Важная проблема, требующая дальнейшей проработки, это проблема аутентификации (подтверждения подлинности) электронных документов. 4 страница

Процесс ретроконверсии столь трудоемок, что перед организацией сразу встает вопрос: проводить ли оцифровку самостоятельно либо передать ее на аутсорсинг компании, для которой этот комплекс задач является профильным.

Рассматривая аутсорсинг именно процедуры ретроконверсии (т. е. пополнения фонда электронного архива из имеющегося архивного фонда предприятия или органа власти), необходимо отметить, что этот рынок сегодня только формируется (крупнейшей компанией на этом рынке, обладающей самой совершенной методической и технической базой, является корпорация «Электронный архив» (ЭЛАР)).

Рассмотрим пример создания и функционирования электронного архива на платформе DocsVision 5.

Электронный архив на платформе DocsVision 5. – это система, обеспечивающая упорядоченное хранение документов.

Решаемые задачи: централизованное и надежное хранение всех документов организации, экономия времени при поиске документа, освобождение площадей, занятых под хранение бумажных документов, защита от потери документов, безопасный удаленный доступ работы с документами из любой точки мира.

Архив включает папки/каталог документов. Папки это иерархический каталог, удобное средство информации в структурированном виде, где каталоги представлены по видам документов, по категориям, по процессам, по периодам и т.д.

Категории документов – это справочник, с помощью которого можно легко организовать пользовательские папки. Документы, у которых будет проставлена данная категория будут попадать в эти папки автоматически.

Рис.6 Окно Папки/каталог документов

Все поступающие в систему документы сохраняются автоматически в новую версию. Любую версию пользователь может просмотреть, но изменения вносятся только в последнюю версию.

Программа построена таким образом, чтобы каждый пользователь имел доступ только к объектам, уровень допуска к которым у него официально есть. Создается так называемая ролевая безопасность – доступ к объектам в зависимости от рои пользователя и контекстная безопасность – доступ к объекту разный в зависимости от состояния объекта.

Рис. 7. Окно Доступ к объекту

Программа электронного архива создает возможность упрощенной работы с документами без необходимости постоянной связи с сервером DocsVision. Можно получать вывод любых данных хранящихся в системе, отчеты по информации из нескольких баз данных, имеется возможность вывода отчета в различных форматах.

Рис. 8 Рабочее место руководителя

С помощью конструктора уведомлений настраивается рассылка сотрудникам по наступлению событий. Уведомление можно просматривать в системе, а также они рассылаются по электронной почте. Формирование задач и уведомлений по событиям бизнес процессов настраивается системой автоматически.

Журнал событий (история документа) ведется автоматически, изменения в ключевых полях карточки документа обязательно записываются историю. Изменения в состоянии согласований и процессов также записываются в историю

Рис. 9 Карточка истории документа

В процессе поточного ввода документа происходит автоматическое определение ключевых атрибутов (Тип/Дата/Номер документа) и дополнительных (тема, информация, ключевое слово)

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) предлагает комплексное решение призванное обеспечить безопасное хранение, оперативный доступ и эффективную работу с архивными документами. ПО обеспечивает поддержку деятельности служб ДОУ организации и деятельности архива. ПО «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это тиражируемый, «коробочный» продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.

Рис. Модуль Архивное дело

В систему «АРХИВНОЕ ДЕЛО» версии 4.2 включен набор дополнительных функций. Так, введен режим работы «Прием дел в архив по Сдаточной описи», реализующий составление описи в структурных подразделениях, передачу описи в архив, пересчет номеров по описи, поиск по номеру и печать описи. Дополнительная функция «Контроль сроков хранения» предоставляет возможность оперативного контроля за делами с истекающим сроком хранения, а также за делами с истекшим сроком хранения.

Основные особенности программы «Архивное дело»:

- Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.

- Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.

- Учет различных видов документов.

- Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов и отсканированных изображений).

- Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.

- Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав (Подсистема «Читальный зал»)

- Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.

Функциональные модули:

- Ведение пользователей системы

- Ведение справочников системы

- Ведение номенклатуры дел

- Формирование и оформление дел

- Управление архивом

- Расширенный поиск дел и документов

- Общие и личные папки

- Опции:

- Поточное сканирование

- Читальный зал

Ведение номенклатуры дел:

Рис. Окно модуля Номенклатура дел ПО «Архивное дело»

Формирование и оформление дел:

- Формирование дел (систематизация документов внутри дела)

- Полное оформление дела

- Отметка готовности дел для передачи на архивное хранение

- Импорт дел и документов из системы «ДЕЛО» и любой автоматизированной системы делопроизводства

- Поточное сканирование документов дела

- Формирование отчетных форм

Рис. Окна модуля Формирование дел «Архивное дело»

Формирование и печать сдаточной описи дел предусматривает возможность создания в электронной форме:

- Формирование сдаточных описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет / до 10 лет включительно) срока хранения и дела по личному составу

- Пересчет номеров дел по описи

- Импорт сдаточной описи из внешнего файла

- Печать сдаточных описей

Форма описи дел постоянного хранения ПО «Архивное дело»

Рис. Модуль Формирование и оформление дел

Управление архивом позволяет осуществлять:

- Ведение номенклатурных заголовков дел

- Ведение единиц хранения

- Ведение документов и файлов

- Выполнение массовых операций замены реквизитов в единицах хранения

- Принятие на архивный учет и хранение подготовленных единиц хранения.

- Топографирование архивного документального фонда

Рис. Топографирование

- Формирование сводных описей

Рис. Модуль Управление архивом «Архивное дело». Сводная опись

-Учет выданных единиц хранения

Рис. Выдача дел.

- Учет выделенных к уничтожению единиц хранения

Рис. Модуль Управлением архивом. Выделение к уничтожению документов – создание акта.

- Контроль сроков хранения дел

- Импорт единиц хранения и документов

- Формирование отчетных форм

Рис. Модуль Управлением архивом ПО «Архивное дело»

Модуль Научно-справочный аппарат включает:

- Ведение классификаторов для систематизации дел и документов

Рис. Модуль Ведение справочников ПО «Архивное дело»

- Отнесение дел к рубрике классификатора

- Отнесение документов к рубрике классификатора

ПО «Архивное дело» позволяет создавать различные формы документов согласно правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов:

1. форма номенклатуры дел организации

2. форма номенклатуры дел структурного подразделения

3. форма итоговой записи к номенклатуре дел

4. форма описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации

5. форма сводной описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу

6. форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

7. форма обложки дела

8. форма внутренней описи документов дела

9. форма карты-заместителя дела

10. форма листа использования дела

Рис. Фрагменты форм документов ПО «Архивное дело»

Ежедневные операции в архивах предусматривают поиск дел и документов, поиск осуществляется по всем реквизитам документов. Функция поиска может осуществляться по штриф-коду, что помогает в считанные минуты найти документ.

Рис. Модуль Поиск документов в архиве ПО «Архивное дело»

Поиск различных объектов: номенклатурных заголовков дел, дел (томов, частей) и документов по значениям их реквизитов, формирование поисковых запросов для многократного использования, поиск и отображение списка дел, документов и номенклатурных заголовков дел по сформированным поисковым запросам.

Рис. Печать штрих-кода ПО «Архивное дело»

Функция печати листа использования дела и карты-заместителя избавляет от необходимости создавать документы вручную, автоматически осуществляется контроль срока возврата дела: система сообщает о делах с истекшим или истекающим сроком возврата, автоматически ведется книга выдачи дел во временное пользование.

ЭОС по заказу Росархива, разработал новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов (система «АРХИВНЫЙ ФОНД»), в т.ч. для автоматизации приема дел на хранение от организаций и предприятий. Соответствующие требования учитываются в системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Таким образом, организации, которые будут её использовать, получат средства, упрощающие процедуру передачи дел на хранение в государственные и муниципальные архивы. В версии системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» 3.5 реализована интеграция с системой автоматизации государственных архивов ПК «Архивный фонд 4.0». Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволяет выгружать сводные описи, их структуру, информацию о делах, документах, а также электронные образы документов в формат, поддерживаемый системой «ПК «Архивный фонд 4.0».

Корпорация Элар создала ПО САПЕРИОН – мощная и широко используемая система класса ECM (Enterprise Content Management), которая предоставляет все возможности по организации и управлению информационными системами предприятия. Компоненты САПЕРИОН обеспечивают решение различных задач по работе с документами: создание электронного архива, управление документами и данными, организация электронного документооборота (СЭД) и управление бизнес-процессами.

САПЕРИОН объединяет данные и документы корпоративных информационных систем (КИС), различных приложений в единую информационную инфраструктуру организации и обеспечивает надежную управляемость крупным информационным ресурсом:

- Автоматизацию процесса наполнения электронных архивов реальными документами (поддержка потокового ввода, загрузка одиночных документов)

- Регистрацию документов (ручное и автоматическое индексирование)

- Надежное и защищенное хранение документов, сохранение всех версий электронного документа

- Оперативный доступ к документам: быстрый поиск необходимых электронных документов, многообразие форм поиска

- Интеграцию с другими информационными системами для импорта документа и его регистрационной информации, а также обеспечение доступа к электронным документам через интерфес этих систем

- Управление доступом пользователей к документам и регистрацию всех операций, которые производились с электронными документами

- Предоставление статистической информации о документах, автоматизация отчетности и многое другое.

САПЕРИОН интегрируется практически с любыми рабочими приложениями используемыми или внедряемыми на предприятии:

- Системы управления предприятием (SAP R3, 1С:Предприятие, Navision/Axapta и др.)

- Системы электронного документооборота (СЭД) (Lotus Notes, Босс-референт, Дело, Documentum, StaffWare и др.)

- Транспортные системы (OutLook, Exchange и др.)

- CAD/CAM/PDM системы (AutoCad, Microstation, Windchill и др.)

- Офисные приложения Windows (MS Office и др.)

- Системы полнотекстовой индексации, логического и нечеткого поиска (Convera RW, Exoleed, Verity и dtSearch)

- Портальные решения (MS SharePoint Portal Server)

- Специализированные системы защиты информации (КриптоПро, Authentidate и др.).

Корпорация Элар предлагает на рынке ИТ решения, успешно отработанные в рамках ФЦП "Электронная Россия", которые являются пилотными и рекомендуются к внедрению в органы государственного управления. Так, "Электронный архив открытого доступа" может быть использован как типовое решение для автоматизации архивной деятельности крупных государственных учреждений с большими объемами архивной информации и текущего документооборота.

Особенностью тиражируемого комплексного решения электронного архива организации документоборота является предоставление массового регламентированного доступа к открытым архивным документам как организациям (министерствам, ведомствам, учреждениям, федеральным органам власти и пр.), так и гражданам через информационные сети организаций и сети общего пользования (интернет).

Корпорация "Электронный Архив" предложила комплексное решение, включающее:

Создание программно-аппаратной среды электронного архива.

Создание электронного информационного ресурса Архива Президента РФ и наполнение его электронными образами реальных документов (ретроспективная конверсия уже существующего бумажного архива).

Структура и функции программно-аппаратного комплекса. Специалисты корпорации "Электронный Архив" разработали и развернули на территории Архива Президента РФ распределенный программно-аппаратный комплекс, который включает следующие подсистемы:

- подсистему хранилища данных;

- подсистему текущего ввода общедоступных документов из архива;

- подсистему интернет-доступа;

- подсистему локального доступа (из читального зала).

Организация программно-аппаратного комплекса. Центром системы является хранилище данных высокой готовности, которое обеспечивает надежное хранение информации на различных физических носителях (жесткие диски серверов, внешние RAID-массивы, архивные накопители на CD/DVD-дисках).

На аппаратной части комплекса функционирует программное обеспечение:

- документ-сервер системы управления документами САПЕРИОН;

- брокер-сервер системы управления документами САПЕРИОН;

- сервер распознавания Fine Reader и сервер контекстного поиска Convera Retrieval Ware;

- в качестве СУБД используется Microsoft Windows SQL Server 2003 EE.

Документ-сервер системы управления документами САПЕРИОН отвечает за всю работу, касающуюся управления хранением электронных копий документов (ЭКД), а именно:

- хранение информации на различных типах носителей;

- извлечение запрашиваемой информации из хранилищ;

- администрирование памяти для обеспечения быстрого доступа к документам;

- создание резервных копий и/или автоматическое зеркалирование информации.

Подсистема текущего ввода общедоступных документов предназначена для текущего пополнения информационного ресурса электронного архива. Участок ввода включает специализированные АРМ, на которых осуществляются:

- поточное сканирование разделяемых на отдельные листы документов;

- сканирование при помощи планетарного сканера документов, которые по тем или иным причинам невозможно разброшюровать, а также ветхие и нестандартные документы;

- присвоение электронным копиям документов уникального набора значений - индексов, благодаря которым документ однозначно идентифицируется;

- отслеживание процессов сканирования, индексирования и ввода документов в хранилище электронного архива (сквозной контроль за ходом обработки).

Доступ всех пользователей к Электронному архиву открытого доступа (ЭА ОД) осуществляется через интернет-подсистему.

Подсистема локального доступа обеспечивает возможность работы с ЭА ОД пользователям, не имеющим доступа в интернет, в оборудованном читальном зале. Для защиты рабочих станций каждое рабочее место оснащается программным средствами с целью недопущения несанкционированного вмешательства в конфигурацию АРМ.

Взаимодействие электронного архива с электронным архивом органа государственной власти осуществляется путем переноса информации на отдельных оптических носителях (CD/DVD-дисках). Это решение осуществлено в целях повышения информационной безопасности, физическая связь между системами отсутствует.

Массовое сканирование ("залповый ввод") и наполнение архива. Созданию системы предшествовала глубокая экспертиза структуры документов архива. В архивном хранении находятся как документы прошлых десятилетий, так и современные документы. В результате была разработана уникальная технология перевода в электронный вид документов архива различного формата и качества. Документы в электронном архиве содержатся в виде графических образов с сохранением всех особенностей бумажных оригиналов, таких, как пометки, комментарии, подписи должностных лиц и т.д. Электронный архив позволяет работать с графическими образами документов, электронными текстовыми документами, а также с электронными копиями звуковых записей, видео- и кинофильмов.

Для обеспечения совместимости процессов автоматизированной и неавтоматизированной деятельности при разработке технологии учтены такие важные факторы, как:

1. преемственность в отношении к традиционно сложившейся системе в Архиве Президента РФ учета, обеспечения сохранности и использования документов;

2. унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме.

Первоначально информационный ресурс создавался в результате проведения процедуры "залпового" ввода документов традиционного архива силами корпорации "Электронный Архив". Электронные документы из существующих автоматизированных систем были перенесены в электронный архив на CD/DVD дисках.

На первом этапе в электронный архив были включены наиболее востребованные документы, среди которых указы и распоряжения Президента РФ, - всего отсканировано, проиндексировано и помещено в архив 720 000 листов архивных документов. Общий же объем бумажного архива, который подлежит переводу в электронный вид, - около 15 млн. документов.

Интерфейс обеспечивает короткий путь к документам.Таким образом, при создании информационного ресурса специалистами корпорации было выполнено следующее:

- разработана технология "залпового" сканирования и индексации образов документов;

- создана технология надежного сохранения и восстановления информации;

- создана система интеграции с существующей в Архиве Президента РФ системой "Архив".

Схемы Структура и компоненты электронного архива ПО «Архив» разработка корпорации ЭЛАР

Решение для государственных структур включает услуги по осуществлению массового сканирования и индексации документов, наполнению ими электронных архивов и созданию баз данных введенных электронных образов документов традиционного бумажного архива. Это дает существенную экономию затрат, что особо важно для бюджетной структуры: снимаются проблемы оплаты персонала и затрат на его обучение, закупки дорогостоящей техники сканирования, аренды рабочих помещений и т.д. Кроме того, снимается проблема последующего использования оборудования массового ввода.

Как видим, создание электронных архивов является в каждом случае уникальной задачей для каждого предприятия с одной стороны, но имеет общие закономерности, с другой стороны, позволяющие производить их поблочную реализацию и поэтапно получить законченное программно-аппаратное решение. При этом важно, что результатом каждого этапа также является законченное решение, готовое к использованию до проведения работ по следующим этапам.

В целом, если объединить опыт разработчиков ПО «Электронный архив» структура любого электронного архива может выглядеть следующим образом рис.

Рис. 10 Схема электронного архива организации

Включать следующие подситемы:

Подсистемы ввода - комплекса программно-аппаратных средств, для преобразования бумажной документации в электронный вид. Поскольку, часть документов на любой организации может находиться в электронном виде (разрабатывается в инженерно-конструкторских, офисных и других приложениях, т. е. сразу создаются в электронном виде), подсистема ввода должна обеспечивать ввод и регистрацию документов, разрабатываемых в любых приложениях, используемых на предприятии. Не будем строить иллюзий, говоря о том, что "можно быстро решить проблемы с бумажными документами, качественно отсканировав их, тем самым, отказаться от бумажной технологии". Действительно, современное сканирующее оборудование позволяет достигать высоких объемов сканирования с одной стороны, а оборудование тиражирования позволяет с другой стороны тиражировать бумажные документы со скоростью 10-15 м/минуту. Поэтому, говорить о резком снижении объемов документов на бумаге, на наш взгляд было бы ошибочно. Исходя из этого, подсистема ввода должна учитывать и «бумажные» документы.

Подсистемы оперативного электронного архива - для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью её на долговременное хранение.

Подсистемы долгосрочного хранения - для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер.

Подсистемы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме, либо посредством использования систем автоматизации, СУБД. Эффективным инструментом на этом уровне являются специализированные программные пакеты система электронного архива, управления потоками данных разработки Consistent Software - OutdoCS, Search и т. д., которые будут описаны ниже.

Подсистемы тиражирования.

Технологических решений по созданию архива.

Рассмотрим процесс создания подсистемы сканирования.

Создание подсистемы: прежде всего, изучается "бумажный" архив организации. Как правило, архив состоит из десятков, тысяч и даже миллионов документов. Все документы имеют различные форматы, состояние, плотность и толщину бумаги. Частью документов могут быть "синьки", кальки. Часто встречаются документы на цветных и серых бумагах. Документы могут быть в виде отдельных листов и сброшюрованные в книги и альбомы. Обязательно найдется часть документации, сохранность и состояние которой оставляют желать лучшего - ветхие и выцветшие документы. Процесс создания электронного архива начинается с определения объемов документации, которые необходимо «поместить» в электронный архив. При этом, для правильного подбора оборудования проводится тщательное изучение документов по следующим параметрам:

• количество документов по каждому из форматов;

• наличие и количество сшитых документов, по каждому из форматов;

• наличие и количество ветхих документов по каждому из форматов;

• наличие и количество документов на бумаге низкой плотности по каждому из форматов;

• наличие и количество документов на цветной и серой бумаге по каждому из форматов;

• наличие двусторонних документов по каждому из форматов.

Затем определяются сроки создания архива и интенсивность его пополнения новыми документами. Разработчик определяет какие форматы файлов должны иметь электронные документы.

Наличие формализованной определенным образом информации позволяет определить наиболее подходящее оборудование. Так, для сканирования больших объемов узкоформатной (до формата А3) несшитой документации применяются поточные сканеры Fujitsu, Inotex Scamax, позволяющие сканировать со скоростью до 90 листов/минуту или до 180 страниц/минуту. Поточные сканеры имеют также режим ручной подачи. Так, например, при наличии в пачках сканируемой документации некоторого количества документов на бумаге низкой плотности, ветхих, которые сканер не может протягивать с указанными скоростями, оператору сканирования предоставляется возможность на время переключиться в режим ручной подачи для сканирования таких документов и обратно в режим автоматической подачи, не прерывая процесса сканирования пачки.

Получаемые форматы файлов: - *.tif - монохромный, Gray Scale одностраничный, двухстраничный, *.pdf. Особенностью данных сканеров и управляющего программного обеспечения является наличие множества дополнительных функций, например: двустороннее сканирование; аппаратные модули динамического контраста, позволяющие получить высококачественные изображения с неконтрастных, серых и цветных оригиналов, работа с баркодами, надпечатка на документах, получение изображений Gray Scale и другие.

Для организаций, планирующих менее интенсивные темпы создания архивов и меньшие объемы не сшитой узкоформатной документации форматов до А3, использование дорогостоящих сканеров не всегда целесообразно и экономически не оправдывается. В этом случае, возможно использование поточных сканеров, имеющих в зависимости от модели производительность 15 - 90 листов/минуту. Получаемый формат файлов *.tif монохром, Grayscale, цветной.

Для сканирования сшитой узкоформатной (до формата А3) документации формата до А3 могут применяться бесконтактные книжные сканеры

Книжный сканер ЭЛАР ПланСкан серии "С" предназначен для получения электронных изображений (образов) документов и объемных предметов размером до формата А2+, в том числе толстых книг и фолиантов, альбомов, чертежей, карт и пр.

Фото Сканер для книг ЭЛАР ПланСкан серии А2В

Особенностями данных сканеров является отсутствие механического контакта со сканируемыми материалами. Сканирующая камера расположена над столом на котором располагаются сшитые документы. Время сканирования разворота 3-5 секунд. Сканер и программное обеспечение управления имеют опции, необходимые для работы со сшитыми документами - корректировку изгиба страниц и ряд дополнительных функций, позволяющих наиболее удобно поставить технологию сканирования, например, работа с баркодами.

При наличии толстых книг и пачек сшитой документации целесообразно применять специальные дополнительные подставки. Оператор перелистывает страницы вручную. Запуск процесса сканирования может осуществляться при помощи педали, пульта управления сканером или прямо из ПО. Данные сканеры могут успешно применяться и для сканирования отдельных узкоформатных листов, имеющих ветхое состояние.

Дата добавления: 2014-12-29