Прием электронных документов на хранение в архив

От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

Документы на электронных носителях принимаются в архив в упорядоченном состоянии в двух экземплярах – на резервной и рабочей единицах хранения – с соответствующим научно-справочным аппаратом, выполненном в электронном виде и на бумажном носителе, и другой сопроводительной документацией.

Архив осуществляет прием документов на электронных носителях и научно-справочного аппарата к ним в соответствии с планом-графиком, составленным с учетом установленных сроков передачи электронных документов на постоянное хранение, согласованным с организациями – источниками комплектования.

Документы на электронных носителях от организаций – источников комплектования государственной формы собственности в архив поступают в обязательном порядке. Сроки и условия приема документов на электронных носителях от негосударственных организаций и частных лиц определяются в соглашении (договоре).

Прием электронных документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется государственным (муниципальным) архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования.

Организация – источник комплектования подготавливает и передает в архив электронные документы в страховых и/или пользовательских компьютерных форматах. Передача в архив электронных документов в оригинальных форматах определяется соглашением сторон, в зависимости от технических возможностей архива.

Документы на электронных носителях передаются в архив на оптических дисках с однократной записью информации, помещенных в пластиковые футляры. Прием-передача документов производится по описям, в исключительных случаях – по сдаточным описям.

Прием электронных документов на государственное хранение осуществляется только после проведения организацией следующих видов работ:

– подготовки комплекса единиц учета электронных документов к записи на электронные носители, включая их систематизацию и проверку на наличие вредоносных компьютерных программ;

– проверки физического и технического состояния электронных носителей, предназначенных для записи электронных документов

– записи комплекса единиц учета электронных документов в двух экземплярах на двух электронных носителях;

– проверки качества записи и воспроизводимости электронных документов;

– описания электронных документов: составления описательных статей описи и справочного аппарата к ней в виде одного или нескольких компьютерных файлов в простых текстовых форматах (ASCII, текст-DOS, Text Only);

– подготовки исторической справки о фондообразователе и фонде, в случае первой передачи документов на хранение в архив;

– подготовки изменений и дополнений к исторической справке, в случае повторной передачи документов на хранение в архив;

– подготовки и оформления сопроводительной технической документации на бумажной основе, состав которой отражается в предисловии к описи;

– оформления в трех экземплярах удостоверяющего листа к описи;

– оформления карточек электронных носителей, на которые записаны электронные документы;

– оформления титульного листа к описи на бумажном носителе;

– оформления в трех экземплярах описи на бумажном носителе;

– записи файлов с описью на два электронных носителя, отличные от тех, на которые были записаны единицы учета электронных документов;

– подготовки сопроводительного письма для передачи научно-справочного аппарата (файлов с описью и справочным аппаратом к ней, удостоверяющих и титульных листов к описи, исторической справки, карточек электронных носителей, описей на бумажном носи-теле) в архив.

Электронные дела принимаются в государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии в двух экземплярах (основном и рабочем) на электронных носителях (дисках). Передается также соответствующий научно-справочный аппарат, на бумажном носителе, и при необходимости с необходимым комплектом сопроводительной документации.

Компьютерные форматы, в которых передаются электронные документы от источника комплектования в государственный (муниципальный) архив, устанавливаются уполномоченным государственным органом в сфере архивного дела.

Электронные архивные документы передаются в государственный (муниципальный) архив на электронных носителях, тип которых определяется соглашением сторон.

При приеме электронных архивных документов проводится проверка физического и технического состояния электронных носителей, в том числе их проверка на наличие вредоносных компьютерных программ, проверка наличия и технического состояния электронных документов, а также проверка полноты состава сопроводительной технической документации.

Электронные архивные документы принимаются в государственный (муниципальный) архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям электронных дел.

Прием электронных дел производится поединично в соответствии с описью. На всех экземплярах описи и удостоверяющих листов к описи делаются отметки о приеме электронных документов в архив.

Прием электронных архивных документов оформляется актом приема-передачи электронных дел на постоянное хранение, составляемых в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в источнике комплектования. Вместе с электронными архивными документами в архив передаются три экземпляра описи электронных дел постоянного хранения.

Описи, удостоверяющие и титульные листы к ним, историческая справка, карточки электронных носителей с записью документов рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации. Одобренный ЭК научно-справочный аппарат к электронным документам постоянного срока хранения утверждается, а к электронных документам временного (свыше 10 лет) срока хранения согласовывается, ЭПК курирующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации.

Дата добавления: 2014-12-29