Протокол

Приказ

Рассмотрим составление распорядительного документа этого вида — приказа по основной деятельности.

Приказ — это правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем в целях разрешения основных и оперативных задач, стоя­щих перед организацией.

Приказами по основной деятельности оформляются порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Формуляр-образец приказа по основной деятельности включает следующие реквизиты: наименование организации — автора доку­мента; наименование вида документа — ПРИКАЗ; дата, номер (в пределах календарного года); место издания (если не указано в названии организации); заголовок; текст; подпись; визы согласо­вания; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Заголовок к тексту приказа должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он отвечает на вопрос «о чем?», формулируется с помощью отглагольного сущес­твительного («о совершенствовании...») и состоит, как правило, из одной-двух строк. Необходимо помнить, что заголовок приказа облегчает не только регистрацию и поиск документа, но и воспри­ятие текста приказа, а также настраивает на его исполнение.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констати­рующей и распорядительной, разделенных словом «ПРИКАЗЫ­ВАЮ».

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, формулируются цели и задачи, факты и события, послу­жившие причиной издания документа. Эта часть текста обычно начинается со сложных отыменных предлогов «В связи...», «С це­лью...», которые облегчают формулирование текста.

В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии...», «На основании...», «Во исполнение...», содержит название вида документа, во исполнение которого издается данный приказ, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер и полный заголовок к тек­сту. Например: Во исполнение Постановления Правительства Москвы от 06.03.2004 № 543 «О дотации журналу "Моя Москва"...». Констатирующая часть может отсутствовать, если предписы­ваемые действия не нуждаются в разъяснении или обоснова­нии.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каж­дый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки. Например:

1. Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 2005 г.

2. …

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок испол­нения. Например: «Управлению кадров (Томина И.В.) организовать техническую учебу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 октября 2005 г.».

Последний пункт приказа — это пункт о контроле, в котором указываются наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия. Например: «Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого ди­ректора Смирнова А.А.». Если руководитель сам будет осуществлять контроль за испол­нением приказа, тогда этот пункт будет записан так: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Приказ подписывается руководителем организации, а в его отсутствие — заместителем, при необходимости визируется заинте­ресованными должностными лицами или службами. Если долж­ностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают, не указывая это должностное лицо.

Дата приказа — это дата его подписания.

Подготовка распорядительных документов на принципах кол­легиальности включает следующие стадии:

1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

2) вынесение материалов на рассмотрение коллегиального ор­гана;

3) обсуждение подготовленных материалов на заседании кол­легиального органа;

4) принятие решения по рассмотренным материалам;

5) оформление протокола заседания;

6) издание распорядительного документа;

7)доведение решения до исполнителей и заинтересованных
должностных лиц.

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки и/или проекта решения. Справка должна содержать исчерпыва­ющую и всестороннюю информацию, конкретные предложения по решению проблемы и быть согласована со всеми заинтересо­ванными в готовящемся решении специалистами. На второй стадии подготовленные материалы, справка и/или проект решения передаются секретарю коллегиального органа, как правило, за 10—15 дней до заседания для предварительного изу­чения. Третья стадия включает ознакомление председателя коллеги­ального органа с представленными материалами и проведение ор­ганизационных мероприятий по подготовке заседания. На четвертой стадии обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению и принимается решение. Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные, стенографические либо звуковые записи, на основании которых и оформляется протокол. Шестая стадия — издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при издании распорядительных документов при единоличном приня­тии решений.

Примером документа, составленного на принципах коллегиаль­ности, является протокол — документ, фиксирующий ход обсуж­дения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, при других формах работы коллегиальных орга­нов.

Можно выделить следующие виды протоколов:

• протоколы заседаний, создаваемые в управленческой деятель­ности;

• следственные протоколы, создаваемые некоторыми админис­тративными органами общественного порядка (протокол са­нитарного инспектора, пожарного инспектора, протокол до­рожно-транспортного происшествия);

• протоколы договорного типа (протоколы разногласий, прото­колы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Протоколы бывают краткими и развернутыми (полными). В кратком протоколе указываются лишь докладчик и тема его до­клада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсужде­ния вопросов, поэтому его рекомендуют вести в случаях, когда:

• протоколируемое событие стенографируется;

• тексты докладов и выступлений будут приложены;

• протоколируется событие оперативного характера.

Во всех остальных случаях протокол должен быть полным, т.е. содержать запись (причем необязательно и даже нежелательно «слово в слово») выступлений. Во время заседания протокол ведется сначала в черновой запи­си, в дальнейшем редактируется и подписывается. В случаях, когда событие стенографируется либо записывается на диктофон, про­токол составляется после расшифровки записей.

Форма протокола включает следующие реквизиты: наименова­ние учреждения (структурного подразделения); вид документа — ПРОТОКОЛ; дата, порядковый номер заседания и место заседа­ния; заголовок; текст; подписание.

Следует иметь в виду, что на протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления и подписания. Если же заседание продолжалось несколько дней, то указываются даты его начала и окончания — например, 12.09 — 15.09.05. В рек­визите «место» указывается населенный пункт, где происходило событие.

Заголовок протокола состоит из указания вида коллегиальной работы (заседание, собрание, совещание) и названия коллегиаль­ного органа — например, «Заседание городской думы», «Собрание акционеров».

Текст протокола строится по следующей схеме. Вначале указы­ваются председатель, который вел заседание, и секретарь, который вел протокол:

Председатель – Колосов СЛ.

Секретарь — Апарина Т.А.

Затем проставляется отметка о количестве присутствующих чле­нов коллегиального органа. Здесь возможны два варианта: если присутствующих немного, то они перечисляются в алфавитной последовательности, если же большое количество, то их регистра­ция ведется отдельно, а в тексте делается отметка: Присутствовали: 26 человек (список прилагается). Эта отметка необходима для того, чтобы зафиксировать, что принятое решение имеет юридическую силу, поскольку кворум был. Далее приводится повестка дня, в которой перечисляются с по­рядковой нумерацией вопросы, вынесенные на рассмотрение. Во­просы нумеруются и записываются, как правило, в предложном падеже. Например:

1. Перспективы развития туризма в регионе. Докладывает председатель комиссии И.П. Челнов…

Затем следует содержательная часть текста, которая состоит из трех разделов: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе СЛУШАЛИ указывается докладчик и кратко излага­ется суть его выступления. Если докладчик представил письмен­ный текст, то необходимость в протоколировании отпадает, а в протоколе делается следующая запись;

СЛУШАЛИ:

1. Челнов И.П. —текст прилагается.

Если в ходе выступления докладчику были заданы вопросы, то они и ответы к ним записываются в порядке поступления. Например:

Копьева Н.Н. — Какое предусматривается финансирование?

Челнов И.П. — Это пока детально не прорабатывалось.

По этой же схеме записывается и текст раздела ВЫСТУПИ­ЛИ.

Раздел ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) оформляется как распо­рядительная часть приказа, т.е. состоит из пунктов с порядковой нумерацией.

Например:

1. Челнову И.П. представить на утверждение программу развития ту­ризма с учетом высказанных замечаний до 10.12.05.

В случае, когда в одном пункте необходимо записать несколько указаний, он разбивается на подпункты с поднумерацией. При протоколировании избрания должностных лиц указываются ре­зультаты голосования, причем отдельно по каждой кандидатуре.

Завершается протокол подписанием, которое проставляется по общему типу:

Председатель (подпись) С. Л. Колосов.

Секретарь (подпись) Т.А. Апарина.

От квалификации специалиста, ведущего протокол, во многом зависят качество документа, ясность и четкость его текста.

Дата добавления: 2014-12-26