Таможенного органа 1 страница

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ПОДХОД К УПРАВЛЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

УПРАВЛЕНИЕ ТАМОЖЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

ИТО

На развитие ИТО автоматизации развития ИТО ности развития

ЭТАП IV. ПОДГОТОВКА ТЕКСТА ЦЕЛЕВОЙ ПРОГРАММЫ ЭТАП IV. ПОДГОТОВКА ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ

ЗАПИСКИ К ЦЕЛЕВОЙ ПРОГРАММЕ ЭТАП IV. ЗАЩИТА ЦЕЛЕВОЙ ПРОГРАММЫ

РАЗДЕЛ III

ГЛАВА

13.1. КЛАССИФИКАЦИЯ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ. СУЩНОСТЬ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ПОДХОДА К УПРАВЛЕНИЮ

В управлении государственными органами важнейшее место зани­мают функции управления, так как они раскрывают сущность и содер­жание управленческой деятельности на всех уровнях управления. По­этому разработку организационных структур управления, применение методов и технических средств управления, подбор, подготовку и рас­становку кадров следует осуществлять с учетом состава и конкретного содержания функций управления.

В наиболее общей форме функция управления определяется как вид деятельности, с помощью которой субъект управления оказывает воз­действие на управляемый объект.

Возникновение функций управления — результат разделения и спе­циализации труда в сфере управления. Образование системы функ-

Г/шна 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

кий — необходимый процесс, порождаемый сложностью и разнообра-шем служебной деятельности и управления ею.

Концепция функционального разделения управления основывает­ся на положении, что функции управления объективны и постоянны по отношению к их исполнителям.

Большинство авторов-специалистов по управлению под функцией управления понимают сложную деятельность, характеризующуюся определенной однородностью и стабильностью воздействий на объект и субъект управления, в результате которых осуществляется уравнове­шение данной системы со средой в процессе преобразования послед­ней. Функция управления — это вид управленческой деятельности и обязанность.

Признаками функций управления, как правило, являются: объектив­ность, конкретность, целенаправленность, стабильность и повторяе­мость, обособленность и самостоятельность, составная, специализиро-памная часть управленческой деятельности, единство и однородность содержания, продукт процесса разделения и специализации управлен­ческого труда.

Состав функций управления естественно сложился в практике управ­ления различными видами деятельности и включает¹:

• функцию планирования деятельности;

• функцию организации выполнения планов;

• функцию регулирования реализуемых процессов.

В современной теории управления такие функции объединяются и «триады» и в «пирамиды» управления. Первые отражают интеграль­ный подход к классификации функций и составляют сущность управ-исиия и руководства в любой сфере деятельности, вторые — струк­турируют и детализируют функции управления и критерии качества реализации каждой функции.

Следует отметить, что состав функций управления не зависит от иида деятельности. Вид деятельности в этом случае является объектом управления и, естественно, вносит определенное разнообразие в мето­ды и технологии реализации функций управления.

При устойчивой стабильности состава общих функций управления методы их реализации постоянно претерпевают изменения, вызван­ные научно-техническим прогрессом

¹ Барам шн С. В. Функции управления в таможенном деле (проблемы качества процессов И результатов): Монография. **М.: Иад-во РТА, 2009.

13. Функциональный подход к управлению деятельностью.

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

«Триады управления». Управление как вид деятельности, от больших до малых дел, все состоит из функций планирования, организации и регулирования, совокупность которых можно определить как «триады управления».

Например, функция организации не может быть выполнена без та­ких действий, как:

• планирование разработки технологий реализации планов, орга-
низационной структуры обеспечения выполнения планов, си­
стемы обеспечения деятельности всеми видами ресурсов, про­
изводственной операционной системы, системы активизации
персонала и его мобилизации на выполнение плановых заданий;

• организация разработки технологий реализации планов, орга­
низационной структуры обеспечения выполнения планов, си­
стемы обеспечения деятельности всеми видами ресурсов, про-

изводственной операционной системы, системы активизации

персонала и его мобилизации на выполнение плановых заданий;

• регулирование процессов разработки технологий реализации
планов, организационной структуры обеспечения выполне­
ния ния планов, системы обеспечения деятельности всеми видами

ресурсов, производственной операционной системы, системы активизации персонала и его мобилизации на выполнение пла­новых заданий, учета результатов деятельности, контроля каче­ства, анализа причин отклонений от плана, разработки коррек­тирующих и предупреждающих воздействий и их реализации. Взгляд на функции управления как на «триады управления» пока­зывает, что не может быть в «чистом виде» функций планирования, организации и регулирования. В управлении деятельностью любого подразделения или работника на любом уровне иерархии всегда при­сутствуют все функции управления. Это необходимо учитывать при организации управленческой деятельности (рис. 13.1).

«Триады управления» могут быть формализованными, т. е. выра­женными в определенных носителях информации (планах, програм­мах, технологических процедурах, нормативных документах), продол­жительными по времени их реализации или устными и оперативными. Очевидно, что сущность «руководства», выделяемого отдельными ав­торами в особый вид управления, заключается в оперативном исполь­зовании «триад управления» для обеспечения фактического выполне­ния намеченной работы в реальном режиме времени.

«Пирамида управления». Анализ элементов общих функций управле­ния показывает, что функция планирования содержит 3 элемента, функ-

Объект управления (технологическая процедура)

Рис. 13.1. «Триады управления»

ния организации — 5 элементов и функция регулирования — 7 элемен-1ом. Их можно представить в виде плоской пирамиды (рис. 13.2).

Для обеспечения качественного выполнения элементов общих функций управления необходимо по каждому из них определить кри­терии (показатели) качества, разработать методы обеспечения (дости­жения) этих критериев и методы их оценки.

В соответствии с положениями теории управления качеством ба-юпые элементы общих функций управления можно детализировать и раскрыть за счет представления каждого из них в виде трех этапов обеспечения качества:

• разработка показателей качества реализации функции;

• разработка методов обеспечения качества реализации функции;

• оценка качества реализации функции.

Такой прием позволяет перейти от плоской пирамиды управления К более детальной и алгоритмизированной — пространственной. В ре-чультате пространственная пирамида управления (рис. 13.3) содержит 45 ячеек, полностью охватывающих все этапы управления любым ви­дом деятельности.

Каждая ячейка «пространственной пирамиды управления» предпо-пагает определенный состав процедур по реализации конкретной ча­сти функции управления с учетом обеспечения качества результатов деятельности.

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

Пространственная пирамида управления

Рис. 13.3. Пространственная пирамида управления

Для успешного освоения в таможенной службе теоретических основ управления качеством таможенной деятельности необходимы серьез-пая работа по профессиональной подготовке персонала таможенных органов, созданию условий для его активизации и личная заинтере­сованность высшего руководства таможенной службы и руководства таможенных органов в этом вопросе, понимание ими значения про­блемы качества процессов и результатов деятельности таможенных органов и стремление лично возглавить ее реализацию.

13.2. ФУНКЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Планирование деятельности объекта управления предполагает опре-
целение целевой функции управления, формулирование этапов рабо­
ты и промежуточных результатов, приближающих объект управления
к запланированной цели. В ходе процесса планирования руководство
определяет цели и сообщает их членам организации. Этот процесс
представляет собой мощный системообразующий фактор, так как он
дает возможность членам организации осознать себя единой коман­
дой, объединенной общей целью.

Функция планирования состоит из следующих этапов:

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Гяава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

' анализ состояния объекта планирования;

• прогнозирование развития объекта планирования;

• разработка стратегических, тактических и оперативных планов.
При планировании, а также в процессе организации и регулирова­
ния деятельности руководители на определенных этапах принимают
решения. Решение является завершающим актом процесса планиро­
вания, когда некоторый результат предварительной плановой работы
закрепляется устно или письменно в виде утверждаемого плана и пе­
редается для исполнения подчиненным работникам или структурным
подразделениям.

Завершающей фазой работы по принятию решения (плана) явля­ется установление механизма обратной связи для контроля за ходом реализации плана и оценки результатов деятельности.

Анализ состояния объекта планирования. Анализ состояния объекта деятельности осуществляется в следующей последовательности:

• определение цели анализа;

• выбор характеристик объекта для проведения анализа;

• установление состава подразделений и должностных лиц, вклю­
чаемых в сферу анализа;

• разработка методической схемы анализа объекта управления
и организация взаимодействия участников процесса анализа;

• сбор за ряд лет статистических данных, всесторонне характери­
зующих состояние объекта в соответствии с методом их обра­
ботки и положение анализируемого объекта относительно кон­
курирующих с ним аналогичных объектов;

• выбор метода обработки исходных данных для достижения цели
анализа;

• обработка полученных данных в соответствии с выбранным ме­
тодом, представление их в виде таблиц, графиков или функцио­
нальных связей;

• подведение итогов анализа.

При анализе состояния объекта управления должен быть дан ответ на шесть классических вопросов: что, кто, во взаимодействии с кем, как, где, когда. Они дают, практически, полное представление об объ­екте деятельности и управлении им. Отвечая на эти вопросы, субъект управления уясняет:

• что делается и почему, чем обосновано содержание изучаемых
функций, какие критерии объекта деятельности должны быть
обеспечены в процессе работы, уровень соблюдения этих кри-

териев, в чем заключаются отклонения от установленных тре­бований;

• кто выполняет функции и почему, уровень квалификации ис­
полнителей, правильность распределения функций между ис­
полнителями с учетом их профессиональных, физических и ин­
теллектуальных особенностей;

• во взаимодействии с кем выполняются функции и почему, в чем
заключается сущность взаимодействия, характеристики пар­
тнеров по работе, наличие фактов нарушения взаимодействия
с конкретными исполнителями или подразделениями при вы­
полнении определенных функций;

• как выполняются функции и почему, имеются ли документиро­
ванные процедуры и соответствующее технологическое осна­
щение, предусмотрены ли контрольные операции на начальном
этапе, в процессе работы и по ее завершении;

• где выполняются функции и почему, правильно ли распределе­
ны функции по подразделениям организации, в каких условиях
они выполняются;

• когда выполняются функции и почему, обоснованы ли сроки
выполнения функций, обеспечивают ли они своевременность
получения результатов.

Ответы на эти вопросы с использованием различных методов ана­лиза состояния объекта управления частично решают задачу самооб­следования системы управления организацией.

В процессе анализа объекта планирования и выбора состава пока-штелей для прогнозирования и планирования необходимо учитывать сю особенности и многокритериальность, которые могут заключаться и следующем:

• возможности самостоятельного формирования целей деятель­
ности и способности к самоорганизации;

• зависимости объекта планирования от многочисленных поли­
тических, социальных и экономических факторов;

• высокой неопределенности исходных данных и невозможности
прогнозирования всех факторов;

• пороге сложности решаемых задач, определяющемся ограни­
ченными возможностями человека;

• факторе времени, связанном с быстрым старением информации;

• стохастичности развития объекта планирования.

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

Субъект управления, поручая группе специалистов проведение ана­лиза объекта управления, определяет требования к глубине ретроспек­ции, составу анализируемых показателей, составу базы для сравнения и достоверности результатов анализа. Специалисты, осуществляющие анализ, выбирают методы анализа, обеспечивающие необходимую до­стоверность результатов, и выполняют его, соблюдая установленные требования.

Качество выполнения функции анализа объекта управления можно оце­нить, используя следующие показатели:

• системность выполнения анализа состояния объекта планиро­
вания в соответствии с требованиями заказчика;

• наличие методики и методической схемы анализа объекта управ­
ления;

• уровень использования электронных программных средств;

• уровень использования современных экономико-математиче­
ских методов анализа;

• величина абсолютной и относительной ошибки результатов ана­
лиза;

• степень достижения цели анализа.

Дополнительно для косвенной оценки качества процедур анали­за могут использоваться характеристики компетентности персонала, осуществляющего анализ — опыт участия в работах по анализу объекта управления, соответствие профессионального образования целям ана­лиза, наличие сертификатов о повышении квалификации в целевых семинарах.

Показатели, принятые для оценки качества процессов и результа­тов анализа, должны быть обеспечены соответствующими методиче­скими, организационными и материальными средствами. Для этого по каждому показателю должна быть проведена оценка методики и методической схемы анализа с единственным вопросом — можно ли при данных условиях достигнуть необходимый уровень качества ана­лиза. При возникновении сомнений методика и ее организационное и материально-техническое обеспечение должны быть улучшены или снижен уровень требований к результатам анализа.

Прогнозирование развития объекта планирования. Прогнозирование развития объекта на основе результатов анализа может быть кратко­срочным или долгосрочным в зависимости от цели планирования.

В практике управления организациями и их подразделениями исполь­зуются прогнозы в основном на ближайшую перспективу — до пяти лет.

Традиционные методы прогнозирования на такую перспективу основа­ны на экстраполяции характеристик объекта управления. Применение же для таких целей сложных теорий социально-экономических циклов, жономико-математических и имитационно-эвристических моделей практически нереально.

В то же время необходимо оценивать качество прогнозирования для того, чтобы была возможность разрабатывать на основе прогнозов ре­альные стратегические и тактические планы.

Обычный алгоритм прогнозирования состоит из следующих этапов:

• определение состава основных характеристик объекта управле­
ния, которые могут в дальнейшем выступать в качестве плано­
вых показателей;

• определение состава факторов, влияющих на изменение основ­
ных характеристик объекта управления;

• исследование корреляционных или функциональных связей
основных характеристик объекта управления с влияющими на
них факторами;

• определение закономерностей и тенденций изменения факто­
ров на прогнозируемый период;

• вычисление тенденций изменения характеристик объекта управ­
ления на основе выявленных закономерностей, корреляционных
или функциональных связей;

• сопоставление тенденций изменения прогнозируемых характе­
ристик с передовым уровнем развития аналогичных объектов;

• оценка возможных инновационных нововведений в развитии
объекта прогнозирования в рассматриваемый период и их влия­
ния на тенденции изменения прогнозируемых характеристик;

• обоснование количественных и качественных результатов про­
гноза развития объекта управления по совокупности основных
прогнозируемых характеристик.

В качестве показателей качества процессов и результатов прогнози­рования могут применяться:

• полнота учета факторов, оказывающих влияние на тенденции
развития объекта прогнозирования;

• наличие установленных функциональных или корреляционных
связей характеристик объекта прогнозирования с факторами,
влияющими на его развитие;

• наличие вариантов прогноза и уровень разброса его результатов;

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

• оценка ошибки прогноза;

• уровень достоверности прогноза.

С целью достижения установленных характеристик прогноза его организаторы должны подвергнуть анализу методику прогнозирова­ния и принять решение, возможно ли с использованием данной мето­дики получить обоснованные результаты.

Разработка стратегических, тактических и оперативных планов. Стратегическое планирование представляет собой набор решений, которые определяют долгосрочные перспективы развития организа­ции или вида деятельности и достижение долгосрочных целей. Долго­срочный перспективный план определяет, исходя из сильных и сла­бых сторон организации, изменения в характере деятельности, видах и источниках ресурсов, адаптацию организации к внешней среде и изменения во внутренней структуре. Стратегический план придает ор­ганизации определенность и индивидуальность, что позволяет ей осу­ществлять целенаправленную кадровую и экономическую политику.

С целью реализации стратегических (долгосрочных) планов разра­батываются более конкретные тактические (среднесрочные) и опера­тивные (годовые, квартальные) планы.

Основой для разработки планов организации и ее подразделений являются результаты прогнозирования, установки вышестоящих орга­низаций (подразделений) и решение проблем несоответствия резуль­татов деятельности установленным требованиям.

Характеристики, включаемые в планы, могут иметь конкретные аб­солютные или относительные значения — индикаторы изменения.

Широкое распространение получили различные модели планиро­вания и принятия управленческих решений (математические, анало­говые, физические и др.). Это обусловлено тем, что модели позволя­ют упростить сложные проблемы в реализации функций управления и получать более объективные варианты решений. Наибольшее рас­пространение получили модели теории игр, теории очередей, управле­ния запасами, модели линейного программирования, имитационные модели, модели экономического анализа и др.

Необходимо обратить внимание, что любые планы должны быть, прежде всего, комплексными и сбалансированными. В планах долж­ны найти место задания по систематической актуализации политики организации в области своей деятельности. Для этого должен быть предусмотрен периодический анализ удовлетворенности потребителя с точки зрения профессиональных стандартов и этики коммерческого взаимодействия, разработка мер по повышению качества продукции

и услуг, учитывающих возрастающие требования общества и непо­средственного потребителя и необходимость повышения эффектив­ности деятельности.

Это предполагает необходимость учета при разработке стратегиче­ских, тактических и оперативных планов развития объекта управления следующих условий:

• целенаправленность плана;

• обеспечение сбалансированности всех элементов деятельно­
сти — средств труда, предметов труда, персонала и документа­
ции (законодательной, нормативно-технической, технологиче­
ской и организационно-распорядительной);

• реальность плана.

Качество ведомственных (в частности, таможенных) стратегиче­ских, тактических и оперативных планов может определяться на осно-пс следующих показателей:

• соответствие значений планируемых показателей таможенной
деятельности стратегии развития экономики страны;

• уровень влияния на обеспечение конкурентоспособности на­
циональной экономики;

• планируемая полнота сборов таможенных платежей, выражен­
ная через отношение ожидаемых поступлений платежей в бюд­
жет к теоретически возможной сумме платежей за планируемые
объемы внешней торговли;

• планируемый уровень защиты населения и природной окружа­
ющей среды от ввоза вредной, опасной и некачественной про­
дукции и услуг;

• организационный и технический уровень технологий реализа­
ции государственных таможенных функций и их соответствие
международным стандартам.

Планирование детальности таможенных органов. В таможенных ор-гинах в результате планирования вырабатываются организационные начала предстоящей деятельности. В ходе планирования определя­ются цели повседневной деятельности и (или) направления модер-шпации (развития) таможенных органов; определяются задачи и раз­рабатываются методы достижения поставленных целей; планируются мероприятия, темп движения к поставленным целям и материальные источники, обеспечивающие это движение.

Планирование деятельности таможенных органов предполагает ре­шение следующих типовых задач: выработка цели, прогнозирование,

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

моделирование и программирование. Перечисленные задачи решают­ся на всех уровнях управления таможенными органами и соответству­ют установившимся циклам их функционирования (деятельности) и рассматриваемому плановому периоду (стратегическому (перспектив­ному) периоду, текущему (годовому, квартальному и месячному) пе­риоду и оперативному (суточному) периоду).

При планировании деятельности таможенных органов широко при­меняются разнообразные планы и процедуры планирования.

Таможенные органы выполняют различные виды деятельности. За­дачи, решаемые ими, требуют неодинакового времени, ресурсов, раз­личны по уровню компетенции. Поэтому в своей деятельности тамо­женные органы используют не один вид планов, а систему (рис. 13.4).

В зависимости от уровня и горизонта планирования и от того, как сочетаются замысел и средства его достижения, различают:

• стратегические планы (разрабатывает центральный аппарат
(ЦА) ФТС России);

• тактические планы (разрабатывают РТУ);

• оперативные планы (разрабатывают таможни, таможенные по­
сты);

• планы совместной работы и личные планы (разрабатывают ру­
ководители подразделений, должностные лица).

При формировании стратегии методы достижения цели рассма­триваются довольно обобщенно. Такой подход дает большую свободу действий и предполагает разные тактические варианты достижения главной цели.

Стратегические цели являются прерогативой ФТС России и имеют, как правило, долгосрочный горизонт планирования. Они формулиру­ются в первую очередь. Стратегий может быть несколько, они могут реализовываться одновременно в различных сферах и областях, на­пример в области подготовки кадров, организации и технологии та­моженного оформления и контроля товаров, оптимизации системы таможенных органов. Сложность состоит в определении приоритетов целей. Затем вырабатываются среднесрочные и краткосрочные цели для обеспечения долгосрочных целей. Тактикой называют кратко­срочные стратегии.

Тактику разрабатывают в развитие системы. В то время как стра­тегия почти всегда разрабатывается на высших уровнях руководства, тактика часто вырабатывается на уровне руководства среднего звена. Тактика рассчитана на более короткий отрезок времени, чем страте­гия. Результаты стратегии могут быть полностью отражены только по

истечению нескольких лет, тактические результаты, как правило, про-ннлиются очень быстро и легко соотносятся с конкретными действия­ми и средствами их достижения.

Долгосрочные цели по основным направлениям таможенного дела отражают стратегический план развития таможенной службы (напри­мер, стратегия ФТС России, целевая программа развития (модерниза-

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельноостью...

ции) таможенных органов и т. п.). Формирование долгосрочных (стра­тегических) целей согласовывается с разработкой концепций.

При этом под концепцией развития следует понимать систему взгля­дов на будущее состояние и роль таможенной службы, единый опре­деляющий замысел ее развития. Стратегический план — это система мероприятий, направленных на реализацию концепции развития тамо­женной службы.

Тактический план развивает идею стратегического плана, дополня­ет систему его мероприятий конкретными заданиями, показателями необходимых ресурсов. В нем установлены сроки исполнения меро­приятий и ответственные службы, обозначен ожидаемый эффект.

Одним из стратегических направлений развития таможенных орга­нов в современных условиях является повышение роли таможенной службы как регулятора внешней торговли.

Оперативные планы разрабатываются в таможнях (в том числе ты­ловых) и региональных таможенных управлениях. Как правило, по времени они приближены к событию. Это могут быть планы закупки предметов снабжения, планы проведения текущего или капитально­го ремонта, планы размещения заказов на производство технических средств таможенного контроля и их поставки.

В зависимости от длительности периода, в течение которого пред­
полагается решить поставленные задачи, планы могут быть:,

• долгосрочными (5 и более лет);

• среднесрочными (от 1 до 5 лет, обычно 2—3 года);

• текущими (до I года).

В зависимости от характера решаемых задач в системе ФТС России разрабатываются:

Дата добавления: 2015-04-29