Обеспечение сохранности электронных документов 2 страница

• электронные документы с них копируют на новые рабочие экземпляры носителей, создавая рабочие экземпляры носителей электронных документов.

Подготовка электронных документов к созданию рабочих или резервных экземпляров осуществляется в соответствии с правилами выдачи электронных документов из хранилищ. При этом архивистом или лицом ответственным за архив проверяется физическое и техническое состояние электронных документов, проводится их специальная обработка, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ, и проверка воспроизводимости электронных документов.

Копирование электронных документов на новый носитель проводится с соблюдением систематизации электронных документов в составе единицы хранения. Копируются все файлы, включенные в электронное дело на одном обособленном носителе.

По окончании копирования составляется акт о создании рабочего экземпляра электронных документов. Дополнительные рабочие экземпляры электронных документов могут составить страховой фонд или фонд пользования, они подлежат учету и хранению наравне с основными и рабочими экземплярами.

В случае технологического устаревания и выхода из употребления форматов хранения электронных документов необходимо проведение своевременной работы по созданию их экземпляров в иных форматах (в результате процедуры миграции).

Экспертиза электронных документо в на предмет их технологического устаревания проводиться перед модернизацией или сменой технологической платформы информационной системы архива, обеспечивающей организацию хранения электронных документов, но не реже одного раза в 5 лет.

Перед подготовкой электронных документов к миграции проверяется их физическое и техническое состояние, проводится проверка на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов.

Миграция электронных документов в архиве проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения электронных документов в описи. Вопрос проведения миграции сегодня актуален с нескольких позиций:

- первый вопрос за чей счет будет осуществляться миграция. Для государственных и муниципальных архивов это дополнительно часть расходов, а при весьма скромном бюджете вопрос остается открытым.

- второй вопрос, легитимность миграционных копий документов и порядок уничтожения файлов с документами миграция которых осуществлялась.

- третий вопрос, защита информации.

Использование в государственном управлении и в коммерческой деятельности электронных документов неизбежно приводит к тому, что какие-то из них придется хранить достаточно долго (а в электронном мире "долго" означает более 5-7 лет).

Существует несколько основных стратегий обеспечения долговременной сохранности информации, которые могут также использоваться в различных комбинациях:

Копирование - создание идентичной копии документа на том же носителе (бумаге, микроносителе, электронном носителе). Для кратко- и среднесрочного хранения самым простой и надежный способ, решающий проблему замены поврежденных и устаревших носителей.

Стратегия создания копий электронных документов на бумаге или микропленке большинством архивистов рассматривается как применимая к ограниченному числу программных приложений. Она может использоваться, если информация существует в независимом от программного обеспечения формате или в виде файлов простой однообразной структуры. И она не подходит для сохранения сложных цифровых объектов в сложных системах, поскольку может привести к потерям их уникальной функциональности (например, динамичности, взаимосвязанности, нелинейности, интегрированности).

Так, большинство веб-документов может быть представлено исключительно в цифровой форме, поскольку содержимое сайта обычно представляет собой взаимосвязанные при помощи гиперссылок элементы информации, и при распечатке веб-страницы на бумаге это уникальное свойство теряется.

Бумага позволяет сохранить содержание документа и всю необходимую информацию, определяющую юридическую силу документа, но усложняет поиск и систематизацию документов.

Конвертирование в стандартный формат -перенос документа с одного носителя на другой (изменение формы документа) с гарантированным сохранением содержания, идентичного первоначальному (например, микрофильмирование бумажных документов, сканирование).Эта стратегия предполагает конвертирование электронного документа в стандартный или открытый формат в целях обеспечения независимости документа от программного обеспечения. Предпочтительными форматами для документов в настоящее время являются SGML, XML, RTF. Формат XML позволяет перемещать электронные документы с одного типа программного и технического обеспечения на другой без потерь информации. Разработчики концепции электронного правительства в Евросоюзе считают, что основанные на XML форматы приносят пользу управлению и позволяют улучшить взаимодействие органов власти с различными организациями и населением, поэтому государственным организациям особенно рекомендуется использовать документы в XML-форматах. Российская Федерация одобрила принятие Open XML в качестве стандарта ISO/IEC 29500. (См. Глава 3). Эта стратегия, как и все другие, подвергается критике, поскольку форматы устаревают. Кроме того, при конвертировании имеется риск потери данных. При конвертировании изменяется формат электронного документа. Например, можно конвертировать документ, созданный в формате Word Perfect, сохранив его в формате RTF или MS Word.

Тем не менее, в настоящее время большие надежды связываются с использованием формата XML в качестве стандартного для обмена электронными документами в различных сферах деятельности, особенно, в сфере государственного управления.

Миграция — периодический перенос электронных документов с одного технического/программного средства на другое в целях обеспечения возможности использования этих документов в будущем. По оценкам специалистов, трудно ожидать, что старые форматы будут поддерживаться 10 лет и дольше. В этом случае может потребоваться преобразование документов в другие форматы и/или перенос в другие операционные системы. Однако при миграции часто не удается избежать определенных искажений и изменений в документах. При миграции производится перемещение электронного документа с одной программной платформы или носителя на другой/-ую без изменения формата. Например, можно переместить документы с дискеты на компакт-диск. Однако и при миграции может понадобиться конвертирование электронного документа. Например, при перемещении электронного документа из операционной системы Macintosh в операционную систему Microsoft Windows необходимо конвертирование электронного документа в новый формат (например, RTF или другой).

Одним из важных видов миграции является перевод электронных документов на аналоговые носители, – бумагу, микропленку и т.д., - в тех случаях, когда дальнейшее сохранение информации в электронной форме признается неоправданным.

Следует отметить, что если в целях "просто" сохранения информации допустима "ручная" миграция, то для сохранения юридически значимых документов миграция должна проводиться автоматически – только тогда можно будет более-менее уверенно защититься от обвинений в том, что операторы исказили или могли исказить документы.

Миграция электронных документов осуществляется в соответствии с типовыми технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами. По окончании миграции составляется акт проведения миграции документов на электронных носителях.

Эмуляция – пока что популярна в основном у теоретиков. Привлекательна она тем, что если написать для нового компьютера программу, точно эмулирующего работу старого, то для доступа к информации можно использовать оригинальные электронные объекты и ПО. В то же время эмуляция является практически единственным решением, если нужно сохранить, например, исполняемую программу, исходных кодов к которой нет.

Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде. При этом под эмуляцией, согласно ГОСТ 15971-90. «Системы обработки информации. Термины и определения», понимают имитацию функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое.

Архивисты считают эмуляцию непрактичной и неэффективной стратегией, поскольку она направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства. Необходимость создавать программы-эмуляторы делает ее еще и дорогостоящей.

Инкапсуляция - включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов [4], хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.Копирование, миграция, конвертирование на другой носитель являются способами обеспечения сохранности установленными Международным стандартом ИСО 15489.

При применении этих способов возможно три основных типа потерь, которые необходимо учитывать при хранении электронных документов:

1. Потеря данных. При потере данных в определенной степени теряется и содержание документа. Электронный документ становится неполноценным и недостоверным.

2. Потеря внешнего вида, структуры электронного документа. Например, при конвертировании текстовых документов в формат RTF, можно утратить некоторые особенности внешнего вида документов.

3. Потеря связей между данными (например, в электронных таблицах, базах данных) и/или потеря доступности связанных с документом метаданных также делают документ неполноценным.

При решении задачи обеспечения сохранности электронных документов не менее важен, чем вопрос конвертирования и/или миграции, вопрос сжатия файлов (компрессии). Преимуществами сжатия файлов являются экономия занимаемого места при хранении, более быстрая и простая передача файлов. Недостатки сжатия файлов заключаются в том, что оно может привести к потере данных. Кроме того, оно вызывает необходимость использования дополнительного программного обеспечения - программ сжатия файлов, которым также присущи проблемы устаревания, многоверсионности, зависимости от платформы.

Рекомендации по выбору методов компрессии электронных образов документов содержит международный стандарт ИСО 12033.

В систему обеспечения информационной безопасности государственного или муниципального архива входит защита электронных архивных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»);

Электронные архивные документы должны проверяться на наличие в них вредоносных компьютерных программ в следующих случаях:

• при приеме на хранение в архив;

• через месяц после поступления в архив;

• через год после поступления в архив;

• при подготовке к выдаче единиц хранения электронных документов из хранилища перед началом использования или компьютерной обработки;

• после проведения работ по копированию, миграции и другой компьютерной обработки электронных документов;

• при проверке технического состояния электронных документов.

В случае выявления в электронных документах «вирусов» осуществляется проверка на наличие «вирусов» всех программно-технических средств архива.

Обновление антивирусных программ и проверка с их помощью информационной системы архива производится не реже одного раза в месяц.

В случае выявления в единицах хранения «зараженных» электронных документов, оформляется акт выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах. Единица хранения, в которой обнаружен «вирус» изымается из общего хранения и размещается в отдельном контейнере с маркировкой «зараженные единицы хранения».

Если «вирус» обнаружен лишь в одном из экземпляров электронных документов (на рабочем или основном носителе), зараженный экземпляр замещается копией, сделанной с незараженного экземпляра, а затем уничтожается. Если заражены оба экземпляра электронного документа, делается попытка удаления «вируса» с помощью антивирусной программы.

Если удалось удалить «вирус» из «зараженного» носителя электронных документов, следует провести проверку воспроизводимости всех единиц учета в целях выявления возможной потери части информации.

Если удалить «вирус» не удалось, составляются акт о неисправимых повреждениях электронных документов, который передается в ЭПК архива для принятия решения об уничтожении электронного архивного документа. Решение об удалении электронного документа принимается с учетом ценности зараженного документа и степени опасности диагностированного «вируса». В учетных документах единиц хранения делается отметка: «содержит документы, зараженные «вирусом»: «название вируса».

Среди организационных мер по обеспечению сохранности документов можно выделить определение методов хранения и путей обеспечения целостности и аутентичности. Здесь определяется позиция организации в отношении выбора одного из двух способов хранения электронных документов: на съемных носителях (предпочтительно – однократной записи: CD, DVD и т.п.) или "онлайн" в системах электронного документооборота или в электронных архивах, использования криптографии и разработки комплекса организационных мер по методологии "менеджмента качества" (СМК). Кроме того, среди организационных мер - опережающая сдача документов на архивное хранение и использование стандартных форматов для длительного хранения.

Метод использования «однократных» носителей. При хранении электронных документов на носителях однократной записи "мастер-копия" находится на носителях. Те же документы в онлайн-системе рассматриваются как рабочие копии. Если электронные документы записываются на носитель однократной записи в момент времени, максимально близкий ко времени их создания, и носитель "закрывается", - то дальнейшее управление электронными документами аналогично управлению привычными бумажными делами. Не требуется переучивать архивных специалистов, и можно использовать апробированные стандарты и методики работы.

Этот метод также имеет и свои недостатки. Так, проблемой является оперативный доступ к документам. Более того, этот метод неудобен при больших объемах документов и при большом размере самих документов. Сложно проводить частичное уничтожение документов, а также обслуживание, конверсию и миграцию - поскольку может потребоваться вставить в привод, прочитать и извлечь из привода тысячи носителей. Кроме всего прочего, носители могут "потеряться" в хранилище, при их перемещении и использовании.

Существует несколько зарубежных норм, детально регламентирующих хранение электронных документов на съемных носителях однократной записи. Наиболее авторитетными из являются французский стандарт NF Z 42-013 "Требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению целостности содержащихся в них документов" и британский BIP 0008-1:2004 "Практика, обеспечивающая юридическую и доказательную силу информации, сохраняемой электронным образом".

Оба эти стандарта успешно используются в своих странах уже более десяти лет. Оба следуют принципам, предложенным в стандартах менеджмента качества.

Интересен опыт хранения архивных документов США. Рекомендации Национальных архивов США (NARA) по сохранению электронных документов на носителях однократной записи (разработаны в 2003 году для федеральных государственных учреждений):

- использовать носители с ожидаемым сроком службы не менее 20 лет, поддерживаемые многими производителями;

- мигрировать документы со старых носителей на новые каждые 10 лет;

- контролировать отсутствие изменений в документах;

- миграцию документов осуществлять на технологически нейтральные файлы форматов XML, RTF;

- хранить электронные носители в стабильной среде: температура 15-18 градусов, влажность 35-45%;

- ежегодно проводить выборочную проверку документов, чтобы убедиться в их сохранности, их проверка на читаемость, и при 10 ошибках чтения – заменять носитель и восстанавливать данные; если высокий риск ошибок характерен для определенной партии носителей – переписывать всю партию;

- протоколировать все действия с документами.

Метод хранения архивных документов он-лайн. Внешне его отличие от метода использования «однократных» носителей не существенно, поскольку, как и там, документы хранятся и в онлайн-системе (это может быть, в том числе, иерархическая система хранения данных), и на съемных носителях. Однако в данном случае мастер-копией являются данные в системе, а данные на носителях рассматриваются исключительно как резервные копии.

Принципиальное отличие этого метода заключается в том, что если нужно выполнить какие либо операции, охватывающие большие массивы документов, то не нужно тратить время на установку, извлечение и считывание носителей. Кроме того, становится возможной более глубокая автоматизация архивных операций, в том числе такой трудоемкой, как миграция. информация постоянно доступна для использования, и архив может окупать себя, информационно поддерживая основную деловую деятельность или же оказывая платные услуги. Съемные носители такую оперативность обеспечить не могут, поэтому все чаще и государственные и коммерческие организации используют именно "онлайн"-метод. Ряд рекомендаций по применению метода, содержащихся в британском стандарте BIP 0008-1:2004.

Самой сложной проблемой при организации долговременного хранения электронных документов с электронной подписью является необходимость поддержания возможности в любой момент убедиться в подлинности электронной подписи. Для архивов это означает, что придется сохранять в рабочем состоянии множество версии и поколений инфраструктуры открытых ключей PKI. Большинство российских организаций, государственные и муниципальных архивы, не готовы сейчас к решению таких задач, у них для этого нет ни финансовых, ни технических, ни кадровых ресурсов.

Практическим опытом, решения проблемы является отказ от сохранения ЭЦП "в рабочем состоянии". Главное, по мнению специалистов, чтобы при постоянном хранении электронных подписей (включая ЭЦП) можно было бы удостоверить роль, которую подпись выполнила в прошлом, в отношении интересов создавшей документы организации, интересов третьих сторон, культурных и исторических интересов общества.

При поступлении таких документов на постоянное или длительное архивное хранение, ЭЦП рекомендуется проверять и "снимать", фиксируя всю содержащуюся в ней информацию в метаданных документов. В дальнейшем защита целостности и аутентичности документов должна уже обеспечиваться силами и средствами архива. Поскольку подписывать миллионы документов архивными ЭЦП нереально, то используется система иерархического определения дайджестов (хэшей), когда в итоге вычисляется дайджест всего архива или крупной его части. Тогда одна архивная ЭЦП способна подтвердить целостность всего огромного архива.

Хранить электронные документы сегодня обычно рекомендуется на оптических дисках с однократной записью и многократным считыванием (CD-R, DVD-R), обеспечивающих защиту данных от некорректного обращения. Однако ни одно из цифровых средств хранения не подходит для долгосрочного, архивного сохранения документов. По общим оценкам, срок их физической пригодности составляет до 30 лет. Технологически они устаревают в срок от 5 до 10 лет. Поэтому файлы необходимо регулярно перемещать на новые средства хранения.

В то же время необходимо создавать резервные копии документов. Процедуры резервного копирования защищают хранящиеся данные от утраты и повреждения.

Система резервного копирования требует специального программного и технического обеспечения. При этом лучше, если резервное копирование осуществляется на сменные носители. Однако дискеты можно использовать только для кратковременного хранения электронных документов.

Общее правило обеспечения сохранности носителей: чем чище, прохладнее, суше и стабильнее среда хранения документов, тем дольше предполагаемый срок хранения документов. Однако для некоторых носителей следует соблюдать предписания производителей: например, может требоваться, чтобы температура была не ниже определенного уровня или чтобы носитель периодически очищался.

При выборе носителей, программного и технического обеспечения предпочтительнее те, которые популярны и лидируют на рынке, а не те, которые новы и являются последним достижением в развитии технологий.

В конечном итоге, как и в случае бумажных архивов, надежность документов определяется тем, насколько хорошо организована деятельность архива и насколько надежен его персонал.

Дата добавления: 2014-12-29