Проекта 2 страница

5.1.3. Результаты инициирования
5.1.3.1. Устав проекта. Устав проекта - это документ, формально признающий существование проекта. Он должен включать непосредственно или в виде ссылок на другие документы:
• деловую необходимость, для удовлетворения которой был предпринят проект;
• описание продукта (которое описывается в разделе 5.1.1.1).
Устав должен быть издан независимым менеджером, не включенным в проект, и на уровне, отвечающем нуждам проекта. Устав дает менеджеру проекта власть использовать ресурсы организации на нужды проекта.
При осуществлении проекта в рамках контракта подписанный контракт в общем будет являться уставом для Продавца.
5.1.3.2. Определен/назначен менеджер проекта. Обычно менеджер проекта должен быть определен и назначен на возможно более ранней стадии проекта. Назначение всегда должно быть проведено до начала исполнения проекта (описанного в разделе 4.2) и желательно осуществить его до завершения основной массы процессов планирования (процессы планирования описаны в разделе 3.3.2).
5.1.3.3. Ограничения. Ограничения - это факторы, которые ограничивают возможности команды по управлению проектом. Например, заранее определённый бюджет является ограничением, которое возможно уменьшит возможности команды в отношении замысла, подбора персонала и расписания.
При осуществлении проекта по контракту ограничениями обычно являются условия контракта.
5.1.3.4. Предположения. Предположения - это те факторы, которые считаются истинными, реальными или определенными для целей планирования. Например, если дата, с которой может начать свою деятельность необходимый для проекта человек, не определена, то команда проекта может предположить некую конкретную начальную дату. В общем случае предположения несут в себе определённую степень риска. Они могут быть определены на данной стадии или представлять собой результаты определения риска, описанного в разделе 11.1.

5.2.Планирование замысла
Планирование замысла является процессом создания формального описания замысла как базы для последующих решений проекта, включающих, в частности, критерии определения успешности окончания проекта или фазы Проекта. Формальное описание замысла одинаково важно как для проектов, так и для подпроектов. Например, инженерная фирма, создающая проект нефтеперерабатывающего завода, должна иметь описание замысла для определения границ процесса проектирования. Описание замысла проекта формирует базу для соглашения между командой проекта и заказчиком проекта путем идентификации как основных целей проекта, так и его предметов.
Если все элементы описания замысла уже доступны (например, запрос предложения может определять основные цели, а задачи определяются в уставе проекта), то данный процесс обычно сводится к простому написанию документа.

5.2.1. Входные данные для планирования замысла
5.2.1.1. Описание продукта. Описание продукта определяется в разделе 5.1.1.1.
5.2.1.2. Устав проекта. Описание устава проекта приводится в разделе 5.1.3.1.
5.2.1.3. Ограничения. Ограничения описываются в разделе 5.1.3.3.
5.2.1.4. Предположения. Предположения описываются в разделе 5.1.3.4.

5.2.2. Инструментарий и технологии для планирования замысла
5.2.2.1. Анализ продукта. Анализ продукта включает разработку лучшего представления о продукте проекта. Анализ включает такие технологии, как системный инжиниринг. стоимостной инжиниринг, стоимостной анализ, функциональный анализ и применение функции качества.
5.2.2.2. Анализ прибыли/затрат. Анализ прибылей и издержек включает оценивание явных и скрытых затрат и доходов (прибылей) при различных альтернативах развития проекта и затем использование таких параметров финансового характера, как возврат инвестиций или периода отдачи для оценки относительной желательности данных альтернатив.
5.2.2.3. Определение альтернатив. Определение альтернатив - это всеобъемлющий термин для любой технологии создания различных подходов к проекту. Здесь используются разнообразные технологии общего (Gеnегаl) менеджмента, наиболее распространенными из которых являются мозговой штурм и взгляд со стороны.
5.2.2.4. Экспертная оценка. Экспертная оценка обсуждается в разделе 5.1.2.2.

5.2.3. Результаты планирования замысла
5.2.3.1. Описание замысла. Данное описание обеспечивает документированную базу для принятия будущих решений проекта и для подтверждения или создания единого понимания замысла проекта среди стэйкхолдеров. По мере развития проекта оно может быть пересмотрено или подправлено для отражения изменений замысла проекта. Описание замысла должно непосредственно или через ссылки на другие документы включать следующие пункты:
• Обоснование проекта - деловая необходимость, ради которой был предпринят проект. Обоснование создает базу для оценки альтернатив.
• Продукт проекта - краткое резюме описания продукта (подробно описанного в разделе
5.1.1.1).
•Цели проекта - список сводного уровня подпродуктов, полное и успешное создание которых означает завершение проекта. Например, главные цели для проекта разработки программного продукта могут включать работающую программу, пособие для пользователя и обучающий материал. Если исключения известны, то они должны быть определены, но все, что ясно не включено, то безусловно исключено.
• Предметы проекта - количественные критерии, которые должны быть удовлетворены, чтобы проект считался успешным. По меньшей Мере, предметы проекта должны включать стоимость, расписание и качественные показатели. Предметы должны иметь атрибут (например, издержки), единицу измерения (например, доллары США) и абсолютные или относительные величины (например, менее 1.5 миллионов). Неколичественные категории вроде “чувства удовлетворения у Заказчика” несут в себе большой риск.
В некоторых прикладных областях цели проекта носят название предметов проекта, а предметы проекта именуются критическими факторами успеха.
5.2.3.2. Дополнительные детали. Дополнительные детали для описания замысла должны быть приведены в документальную форму и соответственно организованы для облегчения их использования в других процессах управления проектами. дополнительные детали всегда должны включать документы обо всех определенных ограничениях и предположениях. Объём дополнительной информации изменяется в зависимости от прикладной области.
5.2.3.3. План управления замыслом проекта. Этот документ описывает то, как будет осуществляться управление замыслом и как его изменения будут включены в проект. Также он должен включать оценку предполагаемых изменений в ожидаемой стабильности замысла (как велика вероятность изменений, с какой частотой и размахом). План также должен включать ясное описание способов обнаружения и классификации изменений (это очень сложно, когда характеристики продукта еще определяются, а потому жизненно важно).
План управления замыслом может быть формальным или неформальным, высоко детальным или широко описательным в зависимости от нужд проекта. Это один из элементов общего плана проекта, который описан в разделе 4.1.3.1.

5.3. Определение замысла
Определение замысла включает подразделение основных целей проекта (определенных в описании замысла) на более мелкие, более управляемые компоненты для того, чтобы:
• повысить точность оценок по стоимости, времени и ресурсам;
• определить базис (основу) для измерения и контроля хода выполнения;
• создать четкое распределение ответственности.
Соответствующее определение замысла имеет критическое значение для успеха проекта. “Где присутствует плохое определение замысла, там финальные затраты могут ожидаться выше запланированных по причине неожиданных изменений, которые нарушают ритм проекта, требуют переделок, увеличивают расход времени, а также понижают производительность и моральный дух в коллективе” [3].

5.3.1. Входные данные для определения замысла
5.3.1..7. Описание замысла. Описание замысла описывается в разделе 5.2.3.1.
5.3.1.2. Ограничения. Ограничения описаны в разделе 5.1.3.3. Когда проект осуществляется на основе контракта, ограничения, определенные условиями контракта, часто являются важными факторами в определении замысла проекта.
5.3.1.3. Предположения. Предположения описаны в разделе 5.1.3.4.
5.3.1.4. Прочие результаты планирования. Результаты прочих процессов планирования должны быть проверены на предмет возможного влияния на определение замысла проекта.
5.3.1.5. Историческая информация. Историческая информация о предыдущих проектах должна приниматься во внимание во время определения замысла. Информация об ошибках и упущениях в ходе ранее осуществлявшихся проектов может быть особенно полезной.

5.3.2. Инструментарий и технологии для определения замысла
5.3.2.1. Шаблоны структуры декомпозиции видов деятельности. Структура декомпозиции видов деятельности (УВ, описанная в разделе 5.3.3.1) из предыдущего проекта часто может быть использована как шаблон для нового проекта. Хотя каждый проект уникален, часто структуры декомпозиции видов деятельности могут быть использованы неоднократно, поскольку большинство проектов будет до некоторой степени напоминать другие проекты. Например, большинство проектов внутри данной организации будет иметь одинаковые или схожие жизненные циклы проектов и одинаковые или схожие цели для каждой фазы.
Многие прикладные области имеют стандартные или наполовину стандартные WBS, которые могут быть использованы как шаблоны. Примером может служить Министерство обороны США, определившее стандартные структуры WBS для проектов, связанных с вопросами обороны. Фрагмент одной из таких структур приведён на рис. 5.2.
5.3.2.2. Декомпозиция. Декомпозиция включает в себя разбиение основных целей проекта на более мелкие и более управляемые компоненты до тех пор, пока цели не определены в деталях настолько, что можно обеспечить будущие работы проекта (планирование, исполнение, контроль и сворачивание). Декомпозиция включает следующие основные шаги:
1). Определить основные элементы проекта. Обычно это будут цели проекта и управление проектом. Однако главные элементы проекта должны непременно быть определены в терминах того, как в действительности будет управляться проект. Например:
• Фазы жизненного цикла проекта могут быть использованы на первом уровне декомпозиции с повторяющимися на втором уровне декомпозиции этапами проекта, как это показано на рис. 5.3.
• Организационные принципы могут меняться внутри каждой ветви структуры декомпозиции, как это показано на рис. 5.4.
2). Решить, возможно ли адекватно определить стоимость и продолжительность во времени на каждом уровне детализации для каждого элемента. Значение слова “адекватный” может меняться по ходу проекта - декомпозиция цели, проводимой в далекой перспективе, может оказаться невозможной. для каждого элемента при наличии соответствующей деталировки осуществляется переход на стадию 4), при ее отсутствии - на стадию З). Это означает, что для разных элементов требуется разный уровень декомпозиции.
З). Определить составные элементы цели. Составные элементы должны быть описаны в терминах ясных подтверждаемых результатов для облегчения процесса измерения хода выполнения. Как и в случае основных элементов, составные элементы должны быть определены на основе того, как в действительности будут осуществляться виды деятельности проекта. Ясные подтверждаемые результаты могут включать как услуги, так и продукты (например, отчетность о состоянии дел может быть описана как еженедельный отчет о состоянии дел; для производимого изделия составные элементы могут включать несколько индивидуальных компонентов плюс конечную сборку). Шаг 2) повторяется для каждого составного элемента.

Рис.5.2. Образец структуры декомпозиции видов деятельности для оборонного заказа (структура является примерной. Она не отражает всю полноту замысла проекта и не является единственным способом декомпозиции для проектов такого типа)

4). Проверить правильность декомпозиции:
• Необходимы ли и достаточны ли элементы нижнего уровня для выполнения позиции разбиения? Если нет, то составные элементы должны быть модифицированы (вставлены, убраны или определены заново).
• Определена ли каждая позиция четко и полно? Если нет, то описания должны быть переработаны или расширены.
• Можно ли для каждой позиции составить соответственные календарный план и смету? Можно ли передать его определённой организационной единице (отделу, команде или человеку), которая примет на себя ответственность за его успешное выполнение? Если нет, то необходимо произвести пересмотр для обеспечения соответствующего управленческого контроля.

5.3.3. Результаты определения замысла
5.3.3.1. Структура декомпозиции видов деятельности. WBS- это целеориентированная группировка элементов проекта, которая определяет и организует тотальный замысел проекта: виды деятельности, не включенные в структуру декомпозиции, лежат за пределами замысла проекта. Как и описание замысла, WBS часто используется для создания или подтверждения всеобщего понимания замысла проекта. Каждый последующий уровень представляет описание элементов проекта со все большей деталировкой. Пункт 5.3.2.2 описывает стандартный подход к созданию WBS.

Рис. 5.3. Образец структуры декомпозиции видов деятельности,
организованной по фазам (структура является примерной. Она не отражает всю полноту замысла проекта и не является единственным способом декомпозиции для проектов такого типа)

Рис. 5.4. Образец структуры декомпозиции видов деятельности для строительства завода по переработке сточных вод (структура является примерной. Она не отражает всю полноту замысла проекта и не является единственным способом декомпозиции для проектов такого типа)

Структуру обычно представляют в виде графика по типу графиков, изображенных на рис. 5.2, 5.3 и5.4, хотя не нужно путать ‚ WBS с методом представления. Изображение списка неструктурированных видов деятельности в форме графика не превращает его в WBS.

Каждой позиции обычно присваивается какой-то уникальный определитель; собрание этих определителей часто известно, как код счетов. На позиции из самого нижнего уровня структуры распространяется термин “пакеты работ” данные пакеты работ также могут впоследствии быть разбиты, как это описано в разделе 6.1 - Определение работы.
Описания элементов видов деятельности часто собираются в Словарь WBS (WBS Diсtiоnагу). Словарь структур декомпозиции видов деятельности обычно включает описания пакетов работ, а также прочую информацию планирования, такую как даты календарного плана, сметы и задания персонала.
Структура декомпозиции видов деятельности не должна смешиваться с прочим структурами декомпозиции, используемыми для отображения информации о проекте. В эти структуры, обычно используемые в некоторых областях, включают следующий список:
• Контрактная WBS (С WBS - Соntгасtunаl WBS), которая используется для определения уровня отчётности, представляемой Продавцом Покупателю. Данная структура обычно включает меньше деталей, чем WBS используемая Продавцом для управления собственной деятельностью.
• Организационная структура декомпозиции (ОВS), которая используется для демонстрации того, какие элементы деятельности поручень каким подразделениям.
• Структура декомпозиции ресурсов (RВS), которая является разновидностью ОВS и обычно используется, когда элементы видов деятельности поручены физическим лицам (индивидуумам).
• Список материалов (ВОМ ), который представляет иерархическое выражение сборочных процессов, узлов и компонентов, необходимых для производства промышленного изделия.
• Структура декомпозиции проекта (РВS) - в общем случае то же, что и правильно составленная WBS. Термин РВS широко применяется там, где термин WBS ошибочно используется для обозначения списка материалов (ВОМ).

5.4. Подтверждение замысла
Подтверждение замысла - это процесс формализации принятия замысла проект стэйкхолдерами (спонсором, клиентом, заказчиком и др.). Оно требует обзора продуктов и результатов деятельности с целью удостовериться в том, что все выполнено правильно и удовлетворительно. При досрочном прекращении проекта процесс подтверждения замысла должен установить и документировать уровень и степень завершенности. Подтверждение замысла отличается от контроля качества, описанного в разделе 8.3, тем, что оно ставит во главу угла принятие результатов деятельности, в то время как контроль качества, в первую очередь, обеспокоен правильностью этих результатов.

5.4.1. Входные данные для подтверждения замысла

5.4.1.1. Результаты деятельности. Результаты деятельности - цели, которые были полностью или частично достигнуты, какие затраты были понесены или вовлечены, и др. - все они являются результатами исполнения плана проекта (описан в разделе 4.2).
5.4.1.2. Документация на продукт. Документы, произведенные для описания продуктов проекта, должны быть доступны для просмотра. Термины, используемые для описания данных документов (планы, спецификации, техническая документация, чертежи и др.), различны в зависимости от прикладной сферы деятельности.

5.4.2. Инструментарий и технологии подтверждения замысла
5.4.2.1. Проверка. Проверка включает ряд действий, таких как измерение, экспертизы и тестирование, проводимых с целью определения соответствия результатов требованиям. Проверки носят разнообразные названия инспекций, проверок продукта, аудита и обзоров, а в некоторых сферах деятельности различные термины имеют узкие и специфические значения.
5.4.3. Результаты подтверждения замысла.
5.4.3.1. Формальная приемки. Документы о том, что клиент или спонсор принял продукт фазы проекта или целого проекта должны быть подготовлены и соответственно распространены. Такая приемка может быть и условной, особенно в конце фазы.

5.5. Контроль за изменениями замысла.
Контроль за изменениями замысла имеет дело с: (а) влиянием на факторы, определяющие изменения замысла с целью удостовериться в том, что эти изменения полезны, б) определением того, что изменение произошло, и в) управлением фактическими изменениями, если они происходят. Контроль изменений замысла должен быть тесно интегрирован с другими контрольными процессами (контроль времени, контроль стоимости контроль качества и прочие виды контроля, описанные в разделе 4.3).

5.5.1. Входные данные для контроля за изменениями замысла
5.5.1.1. Структура декомпозиции видов деятельности. WBS описывается в разделе
5.3.3.1. Она определяет основу замысла проекта.
5.5.1.2. Отчеты о ходе выполнения проекта. Эти отчеты, описываемые в разделе
10.3.3.1, обеспечивают информацию по выполнению замысла, такую, например, какие промежуточные продукты созданы, а какие - нет. Также эти отчеты могут предупредить команду проекта о темах, которые могут в будущем создать проблемы.
5.5.1.3. Требования изменений. Требования изменений могут проявляться во множестве форм - устно и письменно, прямо и косвенно, рожденные внутри или вне организации, официально принятые или необязательные к исполнению. Изменения могут требовать расширения или сужения замысла. Большинство требований порождены одним или несколькими из следующих факторов:
• Внешнее событие (например, изменение в правительственных актах).
• Ошибка или упущение при определении замысла продукта (например, невозможность придания требуемой характеристики конструкции телекоммуникационной системы).
• Ошибка или упущение при определении замысла проекта (например, использование списка материалов вместо WBS).
• Изменение, прибавляющее ценность (например, в проекте по восстановлению окружающей среды можно снизить затраты применением недоступной на момент определения первоначального замысла технологии).
5.5.1.4. План управления замыслом. План управления замыслом описывается в разделе 5.2.3.3.

5.5.2. Инструментарий и технологии контроля за изменениями замысла
5.5.2.1. Система контроля изменений замысла. Система контроля изменений замысла определяет процедуры, посредством которых может быть изменен замысел проекта. Она включает бумажную работу, системы слежения и уровни утверждения, необходимые для осуществления изменений. Система контроля изменений замысла должна быть объединена со всеобщей системой контроля изменений, описанной в разделе 4.3, и в особенности с любой системой, установленной, чтобы контролировать замысел продукта. При осуществлении проекта в рамках контракта система контроля за изменениями замысла должна соответствовать необходимым условиям контракта.
5.5.2.2. Измерение процесса выполнения проекта. Технологии измерения процесса выполнения проекта, описанные в разделе 10.3.2, помогают определить амплитуду любых появляющихся отклонений. Важными частями контроля за изменениями замысла являются определение причин, вызывающих отклонения, и принятие решения о том, требует ли отклонение корректирующего действия или нет.
5.5.2.3. Дополнительное планирование. Мало проектов осуществляется точно по первоначальному плану. Широкие изменения замысла могут потребовать модификации структуры декомпозиции видов деятельности или анализа альтернативных подходов.

5.5.3. Результаты контроля за изменениями замысла
5.5.3.1. Изменения замысла. Изменением замысла называется любая модификация оговоренного замысла проекта, определенного утвержденной ‘УВ. Изменения замысла часто требуют изменения стоимости, времени, качества или иных характеристик проекта.
Изменения в замысле проекта процессу планирования; техническая документация и план проёкта дополняются по потребности, а стзйкхолдеры и уведомляются об изменениях соответствующим образом.
5.5.3.2. Корректирующие действия. Под этим термином подразумевается любые действия, направленные на приведение ожидаемого в будущем хода выполнения проекта в соответствие с планом проекта.
5.5.3.3. Извлеченные уроки. Причины отклонений, обоснование выбранных исправляющих действий и другие виды уроков, извлеченных в процессе контроля за изменениями замысла, должны быть задокументированы, чтобы стать частью исторической базы данных как для этого проекта, так и для других проектов организации.

6 Управление временем
проекта
Управление временем проекта включает в себя процессы, необходимые для гарантии того, что проект будет завершен вовремя. Рис. 6.1 представляет обзор следующих основных процессов:
6.1. Определение работ - определение отдельных работ, которые должны быть выполнены для достижения различных целей проекта.
6.2. Последовательность работ - определение и документирование взаимодействий между работами.
6.3 Оценка продолжительности работ - оценка количества рабочего времени, необходимого для выполнения отдельных работ.
6.4. Разработка расписания - анализ последовательности работ, продолжительности работ и ресурсных требований с целью создания расписания проекта.
6.5. Контроль расписания - контроль изменений в расписании проекта.
Эти процессы взаимодействуют друг с другом и с процессами из других сфер знания. Каждый процесс может включать в себя усилия одного или нескольких индивидуумов или групп индивидуумов в зависимости от нужд проекта. Каждый процесс обычно встречается, по крайней мере, один раз в каждой фазе проекта.
Хотя процессы представлены здесь как дискретные элементы с четкими определенными границами, на практике они могут пересекаться и взаимодействовать не детализированными здесь способами. Взаимодействия между процессами детально рассматриваются в третьей главе.
В ряде проектов, особенно в небольших, последовательность работ, оценка продолжительности работ и разработка расписания настолько тесно переплетены, что их рассматривают как один процесс (например, они могут быть выполнены одним человекам в сравнительно небольшой промежуток времени). Здесь они представлены как отдельные процессы, поскольку инструментарий и технологии для них разнятся.
В настоящее время среди профессионалов управления проектами нет согласия в определении отношения между работами (activies) и заданиями (tasks).
• Во многих прикладных сферах деятельности считают, что работы состоят Из заданий. Это наиболее широко распространенная, а также предпочитаемая трактовка.
• В других сферах считают, что задания состоят из работ.
Однако значение имеет не используемый термин, а точное описание того, какая работа должна быть выполнена и четкое понимание этого теми, кто должен сделать эту работу.

6.1. Определение работ
Определение работ включает идентификацию и документальное оформление отдельных работ, которые должны быть осуществлены для достижения целей и подцелей проекта, определенных в структуре декомпозиции видов деятельности. В данном процессе необходимо определять работы таким образом, чтобы цели проекта были достигнуты.

Рис. 6.1. обзор процессов управления временем проекта

6.1.1. Входные данные для определения работ
6.1.1.1. Структура декомпозиция видов деятельности. Структура декомпозициивидов деятельности является основой при определении работ (более подробное описание WBS приведено в разделе 5.3.3.1).
6.1.1.2. Описание замысла. Обоснование проекта и его цели, приведенные в описании замысла, должны приниматься во внимание в процессе определения работ (более подробно описание замысла рассмотрено в разделе 5.2.3.1).
6.1.1.3. Историческая информация. При определении работ должна приниматься во внимание вся доступная информация о работах, которые требовались в предыдущих подобных осуществляемых проектах.
6.1.1.4. Ограничения. Ограничения - это факторы, сдерживающие возможности команды проекта.
6.1.1.5. Предположения. Предположения - это факторы, которые для целей планирования считаются истинными, существующими или определенными. В общем случае предположения несут в себе долю риска и являются результатами определения риска.

6.1.2. Инструментарий и технологии для определения работ
6.1.2.1. Декомпозиция. Декомпозиция представляет собой разделение элементов проекта на более мелкие и легко управляемые компоненты для обеспечения лучшего управленческого контроля. Более детально этот процесс описывается в разделе 5.3.3.2. Основная разница между применением декомпозиции здесь и при определении замысла состоит в том, что результаты здесь скорее определяются в терминах работ (то есть шагов действия), чем предметов цели (целевых позиций). В некоторых сферах деятельности структура декомпозиции видов деятельности и список работ составляются одновременно.
6.1.2.2. Шаблоны (схемы). Список работ (подробно описываемый в разделе 6.1.3.1) или часть подобного списка из предыдущего проекта часто используется как шаблон для нового проекта. В дополнение, список работ для элемента WBS из текущего проекта может быть использован как шаблон для других, похожих элементов WBS.

6.1.3. Результаты определения работ
6.1.3.1. Список работ. Список работ должен включать в себя все работы, которые будут выполнены в ходе проекта. Он должен быть оформлен, как расширение ‚ WBS, чтобы помочь удостовериться в том, что он является полным и что он не включает работ, которые не являются необходимыми как часть замысла проекта. Как и в случае с WBS, список работ должен включать описания каждой работы, чтобы удостовериться в том, что члены команды проекта понимают, как должен выполняться этот вид деятельности.
6.1.3.2. Дополнительные детали. дополнительные детали для списка работ должны быть документированы и организованы соответствующим образом для облегчения их использования другими процессами управления проектами. В них обязательно должны входить документы обо всех принятых ограничениях и предположениях. Объем дополнительных деталей различен в зависимости от сферы деятельности.

Дата добавления: 2015-04-29