Список подстановки

Организация связей между таблицами

К созданной БД требуется добавить еще две таблицы. Таблицы должны содержать сведения о преподавателях и предметах, которые изучаются в первом и втором семестре. Один и тот же предмет могут вести несколько преподавателей. Создадим две таблицы, связанные между собой связью типа один (предмет) ко многим (преподавателям), чтобы при вводе данных использовать Список подстановки для автоматизации ввода данных.

1. В режиме Конструктора создайте в базе данных новую таблицу, состоящую из двух полей: Название предмета (тип данных – текстовый, размер поля – 20) и Семестр (тип данных – числовой, размер поля – байт).

2. Закройте текущее окно, задав макету имя Т_Предметы и подтвердив создание ключевого поля. Access автоматически добавит к созданным вами двум полям еще одно поле Код с типом данных Счетчик, определив это поле как ключевое.

3. Откройте вновь созданную таблицу. Обратите внимание на созданное новое поле со значком. Заполните таблицу, указав в ней названия четырех предметов, изучаемых вами на первом курсе. Поле Код заполняется автоматически. Закройте таблицу Т_Предметы.

4. Создайте еще одну таблицу в режиме Конструктора. Определите поля: Фамилия (тип данных – текстовый, размер поля – 20, описание – Фамилия преподавателя), Имя (тип данных – текстовый, размер поля – 20), Отчество (тип данных – текстовый, размер поля – 20 ), Код предмета (тип данных – числовой, размер поля – длинное целое, описание – Предмет, который ведет преподаватель).

5. Закройте текущее окно, подтвердив сохранение с именем Т_Преподаватели. Откажитесь от создания ключевого поля.

6. Откройте таблицу для заполнения. Занесите в таблицу имена, отчества и фамилии шести преподавателей, ведущих предметы, перечисленные в таблице Т_Предметы. Разные преподаватели могут вести один и тот же предмет. В столбце Код предмета проставьте цифры, соответствующие кодам предметов из таблицы Т_Предметы. Закройте текущее окно.

7. Нажмите на кнопку Схема данных на панели Инструментов. В открывшемся окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы установите курсор на Т_Предметы и нажмите кнопку Добавить. Установите курсор на Т_Преподаватели и снова нажмите Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

8. В окне Схема данных вы видите две небольшие таблицы Т_Предметы и Т_Преподаватели. Для создания связи между этими таблицами выполните следующие действия:

· поместите указатель мыши на пункт Код таблицы Т_Предметы;

· нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Код предмета таблицы Т_Преподаватели;

· в открывшемся окне диалога установите флажок Обеспечение целостности данных и щелкните Создать. Между двумя таблицами в окне Схема данных появится линия связи тип один-ко-многим. Закройте текущее окно, подтвердив сохранение.

При заполнении таблицы Т_Преподаватели в поле Код предмета приходится заносить не название предмета, а его Код. Это очень неудобно, так как список предметов может быть расширен и трудно будет удержать в памяти все коды. Access позволяет автоматизировав операцию ввода данных с помощью Списка подстановки, создание которого обеспечивается наличием связи между двумя таблицами.

1. Откройте таблицу Т_Преподаватели в режиме Конструктора.

2. В столбце Тип данных для поля Код предмета выберите пункт Мастер подстановок. В первом окне Мастера оставьте выбранным положение переключателя Объект столбец подстановки. Далее.

3. Три положения переключателя второго окна Мастера выводят на экран список таблиц, запросов или объединяют эти два списка. Выберите таблицу Т _ Предметы на роль источника подстановки. Далее.

4. Третье окно Мастера (рис. 3.4) предлагает выбрать из таблицы Т_Предметы поля, участвующие в подстановке. Этот список обязан содержать то поле, содержание которого должно отображаться вместо численного значения, помещаемого из поля Код. Выберите поле Название предмета и щелкните на кнопке >. Далее.

Рис. 3.4. Окно Мастера подстановок.

5. Пропустите следующее окно Мастера. Далее. В поле последнего окна введите название Предмет, которое заменит имя столбца Код предмета. Готово. Подтвердите необходимость сохранения построенной структуры.

6. Находясь в окне Т_Преподаватели: таблица, перейдите в режим таблицы командой меню Вид/Режим таблицы.

7. Теперь в четвертом столбце вместо чисел стоят названия предметов, соответствующие этим числам. Access автоматически ищет соответствующую запись в таблице Т_Предметы и выводит в ячейку таблицы Т_Преподаватели текст поля Название предмета из выбранного в списке Мастера подстановок.

8. Введите еще одну запись в таблицу Т_Преподаватели. При вводе данных в столбец Предмет используйте список Мастера подстановок. Закройте текущее окно.

9. Закройте базу данных. Проверьте размер базы данных и запишите данные в тетрадь. Осуществите сжатие базы данных при ее закрытии командой меню Сервис/ Служебные программы/Сжать и восстановить базу данных. Закройте базу данных и проверьте размер сжатой базы.

10. Создание форм для ввода данных в таблицы Т_Предметы и Т_Преподаватели

Для созданной базы данных создать общую форму ввода данных в таблицы Т_Предметы и Т_Преподаватели с элементами управления: переход по записям, поиск записи, выход из формы.

Дата добавления: 2014-12-26