Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Обеспечение сохранности электронных документов 1 страница




Организация – источник комплектования передает в архив научно-справочный аппарат к документам на электронных носителях до начала передачи в архив самих документов на электронных носителях.

Компьютерные файлы с описями на двух электронных носителях (любых типов), три экземпляра удостоверяющих листов к ним, один экземпляр титульного листа к описи, два экземпляра исторической справки, карточки электронных носителей с записью документов, три экземпляра описи на бумажном носителе направляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения с сопроводительным письмом организации.

 

 

РЕЗЮМЕ

Комплектование является одним из основных процессов работы с архивными документами. Это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Для большинства негосударственных хранилищ понятие профиль неприменимо, т.к. основная сфера их деятельности аутсорсинг. Аутсорсинг архива предусматривает обслуживание, хранение и организацию использования электронных документов. В России опыт комплектования и экспертизы ценности электронных документов пока весьма невелик. Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов электронными документами являются органы власти, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ. Архивы организаций комплектуются электронными документами, образовавшимися в деятельности ее структурных подразделений, поступившими в систему СЭД из вне, документами граждан.

Комплектование архива электронными документами осуществляется по результатам проведения экспертизы ценности. Экспертиза ценности осуществляется на основе комплексного применения критериев оценки документов. Оценка ценности информационных ресурсов и электронных документов осуществляется в несколько этапов: обследование информационных ресуосов, с целью выявления имеющих постоянную практическую значимость и историческую ценности; непосредственный отбор ценных файлов и записей баз данных; определение сроков хранения документов, выделение к уничтожению документов не имеющих практической и исторической ценности. При определении сроков хранения электронных документов специалисты используют типовые, ведомственные и примерные перечни документов с указанием сроков хранения.

Альтернативным вариантом комплектования электронного архива может быть ретроконверсия ввод в электронный архив документов, хранящихся в архиве в виде оригиналов на традиционных носителях, отсканированных (оцифрованных) и включенных в состав фонда в виде сканобразов документов в арихвном формате.

Прием электронных документов осуществляется согласно требованиям Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФРФ для государственных и муниципальных архивов (М., 2007) и Основных правил работы архивов организаций (М., 2002).Компьютерные файлы принимаются с описями на двух электронных носителя (любых типов), тремя экземплярами удостоверяющих листов к ним, двумя экземплярами исторической справки, карточки электронных носителей с записью документов, тремя экземплярами описи на бумажном носителе и программным обеспечением.

 

 

Вопросы для самопроверки

1. Дайте определение терминам «комплектование архива электронными документами» и «экспертиза ценности электронных документов».

2. Какие критерии оценки ценности применяются к электронным документам? Перечислите их.

3. Назовите основные источники комплектования электронными документами государственного и муниципального архива.

4. Перечислите основные источники комплектования электронными документами архива организации.

5. Сколько этапов экспертизы ценности электронных документов можно выделить? Назовите их и дайте характеристику этим этапам.

6. Какие документы оформляются по итогам экспертизы ценности электронных документов?

7. Если архив является частью единой СЭД, как осуществляется комплектование архива и экспертиза ценности электронных документов.

8. Что такое ретроконверсия архивных документов?

 

Глава IV. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ, УЧЕТ, ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

В организации долговременного и постоянного хранения электронных документов можно выделить две задачи. Первая - сохранить информационное содержание документов (их контент) с тем, чтобы обеспечить возможность их использования в деловой деятельности и в государственном управлении. При всей своей сложности задача понятна. В этом направлении имеется большой практический опыт, в том числе и отечественный – достаточно вспомнить продолжающиеся программы спасения ценно научной информации с магнитных лент, записанных в 80-е и 90-е годы. Задача вторая - сохранить не только содержание, но и юридическую значимость документов, чтобы всегда можно было доказать их целостность и аутентичность. Здесь отечественный опыт пока невелик, поэтому часто приходится использовать зарубежный. Но и там далеко не все проблемы решены. Поэтому эту задачу можно рассматривать как наиболее сложную из двух.

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом или государственным органом и им была придана максимальная доказательная сила, организации необходимо реализовать целый комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа. Ключевой задачей стратегии долговременной сохранности является обеспечение аутентичности и целостности документов.

Работа с документами должна быть организована так, чтобы в любой момент существовала возможность доказать, что это надежная информация, которая не была искажена, изменена или как-либо иначе испорчена с течением времени.

Сохранность электронных документов в архиве организации, как правило, обеспечивают несколько служб. ИТ-отдел обычно организовывает хранение и оперативный доступ к информации, решает технические проблемы хранения. Службы информационной безопасности реализуют основную задачу - обеспечения конфиденциальности, т.е. в ограничении доступа к информации. Архивную службу (и иногда – и юристов) волнует обеспечение сохранности электронной информации в качестве юридически значимых документов.

Напомним, что согласно стандарта ISO 15489, п. 7.2.2. Аутентичным считается документ, в отношении которого может быть доказано:

● то, что он является именно тем, чем он претендует быть;

● то, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;

● то, что он был создан или послан именно в то время, которое в нем указано.

Стандарт ISO 15489, п. 7.2.4. Целостность документа означает его полноту и неизменность.

С точки зрения архивного дела основной целью является не столько обеспечение сохранности отдельных документов, сколько сохранение массивов документов вместе с их взаимосвязями с тем, чтобы была возможность понять роль этих документов в деловой деятельности организации. Значение отдельного документа в большой степени зависит от контекста – от обстоятельств его создания и использования, от его взаимосвязей с другими документами.

Если в бумажном делопроизводстве то или иное дело физически объединяет "бумаги" по определенному признаку или признакам, то в системе электронного документооборота документы, как правило, физически не лежат в соответствующих делах. Очень часто номенклатура и состав самих дел – это всего лишь логическое представление содержимого базы данных, причем могут существовать и альтернативные представления. Документы "раскладываются по делам" виртуально, и эта логика – тот самый контекст - также может быть искажена или утрачена – можно сохранить все индивидуальные документы, но потерять информацию об их логических взаимосвязях.

Разрушение контекста может привести к потере юридической значимости документа, поскольку контекст создания и использования включает также и связи с другими документами. Для их фиксации используются различные способы, включая ссылки в "карточке" на другой документ по тому же вопросу или классификационный код, позволяющий связать все документы, относящиеся к одной и той же теме.

Обеспечение осмысленности электронных данных кардинально отличается от решения той же задачи в отношении бумажной документации. В отличие от бумаг, где физические характеристики обычно передают основную часть контекста создания и использования, в случае с электронными документами на физическом уровне он не зафиксирован, а потому и более хрупок.

Одной из основных проблем, которую сегодня решают организации и разработчики ПО при организации долговременного хранения электронных документов, является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Задача это многоплановая: необходимо сделать так, чтобы электронный документ можно было прочитать на той компьютерной системе или устройстве, на которой они первоначально были созданы и/или где они в настоящее время хранятся и/или которая в настоящее время используется для доступа к ним и/или которая будет использована для хранения электронной документов в будущем.

Причины нечитаемости информации на цифровом носителе:

1. Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей. Все виды носителей, используемые в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной окружающей среды, - например, к перепадам температуры и влажности. Подобные неблагоприятные условия или повреждают носитель, или ускоряют процесс его "старения" и деградации. Для обеспечения максимального срока службы различных типов цифровых носителей требуются различные уровни контроля параметров окружающей среды в местах хранения.

При использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна вследствие воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.

2. Моральное устаревание носителей и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей неизбежно, поскольку технологические достижения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов); изменяются конструктивные параметры устройств. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием.

3. Устаревание форматов документов – электронные документы создаются и используются в различных форматах. Многие из них являются "закрытыми" - либо недоступны их подробные описания, либо их использование может быть затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении, поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, выбирается небольшое число часто используемых стандартов, подходящих для целей архивного хранения.

Именно поэтому сейчас популярны открытые форматы, которые позволяют работать с электронными документами даже в отсутствие программного обеспечения, использовавшегося для их создания. Специалисты рекомендуют в случае необходимости сохранения электронных документов в "нестандартном" формате постараться оставить максимально подробное его описание и также само ПО.

Среди форматов для длительного и постоянного хранения пока что доминируют (среди текстовых) PDF/A, другие версии открытого формата PDF, SGML, XML и TXT. Для хранения веб-страниц используется HTML. Новые открытые форматы ODF и OOXML для длительного и постоянного хранения документов пока не используются.(См. Гл.3)

4. Устаревание программного обеспечения. При создании и использовании электронных документов организации и отдельные лица используют широкий набор пакетов программ. Для обеспечения сохранности документов чрезвычайно сложно сделать доступ к соответствующему ПО или поддерживать все эти пакеты в работающем состоянии.

Часть электронных документов может оказаться зависимой от программного обеспечения, - и, соответственно, их можно будет использовать лишь в устаревших информационных системах.

Операционные системы и прикладное ПО неизбежно будут вытесняться более новыми и производительными, имеющими больше функциональных возможностей. Это означает, что для сохранения документов придется периодически перемещать электронные документы из текущей программной среды в новую, т.е. осуществлять миграцию документов.

Сохранность электронных архивных документов обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов их хранения (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, пожарного и охранного режимов), применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, упаковка), а также рациональной организацией хранения, включающей размещение документов в архивохранилище, соблюдение порядка выдачи документов из хранилища, проверку наличия и контроль технического состояния документов.

Обеспечение сохранности электронных документов включает также необходимость создания их дополнительных рабочих копий, а также защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и т.п.), и от вредного физического воздействия.

Мероприятия по обеспечению сохранности электронных документов должны соответствовать общим требованиям, изложенным в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее Правила М., 2007), с учетом специфики электронных документов.

Архивохранилище электронных документов должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных и бытовых помещений и не иметь с ними общих вентиляционных каналов. Системы кондиционирования (естественная или искусственная вентиляция) должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей. Материалы покрытия стен, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения электронных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В архивохранилище электронных документов не допускается хранение электронных документов с магнитным рабочем слоем на металлических стеллажах или в металлических шкафах, в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400А/М. Место хранения электронных документов должно быть удалено от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей.

Обеспечение сохранности электронных документов в архиве предусматривает создание и соблюдение нормативно установленных условий и режимов их хранения.

Противопожарный режим в архивохранилище регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Охранный режим хранилища электронных документов обеспечивается в порядке, установленном п. 2.11.2.2 Правил, т.е. комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудования здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, наличием постов охраны, опечатыванием помещений, установлением пропускного режима.

Температурно-влажностный режим в помещениях, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении электронных носителей должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим:

для документов на магнитных дисках: температура воздуха – +15–20°С, относительная влажность воздуха – 50–65%.

для оптических дисков: температура не должна превышать +25°С, относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне 20–50%.

В хранилище с основными экземплярами электронных документов должны поддерживаться: температура – не выше +17°С и по возможности относительно низкая влажность воздуха. Не допускается хранение дисков при температуре ниже –10°C и относительной влажности ниже 10%.

При наличии рекомендаций фирмы-изготовителя электронных носителей по организации температурно-влажностного режима хранения им следует отдавать предпочтение перед приведенным выше общими рекомендациями.

Размещение хранилищ электронных документов в помещениях без окон допускается при наличии в них искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

В хранилищах допустимо воздушное или водяное отопление, совмещенное с приточной вентиляцией, оборудованной притивопыльными фильтрами.

В хранилищах с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения с применением рационального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха.

Не допускаются резкие колебания (в течение одних суток):

температуры: ±5°С – для оптических дисков,

относительной влажности воздуха: ±10%.

При длительном стабильном нарушении режима хранения, сопровождающимся повышением относительной влажности воздуха до 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища).

В период проведения различных видов работ с электронными документами допускается временное хранение (до 2 месяцев) электронных носителей в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре +20±5°С и относительной влажностью воздуха 50±20%.

Температурно-влажностный режим хранения электронных носителей контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время:

- в кондиционируемых помещениях – один раз в неделю;

- в хранилищах с нерегулируемым климатом – два раза в неделю;

- при нарушениях режима хранения – один раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима. В журнале также отражаются результаты проверки правильности показаний приборов и меры, принятые для нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов (термометров, гигрометров, психрометров, электронных термогигрометров и т.п.), а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха, проверки точности показаний определяются действующими нормативными и методическими документами.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование, применяемое в помещениях для хранения электронных документов, должно обеспечиваться заземлением. Аппаратура для работы с электронными носителями должна иметь защиту от поражения электрическим током; по своим параметрам и режимам работы отвечать требованиям ГОСТ 24863–87.

Средства хранения электронных носителей (стеллажи, шкафы, контейнеры, футляры) должны быть сделаны из материалов, устойчивых к воздействию температуры +150°C в течение 4 часов.

Перед размещением в хранилище и перед выдачей для использования или специальной обработки в помещениях с температурно-влажностным режимом, отличным от режима в хранилище, электронные носители должны пройти акклиматизацию. Хранилища не должны использоваться для акклиматизации и проведения работ по упаковке поступающих единиц хранения и единиц хранения, подлежащих транспортировке за пределы архива.

Акклиматизация оптических дисков проводится в плотных непроницаемых контейнерах при температуре +20±3°С и относительной влажности воздуха 40±10%. Продолжительность акклиматизации – 24 часа. При этом максимально допустимое изменение температуры – 10°С в час, максимально допустимое изменение относительной влажности – 10% в час.

Если электронные носители содержались при низкой температуре (например, при транспортировке), то перед выемкой в более теплом помещении, их следует нагреть в контейнере до необходимой температуры.

В случае если электронные носители доставляют в помещение с более низкой температурой, чем та, при которой они хранились, следует сначала провести акклиматизацию по влажности, а затем по температуре. В случае если оптические диски доставляют в помещение с более высокой температурой, чем та, при которой они хранились, следует сначала провести акклиматизацию по температуре, а затем по влажности.

Световой режим - хранение электронных носителей должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается их хранением в футлярах и контейнерах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Освещение в помещениях может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, жалюзи, штор и т.п.

Электронные носители и футляры не должны подвергаться воздействию флуоресцентного и ультрафиолетового излучения, в том числе воздействию прямых солнечных лучей.

Для искусственного освещения в хранилищах применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

В хранилище уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола – 20–50 лк, на рабочих столах – 100 лк.

Защита электронных носителей от разрушающего действия естественного и искусственного света должна осуществляться во всех помещениях, связанных с их хранением и при любых видах работы с электронными документами.

Санитарно-гигиенический режим устанавливает, что п омещения для хранения электронных документов должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли; в них должны соблюдаться требования санитарно-гигиенического режима, аналогичные требованиям хранения документов на бумажном носителе.

В хранилищах проводится ежедневная влажная уборка. При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков (формалина – 2%, катамина АБ – 5% и т.п.). Полы моются чуть влажной, но не мокрой тряпкой. Все остатки воды немедленно вытирают сухой тряпкой.

Не реже одного раза в месяц проводится влажная уборка стеллажей, полок, ящиков, первичных средств хранения электронных носителей. Для удаления грязи и пыли с полок, ящиков, внешних поверхностей коробок, боксов и футляров должны использоваться химически неактивные, чистые и не статичные салфетки.

Не допускается использование при уборке химических чистящих растворов, промышленных и бытовых моющих средств. При проведении уборки и санитарно-гигиенической обработки применяемые средства (вода, антисептики и т.п.) не должны попадать на электронные носители.

Не реже одного раза в неделю лицам ответственным за архив следует проводить обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения (контейнеров, футляров). Обеспыливание должно производиться с помощью вакуумных систем, выхлопные трубки которых выводят пыль из хранилища наружу, или с помощью пылесосов, снабженных многоуровневыми фильтрами.

В хранилищах не должно быть пылесобирающих материалов, асбестовых изоляционных материалов, ворсистых покрытий стен и мебели.

В хранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

В помещениях должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. Не допускается размещение электронных носителей в неприспособленных местах.

Окна в помещениях, открывающиеся в теплое время года, следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ, наружные отверстия вентиляционных систем.

Для проведения санитарно-гигиенических работ предусматриваются санитарные дни.

При работах с электронными носителями в соответствии с требованиями санитарно-гигиенического режима запрещается касание руками рабочих поверхностей носителей.

При очистке и ручной обработке электронные носители разрешается брать только в перчатках за кромки или защитный корпус. При обработке оптических дисков необходимо, чтобы перчатки, протирочный материал, салфетки и т.п. обладали устойчивостью к воздействию применяемых чистящих веществ (например, этиловому спирту). Наиболее подходящим материалом для перчаток является хлопок.

Эксплуатационный режим электронных документов устанавливает что при использовании носителей с электронными архивными документами, их перемещении, транспортировке, проведении специальной обработки запрещается перегибать, царапать, бросать электронные носители, касаться их рабочей поверхности голыми руками, ставить на них тяжелые и горячие предметы.

При перемещении или транспортировке электронных носителей в больших количествах и на большие расстояния футляры с электронными носителями должны помещаться в контейнеры в вертикальном положении.

Каждый обособленный электронный носитель (диск) должен быть уложен в негерметичный индивидуальный футляр рабочей стороной вниз. При этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие электронные носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками.

Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах на полках закрытых стеллажей или шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из контейнера.

При размещении футляров с электронными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.

В целях оперативного доступа к электронным документам электронные носители могут размещаться в роботизированных ленточных или дисковых библиотеках-накопителях (juke-box). В этом случае электронные носители размещаются в соответствии с требованиями производителей роботизированных библиотек.

Не допускается хранение электронных носителей на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные каркасы могут быть использованы при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление).

В Правилах обозначены общие требования к размещению электронных архивных документов: электронные архивные документы в помещениях для их хранения размещаются в порядке, обеспечивающем их хранение и комплексный учет а также оперативный поиск. Порядок расположения электронных документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Электронные архивные документы рекомендуется хранить в помещениях, обособленных от хранилища письменных документов, с учетом нормативных режимов хранения для их носителей.

В целях обеспечения сохранности архив должен иметь два экземпляра электронных архивных документов, записанных на отдельные электронные носители однократной записи: основной и рабочий.

Дополнительно к основному и рабочему экземплярам архивы могут создавать дополнительные экземпляры электронных документов.

Основные и рабочие экземпляры электронных документов рекомендуется размещать в разных хранилищах.

Электронные документы, записанные на основные экземпляры электронных носителей, по своему статусу являются подлинниками. Основной экземпляр носителя электронных документов может использоваться только для воссоздания рабочего экземпляра носителя электронных документов в случае его утраты или неисправимого повреждения.

Рабочие экземпляры носителей электронных документов используются для создания дополнительных рабочих экземпляров, если они необходимы для работы архива.

Основные экземпляры архивам, согласно Проекта Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах (М., 2013) рекомендуется хранить в основном хранилище электронных документов, территориально обособленном от хранилища рабочих экземпляров носителей электронных документов.

Рабочие экземпляры электронных документов должны размещаться на носителях, предназначенных для регулярного использования, в том числе для выдачи из хранилища пользователям.

В случае утраты или порчи основных экземпляров носителей электронных документов:

• рабочие экземпляры носителей электронных документов переводятся в разряд основных экземпляров;




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-12-29; Просмотров: 3130; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.012 сек.