Планирование

Планирование является одним из важнейших условий организации эффективной работы предприятия. Планирование охватывает основные направления хозяйственной деятельности - продажи, закупки, управление денежными средствами во взаимодействии между собой. Планирование опирается на прогнозирование спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов, перспектив развития предприятия. Планирование заключается в установлении целей деятельности предприятия на определенный период времени, определение путей реализации поставленных целей, ресурсного обеспечения. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей предприятия.

В процессе планирования составляется совокупность планов по направлениям деятельности, которые охватывают важнейшие подразделения предприятия. Планирование является одним из наиболее результативных способов снижения издержек. Кроме того, планирование - это средство координации деятельности подразделений предприятия. В результате удается сократить сроки выполнения заказов, оптимизировать движения материалов и складские остатки, в целом повысить эффективность работы предприятия.

Реализованные в системе механизмы планирования обеспечивают:

· сценарное планирование для выработки различных вариантов развития предприятия;

· проектное планирование;

· фиксацию распланированных данных для защиты от изменения (по сценариям и периодам).

Планы продаж и закупок увязываются между собой. На основании планов масштаба предприятия могут составляться планы для отдельных объектов планирования. В процессе планирования обычно составляется несколько вариантов одних и тех же планов, роль разделителей для которых играют сценарии. Разные сценарии соответствуют разным стратегиям и разным вариантам развития предприятия. В рамках каждого сценария составляется собственный комплект планов предприятия.

Сценарии различаются степенью проработки деталей. Один сценарий может предназначаться для составления укрупненных планов, другой сценарий - для составления уточненных планов.

Существенное ускорение процесса подготовки планов достигается за счет использования специального инструмента – «Помощника планирования».

Планирование продаж Планирование продаж - это отправная точка системы планирования предприятия в целом. На основании планов продаж строятся планы для всех остальных направлений деятельности. Планирование продаж производится как по отдельным видам, так и по группам товаров. Конфигурация также позволяет выбрать определенные категории покупателей (по регионам, по видам деятельности и т.п.) и составлять отдельные планы для каждой из этих групп. Конфигурация дает возможность разрабатывать как укрупненные, стратегические планы, так и детальные, рабочие планы на перекрывающиеся периоды времени. Например, в начале года можно составить укрупненный годовой план, и затем в соответствии с ним составлять детальные помесячные. Конфигурация содержит удобные средства для автоматизации процесса составления детального плана на основе имеющегося укрупненного плана.

При распределении показателей укрупненного плана на короткие периоды времени могут использоваться разные способы. Укрупненный показатель может быть распределен по разным периодам или равномерно, или с заданным приращением (с пошаговым увеличением или уменьшением к концу планируемого интервала), или в соответствии с так называемым профилем планирования по периодам. Указанный профиль представляет собой набор коэффициентов, пропорционально которым автоматически распределяется денежная сумма при ее детализации. В конфигурации предусмотрено автоматическое включение в планы продаж зарегистрированных заказов клиентов. Предусмотрено планирование продаж как по всему предприятию в целом, так и по подразделениям или группам подразделений. Это дает возможность руководителям и менеджерам подразделений составлять планы продаж по своим направлениям. Планы подразделений консолидируются в сводный план продаж по компании.

Рис.6.7. Планирование продаж

В дальнейшем планы продаж можно сравнивать с фактическими продажами, проводить анализ отклонений.

Планирование закупок. Конфигурация обеспечивает менеджеров, отвечающих за снабжение, информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении запасов, для снижения затрат на закупки и четкой организации взаимодействия с поставщиками. Конфигурация автоматизирует планирование запасов по следующим двум категориям:

· операционные запасы - данная категория обеспечивает операционную деятельность предприятия;

· страховые запасы - данная категория запасов формируется для защиты от непрогнозируемого поведения покупателей и срывов сроков поставок заказанных товаров.

Операционные запасы планируются по известным потребностям предприятия. На основании укрупненного плана закупок и уточненного плана продаж формируется уточненный план закупок в виде специального документа. При этом используются данные учета товаров. Потребности в закупках рассчитываются с учетом имеющихся свободных остатков товаров на складах и с учетом необходимости остаточного страхового запаса.

Страховые запасы планируются с использованием механизма управления запасами по точке заказа. Данный механизм предусматривает автоматизированное формирование заказов поставщикам при снижении запасов ниже предопределенного уровня - точки заказа. Механизм помогает контролировать момент формирования заказов поставщикам и определять требуемый объем заказа. Точка заказа и размер страхового запаса могут быть определены пользователем отдельно для каждого вида номенклатуры. Для этого могут использоваться различные стратегии расчета: установка фиксированного значения, по среднему размеру партий номенклатуры, по оптимальному размеру заказа. Для ускорения процесса подготовки плана закупок используется специальный инструмент – «Помощник планирования». В числе возможностей, которые предоставляет конфигурация:

· оперативное планирование закупок на основании планов продаж, неисполненных заказов покупателей и внутренних заказов;

· оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;

· регистрация и анализ выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок;

· поддержка различных схем приема товаров от поставщиков;

· оформление неотфактурованных поставок;

· анализ потребностей в товарах;

· сквозной анализ и установка взаимосвязей между заказами клиентов и заказами поставщикам;

· планирование закупок с учетом прогнозируемого уровня складских запасов и зарезервированных товаров на складах;

· подбор оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, предлагаемым условиям доставки, территориальному или прочим произвольным признакам; автоматическое формирование заказов для подобранных поставщиков.

Выбор поставщиков. С помощью специального инструмента "Календарный план закупок" можно подобрать наиболее подходящих поставщиков по выбранным параметрам. Конфигурация сама сформирует новый пакет заказов, который в дальнейшем может быть принят пользователем или изменен. При анализе поставщиков оцениваются их следующие параметры:

· указан ли он в информационной базе в качестве основного поставщика соответствующей позиции номенклатуры;

· надежность поставщика (высокая, средняя, низкая);

· нормативный срок выполнения заказа поставщиком.

Система позволяет регистрировать и сравнивать цены поставщиков, выбирать поставщика, оптимального по цене, минимизируя суммарные затраты на пополнение запасов. Для сравнительного анализа цен различных поставщиков и собственных цен предприятия предназначен отчет «Анализ цен». Для использования возможностей, предоставляемых конфигурацией, цены поставщиков должны поддерживаться в актуальном состоянии — регулярно вноситься и обновляться. Для удобного отслеживания изменений цен в конфигурации реализован механизм автоматического обновления цен поставщиков при регистрации очередных поставок.

Планирование денежных средств. Неотъемлемое условие эффективного существования предприятия в современной конкурентной среде - создание эффективного механизма управления денежными потоками, обеспечивающего формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов, повышение платежной дисциплины и, в конечном итоге, ускорение оборачиваемости денежных средств. Для решения перечисленных задач в конфигурацию «Управление торговлей» включен функционал управления денежными средствами предприятия, который выполняет две основные функции:

· оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и кассах;

· оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств предприятия.

С помощью прикладного решения ведется оперативный финансовый план - платежный календарь. Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. Платежный календарь составляется с детализацией до календарных дней и мест хранения денежных средств - банковских счетов и касс предприятия. При формировании платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость - достаточность запасов денежных средств в местах их хранения. Платежный календарь может учитывать и планируемые платежи по заказам поставщиков и заказам покупателей. С помощью функционала управления денежными средствами формируются денежные документы (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и др.). Обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими программами типа "Клиент банка", контролируются финансовые потоки, контролируется наличие денежных средств в местах хранения.

Предусмотрена возможность денежных расчетов в иностранных валютах. Если предприятие состоит из нескольких подразделений, то для обеспечения деятельности каждого из них требуются денежные расходы. Денежные расходы, а также поступления контролируются финансовой службой или бухгалтерией предприятия. Все другие подразделения могут подавать заявки на расходование денежных средств в адрес контролирующей службы. Конфигурация автоматизирует процесс оперативного планирования денежных средств. Для решения этой задачи используется двухступенчатая схема оформления денежных операций. Первая ступень - это регистрация в информационной базе намерения об изменении состояния денежных средств и взаиморасчетов. Намерения регистрируются путем ввода в информационную базу заявок на расходование денежных средств и запланированных поступлений денежных средств. Вторая ступень - это регистрация в информационной базе факта платежа, который приводит к изменению состояния денежных средств и взаиморасчетов.

Заявки на расходование денежных средств формируют спрос на деньги со стороны подразделений предприятия. При заполнении заявки предусмотрена возможность резервирования денежных средств в указанном месте хранения (на расчетном счете или в кассе). Естественно, что при регистрации платежа по заявке производится автоматическое снятие резерва. К резервированию в заявке доступны не только имеющиеся в фактическом наличии денежные средства, но и запланированные к поступлению.

Сведения о денежных средствах, запланированных к поступлению, вводятся в информационную базу пользователями по мере получения соответствующей подтверждающей информации.

Рис. 6.8. Планирование денежных средств

Денежные средства, запланированные к поступлению, вводятся документами «Планируемое поступление денежных средств» по мере получения соответствующей подтверждающей информации. В качестве исходной информации для планирования поступления денежных средств можно рассматривать телефонный звонок клиента с подтверждением оплаты счета предприятия или, например, платежное поручение, полученное от клиента по факсу. Пока не получена банковская выписка, такое платежное поручение не может означать фактического зачисления денежных средств на расчетный счет предприятия, но формировать заявки в расчете на эти деньги уже можно. Для просмотра сводной информации о заявках на расходование и планируемых поступлениях денежных средств, для анализа возможности исполнения оперативных финансовых планов предназначен отчет «Платежный календарь».

Кассовые операции. Прикладное решение автоматизирует взаимодействие между финансовыми службами, контролирующими движение наличных денежных средств, и кассами предприятия - местами хранения наличных денег. Кассы строго разделены по организациям и по валюте денежных средств. То есть в одной кассе могут храниться денежные средства только одной организации и только в одной валюте. Это формальное правило позволяет организовать более строгий контроль за мультивалютными денежными средствами и исключить путаницу. А если какая-либо касса предприятия фактически оперирует с несколькими валютами, то в информационной базе она отображается несколькими кассами, каждая из которых оперирует только одной валютой. Система обеспечивает формирование необходимых платежных документов: приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров, денежных чеков, объявлений на взнос наличными. Денежные документы могут быть сформированы на основании имеющихся заявок на расходование денежных средств и планируемых поступлений денежных средств, при этом ранее введенная информация автоматически переносится в новый денежный документ. Пользователь может поправить автоматические внесенные данные и добавить дополнительные сведение. Кассовый документ может быть распечатан в бумажном виде непосредственно из экранной формы документа.

Прикладное решение обеспечивает удобное взаимодействие между финансовыми службами и кассами предприятия. Кассовый документ формируется сотрудником финансовой службы - финансовым менеджером или бухгалтером. Сотрудник распечатывает кассовый документ в бумажном виде, оформляет нужным образом и передает в кассу организации. Флажок «Оплачено» на экранной форме документа сотрудником финансовой службы не ставится, поскольку пока не произошло фактической оплаты, кассовый документ означает лишь намерение изменить состояние денежных средств. После фактической оплаты по документу кассир предприятия открывает на экране своего компьютера тот же кассовый документ и проставляет флажок «Оплачено» -только после этого в информационной базе регистрируется фактическое движение денежных средств с отражением его в тех видах учета, которые были указаны сотрудником финансовой службы.

В отдельный вид касс предприятия выделены денежные ящики контрольно-кассовых машин (ККМ), используемых при розничной торговле. Операции передачи денежных средств между основной кассой предприятия и денежным ящиком ККМ оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. В конфигурации предусмотрена возможность интеграции с торговым оборудованием автоматизированных точек розничной торговли.

Прикладное решение позволяет обслуживать оплаты платежными картами. Предусмотрена возможность взаимодействия с эквайринговой системой. Система предоставляет возможность формирования различных отчетных форм, отражающих движение наличных денежных средств предприятия.

Банковские операции. Прикладное решение автоматизирует следующие функции:

· оформление и печать банковских документов (платежных поручений, платежных требований и др.);

· регистрация прихода и расхода денежных средств на банковских счетах;

· контроль за состоянием банковских счетов;

· анализ движения безналичных денежных средств на банковских счетах предприятия.

Места хранения безналичных денежных средств предприятия- расчетные счета в банках - отображаются в информационной базе как элементы списка банковских счетов предприятия. Платежные документы могут быть сформированы на основании хранящихся в базе заявок на расходование денежных средств и планируемых поступлений денежных средств. При этом ранее введенная информация будет автоматически перенесена в новый документ.

Первичная запись платежных документов в информационную базу означает регистрацию намерений на изменения состояния безналичных денежных средств. Если в экранной форме документа проставить флажок «Отразить в оперативном учете», то необходимые денежные средства будут отражены в информационной базе как зарезервированы к поступлению или списанию. Фактическое движение денежных средств регистрируется простановкой флажка «Оплачено» в экранной форме документа. Основанием для регистрации фактической оплаты является выписка с расчетного счета, полученная из банка. Прикладное решение предоставляет инструмент ускорения регистрации выписки с расчетного счета с обеспечением группового ввода платежных документов в информационную базу. Дальнейшее ускорение работы с платежными документами обеспечивается средствами взаимодействия с банковскими программами типа «Клиент банка». Система автоматизирует работу с валютными денежными счетами, аккредитивами, другими видами платежных документов.

Для обмена информацией с банками по электронным каналам связи предназначены специализированные программы типа «Клиент банка». Конфигурация, в свою очередь, умеет обмениваться информацией с такими программами. Специальный механизм обмена информацией с программами типа «Клиент банка» позволяет:

· формировать платежные документы в информационной базе, затем выгружать их в программу типа «Клиент банка» для передачи в банк по электронным каналам связи;

· загружать в базу из программы типа «Клиент банка» информацию, поступившую из банка об операциях по расчетным счетам организации.

Обмен данными между конфигурацией и программой типа «Клиент банка» осуществляется через промежуточное хранилище информации, в качестве которого используется файл обмена специального формата.

Для отправки платежных документов подготовленные в конфигурации данные выгружаются в файл обмена. Программа типа «Клиент банка» этот файл читает и обрабатывает. Результат обработки передается по телекоммуникационным каналам в коммерческий банк. Для получения банковских выписок программой типа «Клиент банка» инициируется прием данных из коммерческого банка и формирование файла обмена. Затем этот

Рис.6.9. Система «Клиент-Банка»

файл читается и обрабатывается. Необходимое условие для взаимодействия с программой типа «Клиент банка»:банковская программа должна поддерживать стандарт обмена данными «1С:Предприятие - Клиент банка».

Взаиморасчеты с контрагентами. Договорная работа с контрагентами пронизывает всю хозяйственную деятельность предприятия. В работе с контрагентами задействованы подразделения, занимающиеся управлением финансами, закупками, продажами, маркетингом и др. Важнейшую часть работы с контрагентами составляет функция управления взаиморасчетами. Функционал управления взаиморасчетами с контрагентами охватывает полный цикл операций по взаимодействию с деловыми партнерами от момента возникновения обязательств по договорам до их выполнения. Реализуемая гибкая кредитная политика позволяет повысить привлекательность предприятия для клиентов и его конкурентоспособность на рынке. Функционал управления взаиморасчетами может использоваться в финансовых, снабженческих и сбытовых структурах предприятия, позволяя оптимизировать финансовые и материальные потоки.

Рис.6.10 Схема взаиморасчетов с контрагентами

Система позволяет анализировать изменение задолженности во времени, оперируя двумя видами задолженности -фактической и прогнозируемой (отложенной). Фактическая задолженность связана с операциями расчета и моментами передачи прав собственности. Отложенная задолженность возникает при отражении в системе таких событий, как заказ на поставку или передачу на комиссию товарно-материальных ценностей, заявка на получение денежных средств, плановое поступление денежных средств. Предусмотрены специальные документы для проведения сверки взаиморасчетов с контрагентами и корректировки взаиморасчетов. Конфигурация поддерживает методики учета задолженностей в различных разрезах: по договорам, заказам, счетам. Дополнительно возможна детализация взаиморасчетов по расчетным документам. Это позволяет контролировать оплату каждой конкретной накладной параллельно с учетом ведения взаиморасчетов по заказам и по договору в целом.

Кредитные линии. В рамках договоров с ведением взаиморасчетов в разрезе расчетных документов имеется возможность отслеживать взаиморасчеты в соответствии с введенными для контрагента кредитными линиями. Для открытия кредитной линии необходимо завести для контрагента новый договор, либо ввести параметры кредитной линии в существующий договор с данным контрагентом. В качестве параметров кредитной линии используются сумма допустимой задолженности и срок задолженности. Провести документ, по которому превышен срок или сумма кредита, может только пользователь, обладающий специальным правом на отключение контроля взаиморасчетов.

Дата добавления: 2014-11-25