Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Выдачи наличных денег под отчет на хозяйственные расходы и расходы, связанные со служебными командировками производятся по расходным кассовым ордерам либо по платежным ведомостям. Список лиц, имеющих право получить в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Порядок направления работника в командировку, расчеты с работником по командировке на территории Республики Беларусь регулируются Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь», утвержденной постановлением Министерства финансов от 12.04.2000 № 35 (с учетом изменений).

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. При направлении работников в служебную командировку оформляется приказ (распоряжение) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. В организации необходимо вести журнал регистрации направляемых в служебную командировку работников.

Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки.

За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки.

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Порядок направления работников в командировку за границу регулируется Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Министерством труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55 (с учетом изменений).

Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражаются в журнале-ордере № 7-АПК (табл.). Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены по этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7-АПК являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

В конце месяца по каждому подотчетному лицу определяется сальдо на конец месяца. Затем подсчитываются итоги (обороты) по дебету и кредиту счета 71. Данные журнала-ордера № 7-АПК сверяются с показателями других регистров. Кредитовые обороты по счету 71 сверяют с дебетом счетов 07, 10 – с данными ведомостей № 46-АПК, счета 18 – с данными ведомости № ____, счетов25 и 26 – с производственными отчетами № 18 Г, № 18 Ж, счета 50 – с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1-АПК, счета 70 – с данными ведомости № 59-АПК и т.д. Дебетовые обороты по счету 71 сверяют: с кредитом счета 50 – с данными журнала-ордера № 1-АПК, счета 51 – журнала-ордера № 2-АПК, счета 90 – журнала-ордера № 11-АПК. После сверки данных кредитовый оборот в целом по счету 71 и по дебету корреспондирующих счетов переносится в Главную книгу.

Дата добавления: 2014-12-24