Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Наличие и функциональность построения работы службы документационного обеспечения является необходимым условием эффективной управленческой деятельности.

Функции делопроизводственных служб любого уровня (государственных учреждений, коммерческих предприятий или организаций) подразумевают документирование управленческих процессов. Документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Любой документ, создаваемый в процессе управления должен отвечать нормам и требованиям современного законодательства. При оформлении управленческой документации важно исполнять и учитывать основные правила, предусмотренные законодательными и нормативными актами в сфере делопроизводства.

Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных и правовых актов, а также иных методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и использование в текущей деятельности, а также деятельность службы делопроизводства, её структуру, функции, штат, техническое обеспечение и другие аспекты.

Законодательное регулирование организации делопроизводства на современном этапе осуществляется путем издания федеральных законодательных актов, включающих в себя комплекс правовых положений, требований и методов, в совокупности устанавливающих нормы создания, обработки и хранения документов. К ним относят:

1. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ.

2. Законодательные акты Российской Федерации.

Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие указов Президента и нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления в сфере делопроизводства, например:

– Указ Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050 «Об утверждении Положения о государственном гербе в Российской Федерации»;

– Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфенденциального характера»;

– Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне»;

– Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации»;

– Постановление Правительства РФ от 7 мая 1999 г. № 498 «Об утверждении Положения о государственном комитете Российской Федерации по стандартизации и метрологии»;

– Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О федеральном архивном агентстве» и другие.

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации регламентируют принципы организации документационного обеспечения в управлении, например:

– Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1–ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Устанавливает правила использования электронных цифровых подписей;

– Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в РФ. Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства;

– Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149–ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; при применении информационных технологий; при обеспечении защиты информации;

– Федеральный закон от 23 мая 2009 г. № 98–ФЗ «О ратификации Сингапурского договора о законах по товарным знакам». Закон сообщает о ратификации Сингапурского договора о законах по товарным знакам. Договор призван гармонизировать ряд вопросов, относящихся к процедурным аспектам регистрации и использования товарных знаков, а также договоров по распоряжению исключительным правом на товарные знаки;

– Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807–1 «О языках народов РФ». Регулирует вопросы государственного языка в документах и другие.

Нормативно-методическое регулирование деятельности служб документационного обеспечения управления осуществляется путем издания и утверждения различных нормативных и инструктивно-методических актов следующими федеральными институтами:

– Российским Архивом (Росархив);

– Федеральной государственной службой статистики (Росстатом) – ранее Госкомстатом РФ;

– Государственным комитетом Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России).

Росархив является федеральным органом исполнительной власти и в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет общее методическое руководство по ведению архивного дела и документационного обеспечения управления в организациях, учреждениях, предприятиях страны, включая межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов.

Росархиву предоставлено право утверждать типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и типовые перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

Документы, принимаемые Росархивом, обязательны для применения всеми организациями, предприятиями и учреждениями независимо от их организационно-правовой формы хозяйствования (государственные, муниципальные, коммерческие и т.д.).

В 1991 г. Росархивом была разработана и предложена для внедрения Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Это документ носит рекомендательный характер, является наиболее полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения управления.

ГСДОУ — это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышения качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

ГСДОУ является наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления. Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

На основании положений ГСДОУ разработана и утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993 г.), которая устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству каждым министерством и ведомством. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)

Федеральная государственная служба статистики (Росстат) принимает участие в работах по унификации документов, осуществляет статистический учет и контроль за представлением хозяйствующими субъектами статистической отчетности.

Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России) действует на основании постановления Правительства Российской Федерации от 7 мая 1999 г. № 498. Является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим межотраслевую координацию, а также функциональное регулирование в области стандартизации, метрологии и сертификации.

Госстандарт России выполняет значительное количество функций, в том числе:

– обеспечивает создание, актуализацию и использование баз и банков данных нормативных документов, общероссийских классификаторов, научно-технической терминологии, каталогизации продукции и информации в области стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации, государственного контроля и надзора, являющихся федеральными информационными ресурсами;

– несет ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм;

– осуществляет общую координацию проводимых работ в стране по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов и др.

Государственному комитету Российской Федерации по стандартизации и метрологии принадлежит право определения общей политики в области стандартизации, установления конкретных сроков разработки новых или переработки действующих стандартов и методических указаний. Эти нормативные предписания обязательны для применения.

Дата добавления: 2014-12-23