Кодирование экономической информации. Применение кодов в процессе решения задач

Для того чтобы информацию из документов можно было об­рабатывать с помощью компьютеров, она должна быть предвари­тельно закодирована. Кодирование предполагает предварительную ее классификацию.

Существуют следующие классификаторы:

• общегосударственные, создаваемые централизованно. Они используются для обработки информации в региональных и центральных органах управления (ОКПО, ОКП, СОАТО, ОКВЭД, СООГУ, ОКТЭП и т.д.);

• отраслевые, создаваемые для некоторых отраслей производ­ства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с матери­альными ценностями и т.д.);

• локальные, предназначенные для информационного обслу­живания отдельного предприятия или организации (табель­ные номера, коды структурных подразделений и т.д.).

Классифицирование — это деление множества объектов на клас­сы в соответствии с нужным признаком. Если признаков несколь­ко и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.

Правила построения иерархического классификатора следующие:

1. Определить число признаков, указать их наименование и сопод­чиненность (например, А (факультет) включает Б (специальности), Б включает В (группы), В включает Г (номера студента в группе)).

2. Определить число значений, принимаемых каждым призна­ком, и выбрать максимальное (например, А принимает макси­мальное значение 5, Б - 3, В - 4, Г - 25).

3. Построить классификационное дерево

4. Построить структуру кода по схеме ( рисунок 5).

Решим задачу.

Имеется множество поставщиков, характеризуемых формой собственности (государственная, частная, смешанная) и располагаемых в 20 регионах страны (Центральный, Западный, Юго-западный, Уральский и т.д.).

Постройте классификационное дерево и создайте иерар­хическую структуру кода при условии, что в регионе размещается не более 15 поставщиков.

Решение:

У нас три признака:

форма собственности(Ф),

регион (Р),

номер поставщика (№).

Соподчиненность признаков следующая:

Ф старше Р, Р старше №.

Максимальное количество значений, принимаемых признаками:

Ф – 3;

Р – 20;

№ - 15.

Классификационное дерево будет иметь вид:

Структура кода будет следующая:

Х ХХ ХХ

Номер поставщика

Регион

Форма собственности

Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) класси­фикация. Она используется для такого деления объектов на клас­сы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значени­ям признаков одновременно.

Например, множество студентов можно разделить по трем признакам: пол, успеваемость и место проживания (регион). Получим независимые классы-фасеты, представленные на рисунке 31.

Полученные таким образом фасеты позволяют с помощью операций пересечения, объединения и др. получить ответы на различные вопросы. Например, на вопрос: «Какие студенты муж­ского пола, проживающие в Москве, учатся на отлично»? — будет получен ответ: Иванов. Для его получения составляют фасетную формулу вида Ф₁₁∩Ф₂₁∩ Ф₃₁ = Иванов, где знак ∩ означает пересечение множеств.

Коды необходимы для автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений. Кодирование — это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды могут быть цифровыми, буквенны­ми и буквенно-цифровыми.

Распространенными являются следующие системы кодирова­ния: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков.

Например, виды начислений заработной платы могут быть закодированы следующим образом: 01— основная за­работная плата; 02 — премия; 03 — за работу в ночное время; 04 — за работу в праздничные дни и т.д. Кодируемые объекты не дол­жны изменяться.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присва­иваются номера с учетом их возможных расширений.

Например: группа основных цехов — коды от 01 до 07; группа вспомогатель­ных цехов — коды от 11 до 16 и т.д.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. В бухгалтерском уче­те распространены позиционные двух- и трехпризначные коды. В кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информа­ции.

Мнемоническая система кодирования повторяет характерис­тики объекта. Например, коды гаечных ключей могут быть сле­дующими: ключ 12 × 14 кодируется как 1214, ключ 14x17 — как 1417 и т.д.

Шахматная система применятся для кодирования двухпризначных номенклатур, например:

Причины простоя	Виновники простоя
Поставщики	Администрация	Рабочие
Отсутствие электроэнергии
Отсутствие инструментов
Отсутствие комплектующих

Коды играют определяющую роль в процессе подготовки исход­ных данных и решении задачи. Эта роль заключается, во-первых, в сокращении затрат на ввод исходных данных за счет перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа (рис.32).

Во-вторых, коды с помощью процедур сортировки позволяют выполнять различные группировки данных для получения много­уровневого накопления результатов. Иллюстрацией может служить документ «Сальдовая ведомость материалов по складам» (таблица 2).

В-третьих, коды используются в процессе оформления вход­ных документов. Например, в процессе оформления бухгалтер­ской отчетности указываются коды организаций, отрасль, органи­зационно-правовая форма и тд.

Дата добавления: 2014-11-26