Учет электронных документов в архиве

Учет архивных документов - это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах. Учет архивных документов является средством обеспечения сохранности и контроля за их наличием и состоянием, он закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, обеспечивает организационную упорядоченность и возможность их адресного поиска.

В соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Государственный учет архивных документов является средством обеспечения сохранности и контроля за их наличием и должен строиться в полном соответствии с нормативными требованиями, определяемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Система учетных документов архива и требования к их оформлению определяются в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, требованиями раздела III «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).

К основным (обязательным) учетным документам относятся:

- книга учета поступлений документов;

- список фондов;

- листы фондов;

- лист учета аудиовизуальных документов;

- опись дел, документов;

- реестр описей дел, документов;

- лист учета и описания уникального документа;

- внутренняя опись документов дела (для дел, в состав которых входят уникальные документы);

- список фондов, содержащих особо ценные документы;

- опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел;

- реестр описей особо ценных дел, документов;

- дело фонда;

- лист-заверитель дела;

- паспорт архивохранилища.

Книга учета поступлений документов

Книга учета поступлений документов предназначена для учета всех поступивших документов в архив:

- из архивов организаций;

- от физических лиц;

- из других архивных учреждений, а также количества, состава и состояния документов, поступивших на хранение за год.

Все поступающие в архив документы вносятся в книги учета поступлений документов на основании акта приема-передачи документов на хранение, отдельно за период до 1917 г. и период после 1917 года в хронологической последовательности. В пределах года каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из одного или нескольких фондов. В то же время, если в течение года документы одного и того же фонда поступают несколько раз, то каждое поступление будет самостоятельным под своим порядковым номером.

Если фонд поступает впервые, ему присваивается очередной порядковый номер по списку фондов.

Если поступившие документы являются частью фонда, уже находящегося на хранении, то в графе 9 книги учета поступлений указывается номер, присвоенный этому фонду ранее, а в графе «Примечание» делается отметка «Дополнительный прием».

В графе 3 «Наименование организации, от которой поступили документы», указывается наименование учреждения - сдатчика, под которым она существует на момент передачи документов, в отличие от графы 5, где указывается название организации -фондообразователя на последний год сдаваемых дел.

При сдаче документов личного происхождения в графе 3 указывается фамилия и инициалы лица, сдавшего на хранение документы, а в графе 5 официальное название фонда личного происхождения.

В графе 8 «Краткая характеристика состояния документов» указывается состав поступившей документации: управленческая (упр.), научно-техническая документация (нтд), по личному составу (л/с), личного происхождения (л/п).

На 1 января каждого года подводится итог о количестве поступивших за год документов. Единицы и формы учета электронных документов определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при постановке электронных документов на государственный учет.

В проекте «Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» разработаном взамен Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11 (опубликован проект на сайте Росархива) под единицей хранения документов Архивного фонда Российской Федерации – физически обособленный документ или архивные документы;

под архивным фондом – совокупность архивных документов исторически или логически связанных между собой. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция;

под документом государственного учета – документ установленной настоящим Порядком формы, отражающий объем, состав и/или содержание, а также физическое состояние или условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

под сводным документом государственного учета – документ, содержащий суммарные данные документов государственного учета;

под учетной базой данных – электронная база данных, созданная на программном обеспечении, предоставленном Федеральным архивным агентством (Росархивом), и содержащая описания архивных фондов в соответствии с перечнем элементов описания, определенным настоящим Порядком;

под сводной учетной базой данных – электронная база данных, содержащая суммарную информацию учетных баз данных;

под государственным учетом – система учета документов Архивного фонда Российской Федерации, основанная на сосредоточении в уполномоченных органах исполнительной власти в области архивного дела документов государственного учета, учетных баз данных, составлении сводных документов государственного учета, сводных учетных баз данных и предоставление информации, содержащейся в них в сети Интернет.

Государственный учет документов организуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в ведомственном ар­хиве, в государственном или муниципальном архиве), динамичности.

Приоритетное направление в области внедрения автоматизированных архивных технологий, в том числе при работе с документами на новейших носителях – развитие общеотраслевой системы автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Автоматизация системы централизованного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, проводится на базе ПК «Архивный фонд». При разработке его первых версий еще в начале 1990-х гг. в качестве стратегических целей были определены: полный охват архивов всех уровней и органов управления архивным делом; учёт всех видов документации; полный учёт архивных документов на уровнях фонда и описи; автоматизированное формирование архивных учётных документов.

Из всех нормативных и методических документов наибольшее внимание учету электронных документов уделено в "Основных правилах работы организаций" (2002). Но эти правила имеют существенные недостатки.

Например, Правила предлагают рассматривать в качестве "единицы учета электронных документов" – "единицу хранения или их комплект с записью файла(ов), составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедиа, база данных и т.п.), а также сопроводительную документацию". Но что такое "программно-информационный объект" определить достаточно сложно, однозначного ответа здесь быть не может. К тому же подобное определение и предлагаемая в Правилах форма учета электронных документов (лишь на очень высоком уровне агрегирования) не способствуют выполнению задач по проверке наличия документов. Недостаточно учитывать только лишь единицы хранения и даже "программно-информационные объекты". При копировании электронных документов на другой носитель "программно-информационный объект" может быть скопирован не полностью, что приведет к некорректному прочтению документа. Предлагаемая Правилами форма описи электронных документов не позволит выявить эту "пропажу".

Необходим учет и опись более мелких объектов: файлов и директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать единицами учета электронных документов для архивов всех уровней. в оперативном управлении (в делопроизводстве) электронных документов могут размещаться на сервере или винчестере компьютера. В этом случае отпадает необходимость внесения в опись электронных документов идентификации носителя. Но и при переносе электронных документов на внешние носители необходимость внесения идентификации носителя в описательные статьи описи является излишней. Какими бы надежными носители ни были, существует определенная вероятность их утраты. При этом файлы с электронными документами будут записаны на другой носитель (с другой идентификацией), а опись придется пересоставлять или исправлять.

В последние годы в рамках государственных программ развития архивной отрасли проведена значительная работа по созданию, продвижению и развитию этой системы. Определена и создана модель системы баз данных, необходимых как архиву, так и отрасли в целом, определено взаимодействие баз данных в самом архиве и по иерархии – с базами данных органов управлений архивным делом и БД Росархива; обозначены основные требования к программному обеспечению, выполняющему функции автоматизированного госучета:

- оно должно быть унифицированным по отрасли;

- должна быть преемственность по отношению к традиционным методикам, а также к предшествующему программному обеспечению;

- для облегчения работы с программным обеспечением, оно должно иметь дружественный интерфейс;

- работать как в автономном, так и в сетевом режимах.

ПК «Архивный фонд» создает возможность учёта кино-, фоно-, видео- и электронных документов. Можно будет распечатывать опись и, заверив её надлежащим образом, получать полноценный традиционный документ госучёта.

Более полную автоматизацию учёта архивных документов обеспечивает функция пересчёта объёмных показателей при движении документов. Программой автоматически создаются паспорт архива и практически все учётные формы, являющиеся приложениями к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Рис. Диалоговое окно Паспорт архива

Обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в 4-ю версию сведения, накопленные в формате 3-й версии ПК «Архивный фонд».

Рис. Диалоговое окно ПК «Архивный фонд»

Учету подлежат все хранящиеся в государственном и муниципальном архиве в составе соответствующего фонда электронные дела, электронные документы (файлы) в составе электронного дела, описи электронных дел. Каждое электронное дело является единицей хранения, размещаемой на обособленном электронном носителе (диске).

Рис. Диалоговое окно ПК «Архивный фонд». Состав и объем архивных документов

Приложение АФ 4.3. (М., 2011) позволяет автоматизировать следующие виды деятельности архива:

- ведение учета и НСА архивных документов, каталогизацию и топографирование документов, формирование отчетов по составу фондов и документов;

- поиск объектов учета (фондов, описей, единиц учета и хранения, документов) по различным реквизитам;

- ведение списков возможных значений реквизитов объектов учета, паспортов архива и архивохранилищ, формирование отчетов, ведение списка пользователей и управление их правами;

- импорт базы данных архива предыдущих версий;

- резервное копирование базы данных архива.

Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров.

Каждой единице хранения электронных документов в целях ее идентификации присваивается архивный шифр – условное обозначение, включающее:

- официальное сокращенное наименование государственного (муниципального архива);

- номер архивного фонда;

- номер описи электронных дел;

- номер единицы хранения электронных документов по описи электронных дел;

- вид носителя (например: CD-R, DVD-R);

- указание в скобках статуса экземпляра носителя: (осн.) – основной, (раб.) – рабочий.

Архивный шифр – обозначение, присваиваемое каждой единице учета с целью обеспечения ее идентификации при использовании. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда (архивной коллекции), описи (информационного ресурса), единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой).

Хранение учетных документов для государственных и муниципальных архивов осуществляется в установленном Правилами (М., 2007) порядке, для архивов организаций Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002).

Дата добавления: 2014-12-29