес-процесів на підприємстві вносить повна автоматизація збору, реєстрації, передавання та обробки інформації, і, відповідно, формування інформаційних потоків. Перевага у тому, що в ланцюжку перетворення первинної інформації відсутня людина і як наслідок не потрібний документ (паперовий та електронний) саме як засіб передавання інформації від одного працівника до іншого.

Процес автоматизації інформаційної бази має розвиватися за умови комплексного, системного та цілеспрямованого підходу з орієнтацією на потреби відповідної ланки управління підприємства.

Рис. Організація документообігу та реєстрації інформації на підприємстві

Автоматизація бізнес-процесів необхідна бухгалтерам, аналітикам та управлінцям для ефективного виконання своїх функцій. Впровадження комп'ютерної техніки не передбачає внесення суттєвих змін, проте техніка збору і обробки інформації вдосконалюється. Складання, оформлення та зберігання документів при застосуванні комп’ютерної техніки має ряд відмінностей від паперової обробки даних. Автором узагальнені переваги, недоліки та принципові відмінності паперової та автоматизованої технології формування інформаційних потоків та інформаційного забезпечення на підприємстві за різними критеріями (табл.).

Таблиця

Технології формування інформаційного забезпечення

Елемент технології	Форма інформаційного забезпечення
Паперова	Автоматизована
1. Охват інформації	Набір послуг обмежений мо­жливостями співробітників щодо пошуку та обробки ін­формації та їх знаннями.	Доступна інформація про послуги усіх контрагентів підприємства та його внутрішнього середовища. В програму наявні специфічні знання.
2. Розподіл праці між працівни­ками	Повільна, рутинна технологія роботи. Одночасно користу­ватися базою даних має мож­ливість обмежена кількість осіб.	Можливість працювати з однією ба­зою даних одночасно різним корис­тувачам, а також одночасно працю­вати з реєстром декільком спеціалістам.
3. Первинне докумен­тування: а) тип носіїв первинної інформації	Паперові носії первинної ін­формації.	Електронні (магнітні, оптичні) носії первинної інформації: електронні пе­рвинні документи, смарт-картки, штрихові коди тощо.
б) проектування та створення форм пер­винних документів	Конструювання паперових форм первинних документів з урахуванням відповідних стандартів; використання го­тових бланків документів.	За допомогою програмних засобів можливе створення двох форм кож­ного первинного документа: форми, пристосованої для введення необхід­них реквізитів до комп'ютерної бази даних, і форми для роздрукування документів на папері.
в) встановлення по­рядку здійснення запи­сів у первинних доку­ментах	Розробка інструкцій із запов­нення первинних документів	Заповнення документів відбувається відповідно до алгоритму з автомати­чним розрахунком ряду реквізитів та контролем за правильністю їх вве­дення.
г) виписування первин­них документів	Ручне виписування докумен­тів, після цього – передача їх до бухгалтерії, аналітичної служби та обробка.	Створення електронних документів під час здійснення господарських операцій та одночасна їх обробка і накопичення.
4. Реєстрація операцій	Реєстрація операцій в хроно­логічному та системному по­рядку в розрізі синтетичних та аналітичних рахунків здій­снюється окремо. Виникає копіювання інфор­мації в бухгалтерських доку­ментах.	Ведення єдиного облікового хроно­логічного регістру – Журнал опера­цій. Характеризується накопиченням та багаторазовим використанням облі­кових даних, паралельним веденням обліку.
5. Інвентаризація	Ручний перерахунок.	Застосування технічних засобів (ска­нерів штрихових кодів).
6. Оцінка (методи спи­сання, амортизації) ак­тивів	Використання найменш тру­домісткого із методів (ФІФО, середньої, фактичної собівар­тості тощо; для необоротних активів – вибір податкового методу амортизації).	Програмна реалізація найоптималь­нішого способу оцінки, використання різних способів оцінки для різних груп матеріальних цінностей, необо­ротних активів та інших об'єктів об­ліку.
7. Калькулювання	Обмежена номенклатура ста­тей виробничих, адміністра­тивних і цехових витрат, спо­собу калькулювання виробів тощо.	Побудова багаторівневих розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління. Можливість викорис­тання кількох розрізів обліку (в роз­різі підрозділів, видів продукції, ста­тей, елементів витрат, переділів)
8. Вторинна облікова інформація	Під регістром бухгалтерсь­кого обліку розуміють засіб, призначений для фіксації, на­копичення, систематизації, узагальнення і відображення облікової інформації.	Обліковий регістр – стадія відобра­ження облікової інформації, тобто представлення систематизованих об­лікових даних в зручному для користувача вигляді.
9. Управління інформа­цією	Накопичення даних в обліко­вих регістрах, обчислення пі­дсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих затрат живої праці та понесення ви­трат на актуальність даних.	Дотримується принцип однократного введення інформації, яка завжди яв­ляється достовірною та актуальною.
10. Обробка інформації	При обробці інформації існує значна ймовірність помилок. Необхідність великих витрат на введення та оновлення ін­формації.	Операції обробки інформації вико­нуються без участі людини, що уне­можливлює виникнення помилок. Введення інформації можливе дові­льним способом.
11. Звітна інформація	Необхідно окремо вести та заповнювати регістри для бу­хгалтерського та управлінсь­кого обліку.	Отримання необхідної інформації в будь-який момент по запиту до комп’ютерної системи обліку.
12. Складання звітності	Звітність складається один раз для використання протя­гом тривалого часу.	Звітність формується як в регламент­ному режимі, так і в режимі запитів до бази даних.
13. План рахунків та аналітичний облік	Ієрархічна структура субра­хунків та обмежена номенк­латура аналітичних рахунків.	Використання кількох планів рахун­ків, розробка багаторівневої ієрархі­чної та багатовимірної паралельної структур субрахунків та аналітичних рахунків.
14. Зберігання інфор­мації	Первинні документи, облікові регістри, звіти роздрукову­ються та зберігаються в архів.	Створюються електронні сховища даних на електронних носіях – елект­ронний архів.
15. Пошук інформації	Пошук необхідної інформації займає багато часу.	Можливість пошуку документу або групи документів за будь-якою по­шуковою ознакою, закладеною при реєстрації (автор документу, тема...)

Узагальнюючи вище зазначене, можна зробити висновки, що впровадження комп’ютеризації інформаційного забезпечення надає підприємству широкий перелік переваг. Серед них доцільно виділити наступні:

широкий розподіл праці між обліковими та аналітичними працівниками;

накопичення та обробка первинної інформації безпосередньо на місцях облікових працівників (в цехах, на складах, у бухгалтерії);

скорочення потоку паперових документів та використання без паперової технології обліку;

ведення детального аналітичного обліку;

одноразове отримання облікових даних та багаторазову їх передачу та використання;

висока швидкість надання звітної інформації;

оперативне отримання інформації з єдиної системи облікових даних для обліку, поточного управління, аналізу та контролю.

Отже, ефективність управління будь-яким підприємством залежить від коректного рішення задач, пов'язаних з оперативним і якісним формуванням поточної робочої документації. Використання систем електронного документообігу дозволяє співробітникам організації забути про паперову роботу.

Таким чином, можна стверджувати, що автоматизація бізнес-процесів підприємства сприяє забезпеченню високого рівня економічної безпеки та, в свою чергу, набуттю наступних конкурентних переваг:

оперативність отримання та обробки інформації;

точність даних;

коректність інформації;

зменшення часу на облікову, аналітичну та контролюючу роботу;

збільшення можливості обробки великих масивів даних;

збільшення точності прогнозів;

гнучкість у формі подання інформації;

зменшення витрат на адаптацію інформаційної бази до управлінських потреб;

можливість багатоваріантного моделювання прогнозного стану;

зменшення фінансових витрат на формування та підтримку інформаційного забезпечення;

підвищення ефективності роботи як окремих працівників, так і підрозділів підприємства;

оцінка ефективності роботи підприємства в режимі реального часу.

Широке використання обчислювальної техніки і, особливо, швидкодіючих електронних обчислювальних машин дає можливість створювати системи централізованої і децентралізованої обробки даних, кожна з яких має певні переваги і недоліки.

Розглядаючи поняття централізації та децентралізації інформаційного забезпечення необхідно врахувати, що вони є досить умовними. Реально не може існувати повністю централізована система, так само як і повністю децентралізована система стає недієздатною. Тут враховується ступінь централізації і децентралізації, як оптимальне поєднання цих процесів за певних умов.

Основна тенденція в централізації і децентралізації виконання облікових, аналітичних та управлінських функцій полягає в накопиченні і централізованій обробці інформаційних потоків в єдиному центрі і децентралізованому введенні первинної інформації до бази даних програми та використанні результатних облікових та аналітичних показників. Ця система поєднує переваги централізованої обробки даних з перевагами децентралізованих систем.

Автоматизовані облікові системи виступають потужним інструментом для гарантування економічної безпеки на підприємстві, бо без використання сучасних комп'ютерів і програм сама підприємницька діяльність стає неможливою. Проблема полягає саме в тому, щоб визначити, яким чином автоматизовані облікові системи виступають інструментом для гарантування економічної безпеки на підприємстві і яку роль вони відіграють.

Тож при застосуванні автоматизованих облікових систем, підприємство може гарантувати власну економічну безпеку та дає змогу:

виявляти найважливіші чинники, які впливають на рівень складових економічної безпеки;

вивчати основні процеси, що впливають на забезпечення економічної безпеки підприємства;

розробляти шляхи підвищення рівня економічної безпеки.

Таким чином, основними конкурентними перевагами підприємств, що використовують інформаційні технології є: оперативність отримання інформації, особливо при міжнародних операціях; зниження невиробничих витрат (торгових витрат, витрат на рекламу, витрат, пов’язаних з сервісним обслуговуванням та інформаційною підтримкою споживачів); скорочення циклу виробництва та продажу, оскільки зникає потреба повторного підтвердження інформації і знижується вірогідність помилок при введенні інформації; значно знижуються затрати, пов’язані з обміном інформацією, за рахунок використання більш дешевих засобів телекомунікації; більша відкритість компаній для споживачів; можливість звертання користувача до великих масивів інформації у вигляді баз даних і до інформаційної продукції широкої номенклатури.

Перед науковцями стоїть завдання розробки та вдосконалення бухгалтерського обліку на підприємствах, галузях народного господарства як основного джерела інформаційного забезпечення користувачів усіх рівнів та підвищення загального рівня економічної безпеки підприємства.

Дата добавления: 2014-10-23