Система синтетических счетов

Рабочий план счетов - это совокупность всех ис­пользуемых счетов. Он определяет практически всю последую­щую работу пользователя, глубину детализации данных в учете, возможность получения необходимых отчетных сведений. Мно­гие из систем автоматизации учета позволяют вести несколько не­зависимых планов счетов. Благодаря этому возможна организа­ция параллельного ведения учета по нескольким методикам, на­пример по национальным и международным стандартам.

Компьютерный план счетов - это справочник, организован­ный в виде списка. Каждая запись списка соответствует определен­ному счету/субсчету.

Компьютерный план счетов является центральным элементом АИСБУ. Как правило, в системах, поставляемых фирмами-раз­работчиками, уже заложен план счетов, соответствующий плану счетов, утвержденному Министерством финансов Республики Беларусь.

Однако, план счетов, который используется на предприятии, может отличаться от утвержденного Министерством финансов плана. Это вызвано двумя причинами:

- особенностями финансово-хозяйственной дея­тельности конкретного предприятия, которые предполагают использование только части счетов общего плана;

- отсутствием четкого определения субсчетов от­дельных счетов в действующем плане счетов.

Поэтому любая программа предоставляет бухгалтеру возмож­ность самому корректировать предложенный программой план счетов в соответствии со своими потребностями и создавать рабо­чий план счетов.

Известно, что на различных синтетических счетах/субсчетах учитываются объекты разного экономического содержания. От­сюда, в компьютерном плане счетов должны быть описаны свой­ства счетов бухгалтерского учета. Их называют также характери­стиками (описателями) счетов.

Характеристики сче­тов - это признаки свойств счета, определя­ющие алгоритмы и технологические особенности последующей обработки счетов.

Характеристики счета могут быть:

- внешними – задаваемыми в процессе настройки справочни­ка счетов ;

- внутренними - поддерживаемыми системой автоматически.

Наиболее типичными внешними характеристиками счетов/субсчетов яв­ляются:

1) код и наименование счета/субсчета;

2) тип счета по отношению к балансу;

3) тип сальдо счета/субсчета;

4) признак, наличия аналитического учета по счету/субсчету;

5) признак необходимости ведения натурального (количественно­го) учета объектов аналитического учета, привязанных к данному счету/субсчету;

6) признак необходимости ведения учета в валюте.

Тип счета по отношению к балансу подразде­ляет все счета на:

- активные;

- пассивные;

- активно-пас­сивные;

- забалансовые.

Тип сальдо счета/субсчета позволяет активно-пассивные счета подразделить на счета, по которым должно рассчитываться свернутое сальдо, например счет «Прибыли и убытки», и счета, по которым должно рассчитываться развернутое сальдо, например счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Признак наличия аналитического учета по сче­ту/субсчету позволяет разделить все счета на две группы:

- счета, по которым ведется аналитический учет;

- счета, по которым та­кой учет не ведется.

В связи с этим в системах автоматизации бух­галтерского учета, наряду со справочником плана счетов, создают­ся справочники объектов аналитического учета.

Признак необходимости ведения натурального (количественного) учета объектов аналитического учета, привя­занных к данному счету/субсчету», применяется в системах, где обработка ин­формации базируется на единой базе бухгалтерских записей («1С: Бухгалтерия 7.7»). Пользователь сам определяет, для каких счетов необходимо, наря­ду со стоимостным учетом, вести количественный учет. Тогда по объектам аналитического учета данных счетов будет накапливать­ся итоговая информация в натуральном выражении.

В комплексных системах («Галактика») этот тип настройки плана счетов не используется, поскольку функции количественного учета реа­лизованы в модулях отдельных участков учета:

- основных средств;

- материальных ценностей;

- готовой продукции и т.д.

Признак необходимости ведения учета в ва­люте позволяет вести стоимостной учет не только в национальной, но и иностранной валюте. В связи с этим, предусматривается:

- выделение в плане счетов на счетах, по которым ведется руб­левый и валютный учет, раздельных субсчетов для каждой валюты (например, по счету «Касса» должны быть выделены два субсчета: субсчет 1 «Рублевая касса» и субсчет 2 «Валютная касса» с детализацией по видам валют);

- отметка в плане счетов счета, по которым ведется валютный учет. Здесь при вводе операций по таким счетам запрашивается сумма в ино­странной валюте и ее курс и на основе этого выполняется автома­тический расчет покрытия валютной суммы в единицах нацио­нальной валюты («1С: Бухгалтерия 7.7»).

Внутренние характеристики счета – это

- начальное сальдо;

- ко­нечное сальдо;

- дебетовый оборот;

- кредитовый оборот.

Они отображаются в стои­мостном выражении в стандартных выходных формах, создаваемых систе­мой. («1С: Бухгалтерия 7.7» - «Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ счета» и др.).

Рассмотрим порядок описания системы счетов в программе «1С: Бухгалтерия 7.7» (рис. 5.2).

Рисунок 5.2. Представление плана счетов в «1С: Бухгалтерии 7.7»

Здесь счета и их характеристики могут определяться как при конфигурировании системы, так и непосредственно при работе с текущей информационной базой. На этапе конфигурирования обычно задаются наиболее важ­ные счета, например, используемые при автоматическом формировании проводок по документам. Характеристики счетов, которые определены при конфигурировании системы, нельзя изменить в режиме текущей работы с информационной базой.

В профессиональной версии «1С: Бухгалтерии 7.7» может поддерживаться несколько независимых планов счетов. Это позволяет вести парал­лельный учет по нескольким методикам, например, по белорусским стандар­там и в соответствии с принципами IAS, GAAP.

Каждый план счетов содержит коды и наименования входящих в него счетов, определяет присущие им свойства. Основными характеристиками счетов здесь являются:

• тип счета по отношению к балансу;

• тип сальдо счета (контроля остатка);

• признак необходимости ведения количественного учета;

• признак необходимости ведения валютного учета;

• перечень типов аналитических счетов, относящихся к счету.

В «1С: Бухгалтерии 7.7» при описании счета необходимо указать признак «тип счета по отношению к балансу» (активный, пассивный, активно-пассивный). Он используется для выявления ошибок в отражении операций на сче­тах. Активный счет может иметь только дебетовый остаток, а пассивный - только кредитовый. Если остаток активного или пассивного счета показан в оборотно-сальдовой ведомости со знаком «минус», то это означает, что где-то были допущены ошибки, которые необходимо выявить и устранить.

Счет может быть объявлен забалансовым. Для этого ему должен быть присвоен специальный признак.

Понятие забалансового учета в «1С: Бухгалтерии 7.7» существенно шире, чем в традиционном бухгалтерском учете. Здесь помимо забалансовых сче­тов, определенных в «Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяй­ственной деятельности предприятий», можно использовать вспомога­тельные забалансовые счета, необходимые для технологических целей.

Например, на счетах такого рода можно вести учет предприятий-должников, когда их долги уже списаны в убытки предприятия. Можно так сконфигу­рировать систему, чтобы на технологических забалансовых счетах учитыва­лись суммы необлагаемого дохода (для расчета заработной платы) или про­бег автомобилей (для расчета износа основных средств по некоторым ви­дам автотранспорта). Вспомогательные забалансовые счета используются также для целей налогового учета и автоматического составления налого­вых деклараций по данным бухгалтерского учета.

«1С: Бухгалтерия 7.7» позволяет, помимо учета в национальной денежной единице, вести параллельный учет имущества и обязательств предпри­ятия в нескольких иностранных валютах. Для этого конкретным счетам дол­жен быть присвоен соответствующий признак. По таким счетам итоговая ин­формация накапливается не только по счету в целом, но и по каждой валю­те отдельно.

Объекты аналитического учета, связанные с конкретным счетом, могут учитываться не только в стоимостном, но и в натуральном (количествен­ном) выражении. Для этого при описании характеристик счета должен быть установлен признак необходимости ведения количественного учета. В этом случае, по объектам аналитического учета данного счета накапливается итоговая информация в натуральном выражении.

Различия в структуре справочника «План счетов», как правило, проявляется:

- в коли­честве знаков, отводимых на кодирование счета/субсчета;

- в слитном («501») или раздельном («50-1») написании кодов счетов/субсчетов.

Обычно на код счета отводят два знака. В некоторых системах возможен переход с двух знаков на три. Такие системы:

- позволяют вести учет на забалансовых счетах;

- обеспечивают ведение бухгалтерско­го учета в бюджетных, общественных некоммерческих и иных ор­ганизациях, где счета кодируются тремя знаками.

Использование гибкой настройки количества знаков в коде счета важно также при организации параллельного учета по нескольким стандартам.

Количество знаков, отводимое для кодирования субсчета, может быть:

- фиксированным, ограниченным несколькими (двумя-четырьмя) символами;

- гибким, имеющим практически любое число символов («1С: Бухгалтерия 7.7»).

Настройка и работа со справочником «План счетов» должна позволять выполнять следующие основные процедуры:

- дополнять план счетов новыми счетами/субсчетами. При этом должен быть обеспечен контроль уникальности номера вводи­мого счета/субсчета, так как использование различных счетов с одинаковыми номерами не допускаются;

- удалять старый счет/субсчет;

- корректировать номер счета/субсчета, его наименование и любые характеристики счета.

При удалении счета/субсчета или корректировке его номера программа должна обеспечить контроль целостности бухгалтер­ской информации. Для этого применяются три подхода:

- запретительный;

- разрешительный;

- смешанный.

При запретительном подходе корректировка/удаление номера счета/субсчета в плане счетов запрещена, если он исполь­зуется в других массивах информационной базы:

- проводках;

- ос­татках;

- справочниках операций и т.д.

В таких системах сначала на­до удалить все включающие его записи этих массивов и только за­тем удалить сам счет/субсчет из плана счетов.

При разрешительном подходе система разрешает удаление/корректировку используемого в других информационных мас­сивах счета. Часто при этом пользователю делается особое преду­преждение, а принятие решения остается за бухгалтером. Следует четко понимать, что последствия такого шага могут быть непред­сказуемы. Наличие такого подхода объясняется тем, что разработ­чики, добиваясь гибкости программ, считают, что ответственность за ведение учета должна полностью лежать на бухгалтере.

При смешанном подходе счет, используемый в проводках, в те­чение отчетного периода удалить нельзя, но после закрытия периода и перехода к новому отчетному периоду план счетов можно изменять произвольно по тем счетам, проводки по которым пока не вводились.

В «1С: Бухгалтерии 7.7» коды счетов, за­данных в режиме непосредственной работы с информационной базой системы, можно корректировать почти произвольно и корректировка кода в плане счетов вызывает автоматическую корректировку кода счета/субсчета в проводках. Это достигается за счет того, что в записи информационных массивов, хранящих проводки, подставляются не сами коды счетов, а толь­ко ссылки на соответствующие строки справочника счетов. При отображе­нии проводок программа по этим ссылкам показывает на экране уже сами эти коды. При изменении кода счета в справочнике счетов ссылки остаются прежними, и потому при показе проводок программа просто выведет на эк­ран новое значение кода. Удаление же счета/субсчета при наличии прово­док по нему в течение данного отчетного периода выполнять нельзя. Край­не осторожно надо относиться также к изменению характеристик счета в те­чение одного отчетного периода, поскольку это может повлечь совершенно непредсказуемые последствия и бухгалтерские итоги, а также отчетность могут быть составлены неверно.

Если же какие-либо характеристики счета определены на этапе конфигури­рования системы, то их удаление, а также изменение кодов и/или характери­стик при непосредственной работе с информационной базой невозможно и для выполнения таких изменений необходимо реконфигурирование системы. Поэтому в типовых конфигурациях, входящих в комплект поставки «1С: Бухгал­терии 7.7» все счета/субсчета определены в режиме конфигурирования и, выполняя реконфигурирование системы, пользователь берет всю ответственность за корректность методологии учета на себя.

Корректировку плана счетов на этапе внедрения следует вы­полнять осторожно, так как номера счетов/субсчетов заложены в алгоритмы расчетов и показатели форм отчетности системы. По­этому прежде, чем начать корректировку плана счетов надо озна­комиться с рекомендациями разработчика системы.

Помимо поддержки функций корректировки плана счетов, система автоматизации должна позволять выполнять:

- просмотр списка счетов;

- поиск нужного счета/субсчета одним из методов быстрого поиска.

Дата добавления: 2014-11-08