Оборотная ведомость движения материальных ценностей

Справка об остатках материалов на складе

Структура записи протокола ввода

Позиции	Тип	Длина знака
Номенклатурный номер	С	7
Код получателя (склада, подразделения)	С
Код отправителя (поставщика, склада)	С
Корреспондирующий счет (60 - для поступления, счет затрат для расхода)	С
Код операции движения	С
Количество материала	N	7,3
Цена материала	N	7,3
Дата операции	D
Номер пачки документов	С
Номер документа	С

Таблица 6.4

Структура записи файла "Остатки материалов и их движение'

Позиции	Тип	Длина знака
Код склада	С
Номенклатурный номер	С
Остаток на начало месяца (количество)	N	7,3
Поступление (количество)	N	7,3
Расход (количество)	N	7,3
Остаток на начало месяца (стоимость)	N	7,3
Поступление (стоимость)	N	8,3
Расход (стоимость)	N	8,3

Предусмотрена возможность просмотра и корректировки введенной информации, а также печати протокола ввода в разрезе операций прихода или расхода по заданным датам. Возможен просмотр и печать справки об остатках и движении любого материала с начала месяца на заданную пользователем дату работы.

Пользователь может получать разнообразные машинограммы и видеограммы: справочные, контрольные, регламентированные и запросные. К справочным относятся распечатки различных фай­лов, например протокола ввода данных (табл. 6.5), справочника материальных ценностей, к контрольным - ведомости контроль­ных чисел по складам, номерам документов и др.

Регламентированные сводки - это в основном отчетные фор­мы, которые можно получить в виде машинограмм или экранных форм. К ним относятся ведомости: распределения расхода мате­риалов по складу (по подразделениям) и по видам материалов; расхода материалов по предприятию (по видам материалов) и по подразделению (по видам материалов); распределения затрат по предприятию (по шифрам затрат); прихода материальных ценно­стей по складу и по предприятию, а также справка об остатках материалов на складе (табл. 6.6) и оборотная ведомость движе­ния материальных ценностей (табл. 6.7.).

Таблица 6.5

Протокол ввода расхода за ________ месяц

Код склада	Код операции	Номер цеха	Код материала	Единица измерения	Синтетический счет	Номер документа	Количество	ШПЗ	Цена	Сумма	Дата
Итого по пачке Всего по дате

Таблица 6.6

Номенклатурный номер	Остаток на начало ме­сяца	Поступление	Расход	Остаток на конец месяца
Количество Сумма

Таблица 6.7

за ______________месяц

Номер пачки	Номер документа	Вид операции	Остатки	Приход	Расход
Количе­ство	Сумма	Количе­ство	Сумма	Количе­ство	Сумма
Счет Материал — — —	— —	— —	Единица измерения   *	*     * * *	Цена   * * * * *	* * * * * * * *
Итого по материалу Итого по счету Итого по складу	*	* * *

Таблица 6.8

Ведомость распределения затрат по предприятию за ______________ месяц

Шифр затрат	Сумма
Счет Итого по счету Всего по предприятию

Таблица 6.9

Инвентаризационная опись по складу за _ _________________ _месяц

№ п. п.	Но- мен- кла- тур- ный номер	Наимено­вание ма­териала (ГОСТ, размер, характе­ристика)	Еди­ница изме­рения	Цена	Учетные данные	Фактические данные	Недостача	Излишки
Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма
Итого по складу

Ведомость расхода материалов за месяц по подразделению содержит номер счета, шифр затрат и сумму затрат. Итоги в ней рассчитываются по счету, по шифру затрат и в целом по подраз­делению. Группировка расхода материалов по их видам осущест­вляется в ведомостях расхода по складу и по предприятию, кото­рые отличаются лишь общим итогом. Детальная строка обеих ведомостей создает счет, шифр затрат и сумму. В них подсчитываются итоги по счету и по шифру затрат (табл. 6.8).

Приход материальных ценностей отражается как в разрезе склада, так и в разрезе предприятия. Детальная строка обеих ве­домостей содержит номер счета, вид операции прихода и сумму. Итоги рассчитываются по счету и по складу или по предприятию в целом в зависимости от характера ведомости.

К запросным ведомостям относятся различные справки, выда­ваемые по запросу, инвентаризационная опись (табл. 6.9), сводка об остатках материалов по номенклатурным номерам.

Работа с помощью АРМ УМЦ предполагает выполнение четы­рех функций (рис. 6.2): ввод данных, печать отчетов, специальные режимы, выписка документов.

Первая функция предназначена для ввода, корректировки и печати текущей информации с первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей. Он включает че­тыре режима.

Режим "Оформление прихода" обеспечивает возможность ввода информации с первичных документов. Информация вводится по до­кументам с обращением к БД НСИ для дописания цены, а если цена отсутствует, пользователь вводит ее сам и заносит в ценник матери­альных ценностей. Возможен также вариант ввода данных без цены, т.е. когда вводится количество и сумма.

Экранная форма для ввода состоит из двух частей. Первая часть включает постоянные реквизиты на порцию документов: номер склада, синтетический счет и субсчет, код поставщика, код операции движения, шифр затрат (корреспондирующий счет). Вторая часть содержит переменные данные: номер документа, код материальных ценностей (номенклатурный номер), единицу измерения, количество, цену и сумму.

Реквизиты первой части обычно формируются по группе доку­ментов, а второй - по строке. После набора кода материала, при от­сутствии цены в классификаторе появляется подсказка - "Введите цену самостоятельно". После этого вводится цена и количество, а за­тем автоматически производится расчет суммы. Если цена имеется в классификаторе, то она заполняется автоматически.

Режим "Оформление расхода" обеспечивает ввод данных с расходных документов по той же схеме, что и для приходных до­кументов.

Режим "Корректировка-просмотр" позволяет выполнять просмотр и корректировку введенной информации по приходу и расходу, для чего пользователь вызывает нужный подрежим. При этом на экране появляется надпись "Введите дату". После ввода данных о дате появляется таблица с исходной информа­цией.

Режим "Печать протокола ввода" обеспечивает печать введен­ной исходной информации за определенный период времени от­дельно по расходным и приходным документам с получением кон­трольных итогов. Протокол ввода используется для проверки введенной информации и справочных целей.

Вторая функция "Печать отчетов" выполняется обычно после того, как закончен ввод информации по приходным и расходным документам. При необходимости можно выполнять его чаще, но при этом следует помнить о цели получения ре­гистров и времени, затрачиваемом на выполнение всех проце­дур. Для получения каждой формы выполняют такие процеду­ры, как расчет, выбор нужных реквизитов для сводки (склад, цех и др.), просмотр или печать сводок.

Функция "Специальные режимы" включает такие режимы, как переход на новый месяц, коррекция и ввод начальных остат­ков по номенклатурным номерам материалов, работа с классифи­каторами, копирование.

Режим "Переход на новый месяц" выполняется после получе­ния всех необходимых отчетных сводок. При его вызове происхо­дит расчет остатков по номенклатурным номерам на конец отчет­ного периода, которые становятся остатками на 1 -е число месяца, следующего за отчетным. Данные по приходу и расходу из базы удаляются и хранятся в архивных файлах. После выполнения это­го режима автоматически происходит переход на следующий ме­сяц (п-1-1), так что вернуться к старому месяцу обычным способом нельзя. Чтобы проконтролировать правильность работы и записи массива остатков, на экране или с помощью печати фиксируются контрольные итоги по складам. Если они соответствуют получен­ным ранее, то это свидетельствует о том, что остатки рассчита­ны и сохранены правильно.

Режим "Коррекция начальных сальдо" предназначен для ввода и корректировки сальдо по номенклатурным номерам материалов. Обычно ввод сальдо осуществляется один раз - на дату внедрения. Что касается процедуры корректировки, то она может быть осуществлена пользователем при необходимо­сти в любое время.

Режим "Работа с классификаторами" позволяет проводить корректировку имеющихся данных, а также вводить или удалять соответствующие позиции из классификаторов.

Функция "Выписка документов" необходима для формиро­вания первичных документов с использованием персонального компьютера и является новым направлением в автоматизации учета, т.е. позволяет выписывать документы с одновременным за­несением информации в базу данных. Режим работы в АРМ УМЦ предусматривает такую возможность, поэтому его целесообразно использовать для организаций, выписывающих небольшое коли­чество первичных документов или в тех случаях, когда известен план выпуска и нормы расхода (для выписки лимитных или ли­митно-заборных карт).

Дата добавления: 2014-12-29