Характеристики человека-оператора в системах управления

Поведение человека-оператора в системах управления определяется следующими характеристиками:

a) Время реакции: наличие временной задержки (запаздывание), что наблюдается по ответной реакции оператора на ступенчатые входные величины.

b) Фильтрация низких частот: тенденция человека-оператора, отслеживающего сигнал, ослаблять высокие частоты. Опытным путем установлено, что это ослабление увеличивается с увеличением частоты.

c) Зависимость от задачи (приспособляемость): способность оператора изменять сои регуляторные возможности в широком диапазоне динамических свойств в ОУ.

d) Зависимость от времени: способность оператора с течением времени изменять свои регуляторные возможности по причине обучаемости и оценки изменения параметров окружающей среды и ОУ.

e) Предвидение: предсказание поведения ОУ на основе прежнего опыта, прошлых характеристик ОУ.

f) Нелинейность.

g) Недетерминируемость: отличие характеристик от одной ситуации к другой.

h) Прерывистость: опыт показывает, что оператор включений в контур слежения ведет себя как дискретная или импульсная система.

Лекция 10. Управление в организациях.

При изучении феномена (явления) управления в организационных системах, прежде всего, сталкиваемся с большим разнообразием типов организаций. Организации можно классифицировать по структуре (унитарное, акционерное, товарищество на вере), форме собственности (государственное, частное, общественное), масштабам (малое, среднее, крупное), расположении (сосредоточенное, рассредоточенное или сетевая), характеру основных процессов деятельности (коммерческое, некоммерческое, торговое, производственное), целям и др. Все это, в соответствие с теорией сложных систем, создает определенные трудности при исследовании. Мы будем отталкиваться от целевого начала в организации.

Под организацией будем понимать коллектив людей (больше одного) деятельность которых направлена на достижение общих целей. Безусловно, в своей деятельности коллектив, составляющий организацию, использует различные механизмы и устройства: компьютеры, телефоны, телефаксы, автомашины, и др. Но в фокусе нашего внимания будут именно люди и их взаимодействие, складывающееся между ними в результате процессов управления.

Люди создают организации для того, чтобы с их помощью решать свои проблемы. Это значит, что процессы, происходящие в организации, имеют целевую направленность, а значит должны быть управляемыми. Даже люди входят в члены организации для того, чтобы за счет этого достигать для себя определенный результат. Это тоже придает организации определенную целевую направленность. Наконец, люди, не входящие в состав коллектива организации, могут взаимодействовать с организацией, преследуя свой личные цели, если организация предоставит им соответствующие сервисы – решение интересующих людей проблем. Все это говорит о том, что целевое начало в деятельности организации должно быть ярко выражено. Конечно, имеет место, и некоторое исключение из правил – секретные службы, криминальные сообщества. Но и там целевое начало, безусловно, присутствует в их деятельности.

Будем под миссией организации понимать наиболее общие цели, выражающие философию, предназначение и смысл существования организации. Миссия организации может пониматься и несколько уже - как сформулированное утверждение о том, для чего и по какой причине существует организация, отличие данной организации от ей подобных.

Знание каждым членом коллектива мисси организации способствует созданию корпоративного духа организации, что, по мнению А.Файоля, способствует управлению, целенаправленному функционированию организации.

Миссия организации задает общие ориентиры, то конкретное конечное состояние, к которому в каждый момент времени стремится организация, фиксируется в виде её целей. Будем понимать под целями организации – конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижении которых направлена её деятельность. В зависимости от периода времени, требуемого для их достижения, цели делятся на долгосрочные и краткосрочные.

В крупной организации с несколькими структурными подразделениями складывается иерархия целей, представляющая собой декомпозицию целей более высокого уровня в цели более низкого уровня. Специфика иерархического построения целей обусловлена тем, что цели более высокого уровня носят более широкий характер и имеют долгосрочный временной интервал достижения, цели низкого уровня это элементы декомпозиции целей высокого уровня. К целям предъявляются следующие требования:

1. достижимость;

2. гибкость;

3. измеримость;

4. конкретность;

5. совместимость;

6. приемлемость.

Формулировку целей организации будем связывать с решением задачи целеполагания, решаемой на соответствующем уровне управления организацией.

При изучении производственных систем в курсе "Моделирование систем", мы выделяли в них основной производственный процесс. Под объектом управления в организации будем понимать именно его, даже если такой процесс не носит явного характер производства. Например, если под организацией рассматривается муниципальное бюро технической инвентаризации (БТИ), то под основным производственным процессом следует понимать процесс учета и регистрации прав собственности на земельные участки и недвижимость, обслуживание запросов, предоставление услуг (сервисов населению). Если это архив, то "основной производственный процесс" тоже не носит явного производственного характера. Более того, в ряде организации имеет место множественность основных производственных процессов, которые могут быть выявлены при изучении функционирования организации, естественно, зависят от точки зрения исследования. Всю совокупность людей, составляющих штата организации, можно разбить на группу лиц, явно участвующих и явно неучаствующих в основном процессе деятельности. В свою очередь последнюю группу можно разделить на людей, участвующих в процессе управления основным процессом, и людей, обслуживающих основной процесс деятельности. В соответствии в этим, в любой организации будем выделять горизонтальную компоненту, связанную с основным процессом деятельности, и вертикальную компоненту, связанную с управлением и организацией основного процесса деятельности. Иногда, в связи с такой структуризацией организации, говорят о связях по горизонтали и связях по вертикали (управлению).

Замечание. Под наше определение организации подпадает и такое сообщество людей как государство. Членство в этой организации человек получает не осознанному желанию, а по своему факту рождения. Однако в демократическом государстве у каждого гражданина есть возможность выбора места проживания и при определенном желании изменить свое гражданство. Определяя цель исследования государства как организации, мы можем выделить тот или иной процесс его функционирования и мыслить его как основной.

В организации, как правило, реализуется многозвенное, многоуровневое – иерархическое управление. Это, прежде всего, связано со сложностью организации как системы (много элементов, много состояний, много взаимодействий). Если ОУ сложная система, то, по принципу необходимого разнообразия У.Р.Эшби, и система управления должна соответствовать ему по уровню разнообразия. Это порождает большое разнообразие решаемых задач и, соответственно функций, реализуемых системой управления. Эта функции могут быть объедены в однообразные совокупности задач, связанные с функциональным подходом, с организацией производства, финансовым обращением, учетом, администрированием и т.д.

По степени отвлеченности (отдаленности) от основного процесса деятельности будем выделять уровни управления: высший, средний, низший. По функциональному признаку: операционный, управленческий, административный; по масштабу решаемых управленческих задач: стратегический, тактический, оперативный. Каждому уровню управления приписываются соответствующие функции и задачи, реализации и решения, которых, необходимо для "перемещения организации во времени" – её функционирования во времени. Это приводит нас к понятию управленческая пирамида организации.

Управление организацией на стратегическом уровне будем называть стратегическим управлением. Если установление целей организации отвечает на вопрос, к чему организация должна стремиться, если план действий по достижению цели отвечает на вопрос, что надо и когда надо делать, чтобы достичь поставленной цели, то стратегия отвечает на вопрос, каким из допустимых способов, как организация будет эти цели достигать. Выбор стратегии - это выбор средств, с помощью которых организация будет решать стоящие перед ней задачи.

С позиции теории управления существует два подхода к выработке стратегии организации. Первый называется программно-целевым подходом. Достаточно точно определяется состояние, которое должно быть достигнуто организацией через определенный промежуток времени. Далее фиксируется, что необходимо реализовать для того, чтобы достичь этого состояния. После этого составляется план действий с разбивкой по временным интервалам, определяемым нормативами, реализация которого должна привести к достижению конечной цели. В этом подходе мы видим реализацию принципа программного управления, в применении к организациям.

При втором подходе под стратегией понимается долгосрочное, качественное, определенное направление развития организации, касающееся сферы, средств и формы её деятельности, системы взаимоотношений организации, а также места организации в окружающей среде, приводящее организацию к её целям.

Второй подход исключает детерминизм в поведении организации, так как стратегия задает только направление в сторону конечного состояния, разрешая маневр с учетом изменения окружающей среды, в которую будем включать элементы, не входящие в состав организации, и оказывающие ограничительное или предписывающие воздействие: конкуренты, законодательство, политические, экономические условия, климатические условия и другие. Такой подход можно связать с управлением по принципу обратной связи.

Хотя оба подхода в качестве своей составляющей содержат требование задания цели – решения задачи целеполагания, но вот реализация решения задачи стратегического планирования имеет принципиальные отличия в характере планов: детерминированный или адаптивный.

При управлении организацией особую роль играет задача планирования - формирование плана действий по достижению цели организации. План должен содержать:

1) перечень работ, которые необходимо выполнить в заданной последовательности, чтобы достичь цели;

2) перечень ресурсов работ и сроки их выполнения;

3) ожидаемые результаты работ и сроки их выполнения;

4) указание, кто именно должен выполнить ту или иную работу плана.

Разбиение процесса достижения цели организации на работы, вообще говоря, достаточно произвольно, однако принято связывать работы с однородными видами деятельности либо по ресурсам, либо по исполнителями (люди, подразделения), либо по тому и другому. Вопросы планирования будут рассматриваются в теме "Управление проектами".

В процессе реализации стратегии каждый уровень управления организации решает свои определенные задачи и реализует закрепленные за ними функции. Деятельность высшего уровня управления может быть представлена в виде 5 последовательных этапов:

1. Мониторинг состояния окружающей среды, целей и принятой стратеги.

Основные решаемые задачи: окончательное усвоение выработанных целей и стратегий. Проверка на корректность принятой стратегии, корректировка, если произошли какие-либо изменения в окружающей среде. Доведение идей целей и смысла стратегии до сотрудников организации.

2. Решения по эффективному использованию ресурсов организации, выявление резервов организации.

Основные решаемые задачи: выявление адекватности наличия ресурсов и реализуемой стратегии, составление соответствующих планов закупки ресурсов или привлечению.

3. Решение по поводу организационной структуры организации.

Основные решаемые задачи: выяснение соответствия организационной структуры принятой стратегии, внесение соответствующей корректировки.

4. Реализация соответствующих изменений в организации.

Основные решаемые задачи: учет объективных факторов, определяющих условия и возможности проведения изменений, реализация изменений.

5. Мониторинг и периодический пересмотр плана реализации стратегии, по настоятельной необходимости.

Основные решаемые задачи: организация мониторинга за реализацией стратегии, выявление отклонений от принятого плана, принятие решения об изменении плана реализации стратегии при появлении существенных обстоятельств. План не догма, а руководство для работы.

На основе стратегических планов организации формируется тактические планы. На основании тактических планов формируется задачи для тактического уровня управление: контроль состояния выполнения тактического плана, оценка качества выполнения работ, выявление причин невыполнения плана, согласование и корректировка планов, ресурсное обеспечение работ. Опускаясь по управленческой пирамиде, приходим к нижнему оперативному уровню управления в организации. Для реализации тактических планов составляются оперативные планы. Основе в оперативном уровне управления, это контроль исполнения оперативного плана, корректировка оперативного плана и оперативное распределение ресурсов (трудовых, материальных, оперативных, финансовых и т.д.) для реализации основного процесса деятельности организации.

Задачи, решаемые на соответствующем уровне управления, объединяются, соответственно, в задачи стратегического управления, задачи тактического управления, задачи оперативного управления. Эти задачи отличаются своими масштабами и сроками решения. Более подробно они изучаются в дисциплине менеджмента – социально прикладной форме теории управления. В менеджменте рассматривается большой круг вопросов, связанных с управлением в организациях. Простое перечисление этих вопросов уже представляет определенную трудность. Перечисление учебных дисциплин управленческого цикла для студентов, обучающихся по специальности "Менеджмент организации": "Исследование систем управления", "Разработка управленческих решений", "Управление персоналом", "Практический менеджмент", "Стратегическое управление", "Инновационный менеджмент", "Муниципальное управление", "Методы кризисного управления" и т.д. свидетельствует о высокой значимости деятельности управленца в управлении организацией. Еще раз повторю, что содержание управления в организации раскрывают основные функции управления:

1. предвидение,

2. организация,

3. контроль,

4. регулирование,

5. координация,

6. активизация (мотивация).

Основной механизм управления в организациях это принятие управленческого решения и его последующая реализация. Под управленческим решением будем понимать

1. выбор альтернативы, осуществленный руководителем в рамках его должностных полномочий, компетенции и направленный на достижение целей организации
2. директивный акт целенаправленного воздействия на ОУ, основанный на анализе данных, характеризующих конкретную управленческую ситуацию, определение цели действий и содержащих программу достижения цели.

В процессе функционирования в организации принимается большое количество самых разнообразных управленческих решений, обладающих различными характеристиками. Тем не менее, существуют некоторые общие признаки, позволяющие классифицировать это множество. Эти признаки приведены в таблице.

Квалификационные признаки	Группы управленческих решений
Значимость цели	Стратегические, Тактические, Оперативные
Длительность реализации	Долгосрочные, Среднесрочные, Краткосрочные
Сфера воздействия	Глобальные Локальные
Степень повторяемости проблемы	Традиционные Нетипичные
Прогнозируемые последствия решения	Корректируемые Некорректируемые
Метод разработки	Формализованные Неформализованные
Число критериев выбора	Однокритериальные Многокритериальные
Форма принятия решения	Единоличное Коллегиальное
Способ фиксации результата	Документированное Недокументированное
Характер использованной информации	Детерминированный Недетерминированный

Исследование процесса принятия решения на уровне организации выявило четыре типа подходов: на основе теории управления, модель Карнеги, модель инкрементального процесса принятия решения, модель мусорного ящика.

Подход на основе теории управления: используется тогда, когда проблема поддается анализу и может быть построена соответствующая математическая модель. Такой подход характерен для однокритериальных проблем.

Модель Карнеги: К решениям на уровне организации подключаются многие менеджеры и окончательный выбор альтернативы управленческого решения делается в коалиции. При этом, в условиях неопределенности и недостатка информации, принимается то решение, которое всех устраивает а не то, которое может считаться эффективным.

Модель инкрементального процесса принятия решен ия: если время и ситуация позволяет, то процесс выработки УР достаточно длителен и содержит фазу осознания наличия проблемы, фазу идентификации проблемы, фазу разработки, фазу выбора. Принятие УР это динамический процесс, содержащий много циклов пока проблема будет решена.

Модель мусорного ящика: для организаций в которых характерна т.н. организованная анархия из-за неопределенности, порождаемой проблематичностью предпочтений, нечеткой и плохо понимаемой технологией принятия решения, текучестью кадров. Организованная анархия свойственна тем организациям, для которых характерны частые изменения и небюрократическая коллегиальная обстановка. Суть этой модели в том, что в организации существуют потоки проблем, потенциальных решений, участников принятия решений, благоприятные возможности для выбора. Проблемы решаются, если эти четыре потока должным образом прореагируют друг с другом.

Завершая изучение вопросов управления в организации, рассмотрим вопрос о показателях и критериях управления. Этот вопрос весьма важен с точки зрения постановки "измерения" состояния ОУ – необходимого элемента для выбора эффективного управляемого воздействия (а в некоторых случаях и оптимального!).

Под показателями процесса деятельности будем понимать количественные характеристики, описывающие свойства этого процесса. Если рассматривать производственный процесс, то можно под показателями понимать следующее:

1) производительность,

2) средняя доля готовых изделий,

3) экономическая эффективность процесса,

4) средняя доля бракованных изделий и т.д.

например, производительность – показатель производственного процесса, количественно выражающийся в среднем количестве изделий, вырабатываемых производственной системой за фиксированный интервал (единицу) времени. Под критерием будем понимать условие на показатель (показатели) процесса деятельности. Зачастую эффективность управления оценивается в формулировке и достижении соответствующих критериев, которые называются, в соответствии с этим, критериями управления.

Процессный подход к управлению организациями.

В соответствии с процессным подходом деятельность организаций представляется бизнес-процессами – совокупностями нескольких связанных между собой процедур или функций, которые совместно реализуют некую задачу бизнеса или стратегическую цель. Далее мы будем говорить не о бизнес-процессах, а о процессах деятельности в организации, в ряде случаев считая это синонимами. Популярность такого взгляда на организацию растет год от года из-за удобства и красоты понимания структур и взаимосвязей деятельности организаций (предприятия), а это существенное преимущество для понимания управления.

Процессы деятельности должны удовлетворять постоянно изменяющимся потребностям бизнеса и его окружения, а следовательно они должны претерпевать периодический реиинжиниринг. Последующая автоматизация управления этими процессами, при этом, становится очень трудоемкой и длительной задачей для решения её "в лоб". Это явилось стимулом для соединения двух направлений – моделирования процессов и их автоматизации, в результате чего и сформировался некий целостный подход к повышению эффективности деятельности организаций. Такой подход получил название Business Process Management (BPM) – система управления бизнес-процессами или система для процессного управления.

Коротко процессная реализация труда может быть описана лозунгом: "Планируй процессно – действуй в рамках процессов – учитывай попроцессно – анализируй показатели процессов – вырабатывай корректирующие решения". В рамках этой концепции становится понятным назначение и функциональная нагрузка каждой подсистемы организации.

Управлять процессами эффективно – значит заставить их работать качественно, быстро, дешевле. Основные функции в контуре управления процессами – те же самые, что в контурах управления любым другим ОУ: планирование (целеполагание) – реализация – контроль (мониторинг) – анализ (оптимизация, перепланирование).

В роли "планов процессов" выступают проекты или модели процессов, задающие нормативы, взаимосвязь процессов, их входы-выходы, регламент (место, время, частота и т.п.), требования к процессам (ключевые показатели и критерии эффективности), владельцев (исполнителей, ответственных исполнителей).

Затем процессы реализуются в организации: за ходом их осуществления необходимо вести мониторинг (получение информации о выполнении процессов), контроль (управлять отклонениями, проводить сравнение плановых и фактических показателей эффективности выполнения процессов, анализ качественных показателей, изучать загрузку исполнителей), в оперативном режиме администрировать процессы и задания. Когда процесс реализован, следует по всей совокупности результатов проанализировать достижения и просчеты (на основе многоаспектной статистики), извлечь уроки, исправлять ошибки и, в конечном счете, замкнуть контур управления процессом – оптимизировать и реорганизовывать бизнес-процессы в соответствии с корректирующими выводами.

Уровень современных разработок таков, что каждый в настоящее время этап деятельности по управлению процессами может быть автоматизировании реализован в виде компьютерных технологий. Естественно, исключая принятия стратегических решений по вопросам реорганизации предприятия. Для стадии планирования, моделирования и перепланирования созданы средства проектирования и моделирования бизнес-процессов, для автоматизации контроля и анализа результатов разработаны системы класса Workflow.

Лекция 11. Управление проектами.

С точки зрения управления любую деятельность можно рассматривать как реализацию некоторой совокупности взаимосвязанных проектов. Под проектом будем понимать вид деятельности, направленной на достижение конкретной цели, результата, характеризующейся ограниченностью во времени с определенным началом и завершением, заключающейся в выполнении многочисленных взаимосвязанных действий (работ). Разработка программного обеспечения – это классический пример проектной деятельности! К изучению классических подходов управления проектов мы и приступим.

Дата добавления: 2015-01-03