Оформление документов

3.1. Документ. Классификация документов

В русском языке термин «документ» появился в XVIII в. и озна­чал «способ доказательства». С появлением документов началась регламентация работы с ними, которая сегодня называется дело­производством. Помимо работы с отдельным документом исклю­чительно важным вопросом является организация системы делопроизводства. Понимая это, Петр I издал специальный указ о Подписании протоколов. В 1720 г. был издан «Генеральный регла­мент», определяющий порядок работы с документами.

Документы имеют большое значение в управленческом делопроизводстве, поскольку:

• отражают деятельность организации;

• на их основе принимаются управленческие решения;

• выступают в роли главных аргументов в спорных ситуациях;

•являются гарантом прав на недвижимость, собственность.

Документ обеспечивает закрепление, сбор, обработку и передачу, использование и хранение информации. Формы управления тесно связаны с видами документов, например, учет — с написанием различных отчетов, планирование — с составлением планов, инструктирование — с разработкой методик, инструкций, руководство — с изданием приказов, распоряжений. Деятельность любой организации невозможна без документирования, которое государственный стандарт о современном толковании терминов определяет как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Документирование представляет собой процесс создания, оформления, хранения документов и обеспече­ние санкционированного доступа к ним и их фрагментам. Доста­точно часто документирование является обязательным процессом, устанавливаемым законами или иными нормативными правовыми актами. Федеральный закон от 20 апреля 1995 г. № 24-ФЗ «Об ин­формации, информатизации и защите информации» определяет понятие документа как «зафиксированная на материальном носи­теле информация с реквизитами, позволяющими ее идентифици­ровать».

К основным функциям документов можно отнести:

• информационную (документирование, хранение, предостав­ление информации);

• управленческую (с помощью документов решаются управ­ленческие вопросы);

• коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

• правовую (документ может являться письменным доказа­тельством в суде и быть источником права, например, закон);

• организационную (документ устанавливает или упорядочи­вает действия участников правовых отношений, например, долж­ностная инструкция);

• научно-историческую (с помощью архивных документов со­храняется историческое, научное и культурное наследие).

Классификация документов — распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет выработать определенные мето­ды работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. Условно доку­менты можно разделить на следующие группы: по вопросам руководства, по функциям управления, по наименованиям, по месту составления, по сложности содержания, по содержанию операции, по форме, по стадиям создания, по срокам исполнения, по проис­хождению, по средствам фиксации и по направлениям документо­оборота.

Деятельность любого хозяйствующего субъекта сопровождает­ся составлением разного рода служебных документов. При всем разнообразии, вне зависимости от специфики организаций, можно выделить основные группы организационно-распорядительной документации, используемой для оформления распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления:

• организационные документы организации (устав, учредитель­ный договор, структура и штатная численность аппарата управле­ния, штатное расписание, правила внутреннего трудового распо­рядка или положение о персонале, положение о структурном под­разделении предприятия, должностные инструкции работников);

• распорядительные документы организации (приказ по основ­ной деятельности, распоряжения, указания, решения);

• информационно-справочные документы организации (прото­кол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма, факсимильное сообщение);

• документы по личному составу организации (приказы по лич­ному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки ф. Т-2, трудовые книжки, лицевые счета по заработной плате);

• обращения граждан (предложения, заявления, жалобы);

• финансово-бухгалтерские документы организации (Главная книга, кассовая книга, бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках, отчет об изменениях капитала, отчет о движении денеж­ных средств, приложение к бухгалтерскому балансу ф. № 5, планы, Отчеты, сметы, бюджеты, счета, ведомости);

• коммерческие контракты (договоры), регулирующие основные вопросы предпринимательской деятельности.

Из всех перечисленных документов достаточно условно можно отнести к организационно-распорядительной документации груп­пу финансово-бухгалтерских документов, имеющую специфические особенности составления и обработки, регулируемые специальными инструкциями.

По вопросам руководства документы следует разделить на две группы — документы по общим и по административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства организацией и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

Документы по функциям управления составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения, сбыта, функциональных подразделений. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, договоры и т.д. Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию они разные.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние создает само учреждение в процессе документирования своей деятельности. Внешняя документация приходит извне, от других учреждений и отдельных граждан. По сложности содержания выделяют простые документы, отражающие один вопрос, тему, и сложные, содержание которых посвяшено рассмотрению нескольких вопросов, тем.

По содержанию операций документы делятся на первичные и сводные. Первичные документы — это документы, в которые вводятся исходные данные, сводные — документы, в которые вводятся данные из первичных документов.

По форме документы следует разбить на три группы: индивидуальные, типовые и трафаретные. Индивидуальные документы составлены по произвольному признаку, типовые составляются по тексту-образцу, трафаретные — часть документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть вписывается при заполнении (переменная информация). Все типовые и трафаретные документы изготовляют типографским способом или на множительной технике.

По стадиям создания выделяют оригиналы и копии. Оригинал — документ, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованного в установленном порядке. Основные виды копии: выписка, отпуск, дубликат. Выписка – это копия части документа, которая выдается на руки — это полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело организации-отправителя. Правильность отпуска удостоверяется пометкой «Верно» и подписью лица, ответственного за производство. Дубликат — это особый вид копии, имеющий одинаковую силу с подлинником; выдается в случае утери владельцем подлинного документа (аттестата, удостоверения, свидетельства о браке).

По срокам исполнения выделяют срочные документы, тре­бующие исполнения в определенный срок, и несрочные до­кументы, для которых срок исполнения не установлен.

По происхождению документы могут быть служебные, личные или служебно-личные. Служебные исходят от име­ни учреждений, организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. Личные созданы отдельными гражданами — автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, пред­ложения. Служебно-личные документы созданы отдельными учре­ждениями и организациями, выданы ими на руки гражданам: пас­порт, удостоверение, документ об образовании.

По средствам фиксации выделяют письменные, графи­ческие, фото-, звуко, кинодокументы. Документ созда­ется посредством письма (рукописно и машинописно), рисунка, фотографии, кино- и звукозаписи. Он может быть изготовлен на бумаге, фотопленке, магнитной ленте, копировальной технике и т.д. Газеты, журналы, брошюры, бланки с трафаретным текстом относятся к документам. Магнитный носитель подразумевает изго­товление документа с использованием современных средств вы­числительной техники.

Технология работы с документами предусматривает обеспече­ние оптимальных условий для всех видов работ с документами, возникающих в процессе документооборота (движение докумен­тов с момента их получения или создания до завершения исполне­ния, отправки или сдачи в дело). С этой целью принято различать три основных потока документации:

• входящие — документы, поступающие из других организаций;

• исходящие — документы, отправляемые в другие организации;

• внутренние — документы, создаваемые данным хозяйствую­щим субъектом и используемые работниками организации в управленческом процессе.

Существуют единые требования и правила оформления доку­ментов управления независимо от:

• организационно-правовой формы организации;

• вида деятельности хозяйствующего субъекта;

• типа ведения делопроизводства (традиционным способом или на основе современных информационных технологий).

Выполнение единых правил оформления документов обеспе­чивает:

• юридическую силу документов;

• качественное и своевременное составление и исполнение до­кументов;

• организацию оперативного поиска документов.

Унификация документов заключается в установлении единооб­разия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандарти­зация — это форма юридического закрепления проведенной уни­фикации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях:

• сокращения количества применяемых документов, типиза­ции их форм;

• повышения качества выполнения документов;

• снижения трудоемкости их обработки;

•достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления;

• более эффективного использования вычислительной техники.

В Российской Федерации разработаны следующие унифициро­ванные системы:

• организационно-распорядительной документации;

• банковской документации;

• финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документа­ции бюджетных организаций;

• отчетно-статистической документации;

• учетной и отчетной документации организаций;

• документации по труду;

• документации Пенсионного фонда РФ.

Дата добавления: 2014-12-26