Системы автоматизации документооборота

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. Тенденцию перехода от традиционных технологий организации документооборота к компьютерным отражают исследования, проведенные рядом компаний. По сведениям компании Delphi 15 % бумажных документов безвозвратно теряются и для их поиска сотрудники тратят до 30 % своего рабочего времени. При переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности труда сотрудников увеличивается на 25—50%, сокращается время обработки одного документа более чем на 75%, на 80% уменьшаются расходы на оплату площади для хранения документов (оценка Nortan Nolan Institute). На сегодняшний день количество электронных документов удваивается за год, а бумажных документов растет только на 7% (данные компании XPLOR) [14].

Исходя из вышесказанного на большинстве современных предприятий, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно появляется проблема ввода, систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Различные виды документации накапливаются на рабочих столах сотрудников или в файловых системах их компьютеров, затрудняя поиск информации, коллективную работу над документами, их согласование и соблюдение конфиденциальности. Поэтому возникает потребность в средстве автоматизации, которое могло бы организовать не только хранение и поиск документов, но и обеспечить высокую эффективность работы с документами в масштабах всей организации.

В конце 60-х и начале 70-х годов ЭВМ применяли для автоматизации в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки. Позже, в конце 70-х и начале 80-х годов, в таких системах стали применять электронную почту с редактором документов, позволившим создавать и отправлять по почте электронные документы.

Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании. Это позволило в конце 80-х годов создать документооборот, названный: «doc-flow = работа с образами документов + маршрутизация», что позволило сказать, что управление и контроль операций и работ, связанных (инициируемых) с документами, - основополагающая задача процесса увеличения производительности и снижения затрат на управление.

Системы работы с образами документов, реализовав преобразование бумажных документов в цифровую форму, сделали доступ к информации значительно эффективнее, одновременно пользователи получили набор инструментов для настраиваемой маршрутизации и управления изображениями и другой информацией, что значительно упростило получение статистической информации по выполняемым работам и автоматизировало стандартные задачи пользователей. В корпоративной среде клиент-сервер продукты данного класса позволяют организовать стандартное управление большими объемами изображений документов.

В начале 90-х годов для всех типов экономических систем первостепенным становится ответственное выполнение всеми сотрудниками порученных работ, поэтому применяемая ранее технология автоматизации документооборота устаревает и появляется новая технология: «work-flow = работа + управление потоками работ». В таких системах образы документов и другие документы рассматриваются в качестве одного из типов данных наряду с файлами данных, графикой, аудио и видео. В системах, автоматизирующих управление работами или деловыми процессами, фигурируют два основополагающих понятия: бизнес-задание и бизнес-процесс, для исполнения которых необходимо своевременно поставлять нужные документы.

Для автоматизации работы с документами практически на всех этапах, начиная от разработки и заканчивая удалением из архива, а также с целью предоставления возможности настройки на различные специфические участки работы, в том числе и технологические (например, разработка проектно-конструкторской документации) используется специальное программное обеспечение - системы управления электронными документами (СУЭД).

К основным задачам, решаемым СУЭД можно отнести [7]:

§ создание и ведение единого электронного архива, способного накапливать данные любых типов, систематизировать их с помощью гибко настраиваемых классификаторов документов и тематических иерархий проектов или папок;

§ обеспечение быстрого и удобного поиска информации с возможностью немедленного вызова документа на редактирование в привычной для пользователя программе;

§ ограничение возможности каждого конкретного пользователя по просмотру и модификации документов, обеспечивая необходимый уровень безопасности;

§ обеспечение работы с несколькими версиями одного и того же документа, выписки документа для обработки вне системы и возврат его в библиотеку, а также экспорт и импорт документов;

§ повышение надежности (целостности) хранения данных;

§ обеспечение быстрого времени отклика электронной архивной системы вне зависимости от объемов хранящихся в ней данных и прозрачного доступа к информации, расположенной в различных территориально удаленных подразделениях предприятия;

§ обеспечение коллективной обработки документов и их согласования.

Внедрение электронной технологии подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение).

Электронная форма документа (ЭД) представляет собой страницу с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Электронная форма документа - это не изображение бумажного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма появляется только при необходимости в качестве твердой копии электронной. Технология обработки электронных форм позволяет уйти от рукописных и машинописных форм и иметь дело только с их электронным представлением.

Электронные формы могут допускать различный тип входной информации и содержать: командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы, нажав кнопку, ее можно отправить по заранее определенному электронному адресу получателя.

В форме электронного документа присутствуют поля с постоянными, не изменяющимися среди экземпляров документа одного типа реквизитами (наименование предприятия, эмблема предприятия, наименование документа и места его составления), их необходимо заносить в форму ЭД в процессе проектирования его структуры; поля с наименованием переменных реквизитов, изменяющих свои значения при переходе от одного экземпляра документа к другому, и также требующие предварительного занесения в форму ЭД и поля со значениями переменных реквизитов, которые могут быть двух типов: заполняемые вручную и автоматически. Автоматически заполняемые поля бывают вычисляемыми с помощью подключения стандартных статистических, математических, финансовых функций или макросов и автоматически заполняемыми из базы данных или справочников.

Существуют различные типы форм электронных документов и технологии их применения. Формы могут быть предназначены для сбора данных и их последующей статистической обработки. При обработке бумажных форм из них извлекаются необходимые, заранее определенные данные для последующей обработки. При электронной технологии опрос осуществляется или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Интернет. Преимуществом последнего подхода является отсутствие дорогостоящего оборудования для обработки, расходов по распространению форм, включая почтовые. Отрицательным сдерживающим моментом является недостаточная распространенность на сегодняшний день электронных коммуникаций.

Существуют формы для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах и т. п.). Особенность технологии их обработки состоит в том, что кроме извлечения собственно данных необходимо маршрутизировать форму между сотрудниками, несущими ответственность за принятие решения по каждому документу. Например, если счет не утвержден финансовым директором, бухгалтерия не будет его обрабатывать и данные из этого счета (платежные реквизиты и сумма платежа) не поступят в бухгалтерскую систему.

Создание форм, доступных удаленным пользователям Web, расширяет возможности групповой работы с партнерами, клиентами и заказчиками.

Создание и обработка формы электронного документа состоит из нескольких этапов. На первом этапе проектируют структуру формы ЭД. Проектирование заключается в рисовании линий, создании графических элементов, например логотипов, т. е. формирование внешнего вида ЭД с помощью графических средств.

На втором этапе проектируют содержания формы ЭД, так как переменные поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какой-либо базы данных (в этом случае необходимо установить связь формы с базой данных), производится привязка переменных полей формы, которые будут заполняться, к инструментальным средствам заполнения, или вычисления, или автоматического контроля. Таким образом, на этом этапе проектирования форме придаются свойства интеллектуальности. Почти все программные продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей с соответствующими средствами, часть из них предоставляет высокоуровневые языки скриптов или макросы. Также можно указать, что при заполнении поля формы будут выполняться определенные задачи, например вычисление суммы, проверка типов и т. д.

На третьем этапе устанавливаются связи между формами, для автоматизации процессов актуализации сведений, заключенных в связанных формах с целью повышения достоверности информации при заполнении форм ЭД.

На четвертом этапе осуществляется работа с готовой формой. Происходит ее заполнение из различных источников, автоматическая проверка правильности заполнения переменных полей, в которые информация вводится вручную, проставление отметок о просмотре документа, выполнение дальнейшей пересылки документа на рабочий стол другого специалиста или передача его по электронной почте или факсу.

2.3 Назначение и особенности функционирования
систем управления документами

В современных системах автоматизации документооборота широко применяются интенсивно развивающиеся технологии, представленные системами обработки изображений документов, системами оптического распознавания символов, системами автоматизации управления документооборотом, системами автоматизации деловых процессов, программным обеспечением для рабочих групп.

Системы обработки изображений документов предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов. Их целесообразно применять в организациях с большим объемом документооборота. Системы обработки изображений позволяют сканировать документы для записи на сервер, классифицируют их по различным критериям, передают изображение на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати. Подобные системы предусматривают также определение маршрута передачи изображений по сети, их рассылку по факсу или электронной почте, поиск изображений по отдельным элементам. Для экономии памяти на запоминающем устройстве большинство систем сжимают изображения и создают специальный индекс изображений, где содержатся соответствующие значения атрибутов документов (наименование, автор, тема и т.п.).

Техническое обеспечение систем включает высокоскоростные сканеры, документные контроллеры (выполняют быструю и высокоэффективную компрессию/декомпрессию документов и обеспечивают скоростную работу со сканерами и принтерами), библиотеки-автоматы на базе оптических накопителей с автоматической подачей дисков. Компьютерные образы документов находятся на сервере изображений и просматриваются на рабочих станциях-клиентах.

Многие системы обработки изображений включают программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR).

Системы OCR переводят бумажные документы в электронную форму в виде текстового файла и позволяют получать электронную копию документа с печатного листа, или копию документа, пришедшего по факсу. Сканирующее устройство считывает изображение документа и в результате распознавания текста изображение документа отображается в файл, отформатированный как текстовый. Это позволяет автоматически преобразовать бумажный документ в электронную форму, исключая ручной ввод. Существуют экспериментальные системы, обрабатывающие подобным образом и рукописные материалы.

Выделяют два класса систем OCR - обучаемые и интеллектуальные. Принцип действия систем первого класса основан на поточечном сравнении оцифрованного символа с образцом из справочника. При совпадении образца и символа последний считается распознанным и добавляется в результирующий файл. При таком способе распознавания размеры образца и шрифта документа должны совпадать, т. е. в системе необходимо иметь маски для каждого размера каждого типа шрифта, поэтому подобная система более эффективна в случае однотипного и качественного текста. Во втором случае «маска» символа заменяется на его «образ», который может быть использован для любых размеров шрифтов.

В настоящее время наиболее известны достаточно качественные программные продукты по распознаванию текста, в том числе две системы отечественных фирм, ориентированные, прежде всего на распознавание русскоязычных текстов (FineReader, CuneiForm, ABBY Systems).

Системы автоматизации управления документооборотом (системы класса «DocFlow») ориентированы на использование форм электронных документов и предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов. Они фактически выполняют роль СУБД для неструктурированной информации. Как говорилось выше, при разработке форм электронных документов планируются маршруты их прохождения через специалистов определенных отделов, таким образом, обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляются согласно прописанному для него маршруту. Системы автоматизации управления документооборотом осуществляют: индексирование документов, полнотекстовый поиск по ключевым словам, организацию доступа к документу независимо от места его хранения, поиск и управление документами с помощью ключевых компонентов (по оглавлению или названию раздела), многоуровневую защиту данных (разрешают доступ к документам только определенным пользователям или устанавливают виды доступа, например, «только для чтения»), рассылку документов и др.

Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки. Развитие сети Интернет позволяет размещать документы на Web-узле, поддерживать обмен документами как между сотрудниками фирмы по корпоративной сети, так и с клиентами и партнерами фирмы по Интернет. Такие системы базируются на архитектуре клиент-сервер.

Программное обеспечение для рабочих групп (group-ware) предназначено для организаций, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. В группу систем «group-ware» входят многие почтовые системы, такие как MS Exchange или Group Wise. Главное их назначение в обеспечении коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы класса «group-ware» позволяют автоматизировать деятельность, которая не вписывается в стандартные схемы реляционных баз данных, например, взаимодействие большого числа людей, выполняющих различные работы в физически удаленных друг от друга местах. Часто эти системы построены на базе Lotus Notes в среде «клиент-сервер».

Такие приложения позволяют обрабатывать как структурированную, так и неструктурированную информацию. ПО для рабочих групп обеспечивает электронную почту, поддержку видеоконференций или совещаний, управление изображениями документов, совместное использование документов, маршрутизацию документов, календарное планирование.

Системы автоматизации деловых процессов - это класс систем документооборота «work-flow», предназначенный для жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации.

Современная организация представляет собой сложный комплекс, объединяющий материальные, информационные, человеческие и другие ресурсы, которыми необходимо управлять в реальном времени, выбирая оптимальную тактику и стратегию развития. В крупных и средних организациях существует проблема координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины. Руководство таких предприятий испытывает трудности со своевременным получением достоверных данных о ходе трудового процесса, на основе которых должны вырабатываться соответствующие управленческие решения и осуществляться планирование. Эффективность большинства деловых процессов заметно снижается и возникает необходимость внедрения средств автоматизации, которые позволили бы разрешить все вышеперечисленные проблемы. Для этих целей используется специальное программное обеспечение - системы автоматизации управления деловыми процессами (САДП) или так называемые «work-flow»-системы.

«Work-flow»-технология включает в себя автоматизацию деловых процессов выполняемых на предприятии работ. Это и описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут делового процесса): кто, что, чем и когда должен сделать в рамках конкретного процесса, и реальное управление выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроль, мониторинг, и т. п. Документальные потоки на предприятии привязываются к существующим бизнес-процессам и регламенту их взаимодействия. При жесткой маршрутизации документа заранее прописывается его движение по всем рабочим местам, определяются права пользователей на документ в каждой точке маршрута. При свободной маршрутизации исполнитель может самостоятельно определить дальнейший путь движения документа, обычно на один уровень. Это позволяет поднять на качественно новый уровень производительность труда сотрудников предприятия. Поэтому «work-flow»-системы рассматриваются, как совокупность средств описания правил выполнения заданий, и средств осуществления оперативного управления пользователями и работами при выполнении этих заданий.

Программное обеспечение типа «work-flow» ориентировано на деловой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура «клиент-сервер» и высокопроизводительные серверы. Примерами областей, в которых применяются данные системы, могут быть банки, государственные службы, службы кредитных карточек покупателей или страховые компании. В настоящее время получают большое распространение интегрированные системы управления документооборотом, объединяющие выполнение всех функций и работающие с удаленными пользователями через средства Интернета.

Основные свойства, которыми должны обладать создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом формулируются в соответствии с основными требованиями корпоративных экономических информационных систем (КИС) и заключаются в следующем [23].

Масштабируемость. Способность системы электронного документооборота поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей и способность системы наращивать свою мощность определяется только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах.

Модульность. Система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.Это актуально если заказчику не требуется внедрение всех компонентов системы документооборота сразу, или количество решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота.

Открытость. Система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.Она не должна существовать в отрыве от других систем, в случае если необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, например с бухгалтерской программой.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию добиться интеграции профессиональной и информационной деятельности специалистов; интеграции всех информационных потоков и создания единого информационного ресурса, используемого для принятия управленческих решений; коллективного использования информационного ресурса, ведущего к упрощению процесса обмена информацией; оптимизации работ сотрудников и сокращения затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.

Основной частью информационного обеспечения ЭСУД должна быть база данных электронных документов, которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий, в том числе и бумажные оригиналы, и электронные копии оригиналов бумажных документов).

Контрольные вопросы

1 Дайте понятие документа.

2 Охарактеризуйте систему документации.

3 Назовите этапы развития автоматизации документооборота.

4 Перечислите задачи, решаемые системами управления электронными документами.

5 Что такое электронная форма документа?

6 Расскажите о этапах создания и обработки формы электронного документа.

7 Предназначение, техническое и программное обеспечение систем обработки изображений документов.

8 Назначение систем автоматизации управления документооборотом.

9 В чем суть систем коллективной работы класса «GroupWare»?

10 Расскажите о системах автоматизации деловых процессов.

11 Перечислите основные свойства электронных систем управления документооборотом.

Дата добавления: 2014-12-23