Рекомендации к самостоятельной подготовке. Общие понятия о коммуникации и информации в организации

Основные вопросы

Общие понятия о коммуникации и информации в организации

ЗАНЯТИЕ 7

1. Коммуникация как связующее звено между всеми функциями управления в организации.

2. Общность, отличия в организации коммуникационных процессов внутри фирмы и в обмене информацией между фирмой и внешней средой.

3. Организация коммуникаций по нисходящей и восходящей системе.

4. Коммуникации по горизонтали (между различными подразделениями организации).

5. Неформальные коммуникации, дезинформация, слухи.

6. Основные этапы и их составляющие в модели обмена информации.

7. Межличностные коммуникации и причины их неэффективности.

8. Влияние структуры организации на эффективность информационного обмена.

9. Перспективы внедрения современных информационных технологий в коммуникационные процессы организаций.

Осуществление коммуникаций является связующим процессом, необходимым для любого важного управленческого решения. Коммуникацию определим как обмен информацией между людьми и организациями, организацией и ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, а также между подразделениями организации. Руководители непосредственно и постоянно обмениваются данными с подчиненными, будь то индивиды или группа людей. Существуют также слухи, домыслы, дезинформация в виде неформальной информационной системы. Основными элементами коммуникационного процесса являются отправитель, канал и получатель. Люди не делают различия между информацией и данными. Данные являются характеристиками фактов и событий, источником информации, но сами по себе данные ничего не значат. Они всего лишь устное сообщение, заметки на бумаге или биты в компьютерной памяти. Информация необходимая для менеджмента организации может определяться стратегическим уровнем, уровнем координации между подразделениями, операционной деятельностью, необходимостью совершения внешних сделок и отстаивания интересов.

Переход «ведущих экономических ресурсов» от традиционной производственной деятельности промышленных и сельскохозяйственных рабочих к различным функциям по обработке информации «белым воротничкам» - это одно из главных изменений перехода из 20 в 21 век во всех индустриально развитых экономиках. Как очень точно заметил П. Друкер: «Информационная революция по своим последствиям на экономическую организацию сопоставима с эффектом индустриальной революции». Глобальные информационные и телекоммуникационные сети становятся влиятельными структурами, меняющими экономические, социальные и политические технологии во всех ведущих странах мира. Новые «информационные потоки» радикально изменяют условия размещения производительных сил и факторов экономической деятельности, пространственной организации процессов экономического развития. Информационная революция меняет структуру занятости и соотношения в организациях так называемых «информационных работников» и «производственных рабочих». Рост числа занятых и корпоративных инвестиций в информационные службы, информационный менеджмент продолжает опережать изменения других сторон экономической организации предприятий.

Первый этап успешной коммуникации – это получение и владение информацией, полной и достоверной, что является одним из главных условий успешной деятельности любого менеджера.

Отсутствие информации или ее искажение неминуемо может привести к провалу дела. Это общеизвестно, но не все придают должное значение работе с информацией. Второй этап – изучение и осмысление материала, выяснение главного, основного из прочитанного. Третий этап – анализ, сравнение и уяснение полученных сведений, а также отбор необходимых из них для своего профессионального дела (и для работы на семинарском занятии и в деловых играх). Четвертый и заключительный этап – практическое использование знаний и умений, полученных в процессе овладения информацией, принятие определенных решений.

Работа с информацией показывает, что уже в простейших формах ее поиска, изучения и применения встречаются некоторые затруднения, вступают новые действующие лица. Чтобы не запутаться в частных вопросах информации, приведите ее в определенную систему, выявите наиболее общие, принципиальные вопросы.

Система коммуникаций состоит из четырех взаимосвязанных основных элементов: лицо, передающее информацию; сама информация; способ передачи информации; лицо, получившее информацию.

Необходимо также выделить этап подготовки информации. В нем может быть задействовано как одно лицо, так и множество исполнителей, целые отделы, службы. И, наконец, этап принятия решения на основе полученной информации.

Движение информации по каналам коммуникации от отправителя к получателю четко разграничивается на несколько этапов: 1) отбор необходимого материала; 2) обработка информации и выбор лица, которому предназначается информация; 3) передача и получение информации; 4) обмен информацией по обратной связи или подтверждение ее получения.

Следует более подробно разобрать способы получения информации. В основном это зависит от двух причин: а) характера информации и б) ее вида и возможностей, которыми располагают отправитель и получатель информации. На современных предприятиях все большее применение находят современные технические способы передачи и получения информации. Большие возможности для получения и хранения информации имеют современные ЭВМ. Наметились тенденции к сокращению письменной информации, но полностью избежать этого способа передачи и хранения информации нельзя, да и нецелесообразно.

В процессе занятия следует определить систему коммуникаций, объем, сроки и ответственных за сбор, обработку и передачу информации. Какова возможность потери или искажения информации при различных способах ее передачи по горизонтальным или вертикальным линиям?

Особенно внимательно необходимо рассмотреть вопрос методики приема и уяснения устной информации, где искажения и неточности достигают значительных величин (иногда 30% и более). Например, лицо, посетившее собрание, докладывает своему руководителю сведения так, как он сам их воспринял, т.е. на основе своего интереса, не беспристрастно, а иногда и в угоду начальству. Другой человек, присутствовавший на этом же собрании, может дать совсем иную трактовку полученных сведений. Здесь играет роль все: искренность, поза, жесты, мимика, эмоциональность и интонация. Кроме того, имеет значение и умение слушать говорящего.

Необходимо подробно рассмотреть способы передачи информации «сверху вниз» и «снизу вверх». Как должен учитывать передающий информацию, особенно устную, психологические особенности лица, получающего информацию, и в особенности исполнителя? В каких случаях необходима только письменная информация, в каких - с использованием технических средств? Как бороться со стереотипами, дезинформацией и слухами, или как это можно использовать в интересах дела?

В межличностных взаимоотношениях различия в восприятии являются наиболее распространенной преградой на пути обмена информацией, поскольку люди реагируют только на то, что воспринимают. Если у них разные системы ценностей и предпочтений, они, скорее всего, будут воспринимать и интерпретировать информацию по-разному. Систематические расхождения, т.е. несовпадения способов использования слов и их значений, являются распространенной помехой в информационных обменах с использованием слов и символов. Невербальные сигналы могут затруднить коммуникацию, если они вступают в противоречие со значением слов. Плохая обратная связь (неустойчивость системы) и неумение слушать мешают эффективному обмену информации.

Ускорение технологических изменений (совершенствование технологий как фактора развития организации) влечет за собой экономический рост, но первым и самым главным для использования преимуществ этих изменений являются понимание сдвигов в экономике от просто данных к информации и далее к знаниям. Среди всего множества экономических концепций и интерпретаций современного развития организаций наиболее емкой и схватывающей суть дела является идея общества, экономики и предприятий, основанных на знании (в широком смысле слова). Новая «волна» экономического роста связана с приходом «знание–базированного» бизнеса (knowledge-based business). Фирмы, компании, предприятия, когда они создают «знание-базированный» продукт и услуги, превращаются в образовательные учреждения, в источники знаний, необходимых для эффективного использования и потребления этих продуктов и услуг. Ведь данные – это «базовый строительный блок» «информационной экономики». На ранних этапах формирования новой экономики организаций фокусировка была на данные, которые были в форме чисел, слов, простых сообщений и имиджей фирм. Накопление и простое манипулирование этими данными (цены, объем продаж, ассортимент товаров, адрес, условия поставок и т.п.) определяло их ценность. Информация – это данные, которые собраны и упакованы в значимые информационно-смысловые структуры «числа» и данные – это элементы, выделенные и отображенные из этой информации. Знание – это то, что позволяет интерпретировать полученную информацию, воспринимать в «понятной форме». При этом потребители информации становятся «учащимися», когда взаимодействуют с продуктами «знание-базируемых технологий». Продукты обязывают и помогают учиться. Обязывают, поскольку без учения, образования и развития способностей, без вовлечения в образовательный процесс потребления такая информация невозможна.

Обмен и качество восприятия информации в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений и анализа данных, печатая и распространяя материалы информационно-образовательного характера для использования внутри организации, применяя достижения современных информационно-обучающих систем.

Список рекомендуемой литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учеб./ Под ред. Г.А. Титоренко.- М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.

2. Береза А.М. Основи створення інформаційних систем: Навчальний посібник.- К.: КНЕУ, 1998.

3. Бландел Р. Эффективные бизнес-коммуникации. Принципы и практика в эпоху информации.- СПб.: Питер, 2000.

4. Davis S., J.Botkin. The coming of knowledge-Based Business. Harvard Business Review. 1994.

5. Друкер П. Ранок: Как выйти в лидеры: практика и принципы.- М.: Book Chamber International, 1992

6. Кашкин В.Б. Введение в теорию коммуникации.- Воронеж: ВГТУ, 2000.

7. Мечковская Н.Б. Коммуникативная деятельность человека. Функции языка и речи// Социальная лингвистика.- М.: Аспект-пресс, 1996.

8. Почепцов Г.Г. Теория и практика коммуникации.-М.: Центр, 1998.

9. Ситник В.Ф, та ін. Основи інформаційних систем: Навчальний посібник / за ред. В.Ф. Ситника.- К:КНЕУ, 1997.

Дата добавления: 2014-12-25