КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Процесс управления в организационных структурах 3 страница
Контекст (от лат. сontextus – соединение, связь) – относительно законченный фрагмент письменной или устной речи (текста), общий смысл которого позволяет уточнить значение отдельных входящих в него слов, выражений и т.п. Таким образом, чем выше уровень контекста формулируемого управленцем задания, тем меньше информации требуется в процессе доведения задачи до исполнителя для достижения определенной полноты осмысления этого задания. Эту взаимосвязь иллюстрирует рис. 6.6, где 0S – биссектриса угла, образованного осями абсцисс и ординат. Действительно, достигнуть определенного уровня осмысления задачи (например, уровня А) можно различными способами: при низком контексте К1 для достижения требуемого уровня смысла необходим достаточно большой объем информации (И1). При высоком же контексте (К2) требуемый объем информации для достижения того же уровня осмысления значительно меньше (И2). В свете изложенного следует отметить еще одну, особую роль, которую организационная культура выполняет в процессах изменения. Именно сложившаяся и развитая организационная культура обеспечивает в компании высокий уровень организационного контекста, что облегчает взаимопонимание и позволяет при меньшем объеме информации добиться высокой степени осмысления задач, формулируемых в процессе доведения до исполнителей управленческих решений. В этом значении организационную культуру можно отождествлять с организационным контекстом. Этап 3 - замораживание Практика показывает, что тщательно спланированное изменение весьма часто терпит неудачу от того, что недостаточное внимание уделялось закреплению изменения или замораживанию. В результате деньги, время и усилия выбрасываются на ветер, а вместо ожидаемых достижений возникает новая волна сопротивления. Именно на этапе замораживания нововведения подвергаются наибольшему риску, когда могут возникнуть непредвиденные трудности, энтузиазм падает, и люди вновь начинают пользоваться старыми удобными способами. В таком случае может произойти замораживание без реального внедрения нововведения – нововведение страдает своеобразным "процессом отторжения тканей". Следовательно, нужно контролировать изменение и предпринимать действия там, где необходимо. Без тщательного контроля и правильного управления этап замораживания не может быть успешно завершен.
Проблемы, которые необходимо решать в первую очередь, зачастую связаны с неадекватными системами и структурой организации. Они, безусловно, были рассчитаны на работу в прошлом, поэтому если их не изменить, то будет продолжаться обычное выполнение работы, не отражающее изменившуюся реальность. Менеджеры, как руководители изменений, должны ставить перед собой измеримые цели и отслеживать выполнение по ключевым критериям до, во время и после осуществления изменения. Только таким путем можно оценить, насколько успешно осуществляется изменение, и предпринять необходимые действия. Оценка часто проводится одновременно с выполнением программы изменения; не нужно откладывать ее до конца процесса. Безусловно, оценка изменения должна учитываться при планировании и подготовке следующего изменения. ^ Заметим, что ключевой задачей этапа замораживания является увеличение связности системы управления, повышение ее структурированности, поскольку именно это позволяет закрепить проведенные изменения в виде устойчивых связей и отношений между структурными элементами. Более того, на этом этапе следует принять все меры к последовательному интегрированию осуществленных изменений в организационную культуру, что обеспечит глубинное внедрение нововведений и успешное, без жесткого управления, функционирование компании в новых условиях.
Приведенные в этом разделе общие подходы к осуществлению процессов изменений достаточно инвариантны по отношению к той или иной выбранной стратегии. В любом случае, необходимо пройти каждый из описанных этапов – размораживание, изменение, замораживание. В последующих разделах показано осуществление этих этапов в различных видах стратегии. 6.4. Реконфигурация операционных процессов
Если в 70-е и 80-е годы масштабные совершенствования операций обеспечивали расширение бизнеса в диапазоне 10-20%, то в следующем десятилетии, т.е. в 90-е годы, стало возможным увеличение от 10 до 20 раз. Это связано с появлением новых конфигураций процессов и top-характеристик. По мере того, как человечество все дальше входит в информационный XXI в., такие огромные прыжки становятся обычным делом. Эксперты прогнозируют успех тем компаниям, которые стратегически связывают ключевые бизнес-процессы со своим уникальным позиционированием в отрасли. Все сотрудники должны осознавать, что процессы – это средства, при помощи которых их компания добавляет ценность, и поэтому при реализации стратегии сверхважной задачей является разработка процесса и интеграция или координация действий, входящих в этот процесс. Более того, для эффективного управления стратегическими преобразованиями в новую эру менеджеры должны добиться, чтобы каждый сотрудник в организации понимал значение и необходимость трансформаций, обеспечивающих следующие переходы:
1. Удобство совершения покупок и оптимальный уровень разнообразия продукции на уровне розничного магазина. 2. Пополнение запасов продукта (гарантирование наличия продукта, когда он необходим). 3. Доведение ценности о продукте до заинтересованных лиц (создание спроса и стимулирование у потребителя желания получить продукт). 4. Внедрение на рынке новых видов продуктов. Каждый из четырех указанных процессов может быть выполнен участником, входящим в цепочку ценности (поставщиками, провайдерами продуктов, каналами, розничными торговцами), отдельно. Однако в случае кооперации производительность и повышение объема поступлений в сумме могут стать намного более высокими, чем при раздельных действиях. Точно так же, как взаимодействие требует сотрудничества (на уровне отделов, функций, предприятий, регионов и т.д.), оно требует и оптимизации, базирующейся на интересах потребителей. При внедрении на рынок новых видов продуктов подробная информация о покупательских привычках потребителей и об их вкусах в предполагаемых местах продаж позволяет поставщикам создавать нишевые продукты. Заметим, что такую информацию затратные глобальные рыночные исследования могут и не выявить. Если говорить о координате пополнения запасов продуктов, то очевидно, что чем синхронизированнее деятельность розничного магазина, дистрибьютора и поставщика, тем больше все они вместе могут снизить запасы хранящихся товаров и капитальные издержки.
В ходе формулирования стратегии идентификация и отбор процессов ключевого бизнеса должны осуществляться как при помощи факторов, важных для успеха этой стратегии, так и с учетом источников конкурентного преимущества. Совместно все они описывают пространственную сеть бизнеса, где границы между отдельными видами бизнеса не устанавливаются заданными раз и навсегда. Компания должна сформулировать критерии, применяемые для наиболее значимых процессов. Как правило, ключевыми для нее будут критерии, в наибольшей степени связанные с потребителями, делающие бизнес уникальным и обеспечивающие существенное конкурентное преимущество. Например, процессы, создающие потенциал для достижения очень высоких показателей функционирования – прорывного типа. Подчеркнем, что новый процесс должен создаваться без оглядки на сложившиеся в организации разграничительные линии, политические или эмоциональные ограничения, на состав и уровень действующих участников или каких-то других лиц. Видимо поэтому некоторые менеджеры полагают, что процессы прорывного характера следует разрабатывать как самостоятельные, защищая их от воздействия текущих доминирующих процессов. Однако какой бы ни была автономной команда, занимающаяся новым процессом, важно, чтобы лица или команда, имеющие высокое статусное положение в организации, знали, что находится в их ведении и отвечали за реконфигурацию бизнеса в целом. Кроме того, на стадии размораживания очень важно, чтобы все участники реализации новых бизнес-процессов осознавали те преимущества, которые обеспечивает такой подход. Поэтому менеджеры, руководящие отбором и проектированием новых процессов, должны позаботиться о доступности соответствующей информации для персонала фирмы. Если же становится очевидным, что даже при полной информации трансформация вызывает трения и создает напряженную атмосферу, следует предвидеть, что желание отдельных людей участвовать в реконфигурации и сам размах изменений будут подвергаться серьезному испытанию. Опыт показывает, что масштабность требуемых изменений порой вынуждает организацию потерять часть своей энергии и пойти на компромисс, результатом которого станет снижение ее будущего потенциала. Когда такое происходит, вместо творческих вариантов рождаются шаблонные решения. Следовательно, чтобы добиваться успеха, лидеры, отвечающие за основные перемены, должны регулярно заниматься анализом вовлеченности персонала и целенаправленно управлять этим внутренним процессом. В частности, полная вовлеченность в осуществление изменений может стимулироваться сочетанием так называемых приемов "тяни-толкай": 1) в виде создания стратегических перспектив будущего (информационных образов), которые стимулируют желание их достичь (вариант "тяни"); 2) демонстрации, что текущие способы ведения бизнеса приводят в конце концов к конкурентному отставанию (вариант "толкай"). Естественно, что изменения на втором этапе требуют разработки плана перехода, результатом реализации которого станет новый процесс. Ясно и то, что планирование перехода не происходит в виде шага, изолированного от других шагов. Планы перехода учитывают влияние возможных препятствий, критичных для управления изменениями, а также условий, способствующих успеху. Кроме того, хороший план перехода позволяет предвидеть, каким образом изменения в одной части системы способны повлиять на другие части системы. Проектирование или перепроектирование любого процесса требует оценки влияния даже локальных нововведений на остальные процессы, протекающие в системе. Например, группа, отвечающая за транспорт, часто ждет, пока фургон будет наполнен, и только затем отправляет продукцию к месту ее назначения. Это объясняется тем, что в этой группе в основе показателей эффективности лежат издержки на километр перевезенного груза. И наоборот, подразделение по обслуживанию потребителей оценивается по его способности сокращать до минимума цикл времени от получения заказа до доставки товара. Поэтому сотрудники этого подразделения хотели бы, чтобы трейлер отправлялся сразу после загрузки, независимо от того, как много свободного места в нем осталось. Тот, кто разрабатывает план перехода, должен иметь реалистическое представление о том, насколько успешно изменения происходили в организации в прошлом и насколько этот подход будет эффективен теперь. Все более важной характеристикой бизнеса становится скорость выхода на рынок. Это касается не только товара или услуги, но и процессов поддержки. Полезно прибегать к "посмертному вскрытию", то есть объективному анализу некоторых неудачно проведенных изменений, чтобы понять причину неудачи. Именно такой самоанализ часто показывает, какие человеческие, культурные или управленческие факторы привели к отрицательному исходу. Из изложенного с очевидностью вытекает, что в ходе усилий, прилагаемых лидерами для осуществления изменений даже на первых шагах, персонал организации должен фактически изменить свое поведение, а не только отношение к происходящим переменам или высказываемым идеям. Также вполне реально, что появятся новые очаги сопротивления, но если предыдущие этапы управлялись умело, возникающие препятствия окажутся вполне преодолимыми. Наиболее эффективные подходы для управления изменениями по своей сути типовые, а не эксклюзивные. Они анализируются с разных точек зрения, итеративны и принимаются как теми, кто их выполняет (исполнителями), так и получателями результатов (потребителями). Если это возможно, реализация должна начаться с выполнения пилотного проекта. Это, как правило, может потребовать больше времени, чем организация хотела бы выделить на данный этап. В идеале выбор оптимальной "пилотной зоны" должен основываться на высокой вероятности достижения успеха, результаты которого можно перенести на другие участки. В любом случае выбор следует делать в пользу пилотного варианта, способного оказаться наиболее успешным. Для этого следует выделить на его выполнение необходимое число сотрудников и мотивированных лидеров; обеспечить требуемую подготовку участвующих в нем лиц, чтобы они как можно раньше почувствовали, что начинают обладать необходимыми компетенциями; создать необходимые коммуникационные каналы и контуры обратной связи, показывающие степень прогресса; как можно более оперативно и наглядно поощрять новые типы поведения. В целом успешное управление переходом должно базироваться на принципах, перечисленных в табл.6.2. ^ Таблица 6.2
Наконец, немаловажным аспектом успеха изменений в бизнес-процессах является степень участия в этих преобразованиях собственно топ-менеджеров. Некоторые старшие менеджеры полагают, что их роль как лидеров вполне ограничивается заданием общего направления. Но если сердцевина стратегии – процессы, и если эти процессы связаны с тем, что компания делает, то лидеры должны выступать и в качестве исполнителей. Сегодня успех в бизнесе определяется не только выбором правильных рынков, продуктов, услуг и т.д., но в значительной мере зависит и от навыков и умений менеджеров, участвующих в процессах. Роль лидеров, связанная с изменениями, помимо прочего, предполагает, что они действуют в качестве катализаторов, приводящих организацию в движение; активных агитаторов, побуждающих остальных двигаться в выбранном направлении (т.е. добивающихся большей вовлеченности, в том числе, и с помощью умения создавать информационные образы будущего организации), а также в качестве наставников, формирующих новые типы поведения. Следовательно, на каждом уровне в организации менеджеры должны брать на себя роль такого катализатора, агитатора и наставника. Без этого успешного изменения не осуществить. 6.5. Реструктуризация управляющей системы
На рис. 6.7 представлена схема вмешательств или действий, которые менеджеры могут предпринять – от изменения структуры до замены определенных сотрудников на других и подготовки персонала. Эта схема классифицирует вмешательства, требующие небольших изменений в формальной организации и существенно влияющие на формальные структуры, системы и приемы (соответственно, это показано в верхних и нижних ячейках). Здесь также проведено разделение вмешательств на те, которые влияют на организацию в целом, и те, в которых акцент делается на отдельных людях или их группах (соответственно, левые и правые ячейки). Полученная в результате такой классификации матрица из четырех ячеек (две на две) обеспечивает менеджера формализованными кластерами вмешательств.
Рис.6.7. Зоны вмешательства в процессе изменений Точная последовательность вмешательств в определенной степени зависит от конкретной ситуации, от организационного контекста. Однако последовательность вмешательств, показанная в ячейках под своими номерами на рис. 6.7, особенно хорошо подходит для создания различных связей партнерства, необходимых для осуществления изменений. Конкретизируя описанную схему, последовательность осуществления структурных изменений можно представить таким образом. 1. После того как сотрудники вовлечены в определение стратегических задач и занимаются диагностикой барьеров, которые надо изменить, члены команды топ-менеджеров с помощью команд проектировщиков, в которые входят ключевые сотрудники или лидеры профсоюзов, занимаются новой стратегически согласованной моделью организации. Эта модель не уточняет изменений в формальных структурах или системах. Зато она четко определяет временные организационные структуры: оперативные группы, комитеты или изменения в управленческих процессах на верхних или нижних уровнях, которые сводят "нужных" людей вместе, чтобы работать с "нужными" вопросами в "нужное" время, невзирая на их формальную принадлежность (ячейка 1 на рис. 6.7). Эта фаза призвана повысить координацию в решении выбранной стратегической задачи. Если для решения нужных вопросов выделены действительно "правильные" люди, то стратегические задачи начнут выполняться эффективнее. Члены команды начнут чувствовать, что они добиваются нужного результата там, где формальной организации этого не удавалось. Такой настрой повышает степень вовлеченности и качество командной работы. 2. По мере создания образцов совместной работы, появляется потребность в новых компетенциях: навыках и умениях командной работы и решении проблем. Снижается местничество в отношениях, создаются более широкие отношения, формирующиеся в режиме реального времени. Наставничество и подготовка (ячейка 2 на рис.6.7) еще больше способствуют проникновению в сущность проблем. Однако подготовка на ранних этапах, т.е. до создания временных организационных структур, задача трудная. Процесс обучения в организации, осуществляемый в указанной последовательности, позволяет людям становиться все более и более в него вовлеченными; проверяет способность людей соответствовать новому типу управления. Неизбежно некоторые из них оказываются не способными к быстрому обучению или вообще к усваиванию новых знаний. Есть люди, которых потребуется со временем заменить. Но такой подход будет совершенно иначе оцениваться персоналом, чем вариант, при котором специалисты просто увольняются в самом начале преобразований. 3. Решения, связанные с заменой сотрудников на высоком уровне, не только влияют на уровень компетенции, требуемый для отдельной должностной позиции, но и отражают символическую ценность организации. Решение заменить старшего менеджера может как внести в организацию дополнительную энергию, так и деморализовать ее. Сотрудники могут воспринимать действия менеджера, принимающего решение о замене какого-то человека, или как признание готовности решить проблему персонала, препятствующую деятельности всей организации, или же как "устранение" ценного коллеги. Если последовательность событий соответствует показанной на рис.6.7, вероятнее всего, замена будет восприниматься в виде первого варианта. К тому времени, когда менеджеры сменены, сотрудники уже привыкли к новому порядку деятельности, и устранение тех, кто ему не соответствует, воспринимается неизбежным и справедливым. Даже если тип управления доказывает свою эффективность и согласован со стратегией, могут потребоваться изменения в формальных организационных рычагах. Теперь эти изменения просто уточняют или усиливают типы поведения, уже понятные в организации всем. В такой ситуации формальная структура модифицируется органично, по мере того как не соответствующие ей люди покидают подразделение. 4. Наиболее эффективный способ создавать организационное партнерство для реализации стратегии – получение консенсуса вокруг стратегических задач бизнеса. Такой консенсус возможен как в рамках команды старших менеджеров, так и в рамках организации следующего уровня. Для этого ключевые сотрудники должны убедиться, что предлагаемые действия полезны для бизнеса в целом и лично для них Если команда топ-менеджеров готова заниматься общим набором стратегических задач, сотрудники на более низких уровнях в организациях с меньшей вероятностью получают сигналы, конфликтующие друг с другом. Однако этот уровень согласованности не обязательно гарантирует вовлеченность сотрудников в пределах всей организации. Создание широкой вовлеченности часто требует распространения соответствующей информации, помогающей членам команды топ-менеджеров определиться с общим стратегическим направлением на всех уровнях организации. Во многих компаниях это часто включает предоставление большей информации о соперниках и заказчиках по сравнению с тем, какие данные и в каком количестве сообщались раньше. Такой подход требует воображения и творчества. Например, компании иногда организуют посещение предприятий заказчика своими работниками, занятыми в сфере производства, а также служащими других отделов. В других случаях, наоборот, приглашенным представителям заказчиков показывают, каким образом используется продукция поставщика. Возможны и другие варианты, например, когда продукция соперников выставляется в цехе, чтобы все работники могли ее тщательно изучить. Процессы измерения и их оценки (ячейка 4 на рис.6.7) критичны, поскольку влияют на вознаграждение и обмен информацией, готовность идти на риск, конечную степень обученности сотрудников в организации и некоторые другие факторы. Необходимо пояснить сотрудникам, почему критерии показателей функционирования меняются от одной работы к другой. Это помогает поддерживать соответствующую атмосферу сотрудничества, что особенно требуется профессиональным организациям с нестрогими связями – исследовательским лабораториям, высшим учебным заведениям, оркестрам, больницам и другим аналогичным структурам. Последовательность выполнения видов деятельности в зонах вмешательства обеспечивает максимальную готовность к переменам. При таком подходе в большинстве организаций появляется больше согласия и понимания в необходимости заниматься проблемами ключевого бизнеса, чем в результате стандартной структурной реорганизации или кадровых заменах. Изменения в формальной организации происходят только после того, как определяются барьеры, мешающие новому подходу к менеджменту. Аналогично, кадровые перемены необходимы, когда всем становится очевидным, что некоторые сотрудники не хотят или не могут измениться. Таким образом, успешная реализация бизнес-стратегии требует как точной оценки имеющихся top-характеристик, так и мобилизации всех сил, необходимых для осуществления изменений в организационной структуре и системах. Для этого требуется точная и основанная на фактах информация, которая должна свободно циркулировать между верхними и нижними эшелонами организации. Такой подход к реализации стратегии гораздо легче описать, чем реализовать на практике. Теоретически признавать важность устранения скрытых барьеров – нижней части айсберга – легко. Выявление же этих аспектов и работа над ними могут быть болезненными и некомфортными. К тому же далеко не все руководители привыкли заниматься строгим (объективным) анализом человеческих барьеров, препятствующих реализации стратегии. Многие из менеджеров – с нужными навыками и умениями работы с аналитическими инструментами – при формулировании стратегии, когда нужно бесстрастно и логически подойти к эмоционально сложным вопросам, возникающим в ходе обсуждения согласованности организационных характеристик, часто оказываются в затруднительном положении, вплоть до растерянности. Даже самые умелые менеджеры не могут в полном объеме предвидеть всех последствий действий, ими же инициированных. Это делает реализацию стратегии не простой линейной последовательностью действий, а более интегративной, циклической. В каждом цикле осуществляются некоторые организационные действия, оцениваются их последствия, вносятся необходимые корректировки. Такие итерации и взаимодействие между диагностикой и действием становятся обучающим процессом, необходимым для непрерывного совершенствования. 6.6. Управление ключевыми компетенциями
^ 1. Получение доступа к новым знаниям и их усвоение Наиболее очевидный способ получения доступа к необходимым новым потокам знаний – это наем сотрудников, обладающих такими знаниями (например, приглашение математика в банк, генетика в традиционную фармацевтическую компанию, инженера по программному обеспечению в производственную компанию, специализирующуюся на компьютерном "железе"). Любой, кто проходит через процесс получения новых знаний и умений, знает, насколько трудно добиться признания организацией новых навыков и умений и их положительного восприятия. Если банкирам приходится учиться новым инструментам, которые математики вносят в их деятельность, то и математикам надо разбираться в сущности банковского дела. Такая двусторонняя передача знаний становится критичной, так как без нее нового полезного сочетания не появится. Однако в большинстве организаций, как правило, происходит отторжение новых знаний и умений, что аналогично реакции иммунной системы на проникновение вируса в организм. Организации, оставленные действовать по собственному усмотрению вряд ли сами абсорбируют такие навыки и умения. В связи с этим одна из важнейших ролей старших менеджеров – создание условий, благоприятных для поступления нового знания. Топ-менеджеры должны не только постоянно указывать всем сотрудникам стратегическое направление деятельности компании, но и выявлять новые знания, которые помогут создавать указанное будущее. Более того, учиться применять "культуру" новых знаний должны несколько уровней организации, учитывая при этом, конечно, что культура, например, программного обеспечения отличается от культуры производства.
Дата добавления: 2015-04-29; Просмотров: 357; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |