Восемь универсальных правил рационального использования времени

1. Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности.

Это первое существенное звено в рациональной орга­низации рабочего дня.

Один из парадоксов состоит в том, что, когда мы не жалеем времени на его планирование, его стано­вится как бы больше.

В своем органайзере список неотложных дел запи­сывайте в порядке их приоритетов: 1) важнейшие дела (по степени важности); 2) срочные дела (по степени сроч­ности); 3) текущие, несрочные дела (по степени важнос­ти); 4) «пока не спросят» (некоторые вопросы «умира­ют» сами собой).

Легко превратить эти записи в источник ценной информации для анализа расходования времени и по­следующих выводов.

Сделав дело и зачеркивая запись (например, сплош­ной прямой чертой), проставьте (хотя бы ориентиро­вочно) затраченное на него время.

Если чего-то не доделали, подчеркните отрицатель­ный результат волнистой чертой; если дело на поверку оказалось не вашим — пунктирной линией (у слабо­вольного таких дел может быть до 30 %). Каждый мо­жет выработать свои знаки.

Эти записи откроют вам глаза на особенности ваше­го делового стиля и на имеющиеся резервы времени.

Кпримеру, торговый агент обнаружил, что 65 % всех продаж: ему «удаются» при первом посещении клиентов, 30 %— при втором, и только 5 % — при последующих посещениях. Обнаружив это, он ограничится лишь двумя посещениями. Результат — увеличение числа продаж на 30%.

План лучше составлять с утра. Если составили его накануне, то утром проверьте себя («утро вечера муд­ренее»): за ночь треволнения предшествующего дня улягутся, мелочи отсеются, прояснится степень важ­ности различных дел и вопросов.

2. Беритесь в первую очередь за важнейшие и за сроч­ные дела.

Обычно 80 % времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности работы не более 20 %. И наоборот, из десятка дел всегда найдут­ся два-три, сделав которые, вы уже будете довольны прошедшим днем.

Если вопросы за вопросом уже «хватают за горло», они будут лишь лавинообразно нарастать. Их лучше ре­шать в самом зародыше, тогда и времени на них уйдет меньше.

Правда, есть опасность быть затянутым в преслову­тую текучку мелких вопросов, большинство из кото­рых к концу дня и вспомнить трудно.

Применительно к плану дня это выглядит так: _г не давайте обстоятельствам уводить вас с намеченного пути. Переходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по делам более при­оритетным сделано все возможное.

3. Не распыляйтесь, занимайтесь сиюминутно толь­ко одним делом.

Уподобьте себя песочным часам: пропускайте через свое сознание только один вопрос — важнейший для вас на данный момент времени и не переходите к дру­гому, не закончив разрешения предыдущего.

«Перескакивание» с вопроса на вопрос — это рас­точительство, поскольку вновь придется вникать в тот же вопрос. К тому же такое «перескакивание» пагубно сказывается на нервной системе: быстро нарастает утом­ление, ухудшается качество работы, увеличивается количество ошибок.

Чаще всего правило 3 нарушается, когда во время разговора с посетителем раздается телефонный звонок.

Вот рациональный порядок действий:

• если разговор очень важен, трубку не поднимают;

• если разговор заканчивается, то, подняв трубку, скажите: «Одну минуту», положите трубку на стол и, только закончив разговор, приступайте к беседе с або­нентом;

• если же до конца разговора далеко, то, спросив у посетителя: «Сколько нам нужно для разговора?», по­просите позвонившего перезвонить через минут. Для посетителя это означает, сколько времени вы отводи­те еще на разговор с ним. Если указанного времени окажется недостаточно, вас опять отвлечет тот же або­нент и вы окажетесь в неловком положении. Следует также учитывать, что, отводя малое время на разго­вор, вы можете создать у собеседника впечатление его малозначимости для вас и тем самым обидеть его.

Кстати, отсрочка телефонного разговора нередко приводит к тому, что вопрос будет решен и без вашей помощи.

Однако, подняв трубку, не выслушивайте, кто и за­чем звонит, ибо при этом вы можете быть втянуты в разговор. Если же спросите и предложите перезвонить, у абонента может возникнуть впечатление, что с кем-либо другим вы поговорили бы (а иначе зачем получать информацию, кто звонит, если не можете говорить).

4. Спрячьтесь от текучки, уединитесь хотя бы на час.

Количество обращений в течение дня бывает столь велико, что невозможно вдумчиво (без помех) рассмот­реть важнейшие дела, требующие, как правило, зна­чительного времени.

Если у вас есть помощник (а тем более — секре­тарь), он может оградить вас от необходимости рас­смотрения многих мелких вопросов (хороший секре­тарь «экономит» до 30 % рабочего времени шефа).

Наиболее эффективной при написании серьезного документа, решении важного вопроса является прак­тика «закрытых дверей». Для этого достаточно запереть­ся, включить автоответчик, а если его нет — попросту отключить телефон!

Или уединиться там, где вас без подсказки сотруд­ников (в случае крайней необходимости) не найдут: в чьем-либо временно свободном кабинете, в библио­теке, в конференц-зале или другом свободном поме­щении.

Иных эффективных способов уйти от текучки миро­вая практика не выработала.

При этом, как показывает опыт, за время уедине­ния удается сделать именно то, что наиболее важно и необходимо на данный момент. Вы получите и наи­большие результаты, и будете удовлетворены рабочим днем с чувством исполненного долга, осознанием сво­ей силы воли.

5. Старайтесь заменять посещения телефонным звонком.

В большинстве случаев личное посещение не дает никакого преимущества перед разговором по телефону. Уважающий себя и занятый человек не станет тратить время на дорогу и ожидание под дверью кабинета лишь с целью что-либо узнать (о необходимых для решения вопроса документах, о наличии нужного товара в ма­газине, лекарства в аптеке и т.п.).

Сообщат по телефону все, что вас интересует. Кста­ти, грубят при этом меньше, чем при личной встрече: ведь не знают, кто звонит. Особенно если звонящий говорит спокойно, с чувством достоинства, уважитель­но и кратко.

Дата добавления: 2014-12-08