Процедура разграничения ответственности за наличные денежные средства магазина

а. В случае если в магазине имеется 2 (два) ключа от сейфа, то Директор хранит один ключ в специальном контейнере, с установленной пломбой, в сейфе магазина, а второй экземпляр, выдается на ежедневной основе оОтветственному Кассиру. Ответственный кассирКассир, обязан каждый раз при открытии сейфа проверять пломбу на контейнере со вторым экземпляром ключа от сейфа на наличие следов вскрытия/повреждений. При обнаружении следов повреждений пломбы оОтветственный Кассир инициирует пересчет денежных средств в присутствии Старшего Кассиракассира/Кассира либо Директора/Заместителя директора/Администратора торгового зала

б. В начале дня Директором/Заместителем директора/Администратором торгового зала назначается Кассир, который в течение дня будет производить изъятия со всех касс магазина и будет ответственен за хранение у себя ключа от сейфа. После назначения, ответственный кассир Кассир вносит запись о данном назначении в Тетрадь кассира (Приложение 14) и ставит свою подпись.

в. Директор магазина обеспечивает хранение и наличие в магазине заполненных бланков Тетради кассира за последние три полных месяца.

г. В начале каждого дня Кассир/Старший кассир получает информацию от Администратора торгового зала/Заместителя директора/Директора о номере кассы, на которой он будет работать полный рабочий день. Старший Кассиркассир/Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность наличных денежных средств в подотчетной ему кассе, что подтверждает подписью в Тетради кассира.

д. Конечный и начальный остаток денежных средств пересчитывается в кассе и сейфе Директором/Заместителем директора/Администратором торгового зала в присутствии кассираКассира, ответственного за сейф, в конце и начале рабочего дня. После пересчета денег Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала и Старший Кассиркассир/Кассир ставят свои подписи в Тетради кассира напротив суммы посчитанной ими.

е. В течение рабочего дня оОтветственный Кассир сохраняет ключ от сейфа у себя и несёт ответственность за его исчезновение или передачу другим людям.

ж. В случае если оОтветственному Кассиру в течение рабочего дня необходимо покинуть пределы магазина, при передаче ключа происходит сверка остатка денежных средств, а так же изъятия со всех касс (если превышен допустимый остаток) в присутствии Старшего Кассиракассира/Кассира, принимающего на себя ответственность. Поместить ключ от сейфа в специальный контейнер и опломбировать его, забрав штамп с собой за пределы магазина. Опломбированный контейнер необходимо передать Директору/Заместителю директора/Администратору торгового зала магазина и по возвращению в магазин проверить целостность пломбы. В случае нарушения пломбы, необходимо в присутствии администратора пересчитать деньги в магазине (в сейфе и в кассах).

з. Информация о времени смены Кассира, ответственного за конкретную кассу, ФИО нового Кассира, ответственного за данную кассу, денежном остатке, имеющемся на данный момент, времени заносится в тетрадь кассира.

и. При изъятиях Старший Кассиркассир/Кассир изымает деньги, пересчитывает их и отдаёт Ответственному ответственному Кассиру, который в свою очередь пересчитывает переданные ему деньги в присутствии кассираКассира, который передал ему деньги. Если отданная Старшим Кассиромкассиром/Кассиром сумма совпадает с принятой суммой Ответственным ответственным Кассиром, то Ответственный ответственный Кассир ставит свою подпись на чеке изъятия, сверив сумму на чеке с суммой фактически изъятых денег.

12.2 Порядок выдачи наличных денежных средств и предоставления авансовых отчетов[PE51].

а. Денежные средства под отчет (далее также - аванс) могут быть выданы сотруднику (далее также – подотчетное лицо) только банковским переводом на расчетный счет сотрудника. По умолчанию денежные средства под отчет перечисляются на банковскую карточку сотрудника, на которую он ежемесячно получает заработную плату.

б. Если у работника по какой-либо причине отсутствует возможность использования его банковской карточки (к примеру, утеря), допускается перечисление денежных средств на другой расчетный счет, оформленный на имя сотрудника. В этом случае сотрудник самостоятельно связывается с бухгалтером центрального офиса и согласовывает порядок действий для организации перечисления средств.

в. Выдача денежных средств под отчет осуществляется только на следующие цели:

- командировочные расходы

- административно-хозяйственные расходы, вызванные наступлением форс-мажорных обстоятельств (устранение аварийных ситуаций, связанных электричеств, водопроводом, канализацией),

- печать POS материалов,

- экспертиза товаров,

- оплата штрафов,

- мелкие ремонты в магазинах,

- мелкие ремонты автомашин, приобретение ГСМ в регионах, где невозможно использование топливных карточек,

- покупка скотча и термоэтикеток,

- приобретение кондитерских изделий (в случае рекордов продаж).

г. Расходование полученных под отчет денежных средств запрещается на: покупку хозяйственных материалов, не связанную с устранением последствий форс-мажорных обстоятельств; выплату заработной платы сотрудникам; другие цели, не определенные в пункте 12.2 в.

д. Денежные средства на командировочные расходы могут быть выданы под отчет сотрудникам любых должностей магазина, направляемым в связи с производственной необходимостью в другой регион. Денежные средства на иные расходы могут получать только: Директора магазинов, Заместители директоров магазинов, Администраторы торгового зала магазинов.

е. В случае возникновения у Территориального менеджера по управлению розничной сетью (далее – ТОМ) служебной необходимости в получении наличных денежных средств, ТОМ обязан использовать свою персональную корпоративную кредитную карточку. Снятие наличных допускается в любом банкомате.

ж. Денежные средства под отчет выдаются на следующие сроки:

- хозяйственные расходы - на две недели с момента поступления на банковскую карту денежных средств под отчет,

- служебные командировки - на срок, равный продолжительности такой командировки.

з. Минимальный размер денежных средств, которые могут быть выданы под отчет – 100 рублей.

и. Для получения денежных средств подотчетное лицо обязано заполнить заявление по форме, определенной в Приложении 000. Данное заявление предоставляется в центральный офис ответственному бухгалтеру с целью согласования выдачи таких денежных средств.

к. Порядок предоставления заявления отличается в зависимости от суммы, которую планируется взять под отчет.

Если заявленная сумма составляет от 100 до 3000 рублей,

- сотрудник магазина отправляет ответственному ТОМу фото или сканированную копию подписанного заявления по электронной почте,

- в письме дополнительно указывается сумма, которую предполагается взять под отчет, и цель расхода,

- ТОМ согласовывает / не согласовывает возможность взятия денежных средств под отчет и пересылает письмо обратно в магазин,

- сотрудник магазина сохраняет письмо с подтверждением от ТОМа, пересылает его вместе с фото / скан.копией подписанного заявления ответственному бухгалтеру (эту информацию необходимо высылать в одном письме),

- бухгалтер проверяет корректность заявления и информирует сотрудника о точной дате перечисления требуемой суммы,

- сотрудник отправляет оригинал такого заявления в центральный офис курьером КСЭ в ближайший день отправки почты.

Внимание! Если на фотографии / сканированной копии документа текст плохо просматривается, бухгалтер имеет право отказать в перечислении суммы до получения фото / скан документа надлежащего качества или оригинала заявления.

Если заявленная сумма превышает 3000 рублей,

- сотрудник магазина отправляет ответственному ТОМу фото или сканированную копию подписанного заявления по электронной почте,

- в письме дополнительно указывается сумма, которую предполагается взять под отчет, и цель расхода,

- ТОМ согласовывает / не согласовывает возможность взятия денежных средств под отчет и пересылает письмо обратно в магазин,

- сотрудник магазина распечатывает письмо с подтверждением от ТОМа, скрепляет его с оригиналом подписанного заявления и отправляет данные документы в центральный офис на имя ответственного бухгалтера. Отправка проводится курьером КСЭ вместе с еженедельной отправкой документации.

Внимание! Так как срок с момента подготовки заявления и до момента его получения ответственным бухгалтером может составлять более недели, необходимо заранее планировать необходимость получения столь крупных сумм.

л. Если у сотрудника имеется задолженность по ранее полученному авансу, по которому он не отчитался в сроки и порядке, установленные в п.12.2.н., 12.2.о., 12.2.п., бухгалтер вправе отказать в выдаче денежных средств под отчет.

м. Выдача денежных средств под отчет осуществляется только самому подотчетному лицу. Запрещается перевод средств какому-либо другому лицу, отличному от подотчетного.

н. Лица, получившие денежные средства под отчет, обязаны не позднее 3 (трех) рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию центрального офиса авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Если сотруднику в региональном городе (т.е. кроме Москвы и Санкт-Петербурга) после его возврата из командировки не удается отправить отчет в указанный период по причине отсутствия отправок почты курьером КСЭ в центральный офис, допускается увеличение данного срока до даты ближайшей отправки почты.

о. В комплект отчетной документации за полученные под отчет денежные средства должны входить:

Всегда:

- авансовый отчет,;

- кассовые чеки или бланки строгой отчетности за произведенные расходы;,

- служебная записка с перечислением всех наличных расходов.

Дополнительно, только в случае отчета по командировке

- погашенные проездные билеты,

- приказ о направлении работника в командировку;

- служебное задание;

- командировочное удостоверение.

п. Если после возвращения из командировки / оплаты административно-хозяйственных нужд, у подотчетного сотрудника остаются неизрасходованные денежные средства, ранее получение на расчетный счет, данный сотрудник обязан внести оставшиеся средства в кассу любого магазина. Денежные средства вносятся посредством создания кассового ордера с типом «Внесение / коррекция остатка денежных средств», в комментариях к данному ордеру указывается табельный номер сотрудника, внесшего средства.

р. Если сотрудник не внес неизрасходованные на цели подотчета средства и/или не предоставил необходимые отчетные документы на израсходованные денежные средства в сроки, установленные в п.12.2.н и п.12.2.п соответственно, сумма задолженности удерживается из заработной платы сотрудника в соответствии с действующим законодательством.

с. В случае выдачи денежных средств под отчет из кассы магазина лицо, выдавшее денежные средств, и лицо, получившее денежные средства, привлекаются к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения в соответствии с действующим законодательством.

Дата добавления: 2014-12-23