Приемы проверки системных бухгалтерских записей

Контрольное сличение. Сущность его состоит в проверке главным образом количественной информации о движении однородных ценностей за межинвен­таризационный период. При помощи этого методического приема документаль­ного контроля можно выявить определенные противоречия в учетной информа­ции, которая является признаками возможных злоупотреблений.

Особенности контрольного сличения позволяют выявить злоупотребления персонала (и администрации), которые связаны:

1) с созданием неучетных излишков отдельных видов товарно-материальных ценностей в результате:

а) недооприходования части товарно-материальных ценностей, поступающих в проверяемую хозяйственную систему;

б) излишнего списания части товарно-материальных ценностей под видом до­кументированного расхода;

в) неправомерного оформления пересортицы и др.;

2) с манипулированием ценами при верной количественной информации о движении однородных ценностей в результате:

а) занижения цен на получаемые товары;

б) завышения цен на отпускаемые и списываемые товары и др.

3) с сокрытием части выручки, полученной от населения за реализацию товарно-материальных ценностей, и др. Вместе с тем данный методический прием документального контроля имеет

существенные недостатки:

а) относительная трудоемкость и потребность использования наиболее квалифици­рованного персонала (следовательно, и высокая стоимость работы проверяющих);

б) технические трудности по выявлению злоупотреблений между датами ин­вентаризаций, поскольку материально ответственные лица имеют возмож­ность определить примерное сбалансирование размеров прихода и докумен­тального расхода товаров.

Восстановление количественно-суммового учета. Такой методический прием применим, например, на предприятиях розничной торговли, где ведется суммовой учет, а также в организациях, которые ведут количественный учет товарно-мате­риальных ценностей, но он очень запущен.

Применение восстановления количественно-суммового учета может выявить, например, такие противоречия в учетных записях, как превышение количества отпущенных товарно-материальных ценностей максимально возможного их остатка на конец отчетного периода.

Хронологическая проверка движения товарно-материальных ценностей и денежных средств. Проверка движения товарно-материальных ценностей и денежных средств по этому принципу состоит в том, что их остатки определяют не только на дату той или иной инвентаризации, но при необходимости — на каждую дату (на конец каждого дня) любого межинвентаризационного периода.

Применение этого методического приема может выявить, например, такие противоречия, как оформление расхода товарно-материальных ценностей, еще не поступивших в организацию.

Сканирование (просмотр) первичных документов и отчетов, составленных на их основе материально ответственными лицами за ряд смежных периодов: товарных отчетов, отчетов кассира и пр.

Такие просмотры (сканирование) осуществляются с целью выявления нео­бычных операций, их объемов, подписей и т. д. Например, может быть выяв­лено несоответствие прилагаемых кассовых ордеров к отчету кассира либо отсутствие подписи главного бухгалтера на приходном кассовом ордере и т. д.

Наблюдение проверяющего. Чем выше квалификация проверяющего, тем больше результатов принесет этот методический прием. Наблюдения про­веряющего длятся в ходе всей проверки. Однако это не значит, что все резуль­таты наблюдений будут использованы. Часть из них может служить толчком для применения других методических приемов, например подтверждения, вза­имной проверки и т. д.

Подтверждение. Процедура, в ходе которой, проверяющий получает письменные подтверждения от третьих лиц о реальности остатков на счетах денежных средств, счетов расчетов, счетов дебиторской и кредиторской задол­женности и убеждается в правильности (неправильности) числящейся задолжен­ности, сумме на счете в банке и т. д.

Прослеживание. Прием, который чаще всего употребляют для проверки не­типичных операций или фактов хозяйственной жизни, а именно: анализируется первичный документ, устанавливается его реальность, правильность обработки, переноса в учетный регистр и обоснованность бухгалтерской записи.

Подготовка альтернативного баланса. Например, баланс сырья, материа­лов и выхода продукции позволяет выявить отклонения от нормативного рас­хода сырья, материалов, выхода продукции (выполнения работ, оказания ус­луг) и тем самым убедиться в достоверности исчисленного финансового результата.

Инвентаризация. Руководители предприятий несут ответственность за пра­вильное и своевременное проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей и денежных средств и за обеспечение ее внезапности.

Основными задачами инвентаризации являются: контроль за сохранностью активов и действиями должностных лиц, обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, проверка соблюдения правил и условий хра-

нения и использования ценностей, выявление устаревших и неиспользуемых ценностей, проверка реальности стоимостной оценки имущества.

Для правильной постановки инвентаризационной работы крупные эконо­мические субъекты создают специальные комиссии: постоянно действую­щую инвентаризационную комиссию и рабочие инвентаризационные комис­сии.

Для повышения действенности инвентаризации практикуются и конт­рольные проверки (перепроверки) ее материалов. Их нередко проводят с участием независимых (внешних) аудиторов, хотя чаще с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, сек­ции и т. п.), где производилась инвентаризация. При этом проверяются наибо­лее ценные и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи. Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом. Учет проводимых контрольных проверок ведется бухгалтерией в спе­циальной книге.

В ряде случаев материалы инвентаризации уточняются при помощи допол­нительных методологических приемов фактического контроля (таких как осмотр, обследование и др.), а также при помощи методологических приемов докумен­тального контроля (таких как контрольное сличение, восстановление количест­венно-суммового учета и др.).

Выявленные итоговые результаты инвентаризации имеют количественное и стоимостное выражение.

Окончательные заключения и предложения по результатам инвентаризации выносит и утверждает на своем заседании постоянно действующая инвентари­зационная комиссия. Как правило, в протоколе такого заседания отражается сле­дующая информация:

а) подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков;

б) меры, принятые по отношению к виновным лицам;

в) предложения по регулированию расхождений фактического наличия цен­ностей против данных бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерс­кого учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет

виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Предложения о возможности взаимного зачета пересортицы готовит рабо­чая инвентаризационная комиссия. Она представляет их на рассмотрение по­стоянно действующей инвентаризационной комиссии. А окончательное реше­ние о взаимозачете обычно принимает руководитель предприятия. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен толь­ко в виде исключения и со следующими ограничениями:

а) за один и тот же проверяемый период;

б) у одного и того же проверяемого лица;

в) в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования;

г) в тождественных количествах.

При пересортице часто возникают суммовые разницы (либо положительные, либо отрицательные), но взаимозачет этих разниц недопустим. А на ту суммо­вую разницу, которая образовалась не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпываю­щие объяснения о причинах, по которым такая разница не может быть отнесена на виновных лиц. А если конкретные виновники пересортицы действительно не могут быть установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостача товаров сверх норм убыли.

Дата добавления: 2014-11-29