Роль юридичної служби у ліквідації дебіторської заборгованості, забезпеченні дотримання законодавства при списанні грошових коштів і матеріальних цінностей

Своєчасна ліквідація дебіторської заборгованості в усіх су­б'єктах господарювання є не просто фінансовою операцією. Це одна з важливих умов захисту законних майнових інтересів в їх договірних і господарських відносинах з іншими юридичними і фізичними особами. Основними завданнями контрольно-реві­зійних, бухгалтерських та фінансово-економічних служб є пере­вірка законності та достовірності документів на здійснення роз­рахункових операцій з працівниками, підзвітними особами, підприємствами і організаціями різних форм власності і особли­во дебіторської і кредиторської заборгованості.

Згідно з вимогами Закону України від 16 липня 1999 р. «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» (з наступними змінами і доповненнями) розрахунки з дебіторами та кредиторами відоб­ражаються кожною стороною у своїй звітності в сумах, що вип­ливають з бухгалтерських записів. При здійсненні інвентаризації дебіторської заборгованості слід керуватися і спільним наказом Міністерства економіки України, Міністерства фінансів Украї­ни, Державного комітету статистики України від 10 листопада 1998 р. № 148/234/383 «Про інвентаризацію заборгованості за станом на 1 листопада 1998 року», який зареєстровано в Мініс­терстві юстиції України 10.11.1998 р..

При розбіжностях заінтересована сторона в установлені стро­ки передає необхідні матеріали на розгляд органам, уповноваже­ним вирішувати відповідні спори.

Суми за розрахунками з-установами банків, фінансовими і податковими органами відображені у звітності, повинні бути погоджені з ними і тотожні. Залишення в обліку неврегульованих сум за цими розрахунками не допускається.

Штрафи, пеня, неустойки, визнані боржником, або щодо яких одержані рішення місцевого суду, господарського суду про їх стягнення, відносяться на результати фінансово-господарської діяльності або на фінансування, й до їх одержання або сплати відображаються у звітності одержувача і платника відповідно у статтях дебіторів або кредиторів.

Дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув, списується за рішенням власника суб'єкта господарювання відповідно за рахунок коштів резерву сумнівних боргів або на результати фінансово-господарської діяльності.

Списання боргу на збиток внаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для скасування заборгованості. Ця за­боргованість відображається за балансом. Суми кредиторської заборгованості між суб'єктами господарювання недержавної форми і власності, щодо яких строк позовної давності минув, підлягають віднесенню на результати фінансово-господарської діяльності у наступному місяці після закінчення строку позовної давності.

Нерідко суб'єкти господарювання, які відвертають кошти в дебіторську заборгованість, у більшості випадків не мають вільних коштів на виплату заробітної плати, придбання необхідних їм матеріалів та інших цінностей, що негативно впливає на їх господарську діяльність. Поряд з цим, як свідчать матеріали ревізій та інвентаризацій, в процесі розрахунків з різними суб'єктами господарювання деякі службові особи допускають зловживання. Тому в період ревізії або інвентаризації відповідні служби суб'єкта господарювання повинні встановити законність і достовірність операцій, пов'язаних з виникненням дебіторської та кредиторської заборгованості. Вони повинні перевірити відповідність дебіторської заборгованості за обліком. Для цього перевіряються дані обліку, акти звірки розрахунків, підтвердження про суми заборгованості. Особлива увага при цьому звертається на правильність списання дебіторської заборгованості на збитки, в кожному окремому випадку встановлюються її реальність, причини списання та винні особи. На практиці мали місце факти привласнення цінностей, одержаних в рахунок дебіторської заборгованості від інших підприємств і організацій і неоприбуткованих. Нереальна заборгованість списувалася на збитки.

Аналіз причин створення дебіторської заборгованості показує, що в більшості випадків вона утворюється у зв'язку з переавансуванням по договорах, а також працівникам суб'єкта господарювання; невжиттям заходів щодо стягнення з працівників за квартирну плату, електроенергію, транспорт, інші надані послуги; видачею у підзвіт посадовим особам значних грошових сум без витребування від них авансових звітів за отримані суми.

Юридичній службі обов'язково необхідно звертати увагу керівників суб'єктів господарювання на недопущення фактів заборгованості по заробітній платі або нецільового використання даних коштів.

Спеціалісти юридичних служб повинні проводити роз'яснювальну роботу щодо юридичної відповідальності, в тому числі кримінальної, керівників та головних бухгалтерів суб'єктів господарювання за подібні правопорушення.

Отже, участь у ліквідації дебіторської заборгованості за допо­могою правових засобів — один із обов'язків юридичної служби у сприянні ефективній діяльності суб'єкта господарювання. Така участь повинна мати постійний характер. При виникненні дебі­торської заборгованості бухгалтерія зобов'язана здійснювати своє­часний контроль за проведенням розрахунків, і з допомогою юри­дичної служби там, де вона створена, контролювати її стягнення в установлені строки. Юридична служба повинна звертати увагу і на те, що головний бухгалтер разом з керівником суб'єкта гос­подарювання підписує документи, які є підставою для прийнят­тя і видачі товарно-матеріальних цінностей і коштів, а також розрахункові, кредитні та фінансові зобов'язання, обов'язково візує господарські та інші договори. Ці документи без підпису головного бухгалтера є недійсними і до виконання не прийма­ються. Головному бухгалтеру забороняється приймати до вико­нання документи на операції, що суперечать вимогам законо­давчих та інших нормативних актів, порушують договірну і фінан­сову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним та фізичним особам.

Працівник юридичної служби повинен активно застосовува­ти правові засоби із стягнення на користь обслуговуючого су­б'єкта господарювання дебіторської заборгованості з інших юри­дичних і фізичних осіб. Розглядаючи матеріали про списання дебіторської заборгованості, строк позовної давності за якою ми­нув, юридична служба визначає, чи правильно вирахувано строк позовної давності, чи були поважні причини для його допущен­ня, що дозволяло б поновити цей строк.

За наявності важливих причин, а також у разі, коли внаслідок неправильного вирахування або застосування строку позовної давності визнано, що дебіторська заборгованість не є простроче­ною, юридична служба спільно із зацікавленими структурними підрозділами суб'єкта господарювання вживає правових заходів щодо її ліквідації. Така правова допомога виражається у підго­товці відповідних листів, нагадувань, претензій, позовних заяв про стягнення з юридичних і фізичних осіб заборгованості. При цьому необхідно стежити за дотриманням строку позовної дав­ності, встановленого відповідними статтями Цивільного кодексу України.

Крім того, юридична служба спільно з бухгалтерською, фінан­совою, економічною та іншими службами докладно аналізує кон­кретні розміри дебіторської заборгованості, визначає її суму, підстави і причини виникнення, час виникнення і які заходи були вжиті до боржників. Необхідно встановити разом з головним бухгалтером назву боржника, його конкретну адресу, юридичні реквізити. Поряд з цією роботою треба підбирати відповідні документи, які обґрунтовують заборгованість, — витяги або копії договорів, копії рахунків, накладних, актів звірки, листи-відповіді на претензії або позови тощо. Якщо заборгованість викликає сумнів, необхідно запропонувати керівнику і головному бухгал­теру організувати звірку взаєморозрахунків з дебітором. Така звірка обов'язково проводиться бухгалтерією суб'єкта господарювання. Нерідко після проведення взаємозвірки виявляється, що дебіторська заборгованість перекривається або зменшується кредиторською заборгованістю.

Отже, роботу по застосуванню правових засобів щодо ліквідації дебіторської заборгованості не можна розглядати як випадкову, вона повинна бути системною. Працівники юридичної служби повинні приділяти постійну увагу наданню правової допомоги конкретним юридичним особам по стягненню заборгованості. Ці дії повинні щоквартально включатись до плану роботи, де має передбачатись вимога до головних бухгалтерів щодо подання документів, у тому числі актів проведення взаємозвірок, для вжиття правових заходів щодо ліквідації заборгованості. Юридична служба зобов'язана систематично знайомитися з актами документальних ревізій і перевірок, що дасть можливість виявляти прострочену дебіторську заборгованість та інші порушення фінансово-господарської діяльності і вживати заходи правового характеру для піднесення економічної спроможності господарського суб'єкта.

Необхідно також, щоб юридична служба систематично вивчала нормативні акти з цього питання і проводила їх вивчення з бухгалтерською, ревізорською, фінансово-економічною та іншими службами суб'єкта господарювання незалежно від форм власності.

Дата добавления: 2015-04-24