Эффективное использование средств подготовки и предоставления информации

Jet Form Form Flow

Form Flow предоставляет решения автоматизации документооборо­та на основе использования электронных форм. Базовые функциональ­ные возможности системы включают:

1. Гибкие средства создания и переналадки структуры форм.

2. Средства поддержки процесса заполнения форм и контроля вво­димых данных.

3. Связь полей электронных форм с полями баз данных.

4. Средства маршрутизации и администрирования прохождения форм как внутри организации, так и между компаниями.

Предоставляя средства создания форм, ввода, маршрутизации и отображения данных в электронных формах, системы управления электронными формами позволяют создать единый пользовательский интерфейс, объединяющий системы хранения информации (СУБД) с системами обмена информацией и взаимодействия пользователей (электронной почты).

Максимальная открытость и независимость от используемых плат­форм, СУБД и систем электронной почты является основным прин­ципом построения Form Flow. Преимущество данного подхода заключается в возможности использования уже наработанных решений (архитектуры систем, стандартов, баз данных), интеграции и масшта­бируемости систем.

В то же время подход к автоматизации делопроизводства, базиру­ющийся на концепции электронной почты, позволяет создавать и поддерживать предельно гибкую, распределенную систему рабочих мест.

Системы Fine Reader («Бит») и Docs Open (PC Docs, Inc.) позволяют автоматизировать процедуры работы с бумажными документами и архивирования документации по проекту.

Fine Reader — профессиональная система оптического распознава­ния и ввода в компьютер данных с бумажных документов без исполь­зования клавиатуры.

Docs Open — распределенная система управления документами, поддерживающая хранение и контроль доступа к документам, которые могут находиться на устройствах хранения различного типа (жесткие диски, магнитооптика, накопители на магнитных лентах).

Говоря о средствах автоматизации делопроизводства, нельзя не упомянуть об офисных пакетах, используемых сотрудниками в их повседневной деятельности.

Современный офисный пакет включает.

1. Текстовый процессор.

2. Электронные таблицы.

3. Средства подготовки презентаций.

4. Средства подготовки деловой графики.

Наиболее популярными офисными пакетами сегодня являются:

1. Microsoft Office 95 и 97.

2. Corel Office.

3. Lotus SmartSuite.

Эффективность использования средств подготовки и предоставления информации может быть существенно повышена за счет разра­ботки и предоставления пользователям шаблонов и примеров доку­ментов, используемых на разных стадиях проекта.

Дата добавления: 2015-04-29