Средства автоматизации ввода и редактирования данных

В Excel имеются разнообразные средства для автоматизации ввода данных в ячейки электронной таблицы. К ним относятся:

· Автозавершение;

· Автозамена;

· Автозаполнение.

Автозавершение используется для ускорения ввода текстовых данных в столбцы электронной таблицы. Табличный процессор способен предвидеть (угадывать) намерения пользователя. При вводе текста в некоторый столбец Excel формирует список слов, содержащихся в этом столбце, и пытается завершить набор повторяющихся слов после ввода лишь его первых символов. Пользователь может либо принять вариант автозавершения и зафиксировать его обычным способом, либо продолжать вводить другой текст, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

В контекстном меню любой ячейки столбца с текстовыми данными имеется команда Выбрать из списка, с помощью которой можно просмотреть весь список слов, введенных в данный столбец, и выбрать любое из них для вставки в активную ячейку.

Операцию автозавершения удобно использовать при создании таблиц, содержащих большое количество строк с повторяющимися текстовыми данными. Чтобы использовать возможности автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд (без пустых ячеек между ними). Режим автозавершения не используется для ввода даты и времени, чисел, формул и функций.

Автозамена используется в Excel, как и в других приложениях Microsoft Office, для исправления наиболее распространенных опечаток и ускорения ввода часто используемых фрагментов.

Настройка параметров, добавление, удаление элементов в список автозамен Excel производятся в диалоговом окне Автозамена, которое можно вывести на экран с помощью команды меню окна Excel СЕРВИС ► Автозамена.

Автозаполнение ячеек служит для упрощения ввода в электронную таблицу однотипных данных и формул. Для заполнения пустых ячеек данными, содержащимися в ранее заполненных ячейках, используются:

· команда меню ПРАВКА ► Заполнить (вверх, вниз, вправо, влево, по листам);

· маркер автозаполнения.

Значения в заполняемых ячейках зависят от типа исходных данных, их шага и предельного значения.

При вводе команды меню ПРАВКА ► Заполнить ► Прогрессия в диалоговом окне Прогрессия можно задать точные параметры заполнения ячеек:

· Расположение - по строкам или по столбцам;

· Шаг - значение, на которое будет увеличиваться или уменьшаться элемент ряда. Если введено положительное число, то ряд будет возрастать, а если отрицательное, то убывать;

· Тип прогрессии (арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение). При установленном переключателе Автозаполнение происходит заполнение выделенных пустых ячеек рядом, основанным на данных, включенных в выделение. При выборе этой команды игнорируются все установки окна Шаг;

· Предельное значение - значение, на котором ряд должен быть закончен (это окно можно и не заполнять);

· Автоматическое определение шага. Если установлен этот флажок, то значение окна Шаг игнорируется.

Дата добавления: 2014-10-23