Комплектование и экспертиза ценности электронных документов 3 страница

Утверждение актов о выделении к уничтожению электронных документов осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажном носителе.

Экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией организации в порядке, установленном для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе.

При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно учитываются:

- значимость информации электронного документа (уникальность и типичность);

- повторение информации электронного документа в информации документов постоянного срока хранения, созданных на других носителях;

- первичность информации электронного документа с возможностью получения агрегированных (обобщенных, аналитических) данных;

- вид, разновидность электронного документа;

- подлинность электронного документа, наличие электронной подписи;

- ограниченность сроков подтверждения подлинности электронных подписей (электронных цифровых подписей).

- форму и состав процедур по обеспечению аутентичности (подлинности) и целостности электронных документов;

- характеристики и физическое состояние носителей с электронными документами;

- степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях);

- возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;

- ограничения на распространение и использование электронных документов и программного обеспечения (с учетом соблюдения государственной, коммерческой тайны, авторского права, имущественных прав, договорных обязательств в отношении собственников документов);

- возможности архива организации по ограничению и разграничению доступа к информации электронного документа;

- возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка.

При проведении экспертизы ценности электронных документов в структурных подразделениях организации осуществляется:

- отбор электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для проведения конвертирования их в форматы для архивного хранения, их запись на обособленные электронные носители однократной записи для передачи в архив организации;

- при необходимости отбор электронных дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, их запись на обособленные электронные носители для передачи в архив организации.

Одновременно с отбором электронных документов для передачи в архив организации осуществляется выгрузка метаданных электронных документов и протоколов аудита (системных протоколов/журналов) за тот же период времени.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения электронных документов.

По согласованию с государственным (муниципальным) архивом, уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или архивным учреждением субъекта Российской Федерации сроки временного хранения электронных архивных документов могут быть изменены.

Рекомендуется досрочная передача электронных архивных документов на постоянное хранение, осуществляемая по соглашению между организацией – источником комплектования и государственным (муниципальным) архивом.

Продление сроков временного хранения в организации – источнике комплектования электронных документов Архивного фонда Российской Федерации может осуществляться в случае неготовности государственного (муниципального) архива к приему электронных документов.

Рассмотрим процессы комплектования и экспертизу ценности электронных документов в корпоративном архиве.

Комплектование архива организации электронными документами включает:

- определение структурных подразделений, электронные документы которых передаются в архив;

- определение состава электронных документов, подлежащих приему в архив;

- организацию передачи электронных документов в архив.

Электронные документы передаются в архив организации записанными на обособленные электронные носители (оптические диски) однократной записи.

Сроки передачи электронных документов в архив организации устанавливаются организацией самостоятельно в графике приема-передачи дел.

Архив организации ведет список структурных подразделений, от которых поступают электронные документы в архив организации.

Если архив является частью единой системы электронного документооборота, именно последняя обеспечивает первый способ комплектования – передачу электронной документации непосредственно из СЭД. Этот путь является самым малозатратным и при этом наиболее эффективным, так как система электронного документооборота позволяет автоматизировать следующие процедуры:

1. Оформление дел и нормативно-справочного аппарата для сдачи в архив. Поскольку система электронного документооборота в текущем делопроизводстве поддерживает электронное дублирование оригиналов документов, то функциональность СЭД также обеспечивает формирование дел с разбиением на тома/части по фактическому количеству листов (не более 250 шт.) и с фактической толщиной тома/части (не более 4 см), и генерацию отчетных форм (титульный лист, лист-заместитель и внутренняя опись), необходимых для процедуры сдачи в архив оригиналов документов. В этом случае делопроизводителю подразделения остается лишь пронумеровать страницы в соответствии с описью и завершить оформление дела, подготовив его таким образом к сдаче. Также СЭД позволит сгенерировать сдаточную опись, которая исключит возможность случайной утраты дел;

2. Экспертизу ценности. Процедура экспертизы ценности применяется чаще всего при сдаче в архив разнородной документации и проводится для того, чтобы установить, представляет ли сдаваемый документ ценность для самой организации, ее работников, общества и (или) государства, а также определить временной срок, в течение которого документы эту ценность сохранят.

Именно механизмы групповой работы членов экспертной комиссии, реализуемые посредством collaboration-процедур, а также механизмы генерации установленных отчетных форм, являющихся результатами этой работы, значительно повышают эффективность деятельности такой комиссии, освобождая ее членов-экспертов для выполнения своих основных обязанностей на предприятии. Collaboration – процедура совместной работы группы должностных лиц, результатом которой является проект документа, с содержанием которого согласны все участники работ, что, в свою очередь, исключает необходимость его дальнейшего согласования. Эта процедура применятся чаще в зарубежных компаниях и их представительствах в Российской Федерации. Программное обеспечение совместной работы (англ. collaborative software, groupware, workgroup support systems, group support systems) — программное обеспечение, созданное с целью поддержки взаимодействия между людьми, совместно работающими над решением общих задач. Так как устоявшегося русскоязычного термина пока нет, часто используется один из англоязычных без перевода.

Кроме того, используемая в современных СЭД система автоматизации документоориентированных деловых процессов позволяет достаточно легко автоматизировать процессы, характерные уже для эксплуатируемой архивной системы.

Экспертиза ценности электронных документов в организации проводится в два этапа.

На первом этапе проводится обследование информационных ресурсов с целью выявления ресурсов, сведения которых имеют постоянную практическую и историческую ценность. Итогом этой работы становится составление справки обследования информационных ресурсов организации.

Второй этап проведения экспертизы ценности электронных документов в организации заключается в непосредственном отборе ценных файлов и записей баз данных.

Экспертиза ценности информационных ресурсов и электронных документов начинается с изучения истории организации (биографии физического лица), архивного фонда и информационных ресурсов, а также состава и содержания документов на всех видах материальных носителей.

Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных информационных ресурсов и фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. К группам документов в перечнях даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на хранении, и о документах, которые могут быть отобраны к уничтожению по данной группе.

При определении сроков хранения электронных документов организацией используются типовые, примерные, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.

Информационные ресурсы и электронные документы, содержащие ординарную (повседневную), повторяющуюся информацию, однородного происхождения и формы, создающиеся в больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в архив выборочно. Предварительно составляется рабочая инструкция по проведению выборочного отбора, рассматриваемая на методической комиссии архива.

Вид выборки и ее представительность (репрезентативность) определяются в зависимости от вида документов, однородности содержащейся в них информации, количества документов. Применяются последовательно, как правило, несколько видов выборок, первой из которых должен быть целевой отбор, т.е. отбор документов по заранее определенному для данных документов признаку (например, среди обращений граждан выбираются предложения граждан и письма творческого характера). Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи единиц учета электронных документов.

Просматривается содержимое каждой единицы хранения электронных документов, проводится считывание с единиц хранения электронной информации. Единицы хранения, с которых невозможно считать информацию всех единиц учета, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно считывание информации части единиц учета, единицы хранения оставляются на хранение для последующего копирования этих единиц учета на другой электронный носитель. В тех случаях, когда возможно восстановление читаемости хотя бы части из нечитаемых единиц учета, единицы хранения оставляются на хранение для последующего копирования и обработки компьютерных файлов.

Если в файлах с электронными документами, наряду с информацией, не имеющей научного и практического значения, находится ценная информация, то такие файлы должны быть оставлены на хранение. В результате экспертизы ценности электронных документов в организации составляются: описи единиц учета электронных документов постоянного хранения, описи единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) срока хранения и акт о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению

3. Выделение дел к уничтожению. Архивная система обеспечивает автоматизированный анализ записей сроков хранения в архивной картотеке, что позволяет в очень короткий срок выделить дела к уничтожению, установить их топографическое размещение в хранилище, а также подготовить проект документа установленной формы – акта о выделении дел к уничтожению. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами информационных ресурсов, оставляемых на хранение. Кроме подлинников на хранение оставляются копии электронных документов в страховых и пользовательских форматах. Акт о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей единиц учета электронных документов постоянного хранения и описей единиц учета электронных документов по личному составу.

4. Переформирование дел. Зачастую в делах отдельные документы теряют ценность быстрее других. Для актуализации ценности таких дел и применяется процедура их переформирования, которая позволяет провести экспертизу ценности и удалить отдельные документы из дел/томов/частей с актуализацией форм НСА – внутренней описи, титульного листа и листа-заместителя.

Заслуживает отдельного упоминания вопрос эффективного поиска в корпоративном электронном архиве. Если у обычной компании – источнике комплектования, с небольшим документооборотом главное требование – это найти документ/дело по годам и описям, то в компании с большим документооборотом, где образуется огромное количество архивной документации, необходимо дополнительно обеспечить возможность полнотекстового поиска. Получается, что в первом случае архивная система для пользователя эмулирует только функциональность обычной архивной картотеки, которая позволяет осуществлять поиск по атрибутам дел/документов и устанавливать топографическое размещение оригиналов в архивном хранилище. Для нужд компаний, с большим числом документов создаваемых или помещаемых (оцифровка) в системе СЭД архивная система должна обеспечивать более мощный функционал, а именно – поддерживать полнотекстовый поиск по контенту хранимых документов, что накладывает новое требование на архивную СЭД, значительно меняющее фактическую себестоимость процесса комплектования: каждый документ для помещения в СЭД должен быть оцифрован, а его образ – прикреплен к документу, равно как и его атрибуты (метаданные). Также к регистрационной карте документа должен быть прикреплен его текстовый контент, по которому и будет осуществляться поиск (рис.).

Рис. Структура регистрационной карты архивного дела электронных документов

Таким образом, к относительно малозатратной и хорошо автоматизируемой процедуре сканирования документов добавляется процедура распознавания, выполняемая с помощью дополнительного программного обеспечения, и процедура верификации, выполняемая оператором и требующая внесения изменений, что значительно удорожает процесс ввода документа в СЭД или архив. Однако использование полнотекстового поиска в архиве настолько увеличивает его возможности, что на полную оцифровку документов компании идут весьма охотно, выделяя на это значительные ресурсы.

Альтернативным вариантом комплектования электронного архива можно назвать процедуру ретроконверсии – ввода в электронный архив тех документов/дел, которые хранятся в архиве оригиналов за период времени, предшествующий автоматизации.

Процедура ретроконверсии обеспечивается обычно самой архивной системой, однако функционально она может производиться посредством системы электронного документооборота. Этот вроде бы незначительный фактор дает возможность провести ретроконверсию архивов подразделений их собственными силами, не перемещая материалы хранилища в единый центр ретроконверсии, что например в условиях высокого уровня территориальной распределенности офисов предприятий увеличивает эффективность процедуры ретроконверсии архивной документации в целом.

Процесс ретроконверсии архивной документации можно условно разделить на последовательность следующих процедур:

1) подготовка архивного дела к сканированию.

Процедура включает расшивку дела и помещение листов-разделителей со штрихкодами перед титульным листом каждого документа;

2) помещение документов в потоковый сканер и запуск сканирования. Далее система производит сканирование последовательно всех листов, помещенных в сканер.

При сканировании листа-разделителя система создает регистрационную карту архивного документа, в атрибуты которой прописывает следующие метаданные: идентификатор документа, его отсканированный образ, многолистовой pdf-файл по количеству листов до следующего разделителя в стопке, распознанный контент документа (для верификации привлекается при необходимости оператор сканирования);

3) после окончания сканирования система позволяет объединить документы в архивное дело и сгенерировать его опись и титульный лист с листом-заместителем;

4) дело нужно опять сшить, а его НСА заменить на сформированный системой, после чего дело следует поместить в хранилище, а в его регистрационной карте в системе сделать отметку о фактическом топографическом его размещении.

Эта процедура позволяет ввести в информационную систему очень большой объем документации в достаточно сжатые сроки, однако требует от самой компании значительных усилий, в том числе и в отношении методологического аспекта – для обеспечения максимально эффективной работы операторов сканирования. Альтернативным и весьма продуктивным подходом будет передача всего процесса ретроконверсии на аутсорсинг специализированным компаниям (См. Гл. 1), оказание услуг по ретроконверсии архивных и библиотечных фондов для которых является основной деятельностью. Зачастую такие организации осуществляют ретроконверсию с использованием собственного оборудования, что позволяет отказаться от закупки избыточного количества поточных сканеров для оцифровки документов.

Кроме рассмотренных ранее ретроконвесии и пополнения электронного архивного фонда непосредственно из СЭД есть и третий подход – миграция образов архивных документов и метаданных. При миграции, помимо создания образов документов, самое важное – обеспечить максимально целостную миграцию метаданных, что позволяет сразу создавать и заполнять карточку архивного документа. Но и другие процедуры, такие как распознавание сканированного образа, добавление полнотекстового поискового контента к карточке документа, оформление дел в электронной форме и подготовка описей и нормативно-справочного аппарата, также обязательны. Однако из приведенных путей пополнения корпоративных электронных архивов именно миграция является самой малозатратной и позволяет выполнить всю работу по переводу в электронный вид архивной документации в минимальные сроки.

Подводя итоги, можно сделать весьма позитивный вывод о том, что накопившаяся историческая проблематика организации процессов комплектования архива организации электронными документами, связанная с управлением большими объемами разнородной архивной документации в условиях значительной территориальной распределенности фондообразователя, в настоящее время практически решена за счет внедрения продуктов компаний «ИнтерТраст», «ЭОС», «Элар» и некоторых других. Тем не менее при решении одного комплекса задач появилась новая проблема: "двойственность" представления архивных документов, которые могут наличествовать как в электронной форме, так и на физическом носителе.

Каждой форме соответствует определенный атрибутивный состав. Так, атрибут состояния документа неактуален для электронных архивов, а валидность электронной подписи, скрепляющей целостность образа и атрибутов электронного документа, как и методы управления ею, совершенно неактуальны для документов, представленных в классической бумажной форме.

Эта вновь возникшая методологическая двойственность требует привлечения внимания экспертов-документоведов соответствующих регулирующих государственных органов, Росархива и ВНИИДАДа. А пока этот вопрос должна решать сама организация, а вернее, то ее подразделение, которое ответственно за выработку и актуализацию локальных актов, регламентирующих архивные процедуры предприятия.

Дата добавления: 2014-12-29