Электронная почта

Сообщение по электронной почте состоит из двух частей: тек­ста, который отправитель пишет на экране, и вводной информа­ции, которая выводится программой электронной почты во время отправки и получения письма. Требования к тексту — максималь­ная ясность, простота и краткость.

«Проще всего выражать свои мысли в усложненной форме, и ничего нет более сложного, чем изъясняться ясно и просто, — считает специалист по электронной коммуникации Линн Бриттни. — С этим сталкиваются многие из нас, и это далеко не совре­менная проблема. Поэт и писатель Гораций (65—8 гг. до н.э.) так выразил знакомые нам чувства: "Когда я стараюсь быть кратким, я становлюсь непонятным". Постоянным подтверждением этих слов являются выступления наших современников — судей, поли­тиков, ученых, использующих в письменных сообщениях язык, который можно назвать квазиюридическим и который может при­вести в смущение и даже испугать собеседника».

Вместе с тем электронная почта имеет недостатки: нет гарантии сроков получения почты, электронные письма иногда теряются, искажаются либо поступают по другому адресу, но главное — не обеспечена конфиденциальность почтовых отправлений.

3.4. Составление личных документов

Заявление — документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Структура заявления:

· наименование адресата — должность, фамилия, инициалы (в дательном падеже);

· фамилия, инициалы подавшего заявление (в родительном падеже). Если заявление пишется на имя работника той же организации, к которой относится автор заявления, то последний должен указать свою должность после фамилии и инициалов, а если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление указывает свой адрес;

· заголовочная часть (наименование документа пишется в се­редине листа с заглавной буквы);

· текст заявления;

· опись прилагаемых документов;

· подпись заявителя (внизу справа);

· дата подачи заявления (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).

Типичные языковые конструкции заявления

Конструкция	Пример употребления
Ввиду (чего?)	Ввиду срочного отъезда из города
В силу(чего?)	В силу отсутствия средств
Вследствие (чего?)	Вследствие изменения расписания
За неимением (чего?)	За неимением средств на покупку аппаратуры
По причине (чего?)	По причине болезни
Согласно (чему?)	Согласно утвержденному плану
В связи с (чем?)	В связи с отсутствием
Благодаря (чему?)	Благодаря помощи коллег
За недостатком (чего?)	За недостатком средств

Доверенность — документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность.

Структура доверенности на получение денег:

· наименование документа;

· фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспорт­ные данные — в зависимости от цели написания доверенно­сти) доверителя;

· фамилия, имя, отчество (иногда должность), адрес, паспорт­ные данные доверенного лица.

· содержание доверенности (КТО - ДОВЕРЯЮ - КОМУ - ЧТО СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках про­писью);

· подпись доверителя;

· дата выдачи доверенности;

· наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

· Дата удостоверения и подпись.

Обратите внимание на расположение частей доверенности:

· наименование документа — в центре;

· текст — с красной строки;

· дата — слева, подпись — справа;

· под датой и подписью — место, чтобы заверить документ.

Расписка — официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т. п.), заверенный подписью получателя.

Структура расписки:

· наименование документа (в центре, с заглавной буквы);

· фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку;

· наименование учреждения, предприятия или лица, от кото­рого получено что-либо;

· точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью);

· подпись получателя (справа);

· дата составления расписки (слева).

Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего ее, заверяется в учреждении или у нотариуса.

Резюме -краткое письменное описание занимаемых в течение жизни должностей, мест работы, образования (самопрезентация).

Цель документа - представить свою деловую автобиографию наиболее выигрышно (в то же время объективно), для того чтобы получить желаемую работу.

Резюме напоминает анкету, но предоставляет большую свободу.

Работодатель может уделить вашему резюме не более 20-30 секунд. Поэтому ваша информация должна быть представлена в наиболее сжатой и удобной форме.

Реквизиты резюме:

· название документа,

· фамилия, имя, отчество,

· дата и место рождения,

· семейное положение, если есть дети, указать дату их рождения,

· гражданство,

· адрес и телефон (домашний, служебный),

· должность, которую хочет получить соискатель,

· образование (перечень начинается с указания последнего места учебного заведения),

· опыт работы (перечисление в обратном хронологическом порядке),

· профессиональные навыки (знание языка, владение компьютером),

· возможные командировки,

· личные деловые качества,

· увлечения,

· подпись,

· дата составления.

Вопросы и задания

1. Перечислите основные особенности официально-делового стиля.

2. Дайте определение заявления. Какова его структура?

3. Дайте определение доверенности. Какова ее структура?

4. Дайте определение объяснительной записки. Какова ее структура?

5. Дайте определение расписки. Какова ее структура?

6. Какие типы деловых писем вы знаете?

7. Какие требования предъявляются к оформлению деловой документации?

8. Перечислите основные реквизиты делового письма.

9. Дайте определение резюме. Какова его структура? Какова цель составления резюме?

10. Составьте свое резюме.

Тестовые задания

Вариант 1

1. Какой перевод на русский язык получил термин «документ»:

1) протокол;

2) письменное свидетельство;

3) обучение?

2. Какие документы следует отнести к понятию личные:

1) документы, созданные отдельными гражданами (доверенность, автобиография);

2) документы, исходящие от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих должностных лиц и используе­мые для практической деятельности отдельных граждан (приказ по личному составу);

3) документы, созданные государственными учреждениями и вы­даваемые на руки гражданам (паспорт)?

3. Какие документы можно считать индивидуальными:

1) документы, исходящие от конкретного гражданина;

2) документы, составленные по произвольному признаку;

3) документы, содержание которых отражает один вопрос (тему)?

4. Для каких целей применяется организационно-распорядительная
документация:

1) для оформления распорядительной и исполнительной деятель­ности аппарата хозяйствующего субъекта;

2) для организации архивного хранения;

3) для формирования первичной документации?

5. Как оформляются трафаретные документы:

1) часть документа изготовлена заранее (постоянная информа­ция), а другая часть вносится при заполнении (переменная ин­формация);

2) с использованием текста-образца;

3) как копия с оригинального документа?

6. Почему при организации документооборота организации целесообразнее разрабатывать типовые формы (шаблоны) документов?

1) это регламентируется законодательством РФ;

2) для экономии времени, затрачиваемого на их создание;

3) для обеспечения сохранности документов.

7. Унификация документов заключается:

1) в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управ­ленческих функций;

2) в сокращении количества применяемых форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач орга­низации;

3) в закреплении совокупности реквизитов документа, отражаю­щих его форму.

8. Что такое выписка?

1) это документ, составленный от руки по произвольному признаку;

2) это копия части документа, выдаваемая на руки;

3) это приложение.

9. С какой целью проводится предварительное рассмотрение документов работником службы ДОУ?

1) с целью передачи на рассмотрение руководителю организации;

2) с целью распределения по направлениям рассмотрения (руко­водителю или конкретному исполнителю);

3) с целью выделения документов, содержащих информацию по наиболее важным вопросам деятельности хозяйствующего субъ­екта.

10. Будут ли службой ДОУ регистрироваться поступившие формы статистической отчетности?

1) да, как и прочая входящая информация;

2) да, данная документация подлежит обязательной регистрации как учетно-статистическая;

3) нет, данный документ не подлежит регистрации в указанной службе.

11. В каком случае в качестве регистрационной формы используются
регистрационные журналы?

1) при сравнительно небольшом количестве регистрируемых до­кументов;

2) при осуществлении контроля исполнения документов;

3) в случаях вторичной регистрации документов.

12. Как осуществляется регистрация документов-ответов?

1) в регистрационно-контрольных карточках, объединенных по корреспондентскому признаку;

2) на регистрационных формах инициативных документов;

3) в регистрационном журнале, используемом для регистрации исходящей документации.

13. Нужно ли в небольших по структуре и штатной численности организациях иметь специальное подразделение — ведомственный архив?

1) да, это подразделение должно быть создано;

2) нет, указанное подразделение не является обязательным в слу­чае небольшой численности персонала;

3) нет, обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт.

14. Можно ли выделить к уничтожению бухгалтерские документы?

1) нет, они подлежат долговременному архивному хранению;

2) да, если срок их хранения истек;

3) нет, если они не прошли ревизию, даже если срок их хранения истек.

15. Укажите максимальный срок хранения документов по личному составу:

1) 15 лет после ликвидации организации;

2) 75 лет;

3) 10 лет после увольнения сотрудника.

Тестовые задания

Вариант 2

1.Что может повлиять на изменение правил оформления документов управления?

1) вид деятельности, которым занимается хозяйствующий субъ­ект;

2) ведение делопроизводства (на основе современной информаци­онной технологии или традиционным способом);

3) независимо от обстоятельств существуют единые требования и правила оформления документов управления.

2. Что обеспечивает выполнение единых правил оформления докумен-
тов?

1) юридическую силу документов и качественное, своевременное их составление и исполнение;

2) возможность ограничения доступа внешних пользователей;

3) организацию оперативного поиска документов и сохранение коммерческой тайны.

3. В каком случае реквизит «Эмблема организации или товарный знак»
не воспроизводится на бланке документа?

1) если на бланке помещены герб РФ или субъекта РФ;

2) если реквизиты бланка имеют продольное расположение;

3) если документ является информационно-справочным.

4. В каких случаях в документах приводится сокращенное наименование организации?

1) при составлении внутренних документов для упрощения
оформления;

2) если оно включено в устав (положение) организации вместе с полным наименованием;

3) если в документе указывается наименование вышестоящего ор­гана.

5. На бланках каких документов не проставляется наименование вида
документа?

1) распорядительных;

2) писем;

3) личных.

6. В каком случае указывается место создания или издания документа?

1) если документ является письмом;

2) если затруднено определение места по реквизитам «Наименова­ние организации» и «Справочные данные об организации»;

3) указывается только во внутренних документах.

7. В каких случаях при оформлении реквизита «Адресат» не указывается адрес?

1) при адресовании документа физическому лицу;

2) при направлении документа в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам;

3) при адресовании документа руководителю структурных подраз-
делений хозяйствующего субъекта.

8. Как оформляется реквизит «Адресат» при отправлении документа в
несколько однородных организаций или подразделений?

1) организации или подразделения следует указывать обобщенно;

2) указываются полностью все реквизиты адресования для каждой
отдельной организации;

3) составляется дополнительный лист рассылки с указанием полного перечня реквизитов для всех представленных организаций.

9. В каких случаях допускается не указывать реквизит «Заголовок к
тексту»?

1) при продольном расположении реквизитов документа;

2) к небольшим текстам или к текстам документов формата А5;

3) в случаях нагромождения реквизитов в верхнем левом углу
бланка документа.

10. В каких случаях реквизит «Отметка о контроле» ставится на документе?

1) если документ является входящим;

2) если документ относится к секретным;

3) если исполнение документа поставлено на контроль.

11. Что указывается во вводной части текста документа?

1) кому направляется документ;

2) причины, основания и цели создания документа;

3) распоряжения и рекомендации.

12. В каких случаях при оформлении приложения не указывается количество листов?

1) если страницы в приложении не пронумерованы;

2) если приложение состоит из одной страницы;

3) если приложения сброшюрованы.

13. При подписании документа несколькими должностными лицами
их подписи располагаются?

1) в алфавитном порядке фамилий;

2) на первом месте подпись руководителя организации, затем по усмотрению составляющего документ;

3) одна под другой в последовательности убывания значимости за­нимаемой ими должности.

14. В каком случае на документе ставятся две и более подписи?

1) если документ относится к организационно-распорядительной документации;

2) если за содержание документа ответственны несколько должно­стных лиц;

3) если текст документа финансового характера.

15. При отсутствии должностного лица, должность и фамилия которого указаны на проекте документа, документ может быть подписан
исполняющим обязанности этого должностного лица с обязательным наличием?

1) косой черты перед наименованием должности;

2) надписи от руки «Зам.» перед наименованием должности;

3) фактической должности, инициалов и фамилии.

16. В каком случае при согласовании документа используется виза?

1) при согласовании документа внутри организации;

2) при внешнем согласовании;

3) при согласовании текста писем.

17. Реквизит «Отметка об исполнителе» располагается:

1) на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу;

2) на лицевой или оборотной стороне первого листа документа в левом нижнем углу;

3) на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в правом нижнем углу.

18. Обязательно ли использовать все реквизиты при составлении документа?

1) да, обязательно все;

2) только реквизиты, подтверждающие юридическую силу доку­мента;

3) только реквизиты, подтверждающие юридическую силу доку­мента, если они не являются взаимоисключающими.

19. В каких документах недопустимы исправления?

1) подлинных документах;

2) финансово-хозяйственных, бухгалтерских и документах, вслед­ствие издания которых наступают значительные юридические по­следствия;

3) заверенных копиях.

20. Укажите рациональное расположение реквизитов для бланка
писем:

1) продольное, что позволяет дополнительно выделить распола­гаемую информацию;

2) угловое, так как правый верхний угол используется для указа­ния адреса получателя;

3) в правом верхнем углу, так как это позволяет максимально ис­пользовать рабочее поле документа.

21. В каком случае организация может разрабатывать бланки структурных подразделений и должностных лиц?

1) если организация имеет структурные подразделения;

2) если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов;

3) если организация имеет представительства и филиалы.

22. В каком случае хозяйствующий субъект может изменять границы
полей бланка документа?

1) если бланк документа загружен реквизитами, обязательными для составления данного вида документа;

2) если документ составляется на специальном бланке с дублиро­ванием реквизитов на двух языках;

3) если документ относится к внутренним.

Дата добавления: 2014-12-26