Документационное обеспечение управленческой деятельности

Документационное обеспечение управления, прежде всего, предполагает, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т. е. запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или в традиционной форме. Документы являются носителями первичной информации, так как в них информация фиксируется впервые. Это свойство отличает документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации.

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. его изображение на экране монитора.

Средства документирования для создания документов представлены простыми орудиями (ручки, карандаши и др.), механическими и электромеханическими средствами (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника) и компьютерной техникой.

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами для ее идентификации [14]. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью (регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации) и наличием юридической силы (обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе). Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде [14].

Любой документ является элементом системы документации (СД) более высокого уровня - совокупности документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению и систематически используемых для управления объектом. Как буквы составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, обеспечивая управляемость объектов, как в рамках государства, так и в отдельной организации.

В состав системы документации предприятия входит несколько сотен форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю называется документопотоком. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Различают внешние, входящие в систему документопотоки; внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей; исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Для организации эффективного управления экономической системой и рациональной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию. Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии создается свой документооборот. Организация работы с документами - это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот - регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технология обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив [7].

Состав документов и процедур их обработки, состав потоков документов и структура документооборота в значительной степени определяются особенностями организационной структуры конкретного предприятия, а также происходящими на предприятии процессами управления и деловыми процессами.

Дата добавления: 2014-12-23