Примеры оценки экономической эффективности ИС

Т ОК

С эк

и соответственно для экономического эффекта. Показатель

– период

окупаемости проекта – можно рассматривать только как оценку для проектов длительностью до одного года. Но и в этом случае ошибка может быть существенной. Применение данного метода оправдано на предварительном этапе планирования ИС и для организаций, в которых функционирующая ИС не оказывает непосредственного влияния на результаты деятельности.

Обобщая сказанное выше, выделим основные недостатки статического метода оценки экономической эффективности ИС:

оценка экономического эффекта чаще всего осуществляется косвенно, путем сравнения с показателями внедрения аналогичной АИС;

не учитываются простои системы и «цена» этих простоев;

никаким образом не учитывается длительность реализации проекта создания и внедрения ИС;

денежные потоки не приводятся к сопоставимому уровню;

ни прямо, ни косвенно не учитываются возможные риски.

С развитием ИС, изменением места ИС в организациях были разработаны более корректные и точные методы оценки экономической эффективности ИС. Хотелось бы обратить внимание на то, что применения метода по-видимому не возможно для масштабных АИС операционного уровня, и тем более для интегрированных КИС.

Несмотря на недостатки статического метода оценки экономической эффективности, он достаточно широко применяется. Основными причинами этого являются простая постановка задачи, низкие затраты времени для получения оценки.

Однако отсутствие единой методики экономических результатов функционирования ИС существенно затрудняют работу ИТ-менеджеров. Важную роль играют примеры применения метода оценки экономической эффективности (прототипы) для различных АИС и различных организаций.

В данном разделе приведены примеры оценки экономической эффективности АИС, в частности АИС документооборота и АИС экономического анализа деятельности5. Хотя данные примеры в известной степени являются учебными, они вполне могут служить прототипом для реальной задачи.

О ценка эффективности функционирования подсистемы экономического анализа деятельности медицинского учреждения. В данном примере рассматривается экономическая информационная система (ЭИС) предназначенная для всестороннего экономического анализа деятельности стационара. Данную систему по функциональным задачам следует отнести к системам организационного управления, по уровню в управлении – к системам уровня оперативного управления. ЭИС экономического анализа рассчитана на использование специалистом-экономистом и операторами (медицинскими работниками) не оказывает непосредственного влияния на

5 В качестве примера используются оценки экономической эффективности предложенных в дипломных работах выпускников специальности «Прикладная информатика (в экономике)

деятельность лечебного учреждения. По техническому исполнению система локальная, реализована в виде настольной БД, на базе локальной компьютерной сети.

В качестве основного показателя оценки экономической эффективности ИС выбрано отношение затрат, связанных с разработкой и дальнейшей эксплуатацией системы, к эффекту, получаемого от ее применения, называемое экономической рентабельностью

ЭР =

Э

,

∑ Затр

где ∑ Затр – общие затраты на создание системы; ÓЭф – эффект, получаемый от

применения системы.

Общие затраты при этом рассчитываются по формуле

∑ Затр = К Д + С Э,

где К Д

– суммарные капитальные затраты на проектирование системы, на приобретение

необходимых составляющих и ее реализацию, С Э – эксплуатационные расходы.

Эффект, получаемый от функционирования системы, определяется следующим образом

Э = С С − К Д,

где С С

– эффект за счет снижения затрат за время период времени Т в результате

применения разработанной системы в деятельности стационара.

К капитальным затратам отнесены:

затраты на анализ и проектирование системы;

стоимость необходимой техники (компьютер, принтер);

стоимость программного обеспечения;

затраты на подготовку и переподготовку кадров, которые будут работать с системой.

К эксплуатационным затратам относятся:

затраты (заработная плата и начисления) на персонал, который будет работать с системой;

дополнительные расходы в случае привлечения сторонних организаций на модернизацию системы.

Разработка данной системы осуществлялась в течение 2 месяцев. Далее предполагается ее внедрение и эксплуатация в стационаре (опытное внедрение – срок 3 месяца).

Затраты на анализ и проектирование системы составляют 2 500 руб. в месяц.

Стоимость необходимой техники (компьютер с принтером; срок полезного использования – 3 года): для проектировщика необходим 1 компьютер и 1 принтер (амортизация оборудования за 2 месяца).

В медицинском учреждении уже имеется необходимое оборудование и программное обеспечение, следовательно, нет необходимости в покупке оборудования. Предполагается внедрить систему на 5 компьютеров. Затрат на программное обеспечение не предполагается, так как для разработанной системы необходим Access 2000, который устанавливается бесплатно при покупке компьютера.

Затраты на заработную плату сотрудникам составят:

заработная плата двух экономистов (3000 руб. в месяц). На работу экономистов в системе будет уходить около 1% от всех их обязанностей.

заработная плата операторов. Ввод данных в систему в течение первого месяца будет осуществляться приглашенным со стороны оператором. За его работу предполагается заплатить 3000 руб. Следующие месяцы данные по пациентам стационара будут вводиться медицинским персоналом в ходе своей работы.

Исходя из этого получаем следующие данные, которые отображены в таблице 3 и таблице 4.

Таблица 4.1 – Капитальные затраты на создание и внедрение системы

Статья затрат	Сумма затрат, руб.
Затраты на анализ и проектирование системы (2 месяца по 2500 руб. каждый)	5 000
Стоимость необходимой техники (компьютер, принтер): - проектировщик (амортизация 1 компьютера с принтером общей стоимостью 15050 руб. в течение 2-х месяцев), - пользователи (амортизация 5 компьютеров с принтерами общей стоимостью 32500 руб. каждый в течение 3-х месяцев)	836,11   13541,67
Стоимость программного обеспечения
ИТОГО:	19377,78

Таблица 4.2 – Эксплутационные расходы

Статья затрат	Сумма затрат, руб.
Затраты (заработная плата и начисления) на персонал, который будет работать с системой: - экономисты - оператор
ИТОГО:

В итоге получаем по формуле (14) общие затраты на разработку и внедрение системы:

∑ Затр = К Д + С Э =16 377,78+3180=22 557,78 руб.

Эффект от использования разработанной системы состоит в экономии рабочего времени персонала, как экономистов, так и медицинских работников, а значит и в экономии денежных расходов. При использовании разработанной системы, экономится время на сбор информации, обработку поступающей информации и на сами расчеты. То есть при внедрении системы уменьшатся потребности в содержании трудовых ресурсов. Стационар может уволить одного экономиста (экономия 3000 руб. в месяц). Экономиста предполагается сократить через месяц после внедрения системы (т.е. экономия составит 6000 руб.). Информацию для экономического анализа экономисты получают из медицинских отделений. Так как медицинский персонал не будет тратить время на заполнение однотипных бумажных документов о пациентах, а также на обработку информации о пациентах, то и здесь уменьшается потребность в трудовых ресурсах. Предполагается сокращение штата через месяц после внедрения системы в количестве 4-х человек (по одному младшему медицинскому работнику на каждое из четырех отделений, где будет внедрена система). На основании этого можно рассчитать эффект от использования системы, что показано в таблице 4.3

Таблица 4.3 – Экономия от использования системы

Экономия	Сумма, руб.
Сокращение 1 экономиста (экономия з/пл за 2 месяца)
Сокращение мл.мед.персонала в отделениях (4 человека, экономия за 2 месяца - з/пл по 1500 руб.)
ИТОГО:

Эффект от использования системы, рассчитанный по формуле (16) составит: Э = 18 000 руб.

В итоге по формуле (13) эффективность функционирования системы составит:

ЭР =

Э

∑ Затр

=

22557, 78

=0,79

В итоге получен высокий уровень ЭР. Такая фантастическая рентабельность проекта получена по одной причине – система реализуется на базе существующего технологического оборудования, а разработчиком является стажер с низкой заработной платой.

Экономическая эффективность внедрения автоматизированной системы кадрового учета

. При внедрении информационных систем, предназначенных для автоматизации делопроизводства и документооборота кадровой службы, возникает важная практическая задача технико-экономической

оценки внедряемого программного комплекса. Целью такого анализа является оценка условий при

которых, создание и внедрение АРМ инспектора по кадрам, экономически целесообразнее по сравнению с традиционным технологией кадрового учета.

Т.к. АИС кадрового учета не оказывает непосредственного влияния на результаты операционной (производственной) деятельности компании, то экономическая эффективность от внедрения может быть оцененная только косвенно. Т.е. как эффект от экономии финансовых, трудовых и иных ресурсов.

Косвенная эффективность отражается на операционной деятельности организации за счет оперативности действий, совершенствования функционирования информационной системы в целом. К показателям, отражающим косвенную эффективность, можно отнести: повышение качества информации, ее достоверности, точности и объективности, сокращение времени на создание и обработку информации, уменьшение ошибок при передаче информации, обеспечение безопасности и защиты информации. Таким образом, эти показатели характеризуют повышение уровня управления информацией.

Косвенный экономический эффект от внедрения АИС кадрового учета можно оценивать в двух направления:

экономия рабочего времени и как следствие этого экономия заработной платы работников кадровой службы и бухгалтерии;

сокращение количества ошибок при вводе ми первичной обработке информации.

Существует мнение, что невозможно выразить полный эффект от внедрения ПО в денежном выражении, существуют дополнительные качественные показатели. Наибольшей популярностью сегодня пользуется система сбалансированных показателей, разработанная Робертом Капланом и Дэвидом Нортоном и учитывающая как количественные (денежные), так и качественные критерии оценки.

Среди качественных показателей можно выделить уменьшение различных рисков в деятельности кадровой службы, повышение качества работы подразделений и многое другое. Рассмотрим некоторые факторы, влияющие на эффективность программного комплекса:

повышение качества труда кадровых и бухгалтерских работников за счет сокращения рутинных операций;

сокращение времени на обработку информации;

повышение уровня надежности хранения и защиты информации

Для проведения оценки эффективность использовались данные полученные методом экспертных оценок.

Исходные данные для проведения оценки экономической эффективности приведены ниже в таблицах 4.4, 4.5.

Таблица 4.4. Документы, обрабатываемые кадровой службой

Подразделение	Документ j	Среднее кол-во в	Средняя трудоемкость
		месяц Kj (шт./мес.)	обработки Wj (чел*час/шт)
Кадровая служба			0,5
		0,5
		0,3
		0,3
		0,3
		0,3

где j -тый документ:

1 – приказы по личному составу;

2 – приказы по основной деятельности;

3 – штатное расписание;

4 – договор о полной материальной ответственности;

5 – трудовой договор;

6 – ученический договор;

7 – список сотрудников для медицинского страхования;

8 – список уволенных сотрудников;

9 – опись анкет для государственного пенсионного страхования;

10 – анкеты застрахованных лиц для государственного пенсионного страхования;

11 – справки;

12 – отчеты о штатной численности.

Таблица 4.4 Значение показателей затрат

Подразделение	Значение показателей затрат
Средняя заработная плата С (руб./(чел * мес.))	Начисления на заработную плату Н (%)
Кадровая служба	3500 - 4000

Для дальнейших расчетов определяем среднюю продолжительности рабочего времени

Tmсс за месяц в часах:

Tmсс = (250 раб. дней * 8 час)/12 мес. ≈ 171 (час/мес.)

Оценка количества исполнителей N j

среднемесячной трудоемкостью:

необходимых для обработки документа j с заданной

K * W

N = i i,

i T

mсс

N1 = (250*0.5)/171 ≈ 0.73; N7 = (2*2)/171 ≈ 0.02;

N2 = (50*0.5)/171 ≈ 0.15; N8 = (1*1)/171 ≈ 0.01; N3 = (1*5)/171 ≈ 0.03; N9 = (2*2)/171 ≈ 0.02; N4 = (100*1)/171 ≈ 0.6; N10 = (50*0.3)/171 ≈ 0.1;

N5 = (100*0.3)/171 ≈ 0.175; N11 = (20*0.3)/171 ≈ 0.04; N6 = (10*0.3)/171 ≈ 0.02; N12 = (1*5)/171 ≈ 0.03.

Оценка общего количества исполнителей в данном подразделении определяется по формуле

N =∑ N j

j

С учетом округления получается N = 2 (чел.).

Вычисление среднемесячных финансовых затрат Mj на обработку j – го типа документа:

M j = N j

* C(1 +

H

100

) (руб./мес.)

M1 = 0,73*4000(1+180/100) = 8176; M7 = 0,02*4000(1+180/100) = 224;

M2 = 0,15*4000(1+180/100) = 1680; M8 = 0,01*4000(1+180/100) = 112; M3 = 0,03*4000(1+180/100) = 336; M9 = 0,02*4000(1+180/100) = 224; M4 = 0,6*4000(1+180/100) = 6720; M10 = 0,1*4000(1+180/100) = 1120; M5 = 0,175*4000(1+180/100) = 1960; M11 = 0,04*4000(1+180/100) = 448; M6 = 0,02*4000(1+180/100) = 224; M12 = 0,03*4000(1+180/100) = 336.

Суммарные ежемесячные затраты при неавтоматизированной обработке документов составляли

M =∑ M j = 21560 (руб./мес.)

j

Далее вычисляет себестоимость обработки одного экземпляра j – го типа документа C j:

M j

C j =

K j

(руб./шт.)

C1 = 8176/250 = 32,7; C7 = 224/2 = 112; C2 = 1680/50 = 33,6; C8 = 112/1 = 112; C3 = 336/1 = 336; C9 = 224/2 = 112;

C4 = 6720/100 = 67,2; C10 = 1120/50 = 22,4; C5 = 1960/100 = 19,6; C11 = 448/20 = 22,4; C6 = 224/10 = 22,4; C12 = 336/1 = 336.

Пусть затраты на приобретение данного ПО составляют 84 000 рублей. Оценка среднемесячных финансовых затрат на эксплуатацию программного модуля производится экспертным путем и включает учет расходных материалов, оплату электроэнергии, затраты на техническое обслуживание и т.п. Ориентировочную стоимость расходных материалов определяем по прайс-листам торговых фирм. ИЗ расходных материалов учитываем только затраты на картриджи для принтера HP LaserJet 5P по цене 2301 руб. при условии использования одного картриджа на Qкарт =

1500 (шт.) документов. В результате расчетов получается оценка ежемесячных затрат на эксплуатацию программного модуля для j – го типа документа

K j

R j =

Qrfhn

* S карт (руб./мес.),

где

S карт (руб.) – стоимость одного картриджа:

R1 = (250/1500)*2301 ≈ 383,5; R7 = (2/1500)*2301 ≈ 3; R2 = (50/1500)*2301 ≈ 76,7; R8 = (1/1500)*2301 ≈ 1,5; R3 = (1/1500)*2301 ≈ 1,5; R9 = (2/1500)*2301 ≈ 3;

R4 = (100/1500)*2301 ≈ 153,4; R10 = (50/1500)*2301 ≈ 76,7; R5 = (100/1500)*2301 ≈ 153,4; R11 = (20/1500)*2301 ≈ 30,7; R6 = (10/1500)*2301 ≈ 15,3; R12 = (1/1500)*2301 ≈ 1,5.

Вычисление ежемесячных затрат на каждый тип документа

M aj, связанных с эксплуатацией

программного модуля и затратами на амортизацию (ежемесячную компенсацию на внедрение автоматизированной системы).

Положим срок амортизации ПО (L = 3 (лет)). Тогда для затрат на каждый тип документа получаем

U j

M aj =

36

+ R j, (руб./мес.)

где

U j – доля затрат на создание и внедрение автоматизированной информационной

системы, приходящаяся на документ j – го типа. Откуда Суммарные ежемесячные затраты, связанные

с эксплуатацией и амортизацией ПО составят

M a ≈ 3712 (руб./мес.).

Эффект от автоматизации обработки документов выражается в снижении трудоемкости их

обработки Waj

W j.

Доля относительного сокращения трудоемкости обработки документа j – го типа определяется выражением

(W j − Waj)

ä Waj =.

W j

Для того, чтобы достигался экономический эффект, затраты при автоматизированной подготовке документов должны быть меньше затрат при традиционном способе обработки. Таким образом, должно выполняться условие: M a < M

Полученная оценка характеризует верхнюю границу экономически целесообразных затрат на автоматизацию кадровой службы, однако характер переменных определяет метод решения путем подбора параметров. 1 > ä Wa > M’a /(N*[C(1+H/100)]), т.е.

äWa> 3711,93/(2*[4000(1+180/100)]) ≈ 0,17.

Исходя из рекомендаций методики выбираются следующие значения параметров ä Waj: ä Wa1 = ä Wa2 = ä Wa3 = ä Wa4 = ä Wa5 = ä Wa6 = ä Wa7 = ä Wa8 = ä Wa9 = ä Wa10 = ä Wa11 = ä Wa12 = 0,35.

Вычисление средней трудоемкости обработки документа типа j при условии автоматизации: Waj = Wj (1 - ä Waj) (чел.*час/шт.)

Wa1 = 0,5(1 – 0,35) ≈ 0,3; Wa7 = 2(1 – 0,35) ≈ 1,3; Wa2 = 0,5(1 – 0,35) ≈ 0,3; Wa8 = 1(1 – 0,35) ≈ 0,65;

Wa3 = 5(1 – 0,35) ≈ 3,25; Wa9 = 2(1 – 0,35) ≈ 1,3; Wa4 = 1(1 – 0,35) ≈ 0,65; Wa10 = 0,3(1 – 0,35) ≈ 0,2; Wa5 = 0,3(1 – 0,35) ≈ 0,2; Wa11 = 0,3(1 – 0,35) ≈ 0,2; Wa6 = 0,3(1 – 0,35) ≈ 0,2; Wa12 = 5(1 – 0,35) ≈ 3,25;

Трудоемкость обработки информации в условиях автоматизации зависит от технического

уровня средств обеспечения информационной системы и от затрат на внедрение системы. Вычисленные значения средней трудоемкости Waj рационально сравнить с существующей трудоемкостью по таблице 4.5.

Таблица 4.5. Сравнение показателей трудоемкости

Тип документа Трудоемкость

	при неавтоматизированной обработке информации	при автоматизированной обработке информации
	0,5	0,3
	0,5	0,3
		3,25
		0,65
	0,3	0,2
	0,3	0,2
		1,3
		0,65
		1,3
	0,3	0,2
	0,3	0,2
		3,25

Вычисление количества исполнителей при условии внедрения автоматизированной системы

(в случае сохранения среднемесячного количества обрабатываемой информации):

Naj = Nj (1 - ä Waj) (чел.).

Na1 = 0,73(1-0,35) ≈ 0,47; Na7 = 0,02(1-0,35) ≈ 0,01; Na2 = 0,15(1-0,35) ≈ 0,1; Na8 = 0,01(1-0,35) ≈ 0,01; Na3 = 0,03(1-0,35) ≈ 0,02; Na9 = 0,02(1-0,35) ≈ 0,01; Na4 = 0,6(1-0,35) ≈ 0,4; Na10 = 0,1(1-0,35) ≈ 0,06; Na5 = 0,175(1-0,35) ≈ 0,11; Na11 = 0,04(1-0,35) ≈ 0,03;

Na6 = 0,02(1-0,35) ≈ 0,01; Na12 = 0,03(1-0,35) ≈ 0,02.

Количество исполнителей в подразделении при внедрении автоматизированной системы

определяется по формуле

N a =∑ N aj. После подстановки и округления получим – 1 чел.. Таким

j

образом, в результате внедрения ПО количество исполнителей можно уменьшить на одного человека.

Вычисление среднемесячных финансовых затрат на обработку каждого j – го типа документа при внедрении программного модуля с учетом эксплуатационных расходов и расходов на амортизацию определяется выражением:

M aj

= N aj

* C(1 +

H

100

), (руб./мес.).

Откуда среднемесячные суммарные затраты на обработку документов при автоматизации

составят M a =∑ M aj

j

17712 (руб./мес.).

учета:

Среднемесячное количество обработанной информации при внедрении подсистемы кадрового

K j

K aj =, (шт/мес.)

(1 −ä Waj)

Ka1 = 250/(1 – 0,35) ≈ 384,6; Ka7 = 2/(1 – 0,35) ≈ 3;

Ka2 = 50/(1 – 0,35) ≈ 77; Ka8 = 1/(1 – 0,35) ≈ 1,5; Ka3 = 1/(1 – 0,35) ≈ 1,5; Ka9 = 2/(1 – 0,35) ≈ 3; Ka4 = 100/(1 – 0,35) ≈ 154; Ka10 = 50/(1 – 0,35) ≈ 77;

Ka5 = 100/(1 – 0,35) ≈ 154; Ka11 = 20/(1 – 0,35) ≈ 30,7; Ka6 = 10/(1 – 0,35) ≈ 15; Ka12 = 1/(1 – 0,35) ≈ 1,5.

Таким образом, при рассмотренных условиях, внедрение АИС кадрового учета приводит к сокращения финансовых затрат на обработку информации (ориентировочно с 21560 руб./мес. до

17712 руб./мес.) за счет сокращения количества исполнителей – инспекторов по работе с персоналом

(с 2 до 1) и снижении трудоемкости операций при сохранении объема работ.

Дата добавления: 2014-11-18