Рабочий день менеджера

Организация процесса управления во времени.

Суть организации процесса управления во времени заключается в следующем:

1. Определение структуры рабочего времени каждого сотрудника (продолжительности отдельных видов затрат времени).

2. Составление фактических балансов рабочего дня путем группировки затрат времени по различным категориям.

3. Анализ затрат времени сотрудников.

4. Сравнительный анализ работы сотрудников, имеющих сходные рабочие задачи, и выявление способов увеличения эффективности труда.

5. Оценка организационно-технических условий рабочих мест и их влияния на затраты рабочего времени сотрудников.

Основой для изучения затрат рабочего времени служит соответствующая классификация этих затрат по категориям.

Все рабочее время (Н) подразделяется на время работы (ВР) и время перерывов (ВП).

Время работы (ВР) = время выполнения рабочих задач (ОП – оперативное время) + подготовительно-заключительное время (ПЗ) (подготовка себя и рабочего места к работе; приведение в порядок себя и рабочего места после работы) + непроизводительная работа (НР) - работа, не имеющая продуктивного результата (ожидания: ожидание руководителей подразделений при визировании, ожидание служебного транспорта при организации выезда в стороннюю организацию, ожидание подсобного рабочего и дорога к контрагентам).

ВР = ОП + ПЗ + НР

Оперативное время - это время, затрачиваемое рабочим на подготовку и непосредственное выполнение полученного задания.

Подготовительно-заключительное время (ПЗ) состоит из времени организационного обслуживания рабочего места (ОО): сортировка бумаг, ведение органайзера и времени технического обслуживания рабочего места (ТО): включение, выключение компьютера и др. техники.

ПЗ = ОО + ТО

Время перерывов (ВП) = время регламентированных перерывов (РП) - это обеденный перерыв (ОТ) + время нерегламентированных перерывов (НРП).

НРП = ПО + ПР

ПР – время нерегламентированного отдыха и личных надобностей, нарушения трудовой дисциплины (беседы на личные темы и посторонние телефонные разговоры, опоздания и преждевременный уход с работы, самовольные отлучки с рабочего места без производственной необходимости).

ПО – перерывы, не зависящие от работника - по организационно-техническим причинам:

- недостатки организации труда (помехи, нелогично или непропорционально использованное время: вызов к руководителю для выдачи дополнительных поручений во время выполнения срочной рабочей задачи, что ведет к отвлечению от текущей работы);

- технические аварии (сбои в работе компьютерных систем, неполадки оргтехники и др.).

Таким образом, потерями рабочего времени являются такие затраты как ПО (перерывы по организационно-техническим причинам), ПР (время нерегламентированного отдыха и личных надобностей, нарушения трудовой дисциплины), НР (непроизводительная работа).

Рисунок 7.1 – Структура затрат рабочего времени

Изучение затрат рабочего времени проводится непосредственно на рабочих местах с целью совершенствования организации труда во времени.

Наблюдения для изучения затрат рабочего времени различаются по видам, методам и способам их проведения, а также по способам регистрации и формам записи результатов.

В зависимости от цели изучения затрат рабочего времени различают следующие методы изучения затрат рабочего времени:

- фотография использования рабочего времени;

- хронометраж;

- фотохронометраж.

Проведение исследований методом фотографии рабочего времени (ФРВ) направлено на вскрытие проблемных зон в фактическом использовании сотрудниками предприятия рабочего времени и поиск ресурсов оптимизации расхода времени в течение рабочего дня в соответствии с приоритетными целями развития предприятия.

Фотография рабочего времени (ФРВ) – метод изучения рабочего времени путем наблюдения и замеров его длительности в течение рабочего дня. Это вид наблюдения, при котором замеряются все без исключения затраты времени исполнителя за определенное время работы.

Самофотография (СФРВ) – метод изучения трудовых процессов, при котором сами исполнители регистрируют продолжительность и причины потерь рабочего времени на специальных бланках.

С помощью ФРВ выясняется, на каких этапах трудового процесса происходят потери рабочего времени, и чем они вызваны: неэффективностью организации труда или недобросовестностью сотрудников. Соответственно, чем больше выявлено ненормируемых затрат рабочего времени, тем больше резервы повышения производительности труда.

Существует такое понятие как перекрываемое время (ПВ) – время, в течение которого выполняется сразу более одной операции, в итоге выполнение одной операции может быть еще не закончено, а уже начинается выполнение другой операции, то есть это время выполнения двух или более операций одновременно. Умение сотрудника работать в режиме перекрываемого времени позволяет ему выполнять несколько рабочих задач практически одновременно, и, следовательно, увеличивает производительность трудовой деятельности. Такое умение говорит о способности сотрудника распределять внимание и достигать оперативности в решении текущих задач.

Рабочее время сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты трудовой деятельности, чаще всего содержат большой объем перекрываемого времени, что является оптимальным способом организации труда.

Проведение ФРВ, как и других видов наблюдений, состоит из четырех основных этапов:

- подготовка к наблюдению;

- проведение наблюдения;

- обработка данных наблюдения;

- анализ результатов и подготовка предложений по устранению выявленных недостатков, совершенствованию организации трудовой деятельности.

Хронометраж – такой вид наблюдений, при котором изучаются циклически повторяющиеся элементы оперативной работы (операций), а также отдельные элементы подготовительно-заключительной работы или работы по обслуживанию рабочего места.

Целью хронометража является:

- установление норм времени и получение данных для разработки нормативов времени;

- изучение и внедрение передовых приемов и методов труда;

- проверка качества действующих норм;

- выявления причин невыполнения или значительного перевыполнения норм выработки (времени) работниками;

- совершенствование организации трудового процесса на рабочем месте.

Фотохронометраж (фотоучет) – комбинированный метод изучения затрат времени сочетающий в себе методы фотографии и хронометража. При этом все действия рабочего фиксируются методом фотографии, а действия рабочего, составляющие непосредственно трудовую операцию фиксируются методом хронометража. Фотохронометраж применяется для тех же целей, что фотография и хронометраж.

Вопросы для самоконтроля

В чем заключается организация процесса управления во времени?

Как классифицируются затраты рабочего времени?

Какие существуют методы изучения затрат рабочего времени?

Что такое фотография рабочего времени?

Дата добавления: 2014-11-29