Общие правила оформления документов

ДОКУМЕНТОВ

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Каждый управленческий документ должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением фактов, явлений, событий.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Общие правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах – государственных стандартах: ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает максимальный набор реквизитов документа, правила их оформления и расположения в документе, предусматривает виды бланков документов, требования к их оформлению и хранению и др. Документ имеет юридическую силу только при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма – наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

Реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6.30 – 2003).

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами, отдельные виды документов могут быть оформлены организацией по собственному усмотрению с выполнением единых правил документирования. ГОСТ Р 6.30 – 2003 также предусматривает формуляр–образец документа.

Формуляр–образец организационно-управленческих документов представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр–образец также устанавливает размеры стандартных полей в документе, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Управленческие документы рекомендовано оформлять на бланках. В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие виды бланков предприятия: общий бланк, бланк для письма, бланк конкретного вида документа, кроме письма (подробнее о бланках – см. п.4.2.5).

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) любой версии начиная от 6.0 с использованием шрифтов Times New Roman Cyr, либо Times DL 12, 13, 14 кеглем (для оформления табличных материалов) через одиночный, полуторный или двойной интервалы.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

– левое – не менее 20 мм;

– правое – не менее 10 мм;

– верхнее – не менее 20 мм;

– нижнее – не менее 20 мм.

На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (предприятие, организация) устанавливает собственные требования, предъявляемые к работе с документами, и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В данных документах должны быть закреплены конкретные правила документирования, в том числе:

– права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

– состав документов, применяемых для документирования управленческой деятельности;

– компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

– порядок подписания, согласования и визирования документов, заверение их печатью;

– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Дата добавления: 2014-12-23