Информация и ее свойства

Понятие информации является чрезвычайно емким и широко распространенным, особенно в настоящее время, когда информатика, информационные технологии, компьютеры сопровождают человека практически на протяжении всей его жизни.

Термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение. Говоря об информации мы имеем в виду сообщения средств массовой информации, баз данных, знаний, полученных при общении с людьми и из научных журналов и литературы. Не существует строгого определения понятия «информация».

В широком смысле информация – это сведения, знания, сообщения, являющиеся объектами хранения, преобразования, передачи и помогающие решить поставленную задачу.

Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний [9].

Понятие информации связывается с определенным объектом, свойства которого она отражает. Вместе с тем, наблюдается относительная независимость информации от носителя, поскольку возможны ее преобразование и передача по различным физическим средам с помощью разнообразных физических сигналов независимо от ее содержания, т.е. семантики. При обмене информацией имеют место источник в виде объекта материального мира и приемник или потребитель - человек либо какой-то материальный объект.

Для потребителя одной из важных характеристик является адекватность информации. Адекватность информации характеризует определенный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу явлению и т.п. [9].

Исходя из выше сказанного очень важно, чтобы информация для потребителя имела смысл. Потребитель информации может ее оценивать в зависимости от того, где и для какой конкретной задачи информация используется. Поэтому, рассматривая адекватность информации, выделяют такие аспекты информации, как синтаксический, семантический и прагматический.

Синтаксический аспект связан со способом представления информации вне зависимости от ее смысловых и потребительских качеств. На синтаксическом уровне рассматриваются формы представления информации для ее передачи и хранения. Информацию, предназначенную для передачи, называют сообщением и представляют в виде знаков и символов, преобразуют в электрическую форму, кодируют, т.е. представляют в виде определенной последовательности электрических сигналов, однозначно отображающих передаваемое сообщение. Характеристики процессов преобразования сообщения для его передачи определяют синтаксический аспект информации при ее передаче. Синтаксический аспект для хранения информации определяется другими формами представления информации, позволяющими наиболее оптимально проводить обработку информации в информационной базе. Информацию, рассматриваемую только с синтаксических позиций, обычно называют данными, так как при этом не имеет значения смысловая сторона.

Семантический аспект передает смысловое содержание информации и смысловые связи между ее элементами (словами или другими смысловыми элементами языка) и определяет степень соответствия образа объекта самому объекту.

Прагматический аспект отражает потребительские свойства информации и связан с возможностью достижения поставленной цели с использованием получаемой информации. Ценная и полезная информация позволяет потребителю выбрать нужное направление для достижения поставленной цели. Этот аспект информации влияет на поведение потребителя. Прагматический аспект информации проявляется только при наличии единства информации (объекта), потребителя и поставленной задачи. Поскольку прагматический подход к информации базируется на анализе ее ценности с точки зрения потребителя, то информация, имеющая высокую ценность для социолога, для программиста будет иметь ценность близкую к нулю. В свою очередь ценность информации связана со временем, поскольку с течением времени она стареет и ее ценность, а следовательно и «количество», уменьшается. Таким образом, прагматический подход оценивает содержательный аспект информации, имеющий особое значение при использовании информации для управления, так как ее количество неразрывно связано с эффективностью управления в системе.

В соответствии с рассмотренными аспектами существуют соответствующие меры информации. Синтаксическая мера информации рассматривает обезличенную информацию, т.е. не относящуюся к какому-либо объекту. В этом случае рассматривается объем данных и количество информации. Объем данных измеряется количеством символов в сообщении (в двоичной системе счисления единицей измерения является бит или укрупненная единица байт).

Количество информации связано с понятием количественно выраженной неопределенности состояния системы или энтропии системы. При получении информации о какой-либо системе изменяется степень неосведомленности получателя, т.е. уменьшается неопределенность (энтропия системы). Автор теории информации К.Шеннон создал базовую единицу измерения информации – бит. Каждому сигналу присваивалась определенная вероятность его появления и соответственно чем меньше вероятность появления того или иного сигнала, тем больше он несет информации. Согласно формуле Шеннона энтропия системы (количество информации): , где

I – количество информации;

P_i – вероятность появления i-го сигнала;

n – количество возможных сигналов.

Количество информации представляется как результат выбора из набора возможных вариантов. Если все состояния системы равновероятны, то энтропия системы определяется соотношением.

Для измерения смыслового, семантического содержания информации используется понятие тезаурус пользователя. Тезаурусная мера связывает семантические свойства информации со способностью потребителя принимать поступившее сообщение. Таким образом, количество семантической информации, извлекаемой потребителем из поступающих сообщений, зависит от степени подготовленности его для восприятия такой информации. По мере роста знаний в определенной области увеличивается и количество информации, извлекаемой из сообщения о данной области. Максимальное количество семантической информации потребитель приобретает, когда поступающая информация ему понятна и несет ранее не известные для него сведения. В тех случаях, когда потребитель не понимает поступающую к нему информацию или же она ему не нужна, поскольку он все знает, количество семантической информации равно нулю.

Тезаурус – совокупность сведений, которыми располагает пользователь или система [9].

Относительной мерой количества семантической информации может служить коэффициент содержательности С, определяемый отношением количества семантической информации к ее объему:

Прагматическая мера информации является также величиной относительной и определяет полезность (ценность) информации для достижения целей потребителя. Например, при выборе компьютера для решения задач пользователя ценной будет информация о производительности компьютера, емкости памяти, времени обработки информации, стоимости и т.д.

1.3 Разновидности информации.
Роль информации в процессе управления.

Как объект исследования информация очень разнообразна и насчитывает много разновидностей. Информацию можно разделить на массовую, специальную и личную. Специальная информация очень разнообразна и подразделяется в зависимости от области человеческой деятельности: научная, техническая, экономическая, управленческая, юридическая и др.

По стадии возникновения можно выделить исходную или первичную информация, возникающую в источниках информации; сводную, формируемую по определенному алгоритму из исходной; промежуточную, возникающую в процессе преобразования первичной и содержащую данные для дальнейшего использования.

Кроме того, информация может быть входной (поступающей в обработку) и выходной (результат обработки), а также внутренней и внешней в зависимости от места возникновения (т.е. от источников формирования и сферы деятельности организации).

Внутренняя информация призвана наиболее полно отражать финансово-хозяйственное состояние организации и может быть обработана при помощи стандартных формализованных процедур. Внешняя информация содержит сведения о субъектах, действующих за пределами организации и отношениях между ними (с клиентами, поставщиками, государственными органами, конкурентами и т.д.). Такая информация часто имеет вероятностный характер и формализуется при помощи нестандартных процедур обработки.

Важным аспектом информации является ее главенствующая роль в процессе управления. В зависимости от уровня в системе управления можно рассматривать информацию частных лиц, предприятий и организаций, министерств и ведомств, информацию государственного уровня и т.д.

Информация, связанная с управлением людьми и обеспечивающая организационно-экономическое управление предприятия называется управленческой. Управленческая информация содержит цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации, и в первую очередь экономической информации. Экономическая информация отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных ресурсов и услуг, и является неотъемлемой частью управленческой информации. Экономическая информация характеризуется большими объемами, многократным использованием, обновлением и преобразованием в определенные временные периоды (например, для формирования различного вида отчетности), большим количеством математических расчетов и логических операций.

По принадлежности к системе управления можно выделить информацию о внешней среде, управляющей системы, управляемой системы (объекта управления), о целевой подсистеме.

В большинстве случаев при информационном анализе процесса управления обычно рассматривают пассивную форму проявления информации, отражающую свойства внешней среды, объекта управления и самой управляющей системы, но не менее важное значение имеет и активная форма информации, являющаяся причиной изменения состояния управляемого объекта.

Могут быть выделены следующие качественно различимые формы проявления информации: осведомляющая I_ос, преобразующая I_п, принятия решения I_при управляющая I_у.

К осведомляющей относят информацию о состоянии внешней среды, объекта управления и управляющей системы. Преобразующая включает информацию, содержащуюся в алгоритмах управления. Информация принятия решения является отражением образов и целей на конечное множество принимаемых решений. Управляющей является информация, вызывающая целенаправленное изменение состояния объекта управления.

В любой системе управления можно выделить два информационных канала: целевой и рабочий. В целевом канале на основе информационных процессов происходит выбор цели и принятие решения по выбору управляющего воздействия. В рабочем канале формируется информация, реализуемая исполнительным органом, осуществляющим целенаправленное изменение состояния объекта управления через вещественно-энергетические характеристики. Целевой канал может находиться как на одном уровне иерархии с рабочим, так и на более высоком. На рисунке 3 представлена информационная структура системы управления, где выделены целевой и рабочий каналы, а также приведены основные формы проявления информации [23].

Для каждого класса информации существуют определенные требования. Важными свойствами управленческой информации являются: оперативность и срочность получения в заданные сроки, полнота (для принятия управленческих решений), адресность (поступление информации определенному адресату в соответствии с его компетенцией), достоверность (безошибочность и непротиворечивость, уменьшается с уменьшением полноты), доступность для восприятия (зависит от правильности разработки документов и степени их читабельности), защищенность (невозможность несанкционированного использования или изменения).

Контролирующим параметром экономического объекта является показатель, как структурная единица экономической информации. Показатель состоит из совокупности реквизитов - логически неделимых информационных элементов, отражающих определенные свойства объектов или процессов. На основе реквизитов, расположенных определенным образом создаются документы. Информация, зафиксированная на материальном носителе и имеющая реквизиты для ее идентификации, называется документированной информацией.

Круг объектов управления чрезвычайно широк и разнообразен: экономика, территория, социальная сфера, производство, научный эксперимент, образование и др. При анализе процесса управления ввиду сложности объекта осуществляют его деление на части по различным признакам. Одним из главных признаков является вид иерархии. Выделяют такие виды иерархии как: временная, пространственная, функциональная, ситуационная и информационная. Деление какой-либо системы на части не может быть однозначным, так как выделение границ между частями является всегда в какой-либо мере субъективным. Выбор того или иного принципа выделения составных частей должен удовлетворять следующим основным условиям: обеспечивать их максимальную автономность; учитывать необходимость координации их действий для достижения общей цели функционирования, а также совместимость отдельных частей.

Временная иерархия. Признаком деления здесь является интервал времени от момента поступления информации о состоянии объекта управления до момента выдачи управляющего воздействия. Чем больше интервал, тем выше уровень (ранг) элемента. Управление может осуществляться в реальном времени с интервалом, равным суткам, декаде, месяцу, кварталу и т.д. Причем управляющий интервал выбирается не произвольно, а исходя из критериев, определяющих устойчивость и эффективность функционирования всей системы.

Пространственная иерархия. Признаком деления здесь является площадь, занимаемая объектом управления. Чем больше площадь объекта, тем выше его ранг. Данный признак является субъективным, так как не всегда площадь, занимаемая объектом, соответствует ее значимости, и ее можно использовать в случае аналогичности параметров элементов одного уровня.

Функциональная иерархия. В ее основе лежит функциональная зависимость (подчиненность) элементов системы. Такое разделение также является субъективным, так как в этом случае трудно выделить границы между элементами системы.

Ситуационная иерархия. Деление на уровни в данном случае осуществляется в зависимости от эффекта, вызываемого той или иной ситуацией, например, от ущерба, возникающего в результате аварии или выхода из строя оборудования.

Информационная иерархия. В настоящее время этот вид иерархии является очень существенным в связи с возросшим значением информации для управления. В основе деления на уровни лежит оперативность и обновляемость информации. Именно через эти характеристики прослеживается иерархия информации по уровням управления предприятием.

На первом уровне хранится и обрабатывается повторяющаяся, часто обновляющаяся информация, необходимая для повседневной деятельности, т.е. для оперативного управления. Следующий уровень составляет информация более обобщенная, чем оперативная, и используемая не так часто. Информация группируется по функциональным областям и применяется для поддержки принятия решения по управлению производством. На верхнем уровне хранится и обрабатывается стратегическая информация для долгосрочного планирования. Для нее характерна высокая степень обобщенности, неповторяемость, непредсказуемость и редкое использование.

Общий вид функциональной модели процесса управления представлен на рисунке 4 [23]. Учет информации об объекте управления состоит в регистрации, классификации и идентификации. На основе разнообразных математических моделей, описывающих реальное и требуемое состояние объекта, и критериев оптимальности анализируют информацию о состоянии объекта управления. Окончательная модель прогнозируемого состояния объекта управления формируется в виде плана. Возникающие из-за внешних воздействий отклонения от плана корректируют путем сравнения учетной и плановой информации, проводят новый анализ и формируют управляющие воздействия (регулирования) [23].

Обеспечение любого вида деятельности составляют финансы, материальные ресурсы, штаты и информационные ресурсы. Информационные ресурсы тесно взаимосвязаны с каждым из трех первых видов ресурсов и по уровню иерархии стоят выше, так как используются при управлении остальными.

Любая организация в процессе своей деятельности сталкивается со все возрастающими потоками экономической, политической, рыночной и другой информации. Получение качественной информации за счет применения современных информационных технологий позволяет перевести деятельность специалистов организации на более высокий качественный уровень, сделать ее более целенаправленной и эффективной.

1.4 Виды информационных технологий обеспечения
управленческой деятельности.

Информационные технологии в целом можно классифицировать по различным принципам. По способу построения сети: локальные, многоуровневые, распределенные. По типу пользовательского интерфейса: командный, WIMP-интерфейс (по сути - графический интерфейс пользователя), SILK-интерфейс (интерфейс поисковых систем). По обслуживаемым предметным областям: бухгалтерский учет, банковская деятельность, налоговая деятельность, страховая деятельность и другие.

Управленческая деятельность характеризуется следующими особенностями:

- осуществляется в течение определенного временного интервала (времени существования системы управления);

- осуществляется в определенных пространственных границах, как правило, определяемых местом размещения управляющей системы;

- реализуется людьми, для которых она является основным видом деятельности;

- содержание управленческой деятельности определяется задачами, решение которых приводит к целенаправленному протеканию управляемого процесса.

Основной целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей сотрудников, имеющих дело с принятием решений. Эти технологии ориентированы на комплексное решение функциональных задач, формирование регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Учитывая сложность самой управляющей системы, ее относительно самостоятельное существование, наличие внутренних, нередко противоречивых особенностей реализации различных функций, следует указать и на необходимость управления самой управленческой деятельностью, которое является особой ее разновидностью.

По функциям обеспечения управленческой деятельности ИТ подразделяют на: технологии подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров, технологии подготовки иллюстраций и презентаций на основе графических процессоров, технологии подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров, технологии разработки программ на основе алгоритмических, объектно-ориентированных и логических языков программирования; технологии систем управления базами данных, технологии поддержки управленческих решений на основе систем искусственного интеллекта, гипертекстовые технологии и технологии мультимедиа.

Для решения проблем организации управленческой деятельности, т.е. обеспечения своевременной выработки и реализации управленческих решений, в зависимости от типа решаемых задач применяют различные ИТ.

Информационные технологии обработки данных предназначены для решения функциональных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы, а также стандартные процедуры их обработки. Эти технологии применяются в целях автоматизации некоторых рутинных, постоянно повторяющихся операций управленческой деятельности, что позволяет существенно повысить производительность труда персонала. Характерной особенностью этого класса технологий является их построение без пересмотра методологии и организации процессов управления

При обработке данных информационные технологии управления должны обеспечивать:

- оценку планируемого состояния объекта управления;

- оценку отклонений от планируемых состояний;

- выявление причин отклонений;

- анализ возможных решений и действий.

Управленческая деятельность пространственно локализована в рамках физического размещения управляющей системы. Физическое размещение может быть реализовано по-разному. В современном обществе подобные объекты чаще называют офисом. Офисная деятельность характеризуется, прежде всего, используемыми информационными технологиями, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации. Если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса.

Информационные технологии автоматизации офисной деятельности направлены на организацию и поддержку коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией. Типовые процедуры делопроизводства и контроля управления, реализованные в электронном офисе, включают: обработку входящей и исходящей информации; сбор и последующее составление отчетности за определенные периоды времени в соответствии с различными критериями выбора; хранение поступившей информации; обеспечение быстрого доступа к информации и поиск необходимых данных. Эти технологии предусматривают наличие интегрированных пакетов прикладных программ: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, телеконференции, специализированные программы реализации электронного документооборота и т. д.

В условиях широкого использования возможностей глобальной информационной системы Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса, названного виртуальным офисом. В виртуальном офисе все необходимые функции информационного обслуживания управленческой деятельности и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах сети, а не сосредоточены в реальном офисе с соответствующими атрибутами (помещение, оборудование, персонал и т. п.).

Для решения слабоформализованных задач, выработки возможных вариантов решений, их оценки, выбора и предоставления пользователю лучшего из них, а так же анализа последствий принятого решения применяют информационные технологии поддержки принятия решений. Они предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов и обоснованных выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной деятельности. Информационные технологии поддержки принятия решений могут использоваться на любом уровне управления с целью обеспечения координации лиц, принимающих решение.

Основу автоматизации труда специалистов-аналитиков составляют информационные технологии экспертных систем. Эти ИТ позволяют использовать работникам накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, т. е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области. Такие сведения, обработанные по определенным правилам, позволяют подготавливать обоснованные решения и вырабатывать стратегии управления и развития предприятия. Отличие информационных технологий экспертных систем от технологии поддержки принятия решения состоит в том, что они предлагают пользователю принять решение, превосходящее его возможности, и способны пояснять свои рассуждения в процессе получения решения.

ИТ, предоставляющие информацию пользователю по соответствующему запросу в системе - информационно-справочные технологии. Технические средства в таких технологиях используются только для сбора и обработки информации об управляемом объекте. На основе обработанной и представленной в удобной для восприятия форме информации пользователь принимает решение относительно способа управления объектом.

ИТ,периодически или через определенные промежутки времени самостоятельно выдающие пользователю предназначенную для него информацию называются информационно-советующими технологиями. Помимо сбора и обработки информации в этих системах выполняется определение рационального технологического режима функционирования по отдельным технологическим параметрам процесса и определение управляющих воздействий по всем или отдельным управляемым параметрам процесса и т. д.

Контрольные вопросы

1 В чем заключается понятие информации?

2 Из чего состоит показатель?

3 Дайте характеристику аспектам информации.

4 Расскажите о синтаксической, семантической и прагматической мерах информации.

5 Перечислите свойства управленческой информации.

6 Какие существуют виды иерархии информации?

7 Назовите базовые технологические процессы информационной технологии.

8 Дайте понятие информационной технологии.

9 Объясните противоречия между информационными и управленческими технологиями.

10 Укажите пути устранения противоречий между информационными и управленческими технологиями.

11 В чем заключается информационный подход к процессу управления?

12 Назовите основные формы проявления информации в информационной структуре системы управления.

13 Чем определяются информационный ресурс и его составляющие?

14 Назовите особенности управленческой деятельности.

15 Дайте характеристику видам информационных технологий обеспечения управленческой деятельности.

2 Информационные технологии документационного
обеспечения экономической и управленческой деятельности

Документация на сегодняшний день является важным носителем информации для выработки на ее основе управленческих решений, а также служит фактическим подтверждением распоряжений и указаний руководителей различных уровней управления. Документирование информации является обязательным условием для включения информации в информационные ресурсы и осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти. Документ, после его подписания должностным лицом в соответствующем порядке, приобретает юридическую силу. Задокументированная информация, полученная на законных основаниях, может быть использована для создания производной информации, при условии ссылки на первоначальный источник.

На большинстве предприятий, ведущих активную работу с различными документами, неизбежно возникает проблема ввода, обработки, систематизации и безопасного хранения больших объемов информации. Для облегчения поиска информации, предоставления возможности коллективной работы с документами, их согласования и обеспечения конфиденциальности необходимо средство автоматизации, позволяющее организовать высокую эффективность работы с документами. Эту задачу решают с использованием специального программного обеспечения - систем управления электронным документооборотом. Они автоматизируют работу с документами практически на всех этапах (от создания до удаления из архива).

Дата добавления: 2014-12-23