Организация использования документов электронных архивов

В настоящее время в федеральные законы и подзаконные акты вносятся изменения в целях приведения их в соответствие с нормативными правовыми актами, предполагающими использование электронных документов в различных сферах общественных отношений.

Основная проблема использования документов СЭД сегодня это практика применения электронного документа в оперативной деятельности, вопросы применения электронных документов перешедших в категорию архивных документов, т.е. изъятых из оперативного документооборота практически не рассматриваются.

Электронный документ, подписанный электронной подписью, в том числе полученный в результате взаимодействия органов и организаций, предоставляющих государственные и муниципальные услуги и исполняющих государственные и муниципальные функции, посредством СМЭВ, является равнозначным обычному бумажному документу с подписью должностного лица и печатью соответствующей организации.

Электронный документооборот прочно вошел в жизнь компаний. С контрагентами заключаются соглашения об использовании документов в электронном формате, фирмы обмениваются первичкой и сдают декларации в налоговую инспекцию по каналам связи. Безусловно, такой способ передачи документов имеет множество преимуществ: экономит время как компаний, так и инспекторов, позволяет быстро получить дубликат в случае утери или порчи оригинала и т. д.

Перенос сферы услуг в область электронного дистанционного обслуживания является тенденцией последних лет. Использование такой формы взаимодействия позволяет поставщикам услуг значительно экономить на ресурсах, которые затрачиваются на предоставление услуги, а также снизить количество ошибок и повторных обращений, в то же время для потребителя повышается удобство пользования услугой, так как он избавляется от необходимости лично являться в различного рода инстанции.

В связи с этим использование электронных документов связывают чаще всего именно с оперативным использование электронного документа, о всех преимуществах СЭД мы уже говорили в предыдущих главах и об эффективности электронного архива.

Некоторые услуги, несмотря на перевод их в электронную форму, требуют четкого и структурированного документооборота. В связи с этим возникает потребность автоматизировать процессы оказания услуг в электронной форме с сохранением стандартных требований к такого рода процессам, как то: стандартные утвержденные формы электронных документов, возможность формирования документов в «бумажном» виде в случае необходимости, придание легитимности документам и т.д.

Подобные задачи позволяет решать использование механизмов интеллектуальных электронных документов и платформ автоматизации процессов их обработки. Использование подобных решений позволяет:

1. Предоставлять пользователям услуги готовые шаблоны электронных документов установленного формата для заполнения.

2. Формировать «бумажные» документы в необходимом виде.

3. Использовать функционал электронно-цифровой подписи для обеспечения легитимности документооборота.

Сегодня эти вопросы активно решаются путем усовершенствования систем СЭД, созданием СМЭВ и МЭДО.

Но оперативное использование документов электронного архива это лишь одна сторона вопроса использования документов. Эта проблема обсуждаема и решается каждой организацией в рамках внедрения систем электронного архива. О возможностях модулей ПО мы также говорили в предыдущих главах. Более существенной на наш взгляд является проблема использования документов в электронной форме в государственных и муниципальных архивах. Переход на оказание услуг в электронной форме создает для архивистов сегодня достаточно большие сложности в реализации основных направлений деятельности по использованию архивных документов. Внедрение новых информационных технологий позволяет архивам формировать фонды на различных информационных носителях, совершенствовать способы обеспечения доступа к информационным ресурсам, качество и оперативность предоставления информации.

Основными формами использования документов любого архива организации являются:

- информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;

- исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

- использование документов в средствах массовой информации;

- подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;

- выдача документов во временное пользование.

Самой трудоемкой из вышеперечисленных форм является исполнение запросов граждан и организаций социально – правового характера. Есть основания полагать, что роль электронных архивов в будущем неизмеримо возрастет в связи с переходом к информационно-коммуникационным технологиям предоставления государством услуг гражданам и организациям в электронной форме. Именно это направление отнесено государством к основным приоритетам развития информационного общества в 2011-2015 годах.

Основными формами использования архивных документов государственного и муниципального архива является организация предоставления пользователю открытых документов АФ РФ, справочно-поисковых средств к ним и изданиям библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Использование электронных документов в архивах требует хорошей технической оснащенности и наличие обученного персонала для работы с ИТ технологиями, кроме программиста, сопровождающего и дорабатывающего электронный каталог и БД, необходимы еще веб-мастер и сетевой администратор. Современному потребителю необходим доступ к полнотекстовым БД.

Сегодня активно разрабатывается Портал «Архивы России», на котором размещены официальный сайт Росархива и другие архивные сайты. Число его посетителей осталось на прежнем высоком уровне, который был достигнут в 2010 г. в связи с размещением цифровых образов документов по Катыни. На портале размещена, стала доступна пользователям, первая часть открытого модуля общероссийской БД о фондах, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (так называемый Центральный фондовый каталог). Она дает возможность поиска информации о 73 тыс. фондах федеральных архивов. В 2012. к ней присоединены сведения о десятках тысяч фондов региональных архивов.

Получила согласование Минкомсвязи России специальная ведомственная программа информатизации, предусматривающая комплекс мероприятий по расширению доступа к архивам, активизации роли Росархива в вопросах внедрения электронного документооборота.

В целях сокращения сроков и повышения качества исполнения социально-правовых запросов граждан (ежегодно федеральные архивы исполняют около 30 тыс. таких запросов) начата работа по созданию единого Центра справочно-информационной работы федеральных архивов в г.Москве на базе Российского государственного архива научно-технической документации.

По поручению Правительства Российской Федерации при взаимодействии с Минкомсвязью России и Минэкономразвития России подготовлены и утверждены постановлением Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. №751 изменения в Правила делопроизводства в федеральных органах ис­полнительной власти, с учетом особенностей работы с электронными доку­ментами. В целях выполнения распоряжения Правительства РФ от 12 фев­раля 2011 г. № 176-р и методического обеспечения подготовки федераль­ными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме элек­тронных документов при организации внутренней деятельности, приказом Росархива от 29 апреля 2011 г. № 32 утверждены соответствующие мето­дические рекомендации. Именно в отношении включенных в эти перечни документов с 1 января 2012 г. осуществляется безбумажный до­кументооборот.

Многие федеральные органы власти не смогли провести работу по созданию (модернизации) систем электронного документооборота (СЭД). Это произошло, в частности, по следующим причинам. Во-первых, приказ Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 г. №221, которым утвер­ждены «Требования к информационным системам электронного документо­оборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной ин­формации ограниченного распространения», был зарегистрирован Минюс­том России только 15 ноября 2011 г. Во-вторых, сжатые сроки исполнения ряда позиций распоряжения Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р не учли установленные нормативными правовы­ми актами процедуры, связанные с разработкой и модернизацией информа­ционных систем (подготовка технического задания, проведение торгов, за­ключение государственного контракта, монтаж и налаживание оборудова­ния, проведение опытной эксплуатации разработанной (или модернизированной) СЭД, ее аттестация по требованиям безопасности информации, раз­вертывание удостоверяющих центров и их аккредитация, обеспечение долж­ностных лиц средствами электронной подписи и т.д.). В-третьих, действую­щие в федеральных органах исполнительной власти СЭД имеют разнотип­ные программно-аппаратные платформы и технические решения, зачастую несовместимые друг с другом. Некоторые федеральные органы ис­полнительной власти вообще не имеют СЭД или они ненадлежащего каче­ства и нуждаются в значительных финансовых средствах на модернизацию.

Самым масштабным социальным проектом в области архива электронных документов можно считать создание Обобщенного банка данных (ОБД) о защитниках Отечества, погибших и пропавших без вести в период Великой Отечественной войны и послевоенный период – «Мемориал». На сегодняшний день в ОБД введено 13,7 млн. цифровых копий документов о безвозвратных потерях периода Великой Отечественной войны из 38 тыс. архивных дел ЦА МО РФ, ЦВМА, РГВА, ГА РФ, региональных архивов Росархива и 42,2 тыс. паспортов воинских захоронений, расположенных в Российской Федерации и за ее пределами. Дополнительно в ОБД загружено более 1000 томов Книги Памяти. Всего в ОБД более 29 млн. записей из архивных документов (не путать с общим числом боевых потерь - 8,67 млн. чел.) и около 10 млн. записей из Книги Памяти. Работы по пополнению банка данных продолжаются. Последнее обновление осуществлено 08 апреля 2010 года [1]. На сегодняшний день ни в одной стране мира нет подобного банка данных. Осуществление такого проекта требует построения многоэтапной цепочки по сбору, проверке, оцифровке бумажных массивов, исчисляющихся миллионами листов, загрузке данных в мощную поисковую систему, обеспечение глобального многопользовательского доступа к документам. При этом все участвующие в его создании люди чувствуют особую ответственность за то, что каждая допущенная в работе ошибка может в корне изменить судьбу того или иного воина. Все это делает еще более ценным тот факт, что именно в современной России объединенные действия государства, общественных организаций и научно-технических фирм привели к созданию ОБД "Мемориал".

Можно говорить с уверенностью, что опыт работы по созданию электронных архивов в России есть. Каждый проект при этом абсолютно индивидуален. Очень многие факторы влияют не только на процесс работы по созданию электронного архива, но и на организацию работы с ним: 1) общее состояние архивных документов, 2) материально-техническая база архива, 3) состав источников комплектования; 4) нормативное обеспечение деятельности; 5) наличие средств финансового обеспечения и т.д. этот список можно дополнять бесконечно. Решить все, а в первую очередь организационные вопросы на современном этапе развития архивной отрасли в России архи сложно, еще более проблематичным является технический вопрос реализации внедрения электронных архивов. В 2011 г. запущена новая программа «Информационное общество», благодаря которой к 2020 г. Россия должна будет войти в первую 10-ку международного рейтинга по индексу развития информационных технологий и в 20-ку рейтингов по развитию электронного правительства и сетевого общества.

Крупнейшие госструктуры заявляют о том, что намерены внедрять множество крупных ИТ-проектов, строить ведомственные «облака», а также создавать «интеллектуальные» информационные системы, способные не только собирать, но и анализировать данные и тем самым помогать решать множество актуальных задач управления, хранения данных.

РЕЗЮМЕ

Обеспечение сохранности электронных документов на современном тапе развития один из наиболее актуальных, но нерешенных вопросов практики хранения документов. Для обеспечения сохранности электронных наиболее популярными являются методы: миграции, конвентирования в стандартный формат на другой носитель, копирования. Рекомендуемым является формат XML, позволяющий перемещать электронные документы с одного типа программного и технического обеспечения на другой без потерь информации.

Хранить электронные документы сегодня обычно рекомендуется на оптических дисках с однократной записью и многократным считыванием (CD-R, DVD-R), обеспечивающих защиту данных от некорректного обращения. Однако ни одно из цифровых средств хранения не подходит для долгосрочного, архивного сохранения документов. По общим оценкам, срок их физической пригодности составляет до 30 лет. Технологически они устаревают в срок от 5 до 10 лет. Поэтому файлы необходимо регулярно перемещать на новые средства хранения. Процедуры резервного копирования защищают хранящиеся данные от утраты и повреждения.

Система резервного копирования требует специального программного и технического обеспечения. При этом лучше, если резервное копирование осуществляется на сменные носители.

Правила хранения архивных документов предполагают целый комплекс организационных и технических мероприятий. Требования по организации хранения, учету, обеспечению сохранности электронных документов закреплены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (М., 2007), отражены в национальных стандартах и методических рекомендациях Росархива по обеспечению сохранности документов АФ РФ.

Учету подлежат все хранящиеся в государственном и муниципальном архиве документы в составе соответствующего фонда электронные дела, электронные документы в составе электронного дела, описи электронных дел. Учет осуществляется также согласно Правил (М., 2007). Базовым продуктом автоматизации государственного учета архивных документов является ПК «Архивный фонд», в органах государственной власти применяется ПК «Архивное дело» (разработчик «ЭОС»).

Вопросы для самопроверки

1. Перечислите основные требования к организации хранения электронных документов.

2. Назовите наиболее актуальные проблемы организации хранения документов в электронной форме.

3. Какие методы хранения документов в электронной форме сегодня применяются в практике архивного хранения документов? Перечислите их.

4. В чем отличия метода миграции от эмуляции и конвертирования?

5. Назовите основные принципы учета электронных документов в электронном архиве.

6. Можно ли говорить о преемственности учтённых документов в практике государственных, муниципальных и ведомственных архивов, если да, то в чем это проявляется?

7. Что понимается под единицей учета в электронном архиве?

8.Перечислите нормативные акты регламентирующие вопросы организации хранения, учета и использования документов АФ РФ.

9. Как документы должна передать организация источник комплектования в государственный архив при первой передаче на хранение электронных документов?

10. Как организуется использование электронных архивов в Российской Федерации?

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Какими будут информационные технологии будущего - предвидеть сложно. Пока не найден путь к полной долгосрочной сохранности цифровой информации во всем ее многообразии, со всеми удобствами поиска и внешнего представления, но уже сейчас можно гарантировать доступность для будущих поколений линейной последовательности букв и цифр, т. е. неформатированных текстов, а также графики в растровых форматах (в виде такой же последовательности точек разных цветов). Очевидно, что еще долгое время для хранения базы данных будут использоваться не только их исходные программно-зависимые форматы, но и одновременно создаваться их архивные копии в текстовой форме.

В практике организации электронных архивов пока еще существует риск утраты не только самих данных, но и их описаний и поисковых характеристик, вносимых в информационно-поисковую систему архива, или превращения ее в архаичный массив информации, несовместимый с более современными технологиями. Уже сегодня очевидно, что информационные системы будущего будут полностью интегрированы в глобальную систему телекоммуникаций. Исходя из этого, можно оценить степень доступности создаваемых сегодня информационных ресурсов: те из них, для которых сложно обеспечить онлайновый доступ через Интернет, наверняка будут труднодоступны для наших потомков (а возможно, и для нас самих спустя всего 10 - 15 лет). Хранение баз в системе Интернет также вызывает немало вопросов. Исходя из этого, наиболее перспективно стремиться к "открытости" автоматизированной системы архива на базе современных интернет-технологий, но с созданием надежного страхового фонда. Но конкретные пути к этой цели еще предстоит найти.

Для архивного хранения цифровой информации специалисты предлагают разные варианты. Первый из них - хранение электронных документов по месту их создания, в тех организациях, которым эти документы принадлежат. Предполагается, что при периодическом усовершенствовании своих информационных технологий такие организации смогут преобразовывать в соответствии с новыми требованиями и архивную информацию. При этом государственные архивы должны обеспечивать только учет документов и контроль за их хранением. Этот подход взят на вооружение архивистами Австралии, его принципы подробно изложены на их сайте в разделе "Электронные документы".

Второй возможный подход - это создание в обычных государственных архивах подразделений по хранению электронной документации. По такому пути пошли в Соединенных Штатах Америки и некоторых других странах. В США при Национальном архиве (NARA) создан Центр электронных документов (Center for Electronic Records). Другие американские архивы тоже принимают на хранение как традиционные, так и электронные документы.

Третьим вариантом является создание специализированного архива, который хранил бы только электронные документы, подобно тому, как существуют архивы для кинофильмов, фотодокументов, аудио- и видеозаписей. Такие архивы, первоначально называемые "Архивами данных" (Data archives), были созданы на частной основе в некоторых западноевропейских странах (Дании, Нидерландах) еще в 1960-е годы для хранения материалов переписей населения и научно-исследовательских баз данных. В последние годы наметилась тенденция превращать их в государственные архивы, которые должны хранить не только базы данных, но и материалы делопроизводства государственных учреждений, если они существуют в электронном виде.

Каждый из этих подходов имеет свои достоинства и свои недостатки, которые могут по-разному проявляться в странах с разным уровнем экономического развития и разными культурными традициями.

Поддержание электронных документов в доступном состоянии требует постоянной заботы: контроля физического состояния носителей, регулярной конвертации (перезаписи на другой тип носителя и/или в файл другого типа) и миграции данных (переноса в другую информационную среду, в том числе под новые операционные системы). Организации, создающие документы, далеко не всегда имеют возможность (да и желание) проявлять такую заботу в отношении документов, непосредственная надобность в которых отпала. В странах, где уровень общественного сознания недостаточен, этот подход неизбежно приведет к массовой гибели документов, и никакой контроль со стороны архивных учреждений не сможет этого предотвратить.

Американский подход оправдан только в богатых странах с сильной экономикой, потому что он очень дорогостоящий. В условиях постоянного изменения информационных технологий, программного обеспечения и носителей информации требуются такие же постоянные затраты на техническое перевооружение архивов и обучение персонала. Между тем архивная отрасль почти в любой стране традиционно является одной из наименее финансируемых. Для нее достаточно сложно поддерживать на необходимом уровне техническое и кадровое обеспечение хотя бы одного архива. Распыление имеющихся средств на несколько объектов в такой ситуации бесперспективно.

Третий подход годится для любой страны, к тому же его можно сочетать с любым из двух остальных. В необходимых случаях можно оставить документы в организации, имеющей достаточный потенциал для их гарантированного сохранения в ведомственном архиве. Для этого можно в индивидуальном порядке продлить для этой организации срок ведомственного хранения или выдать ей лицензию на долгосрочное хранение архивных документов. Кроме того, специализированный центр может постепенно, по мере появления финансовых возможностей, превратиться в базу по подготовке кадров для остальных архивов, что позволит плавно перейти в будущем ко второму варианту.

Подход России к хранению документов на электронных носителях пока еще не определен, мы делаем только первые шаги в освоении этого направления архивной практики, но весьма уверенно.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

Тесты для самоконтроля

Дата добавления: 2014-12-29