Заполнение созданной структуры текстовой информацией

Создание структуры таблицы

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

«РАЗРАБОТКА ОБЩЕЙ СТРУКТУРЫ, УПРАВЛЯЮЩЕЙ
ПОДСИСТЕМЫ И АЛГОРИТМА ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ
ПРОГРАММНОГО КОМПЛЕКСА «СТАТИСТИЧЕСКИЙ
АНАЛИЗ И ПЛАНИРОВАНИЕ ЭКСПЕРИМЕНТА»

Студент группы 05-ВИЭ-1

Николаев А.С.

Научный руководитель:

д.т.н, проф. ФЕДОРОВ Н.Н.

КАЛИНИГРАД – 2007 г.

Занятие №2

Базовые технологии работы с табличной информацией

Цель работы

Развить и закрепить навыки работы с табличной информацией в MS Word.

&	Теоретический материал

Существенную часть текстовой информации составляется информация, организованная в виде таблиц (табличная информация). Организация информации в виде таблиц предусматривает такой способ представления информации, при котором информация группируется по определенным признакам и размещается в сетчатой структуре. Единицей такой структуры является ячейка.

Ячейка представляет собой контейнер для размещения текстовой информации. Можно выделить следующие операции с ячейками:

1. Ввод информации в ячейку.

2. Редактирование информации в ячейке.

3. Удаление информации в ячейке.

4. Копирование и перемещение информации из одной ячейки в другую.

5. Копирование и удаление ячеек.

6. Объединение и разъединение ячеек.

7. Форматирование ячеек.

Прежде чем рассмотреть перечисленные операции необходимо выяснить каким образом создается та сетчатая структура, которую в последствии мы будет называть таблицей.

Таблица в терминологии технологии обработки текстовой информации представляет собой сетчатую структуру прямоугольного вида, состоящую из некоторого количества ячеек, содержащих текстовую информацию или предназначенных для размещения текстовой информации. Количество строк и столбцов таблицы отражают ее размерность. Каждый способ организации информации предполагает наличие своих методов обработки. Выделяются следующие вопросы при работе с таблицами:

1. Создание структуры таблицы.

2. Перемещение курсора ввода по таблице, выделение ячеек.

3. Заполнение созданной структуры текстовой информацией

4. Форматирование таблицы.

5. Вставка и удаление строк/столбцов таблицы.

6. Копирование, перемещение строк/столбцов таблицы.

7. Использование формул в тексте и таблицах.

8. Нумерация и именование таблиц.

Структуру табличной информации отражает титульная часть таблицы – шапка таблицы. Существует несколько способов создания шапки таблицы:

- с использованием инструмента Добавить таблицу.

- через диалог Т аблица ® Д обавить ® Т аблица.

- с помощью инструментов рисования панели инструментов Таблицы и границы.

Необходимо знать и уметь использовать все три способа. рассмотрим их по порядку.

Первый способ

1. Переместить курсор ввода к точке вставки сетки таблицы.

2. Выбрать инструмент Добавить таблицу..

3. Нажать левую кнопку мыши, и, удерживая ее, переместить указатель мышь вниз и вправо до тех пор, пока не получим размерность 2 строки на 5 столбцов.

4.Отпустить удерживаемую кнопку мыши, получим:

Второй способ

1. Переместить курсор ввода к точке вставки сетки таблицы.

2. Вызвать диалог Т аблица ® Д обавить ® Т аблица.

3. Ввести число строк и столбцов шапки таблицы (5 столбцов,
2 строки).

Внимание! Если число строк и столбцов таблицы известно заранее, что вместо числа строк и столбцов шапки таблицы можно ввести число строк и столбцов всей таблицы. Однако, в большинстве случаев, число строк таблицы или неизвестно или требует пересчета, что неприемлемо, т.к. требует времени. Новые строки впоследствии будут автоматически добавляться при заполнении таблицы информацией.

Остальные параметры можно оставить без изменения.

4. Нажать Enter или Ok. В результате получим аналогичный результат.

Третий способ

1. Вызвать панель инструментов Таблицы и границы: В ид ® Панель и нструментов ® Таблицы и границы или через кнопку.

2. Выбрать инструмент Нарисовать таблицу.

3. Переместить курсор мыши к левому верхнему углу будущей таблицы, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее переместить курсор мыши как показано на рисунке.

Получим:

4. Проводим горизонтальную линию,

а затем, четыре вертикальных линии

Нетрудно заметить, что результат получается несколько другой, кроме того единичных операций больше. Поэтому, в большинстве случаев данный способ менее эффективен, чем предыдущие два.

2. Перемещение курсора ввода по таблице,
выделение ячеек

Последовательное перемещение по ячейкам производится с помощью клавиши Tab – переместиться на следующую ячейку и Shift+Tab – переместится на предыдущую ячейку.

После нажатия клавиши Tab курсор ввода перемещается в следующую ячейку и выделяется содержимое данной ячейки, что является удобным при вводе новой информации, а также замене имеющейся информации на более новую. Однако при редактировании табличной информации, данный способ перемещения может дать ошибки в результате неосторожных действий пользователя. Так, достаточно после нажатия клавиши Tab нажать любую другую клавишу и это приведет к затиранию текущей информации в ячейке. Поэтому, при редактировании информации в таблице для перемещения по ячейкам необходимо использовать сочетания клавиш Ctrl+«стрелка вправо» - для перемещения в начало следующей ячейки и Ctrl+«стрелка влево» - в конец текста предыдущей.

Перемещение курсора ввода в при редактировании больших таблиц, в частности при внесении исправлений, наиболее эффективно производить с помощью мыши: переместить курсор мыши в нужное место, произвести щелчок мыши для перевода в данную точку курсора ввода.

Выделение ячеек производится мышью или через сочетание клавиш Ctrl+Shift+«стрелки». Для выделения строки таблицы необходимо произвести щелчок мышью слева от данной строки таблицы или вызвать Т аблица ® В ы делить ® С трока (Alt + т, ы, с), находясь курсором ввода в данной строке.

Для выделения группы строк необходимо нажать левую кнопку мыши слева от строки таблицы, и, удерживая ее переместить курсор к концу выделения, после чего отпустить кнопку мыши.

Для выделения столбца таблицы с помощью мыши необходимо:

1. Подвести курсор мыши к месту над столбцом, который необходимо выделить. При этом, курсор мыши должен принять указанный на рисунке вид:

2. Произвести щелчок мыши.

Выделение группы столбцов отличается тем, что вместо щелчка мыши, необходимо нажать ее левую кнопку и переметить курсор мыши вправо или влево, после чего отпустить удерживаемую кнопку.

Выделение столбца таблицы с клавиатуры выполняется проще:

1. Переместить курсор ввода на одну из ячеек данного столбца.

2. Т аблица ® В ы делить ® С т олбец. (Alt + т, ы, т).

Если необходимо выделить группу столбцов, то сначала выделяется группа ячеек, а затем Alt + т, ы, т для выделения столбцов отмеченных ячеек. Выделение всех ячеек таблицы можно произвести выделяя все строки таблицы с помощью мыши. Однако, если таблица достаточно большая, и более того, много страничная, то данный способ неэффективен. Выделение таблицы необходимо производить так:

1. Переместить курсор ввода в одну из ячеек таблицы.

2. Т аблица ® В ы делить ® Та б лицу. (Alt + т, ы, б).

Для ввода информации в ячейки таблицы необходимо:

1. Переместить курсор ввода в первую ячейку таблицы.

2. Начать вводить информацию завершая ввод клавишей Tab для перехода к следующей ячейке.

Внимание! Распространенная ошибка! Многие начинающие пользователи после создания сетки таблицы сразу же начинают изменять ширину столбцов, а также объединять и разбивать ячейки. Это неправильный подход ведущий к увеличению времени создания таблицы. Необходимо сначала ввести информацию в шапку таблицы и в ее информационную часть, а уже потом заниматься изменением ширины столбцов, и остальным форматированием таблицы.

Обратите внимание, что даже после введения шапки таблицы не следует изменять ширину столбцов и другое форматирование по следующим причинам:

во-первых, при больших таблицах (а если уж мы говорим о технологии то мы должны учитывать этот момент, заранее неизвестна максимальная длина строки, так что устанавливать какую-либо ширину столбца бессмысленно, т.к. ее все равно придется менять. Следовательно, если все равно придется изменять, так лучше это сделать за одну операцию, когда в таблицу уже будет вбита вся информация.

во-вторых, если изменить параметры шрифта с целью надлежащим образом уместить данные в пределах таблицы, то это тоже бессмысленно, т.к. опять же придется снова изменять параметры шрифта после ввода в таблицу все информации.

в-третьих, если провести объединение или разбивку ячеек, это приведет к изменению внутренней структуры таблицы, что в дальнейшем сильно затруднит ее форматирование.

Таким образом, при создании любых таблиц необходимо сначала ввести всю информацию, а уже потом производить какое-либо форматирование, изменение шапки, объединение и разбивку ячеек и т.д.

Ввод данных в таблицу производится последовательно по ячейкам. Концом ввода информации в ячейку служим нажатие клавиши Tab. Если клавиша Tab нажата на последней ячейке таблицы, то в конец таблицы автоматически добавляется новая строка, а курсор ввода переходит на первую ячейку новой строки.

После ввода остальной информации получим:

Из рисунка видно, что необходимо увеличить ширину первого столбца таким образом, чтобы наименование продукции располагалось в одну строку. В первой строке необходимо объединить ячейки 2 и 3.

Текстовую информацию в шапке таблицы необходимо выровнять по центру ячеек, сделать полужирным шрифтом. Ячейки шапки таблицы необходимо выделить жирной линией. Цифры в табличной части также необходимо выровнять по центру ячеек.

Следует обратить внимание, что полный список операций по форматированию таблицы и текста в ней стал очевиден только после ввода всей информации. Таким образом, форматирование таблицы на стадии ввода является совершенно лишним процессом и увеличивает время создания табличной информации в тексте.

Дата добавления: 2014-11-16