Основной единицей учета электронных документов является единица хранения электронных документов (электронное дело)

Учетными единицами электронных документов являются:

– архивный фонд, архивная коллекция;

– единицы хранения электронных документов;

– информационный ресурс;

– единицы учета электронных документов. При наличии соответствующей информационной системы архива может быть организован учет каждого электронного документа, включенного в электронное дело в виде файла.

Управление правами пользователей АФ 4.3 осуществляется с помощью ролей. Каждой роли могут назначаться определённые права доступа к документам и функциям приложения. Роли назначаются всем пользователям приложения. Приложение поддерживает четыре стандартных (предустановленных) роли:

Пользователи

- Читатели (могут осуществлять поиск и просмотр информации, формирование отчётов)

- Архивисты (имеют все права читателей, а также возможность добавлять и редактировать информацию)

Технологи (могут осуществлять настройку справочников АФ 4.3, ведение списка пользователей и назначение прав, общий контроль содержания базы данных

Администраторы (обеспечивают работоспособность всех подсистем приложения АФ 4.3)

Приложение АФ 4.3 предназначено для автоматизации следующих функций:

- ведение учета и НСА на уровне архивного фонда;

- ведение учета и НСА на уровне описи;

- ведение учета и НСА на уровне единиц хранения/ единиц учета:

- учет движения документов;

- формирование паспорта архива;

- формирование паспорта архивохранилища;

- каталогизация по ЕКДИ;

- топография;

- формирование отчетов;

- поиск информации;

- ведение списка пользователей и назначение прав пользователей;

- протоколирование действий пользователей в программном комплексе;

- импорт баз данных предыдущих версий;

- резервное копирование базы данных

При использовании ПК «Архивный фонд» требуется определенное техническое обеспечение сервера базы данных:

- Процессор: Intel® Pentium™ 1Ghz и выше;

- Оперативная память сервера: 1 GB;

- Дисковое пространство для СУБД MSSQL 2005: 4 GB.

Программное обеспечение сервера базы данных:

а) Операционная система: Win 2003 Srv, Win 2008 Srv, Win 2008 R2 Srv;

б) СУБД: MS SQL Server 2005, MS SQL Server 2008, MS SQL Server 2008 R2;

Программное обеспечение сервера приложений:

а) Операционная система: Win 2003 Srv, Win 2008 Srv, Win 2008 R2 Srv;

б) IIS (Internet Information Services) 6.0;

в).NET Framework 3.5 SP1

Программное обеспечение клиента:

а) Операционная система MS Windows XP (SP3) / Vista / Seven;

б) Интернет-браузер MS Inernet Explorer 6.0, либо альтернативный (Mozilla Firefox 3.5, Google Chrome 5.0, Opera 9.0);

в) Офисный пакет Microsoft Office 2003.

Новая версия имеет особенности интерфейса

Рис. Главная страница АФ 4.3

Приложение АФ использует веб-интерфейс, поэтому навигация по страницам АФ осуществляется с помощью гиперссылок, а также дополнительных элементов управления.

Кнопочное меню (Рисунок) содержит основные кнопки для работы с карточками и списками. Состав и количество кнопок зависят от вида текущей карточки (списка) и прав доступа пользователя.

Рис. Кнопочное меню

Панель с вкладками позволяет сгруппировать элементы управления по какому-либо признаку. Панель состоит из двух областей: области элементов управления и области кнопок перехода между вкладками. На каждой кнопке перехода написано название соответствующей вкладки. Переход на вкладку осуществляется нажатием соответствующей кнопки. Нажатая кнопка (кнопка текущей вкладки) выделена цветом.

В карточках фонда и описи существует возможность использования «горячих клавиш» для перехода между вкладками. Для перехода к нужной вкладке нажмите клавиши Ctrl + 0..9. При этом комбинация Ctrl + 0 – открывает десятую вкладку, Ctrl + 1 – первую, Ctrl + 2 – вторую и т.д.

Рис. Панель с вкладками

При учете электронных архивных документов под единицами измерения объема информации принимаются байты и мегабайты.

Для указания единицы учета, в которую входит текущая единица хранения в ПК Архивный фонд 4.3. Доступно для типов документации «Видеодокументы» (тип носителя – традиционный), «Кинодокументы» (тип носителя – традиционный или электронный) «НТД» (тип носителя – электронный), «Фонодокументы» (тип носителя – традиционный или электронный). Программа как видим адаптирована для учета кино,- фоно- и НТД документов, но пока не рассчитана на поступление управленческой документации в электронной форме.

Электронные фотодокументы обладают специфическими свойствами, присущими разным видам документации. Если рассматривать характеристики, отражающие их функциональный аспект, то, безусловно, можно говорить об электронных фотографиях как разновидности «традиционных» фотодокументов. Если же акцентировать внимание на технических параметрах, то сразу бросаются в глаза их кардинальные различия.

Специфика электронного фотодокумента как подвида электронных документов заключается, прежде всего, в том, что человек не может воспринимать его в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе. Фотодокументы, созданные посредством новых информационных технологий, не привязаны жёстко к определенному носителю информации, как это было ранее с фотобумагой, фотопленкой или стеклом. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. Физическая и логическая структура таких фотографий не только не совпадает с прежними представлениями о фотодокументе, но и зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств. Еще одна их особенность заключается в том, что электронные фотографии находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать. В этой связи велика опасность утраты доступа к ним, спустя определенный период времени, когда при наличии физического носителя информации из-за отсутствия соответствующей техники или программного обеспечения электронную запись невозможно будет прочесть.

В целом, выявляя специфику электронных фотодокументов, можно сделать вывод, что они обладают как характеристиками, присущими аудиовизуальной и электронной документации, так и своими собственными уникальными характеристиками. Это, на мой взгляд, даёт основания выделять их в самостоятельную категорию документов, требующую специального нормативного регулирования. Тем не менее, ни на уровне законодательном, ни на уровне подзаконных актов мы сегодня не встретим терминов типа «электронные фотодокументы» или «электронная аудиовизуальная документация». Соответственно, практически отсутствуют и нормативно-методические разработки, определяющие правила и рекомендации по работе с ними. Такая ситуация порождает определённые трудности в практической работе по комплектованию архивов электронными фотодокументами и их учете.

Прежде всего, возникает вопрос, что можно считать единицей хранения и единицей учёта электронных фотодокументов. Если считать электронные фотографии разновидностью традиционных фотодокументов, то, согласно «Правил…», (М., 2007), единицей хранения и единицей учёта должен быть фотоотпечаток, сделанный с помощью выводящего устройства. При этом сам файл, содержащий электронный фотодокумент, становится непонятным довеском, информации о котором нет места в стандартной форме № 37описи фотодокументов, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10 сентября 2007 года № 1273.

Если же считать электронные фотографии разновидностью электронных документов, то в соответствии с теми же Правилами единицей учёта является сам файл, а единицей хранения становится тот носитель, на котором этот файл записан (например, дискета, компакт-диск, винчестер, или флэш-память). В этом случае распечатка на бумаге изображения, содержащегося в файле, необходима лишь для создания обычного контрольного отпечатка. Вместе с тем, и в данном случае стандартная форма № 42 описи электронных документов, утверждённая приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10 сентября 2007 года № 1273, мало подходит для описания электронных фотодокументов, поскольку в ней нет граф, необходимых при описании любого аудиовизуального документа.

Отсутствие нормативно-методических основ, регулирующих работу с электронными фотодокументами, порождает неопределённость и в ряде других вопросов. Например, нет чёткого представления о существенных технических параметрах, которым должен соответствовать электронный фотодокумент, передаваемый на хранение. Это касается как определения допустимых (или рекомендуемых) графических форматов файлов, так и установления пограничных значений параметров, непосредственно определяющих качество изображения (разрешение фотоснимка, его размер и т. д.).

Учет документов на электронных носителях осуществляется централизованно специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника. Кроме централизованного учета ведется учет документов в каждом хранилище. В хранилище назначается работник, ответственный за учет документов хранилища.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

Вот как выглядит эта процедура в программе «Архивный Фонд»

1. Создание акта

Создание акта возможно только в карточке фонда. Созданный акт автоматически связывается с данным фондом и становится доступен для прикрепления к нему объектов учёта, содержащихся в фонде.

1. Откройте (или создайте и сохраните) карточку фонда, в котором нужно создать новый акт.

2. Нажмите в кнопочном меню кнопку. Откроется карточка нового акта (Рисунок 1).

Рисунок 1

3. Заполните обязательные поля: номер акта и дата акта.

4. Выберите значение Тип акта, нажав ссылку выбрать и выбрав значение из справочника.

5. Выберите из списка тип движения в поле Движение.

6. В поле Объект выберите из списка тип объектов учёта, которые будут прикрепляться к данному акту. Обратите внимание, что по типу движения «поступление» могут проходить только объекты описи и россыпи.

7. Заполните остальные необходимые поля.

8. Сохраните акт.

Прикрепление объектов учёта к актам

Объекты учёта можно прикреплять к актам или в карточке объекта учёта, или из списка объектов учёта (функция Движение).

Прикрепление объекта учёта к акту в карточке.

1. Откройте (или создайте и сохраните) карточку объекта учёта (описи, россыпи, единицы хранения, единицы учёта).

2. Откройте вкладку «Акты и топографирование» (для описи или единицы хранения/учёта).

3. В секции Акты добавьте новую строку.

4. Нажмите ссылку Выбрать. Откроется список актов для данного типа объекта.

5. Выберите акт из списка.

6. Сохраните карточку объекта учёта. Поля акта в добавленной строке обновятся.

7. При необходимости добавить ещё акты повторите действия 3-5(6).

Прикрепление объектов учёта к акту из списка

1. Откройте карточку фонда.

2. Перейдите в список необходимых объектов учёта данного фонда.

3. Нажмите кнопку Движение в кнопочном меню. В списке появится столбец селекторов.

4. Отметьте необходимые селекторы для выбора прикрепляемых объектов учёта.

5. Нажмите кнопку Прикрепить. Откроется окно со списком актов.

6. Выберите необходимые акты.

7. Нажмите кнопку Прикрепить.

Порядок и схема учета документов на электронных носителях в архиве утверждаются распоряжением директора архива. Порядок учета документов в архиве определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом хранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету при приеме и выбытии документов, проведении других видов архивных работ с указанием, в каком структурном подразделении какие учетные документы, учетные базы данных, когда и кем заполняются; отражает взаимосвязь учета, ведущегося в хранилищах, с учетом по архиву в целом, в том числе определяет периодичность сверки учетных документов хранилищ с учет-ными документами архива.

Схема учета электронных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Учетные документы, кроме электронного реестра описей единиц учета электронных документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива могут быть выданы дела фондов.

Единицами учета электронных документов электронного архива являются:

– папка (директория) – совокупность компьютерных файлов и вложенных папок (под-директорий), логически и структурно обособленных в составе информационного ресурса («папка–раздел/подраздел», «папка–дело», «папка–документ»);

– компьютерный файл;

– таблица файла реляционной базы данных;

– лист файла электронной таблицы.

Под единицей хранения электронных документов понимается физически обособленный электронный носитель с записью документов: оптический диск, магнитооптический диск, магнитная дискета. После выбытия из архива единицы хранения ее учетный номер другим электронным носителям не присваивается.

Система учетных документов архива – это комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменение, являющаяся составной частью системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Архив может ввести дополнительно вспомогательные учетные документы для учета электронных архивных документов. В их состав могут входить:

- книга учета дополнительных экземпляров электронных документов;

- лист учета электронных документов фонда;

- карточка единицы хранения электронных документов.

Учетные документы могут вестись в электронном виде в информационной системе архива.

Основные учетные документы архива это:

- книга учета поступлений документов на электронных носителях применятся для учета каждого поступления документов в архив, а также количества и состава электронных документов и сопроводительной технической документации к ним, поступивших на хранение за определенный период времени; состояния их описания;

- книга учета единиц хранения электронных документов – для регистрации, учета поступления на хранение и наличия электронных носителей с записью документов за определенный период времени и их характеристики;

- список фондов – для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, идентификации смежных комплексов документов в других архивах, учета количества архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших;

- список фондов, содержащих особо ценные документы на электронных носителях – для учета фондов, содержащих особо ценные электронные документы;

- лист фонда – для учета в рамках архивного фонда, архивной кол-лекции количества и состава единиц хранения, количества и состава информационных ресурсов (описей), их нумерации, количества, состава и совокупного объема единиц учета электронных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда, учета количества и со-става поступившей вместе с электронными документами сопроводительной технической документации на бумажном носителе;

- лист выбытия единиц хранения – для учета выбытия из архива единиц хранения;

- лист учета копий документов на электронных носителях в страховых и пользовательских форматах – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей копий электронных документов в страховых и пользовательских форматах, их нумерации, количества и совокупного объема единиц учета электронных документов в страховых и пользовательских форматах;

- опись единиц учета электронных документов – для поединичного и суммарного учета единиц учета электронных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме единиц учета электронных документов, включенных в данную опись, их записи на носители и миграции в страховые и пользовательские форматы;

- опись единиц учета особо ценных документов на электронных носителях – для поединичного и суммарного учета единиц учета особо ценных электронных документов;

- реестр описей единиц учета электронных документов – для регистрации описей (томов описей) единиц учета электронных документов, учета их количества и состава;

- реестр описей единиц учета особо ценных электронных документов – для учета количества описей единиц учета особо ценных электронных документов;

- карточка единицы хранения электронных документов – для учета и описания единиц хранения электронных документов (электронных носителей), учета записей электронных документов и НСА на носитель и сведений, необходимых для проверки аутентичности электронных документов;

- дело фонда — комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию.

В архиве составляются документы централизованного государственного учета:

– паспорт архива;

– карточка фонда;

– сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.00 следующего за отчетным годом.

Учет документов в архиве ведется общий вне зависимости от вида хранимой документации (управленческая документация, НТД, документы личного происхождения, коллекции интернет-документов и т.п.). Книга учета поступлений документов, список и листы фондов ведутся с общей порядковой нумерацией фондов.

Дата добавления: 2014-12-29