Ревизионная проверка кассовых операций

С денежными средствами и ценными бумагами

Тема 8. Контроль и ревизия операций

Важнейшими задачами ревизии денежных средств являются контроль за ве­дением кассовых операций, расходованием денежных средств по целевому на­значению, соблюдение установленных лимитов, соблюдение других требова­ний, установленных порядком ведения кассовых операций и другими нормативными документами.

Особенностью кассовых операций в торговле и общественном питании яв­ляется наличие главной кассы организации и операционных касс в магазинах, кафе, буфетах, где используются контрольно-кассовые машины.

В процессе ревизии и контроля денежных средств и кассовых операций про­веряют: сохранность денежных средств, операции с наличными денежными сред­ствами, операции с денежными средствами на счетах в банках, ценные бумаги, их сохранность и учет, бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними.

Источниками информации при ревизии денежных средств являются:

— бухгалтерский баланс (форма № I);

— отчет о движении денежных средств (форма № 4);

— положение об учетной политике;

— график инвентаризации;

— график документооборота;

— главная книга;

— чековые денежные книжки;

— регистры синтетического учета по счетам 50, 51, 55, 57, 58;

— договор на расчетно-кассовое обслуживание с банком;

— договор о материальной ответственности с кассиром;

— выписки банка с приложенными документами;

— кассовая книга с приложенными документами;

— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

— акты инвентаризации наличных денежных средств;

— инвентаризационные описи ценных бумаг и бланков строгой отчетности и др. Ревизия денежных средств начинается с внезапной ревизии кассы, определе­ния результатов сохранности денег и ценных бумаг. Затем проверяются кассо-

вые и банковские операции на основании первичной документации, учетных регистров и отчетности.

Ревизия кассовых операций предусматривает установление действенного контроля сохранности денег в центральной и операционных кассах. Поэтому первоочередной контрольно-ревизионной процедурой является внезапная ин­вентаризация ревизором наличия денежных средств и ценных бумаг в централь­ной кассе организации.

Инвентаризация кассы проводится комиссией, в состав которой включаются ревизоры, главный бухгалтер организации и кассир, являющийся материально ответственным лицом.

Кассир оформляет отчет на момент инвентаризации и с приложенными к нему первичными документами передает ревизору. После этого кассир дает расписку о том, что все деньги, поступившие в кассу, оприходованы, расход­ные кассовые документы отражены в отчете. Подсчет денег сначала произво­дит кассир, а затем ревизор. Вся денежная наличность пересчитывается поку-пюрно. Если во время ревизии в кассе находятся ведомости на заработную плату, выплата по которым не окончена, то ревизор подсчитывает фактически выплаченные суммы и указывает их в акте отдельно. В акте отдельной строкой указываются также почтовые марки и марки государственной пошлины по номинальной стоимости.

В процессе инвентаризации ревизор в присутствии главного бухгалтера и кассира определяет сумму денежных средств, числящихся по данным бухгал­терского учета на момент инвентаризации, и указывает ее в акте. Здесь же указы­вается результат инвентаризации — излишки или недостачи денежных средств. Ревизор обязан потребовать от кассира объяснительную записку о причинах расхождений.

Инвентаризация денежной наличности в операционных кассах произво­дится аналогично. Наличие выручки по данным учета определяется по кни­ге кассира - операциониста, в которой записи производятся на момент ин­вентаризации по показателям контрольных и суммирующих денежных счетчиков кассовых аппаратов. Фактическое наличие денег в операцион­ной кассе сопоставляется с суммой выручки по показателям счетчиков и контрольной ленты.

Инвентаризация фактического наличия бланков строгой отчетности произ­водится по их видам, при этом обязательно указываются начальные и конечные номера бланков, серии, купюры, количество и стоимость. Результаты оформ­ляются отдельной описью бланков документов строгой отчетности.

В процессе ревизии также устанавливается:

— каковы результаты прошлых инвентаризаций кассы и порядок их оформле­ния;

— правильность хранения дубликатов ключей от сейфов кассы;

— наличие договора о полной материальной ответственности с кассиром;

— наличие и правильность ведения кассовой книги и журналарегистрации при­ходных и расходных кассовых документов;

— правильность документального оформления кассовых операций и сохран­ность использованных кассовых документов в архиве;

— соблюдение лимита наличных денег в кассе;

— соблюдение лимита расчетов наличными средствами;

— использование наличных денег по целевому назначению;

— применение контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением;

— соблюдение условий, необходимых для сохранности денежных средств при их транспортировке и хранении, а также единых требований по оборудова­нию помещения кассы.

В процессе проверки ревизоры выясняют правильность документального оформления кассовых операций: полноту заполнения реквизитов приходных и расходных кассовых документов, обязательную их регистрацию, наличие под­писей ответственных лиц и получателей денежных средств, отсутствие исправ­лений, подчисток и т. п. Устанавливается законность совершения кассовых опе­раций. Особое внимание уделяется выяснению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности в результате поступле­ний из банка, возврата подотчетных сумм, выручки и др. Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучает­ся путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам. Операционные и внереализационные расходы должны подтверждаться соответствующими до­говорами, актами, справками.

Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы, ревизоры должны обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег (т. е. на наличие приказов и распоряжений на премирование сотрудников, на оказа­ние материальной помощи, на командировки, на выдачу денег, на представи­тельские расходы), доверенностей от сторонних организаций, исполнительных листов и др.

Проверяется также правильность арифметических подсчетов оборотов и ос­татков по счету. Для чего сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц проверяемого периода по датам. Опыт ревизионных проверок свидетельствует, что наиболее распространен­ными ошибками являются:

— отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с наруше­нием установленных требований;

— выплаты подотчетным лицам на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

— несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

— некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;

— арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных ре­гистрах при ручном ведении учета.

Выявленные недостатки и нарушения систематизируются в ведомости нару­шений и обобщаются в отдельном разделе акта комплексной ревизии организации.

Дата добавления: 2014-11-29