Важная проблема, требующая дальнейшей проработки, это проблема аутентификации (подтверждения подлинности) электронных документов. 6 страница

STOR-M 3 относится к типу универсальных электронных архивов, которые, без дополнительного программирования, могут быть быть использованы для любого типа документации. Универсальность системы обеспечена ее модульностью, позволяющей легко расширять функциональность продукта. Помимо основных модулей, отвечающих за создание электронного контента и управление им, существуют и дополнительные. Они, в зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, обеспечивают специфичные функции, например, для архивов финансовой (платежной) документации - функцию выборки, позволяющую в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

Система имеет 2 клиентских интерфейса: полный клиент (предоставляется редакторам системы для изменения данных) и web-интерфейс, организующий доступ к системе через локальную сеть или Интернет на просмотр, организацию поиска и скачивание документов через браузер.

Основные модули программы:

Архив - базовый модуль, отвечающий за формирование массива документов, их классификацию с помощью атрибутов и справочников, подгрузку документов в систему и осуществление контекстного и полнотекстового поиска.

Система безопасности отвечает за регистрацию пользователей, формирование политик доступа и распределение уровней доступа от каталогов до отдельно взятых документов и атрибутов по ним. Системой ведется полный аудит по навигации пользователей по структуре архива, просмотру и модификации объектов. Возможна работа с внешним LDAP и режимом SSO.

Поточный ввод документов - инструмент, позволяющий заводить в систему и индексировать большие объемы документов. При использовании этого инструмента ввод и индексация документа в систему в целом составляет порядка 30-40 секунд на 1 документ.

Система обмена сообщениями (AMS) служит для обмена сообщениями, назначения задач и отслеживания статуса их выполнения. Информация о задачах циркулирует во внутреннем формате системы; копия задачи может быть также отправлена на e-mail пользователя.

Модуль подписки и рассылки уведомлений отвечает за подписку пользователей или групп пользователей на уведомления о различных событиях системы (появление новых документов, изменение и добавление атрибутов, смена их значения и другие).

Модуль экспорта данных обеспечивает выгрузку данных, полную или частичную (по разным критериям), из системы в различных форматах.

Дополнительные модули:

Модуль выборки (проверки) организует выборки данных по определенным критериям, работу с выборками и сквозную печать. Данный модуль предназначен в основном для архивов финансовой (передача в контролирующие и налоговые органы) и проектной документации (передача клиентам, подрядчикам или партнерам).

Печать учтенных копий позволяет отслеживать количество произведенных копий документов, расположенных в системе, автора копии, формируя при этом записи на самом документе в виде водяных знаков.

Личные папки представляют собой дополнительные функцию к базовому модулю и веб-клиенту, позволяющую пользователям системы создавать внутри личные пространства в виде персональных папок с данными из с

Image Server отвечает за формирование образов исходного документа в формате PDF, отображаемого в интерфейсах системы вместо основного документа. Таким образом организуется защита файлов в исходном формате, за счет постраничного отображения уменьшается нагрузка на сеть, при этом файл может быть закрыт на печать, редактирование и скачивание.

Модуль актуализации организует процесс поддержания документов системы в актуальном состоянии (специфический модуль, в основном предназначен для архивов нормативно-технической документации). (см. иллюстрацию)

OCR - модуль, дополнительно подключаемый к базовому, позволяющий в фоновом режиме распознавать документы и индексировать полученные данные для организации полнотекстового поиска среди графических документов.

Модуль криптования позволяет организовать дополнительную защиту путем криптования данных, расположенных на сервере или подгружаемых с полного клиента.

Итак, подведем итог. Программа с помощью, которой создается электронный архив организации должна отвечать следующим требованиям и иметь свойства:

1. Взаимодействие с любым периферийным оборудованием, используемым в процессе документооборота, создания электронного архива, управления потоками информации и проектными данными: оборудованием для сканирования документации (необходимым для преобразования бумажной документации в электронный вид); оборудованием для тиражирования документации (любыми сетевыми и локальными устройствами тиражирования - плоттерами, принтерами, инженерными комплексами); оборудованием для долгосрочного надежного архивного хранения информации (роботизированными CD-DVD библиотеками и другими накопителями).

2. Соответствие требованиям стандарта серии ISO 9001.

3. Учет специфики организацийй, имеющих большой объем документов на бумаге не "переведенных" в электронный вид. И учет специфики организации, производящей тиражирование документации;

4. Модульность, гибкость конфигурации, возможность поэтапного внедрения и поддержки.

Подобные системы осуществляют полное управление и взаимодействие всех модулей электронного архива - ввода, хранения, тиражирования. В состав систем входят:

- СУБД (Interbase, MsSQL, Oraccle);

- Серверная часть - набор таблиц СУБД, хранящих информацию, заводимую через карточку документа, а также информацию о версии, статусе, маршруте, действиях над документами, произведенных пользователями при обработке и разработке. Таблицы СУБД содержат ссылку непосредственно на файл документа, хранящийся на файл - сервере;

- Файл - серверы - хранилища непосредственно файлов документов, обращение к которым осуществляется не в файл-серверном режиме, а через программную надстройку - архивную систему. Так, например, при нахождении необходимой карточки документа, возможна инициализация функции просмотра или редактирования (согласно прав пользователя) и вывода на экран непосредственно самого документа, его редактирования, тиражирования, изменения статуса, проверки, создания новой версии, подписи. Как описывалось выше, существуют 2 подсистемы хранения,

- оперативная и долгосрочная.

Файл-сервером оперативного хранения может являться жесткий диск сервера, где установлена СУБД, дополнительный диск, RAID - массив или любой приемлемый по объему сетевой ресурс. Объем ресурса определяется из реальных объемов документов, доступ к которым должен осуществляться оперативно. Другим типом файл - серверов, являются файл - серверы долгосрочного архивного хранения на носителях повышенной надежности - DVD - библиотеки, описанные выше. При перемещении файлов в область долгосрочного хранения, автоматически производится их копирование на DVD - носители и переиндексация таблиц СУБД. Переиндексация заключается в том, что ссылка на файл, находящаяся в таблице теперь представляет ссылку на ресурс - DVD - библиотеку. При использовании технологии DVD-RAM, процесс переноса файлов на DVD носители для пользователя выглядит так же, как и процесс копирования на обычный сетевой диск;

5. Периферийное оборудование. Как описывалось выше, полное программно - аппаратное решение включает также устройства сканирования и тиражирования.

Государственные и муниципальные архивы, наряду с другими архивными учреждениями, решают поставленные государственной программой «Информационное общество» задачи повышения эффективности обработки запросов граждан и организаций и сохранения культурного наследия путём оцифровки архивных фондов.

В рамках предоставления муниципальных услуг увеличивается количество социально-правовых запросов для подтверждения прав граждан на обретение гарантий и льгот, возрастает объём обращений к хранящимся в муниципальных архивах историческим, научным, краеведческим документам.

Тем не менее, на пути автоматизации деятельности государственным и муниципальным архивам приходится решать задачи:

- создания фонда пользования и научно-справочного аппарата в электронном виде;

- эффективного управления и обеспечения удалённого поиска и доступа к архивным информационным ресурсам;

- приёма на хранение и учёта электронных документов (в т.ч. не имеющих бумажной основы), всё чаще используемых организациями-источниками комплектования;

- снижения нагрузки на сотрудников за счёт автоматизации внутренней деятельности и уменьшения объёма ручного труда.

Успешно реализует проекты по автоматизации деятельности государственных и муниципальных архивов – от создания электронных описей до внедрения единой архивной информационной системы Администрации муниципалитета, интегрированной со СМЭВ и региональным порталом госуслуг корпорация ЭЛАР.

Муниципальный архив хранит фонды местных органов государственной власти и управления, научно-технической документации крупных промышленных и строительных предприятий (проектная, технологическая, научно-исследовательская); располагает документальными коллекциями картографических и исторических документов, фотографий архитектурных памятников, видео документов с записью важнейших событий из жизни города.

Такие же проекты по созданию электронного архива документов реализуются в государственных архивах Российской Федерации. Федеральными органами исполнительной власти проводится интенсивная работа по созданию и предоставлению в открытый доступ электронных архивов.

Эти электронные архивы представляют собой хранилища оцифрованных (переведенных в электронный вид) массивов бумажных документов, составляющих соответствующие архивные фонды.

Примерами таких систем могут служить сайты, созданные Росархивом, Министерством обороны и рядом других органов. Де-факто, когда говорят об электронном документообороте, на самом деле речь идет об обороте электронных копий документов, исполняемых на бумаге.

Следствием этого является то, что практически все нормативные документы в области делопроизводства и документооборота явно или неявно ориентированы на работу с бумажными документами.

Попытка применить их к электронному документообороту сразу порождает массу вопросов и, в первую очередь, какую совокупность данных, хранящихся в вычислительной системе считать электронным документом, что передавать на постоянное хранение? Что создает определенные сложности в организации приема на государственное и муниципальное хранение электронных документов.

Безусловно, принятие 6 апреля 2011 г. федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» является серьезным шагом в деле расширения сферы электронного документооборота и как следствие архива электронных документов.

Однако это только одна сторона проблемы создания электронных архивов. Она касается и ранее созданных или создаваемых вновь архивов бумажных документов.

Итоги паспортизации архивов в 2010 г. показали, что электронных архивных документов в России практически нет.

На сайте Федерального архивного агентства выложены два интересных документа:

1. Выдержки из информационно-методического письма Росархива от 1 декабря 2010 года № 5/2270-Т «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2010 и качестве составления паспортов».

2. Справка об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Данные, представленные в документах, наглядно показывают, что электронные документы на хранение в государственные и муниципальные архивы практически не поступают, а официально на временном и депозитарном хранении в организациях электронных документов их вообще нет.

Место архивов в современном мире определяется той ролью, которую играет в нем документ как оперативный регулятор различных сфер деятельности человека, общества и государства. Востребованность в ретроспективной документной информации для решения задач социально-экономического развития страны, государственного и муниципального управления делает архив надежным, адресным, оперативным информационным звеном управленческой деятельности человека, общества и государства. Аутентичность хранящихся в архиве документов, их неприкосновенность означают, что они носят доказательный характер. Выполняя социально-правовые запросы граждан, архив обеспечивает функционирование системы социальной защиты населения. Организуя использование ретроспективной документной информации в научно-исследовательских целях, архив имеет признаки научной организации. Популяризируя историю страны в целом и родного края в частности, архив выступает в качестве культурно-просветительского учреждения.

Архивные документы олицетворяют историю страны, подтверждают права граждан и государства, поддерживают принципы демократии, в том числе право граждан иметь необходимую информацию о деятельности органов власти всех уровней.

На протяжении предыдущей истории основная задача архивов заключалась в обеспечении сохранности прежде всего бумажных документов, однако повсеместное и массовое распространение информационно-коммуникационный технологий, внедрение электронного правительства предопределили коренные изменения в природе самих документов и, соответственно, в области документирования и документооборота. Уже в настоящее время все большая часть документации создается в электронной форме и с течением времени объем электронных документов будет только возрастать. Способность их принять, сохранить и использовать становится жизненно важной для эффективного государственного управления. В связи с этим архивам необходимо искать пути организации работы с электронными документами.

Для этого должны быть:

- сформирована полноценная нормативная база по созданию и хранению электронных документов в делопроизводстве, в архивах органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также разработан порядок подготовки и передачи в государственные и муниципальные архивы документов Архивного фонда Российской Федерации, созданных в форме электронных документов;

- разработаны единые технологии и форматы архивирования электронных документов, их передачи на постоянное хранение, а также обеспечения их долговременной сохранности и организации доступа в наиболее удобной для пользователей форме, гарантирующие возможность их трансформации в условиях постоянного совершенствования информационных технологий;

- организовано научно-методического и практическое взаимодействие и партнерство с органами государственной власти, органами местного самоуправления, научными и образовательными учреждениями, частным сектором в области работы с электронными документами;

- создан на базе одного из федеральных архивов Центр хранения электронных документов с соответствующей инфраструктурой, способный осуществлять централизованные прием, хранение и организацию доступа к электронным документам постоянного срока хранения федеральных органов государственной власти, использующих систему электронного документооборота и включенных в системы МЭДО и СМЭВ, а также централизованное хранение оцифрованных копий документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных архивах, ведение общеотраслевых баз данных, в первую очередь Центрального фондового каталога, взаимодействие архивов с внешней информационной средой. В субъектах Российской Федерации целесообразна либо организация аналогичных центров, либо использование в этих целях возможностей создаваемых в настоящее время центров обработки данных (ЦОД).

Это позволит гарантировать сохранность информации в электронной форме на всех уровнях архивного хранения, повысить эффективность взаимодействия государственных и муниципальных органов всех уровней, а также организаций и населения с государственными и муниципальными архивами, ускорение прохождения обращений юридических и физических лиц, повышение качества и полноты оказываемых государственных услуг, повышение степени защиты информации от разглашения и несанкционированного доступа, интеграцию информационных ресурсов архивов с другими информационными ресурсами, повышение производительности труда работников архивов.

РЕЗЮМЕ

Современный уровень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов, осуществления перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту. Информационные технологии – это не только дополнительные возможности, но и определенные сложности для организаций. На сегодняшний день существуют проблемы в области разработки понятийного аппарата электронных документов и применения терминологии; изучения специфики электронных документов; подлинности электронных документов; придания им юридической силы; изучения опыта работы с электронными документами в различных организациях; выработки и нормативного закрепления требований и методических рекомендаций по работе с электронными документами. Многие проблемы электронных документов еще ждут своего решения. А когда они будут разработаны – не известно.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г) в ст.5 «Состав Архивного фонда Российской Федерации» указывается, что в Архивный фонд входят архивные документы независимо от вида носителя, в том числе электронные документы. В правовом поле регулирования информационно-документационного пространства пока нет определения электронного документа и электронного архива, нет и четких правовых норм работы с электронными документами. То есть, признавая сам факт существования электронных документов, их равноправие по отношению к документам традиционного типа, российское законодательство не содержит положений, которыми необходимо руководствоваться архивистам в работе с ЭД.

Законодательные и иные правовые нормативные акты РФ пока лишь в общих чертах регулируют вопросы применения электронных документов в управленческой деятельности. Фрагментарный характер законодательного регулирования электронных документов затрудняет их комплексное применение во всех сферах жизни общества и государства и не позволяет в полной мере использовать их преимущества перед бумажными документами. Даже новый закон об электронной подписи не дает всех ответов на вопросы об ее практическом применении и относит их на уровень подзаконных актов.

Остается открытым вопрос о судьбе новых современных информационных ресурсов: баз данных, электронных реестров, veb-документов, оцифрованных копий традиционных документов и т.д.

Вопросы для самопроверки

1. Что понимается под электронным документом?

2. Что такое электронный архив?

3. Каковы главные особенности и отличия традиционных документов и документов на новейших носителях?

4. Назовите основные функции электронного архива.

5. Перечислите возможные варианты построения структуры электронного архива. Дайте их характеристику.

6. Назовите виды электронных архивов. Дайте их характеристику.

7. Каковы основные этапы создания электронного архива?

8. С какими проблемами приходится сталкиваться сотрудникам отвечающим за делопроизводство при организации работы с электронными документами и формировании электронного архива.

9. Ретроконверсия, что это?

10. Существуют ли определённые методики перевода информации с бумажного носителя в электронный вид? Если да, то назовите их и дайте характеристику.

Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ

Дата добавления: 2014-12-29