Управление договорами

Контур логистики

Контур логистики обеспечивает детализацию и выполнение планов снабжения и сбыта; управление материальными потоками внутри предприятия и при взаимодействии с поставщиками и получателями продукции, товаров и услуг; контроль взаиморасчетов с поставщиками и получателями.

Схема информационных потоков контура приведена на Рис. 14. Модуль Управление ресурсами находится в стадии разработки, он будет доступен в 2000 году.

В базовый комплект поставки Контура логистики включены модули Складской учет, Управление снабжением, Управление сбытом и Поставщики, получатели. Другие модули и контуры можно приобретать и внедрять поэтапно по мере необходимости.

Рис. 14. Схема информационных потоков Контура логистики

Договоры и контракты являются важными юридическими документами, регулирующими взаимоотношения между субъектами хозяйствования и влияющими на их деятельность. Не нужно лишний раз доказывать необходимость тщательного составления договора, а затем точного исполнения обязательств. Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Все просто, если ваша организация состоит из двух человек и есть только пара краткосрочных договоров. Но что делать, если у вас десятки и сотни постоянных клиентов, с каждым из которых заключены сложные долгосрочные контракты? Как скоординировать действия менеджеров всех служб предприятия и получить возможность получения оперативной информации о состоянии любого из договоров? Как не запутаться в многочисленных изменениях и дополнениях договоров? Это вопросы, которые задают себе руководители современных предприятий. Помочь в данной ситуации может модуль Управление договорами, входящий в Контур логистики системы Галактика.

Модуль Управление договорами предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов. Он может использоваться для автоматизации договорной деятельности во многих отраслях промышленности, транспорта, торговли и т.д. При этом упрощается решение следующих задач:

• Заключение договоров (конкретных и рамочных), связанных, в первую очередь, со снабжением и сбытом. Учет расчетов по договорам, в том числе векселями и ценными бумагами.
• Конкретизация рамочных договоров путем периодического заключения дополнительных соглашений, уточняющих взаимоотношения сторон на определенный период.
• Формирование календарных планов движения товаров, услуг и платежей. Расчет штрафов за нарушение условий и сроков отгрузки и оплаты.
• Формирование наряд-заказов на отгрузку товаров на внутренний рынок и на экспорт.
• Организация транспортировки и формирование платежных документов. При этом выполняется расчет потребности в единицах подвижного состава и транспортных средствах, формируются счета на предоплату за товары/услуги по транспортировке. Возможна отгрузка товаров железнодорожным и автомобильным транспортом с формированием сопроводительных документов. При этом определяются приоритеты отгрузок, формируются распоряжения на отгрузку, разнарядки, накладные на отпуск.
• Формирование отчетности и проведениеокончательных расчетов. На этом этапе, на основании товарно-сопроводительных документов, осуществляется учет выполнения наряд-заказов, формируются платежные документы для оплаты услуг по транспортировке, контролируется дебиторская и кредиторская задолженности, анализируется состояние взаиморасчетов. Для этого используются акты сверки взаиморасчетов, в которых фиксируются объемы отгруженных товаров и расходы на транспортировку в стоимостном выражении, суммы платежей, суммы оказанных услуг, наличие задолженности.

Модуль Управление договорами (см. Рис. 15) позволяет автоматизировать следующие типовые бизнес-процессы:

Бизнес-процесс №1.

• на длительный период заключается договор, в котором помимо реквизитов сторон и общих условий, рамочно (в общих чертах) определяются условия отгрузки и оплаты, а также обобщенная спецификация;
• на основании определенных в договоре условий могут формироваться соглашения, на определенный период, уточняющие взаимоотношения сторон;
• на основе договора или соглашения формируется календарный план;
• на основании календарного плана поставок или непосредственно по договору (соглашению) формируются наряд-заказы филиалам или грузоотправителям;
• наряд-заказы по каждому филиалу (грузоотправителю) объединяются в распоряжения на отгрузку;
• по наряд-заказам, включенным в распоряжения на отгрузку, формируются накладные на отгрузку;
• по накладным формируются складские ордера;
• по накладным формируются счета на оплату;
• производится оплата по счетам;
• производится разноска платежей.

Бизнес-процесс №2.

• на длительный период заключается договор, в котором рамочно определяются условия отгрузки и оплаты, а также обобщенная спецификация;
• на основании условий договора могут формироваться соглашения, уточняющие взаимоотношения сторон;
• на основе договора или соглашения формируется календарный план;
• на основании календарного плана поставок или непосредственно по договору (соглашению) формируются счета (документы-основания) на оплату;
• по счетам формируются накладные на отгрузку;
• по накладным формируются складские ордера;
• производится оплата по счетам;
• производится разноска платежей.

Рис. 15. Связь документов в модуле Управление договорами

Перечень основных отчетов модуля:

• Итоговый и товарно-финансовый отчеты об исполнении договоров содержат информацию об объемах взаимных отгрузок/поставок и размерах платежей за период и позволяют сравнить запланированные объемы с фактическими. Плановые показатели определяются на основании календарных планов к договорам, а фактические — из проведенных накладных и платежных документов.
• Товарная часть отчета об исполнении договоров и финансовая часть с нарастающим итогом подобны товарно-финансовому отчету, но содержат соответственно информацию только об объемах взаимных отгрузок/поставок или только о размерах платежей. Эти отчеты также позволяют сравнить плановые и фактические показатели.
• Отчеты об исполнении договоров, наряд-заказов и распоряжений на отгрузку по номенклатуре позволяют получить информацию об объемах поставленных/отгруженных за период материальных ценностей.
• Отчеты по хронологии отгрузок и хронологии платежей предоставляют информацию о проведенных накладных и платежных документах по договору, соответственно. Документы в отчетах располагаются в хронологическом порядке. В отчете по хронологии отгрузок также приводятся данные о складских ордерах, сформированных по накладным.
• Отчеты по исполнению наряд-заказов и исполнению распоряжений на отгрузку содержат информацию о наряд-заказах, распоряжениях на отгрузку и сформированных по ним накладных. Имеется возможность включения в отчет данных по всем или только по исполняемым документам, а также — по всем или только по проведенным накладным.
• Реестры договоров, наряд-заказов и распоряжений на отгрузку.

Отчеты являются интерактивными. Это значит, что перед выводом на печать можно "раскрыть" данные отчета, т.е. просмотреть и при необходимости откорректировать первичные документы, на основании которых эти данные были получены.

Гибкая система настроек позволяет получать исчерпывающие отчеты в различных разрезах, за любой период и с разными уровнями детализации. Каждый пользователь системы может создать свой набор настроек отчетов. При этом все настройки сохраняются в базе данных и доступны в любой момент.

Дата добавления: 2014-12-17