Формулирование предложений по совершенствованию должностных инструкций для более эффективного достижения поставленной цели

Характеристика подразделения и функциональных обязанностей

Действующая схема управления в организации

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Основные направления совершенствования систем управления

Управление, в строгом смысле слова, есть воздействие на работника с целью достижения целей, стоящих перед предприятием и его членами.

Можно выделить следующие основные направления совершенствования системы управления:

1. Децентрализация управления.

Подразумевает под собой быструю адаптацию системы управления на воздействия окружающей среды. Данная реакция зависит от степени централизации (децентрализации) в принятии решений.

Децентрализация управления происходит в двух направлениях:

- делегирование полномочий;

- переход к небольшим автономным структурным единицам, которые наделены правами принимать решения по всем вопросам организации.

2. Специализация и диверсификация производства.

Специализация организации это ее направление деятельности, а диверсификация это расширение ее деятельности. Таким образом, эти два направления взаимосвязаны между собой и в отрыве друг от друга малопродуктивны.

В связи с этим главным в данном аспекте является установление правильного соотношения между ними, так как именно оно определяет продуктивность ресурсов предприятия, его устойчивость и экономический рост.

3. Совершенствование хозяйственного механизма.

Предусматривает под собой такое построение организационной структуры управления, мотивации и методов управления, которые позволили бы организации быстро адаптироваться к изменениям окружающей среды, и быть готовой к любым изменениям завтра.

Кроме того совершенствование хозяйственного механизма это внедрение чего-то нового, эффективного для организации.

Существует три подхода на пути совершенствования организации:

1. Модель «Идеально бизнеса».

2. Подготовка организации к ее будущему.

3. Приоритетное и максимально использование ресурсов.

Реализация стремления к повышению эффективности работы предприятия во многом зависит от правильности определения потенциала бизнеса.

4. Создание стабильности в деятельности предприятия.

Стабильность это, прежде всего укрепление связей организации, путем качественного обслуживания своих клиентов, поставщиков и т.д.

Кроме того наличие имиджа у организации также обеспечивает ее стабильность.

Таким образом, применение на практике всех аспектов совершенствования системы управления в организации позволят ей эффективно функционировать в окружающей среде и быть готовой к ее изменениям.

Исследуемым объектом управления является отдел детской одежды «Orby».

Местонахождение: г. Архангельск, ТЦ «Гранд плаза».

В отделе детской одежды представлен широкий ассортимент модных, дизайнерских вещей для мальчиков и девочек ростом от 86 до 152 см.

В отделе работает 8 человек: 6 продавцов – консультантов, директор магазина и бухгалтер.

Организационная структура является ключевым параметром внутренней среды организации. Ее привлекательность для менеджмента состоит в значительной подконтрольности управлению: организационные структуры создают и изменяют, рассматривают как предпосылку достижения высоких результатов и причину состоявшихся неудач. Представляя собой важнейшую внутреннюю ситуационную переменную, организационная структура выполняет роль несущей конструкции магазина.

В магазине «Orby» организационная структура управления линейно-фукциональная, которая в принципе является наиболее распространенной в настоящее время. Данная структура удачно сочетает линейные (производственные) подразделения, которые выполняют на предприятии весь объем основной производственной деятельности, с отделами и службами, которые реализуют конкретные функции управления в масштабах всей организации. Организационная структура управления подразделением представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 – Организационная структура управления магазина

Таким образом, как показывает данный рисунок, структура управления отдела детской одежды достаточно проста, но эффективна.

Все существующие подразделения в магазине подчиняются директору, который решает все вопросы, касающиеся магазина: организационные, финансовые, информационные и т.д.

продавца – консультанта

Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением.

Деятельность отдела продаж направлена на проведение эффективных стратегий деловой активности в целях сбыта продукции, формирование структуры постоянных контрагентов (покупателей и представительств).

Финансирование отдела продаж проводится в рамках бюджета средств выделенного на отдел продаж.

Задачи отдела продаж заключаются в следующем:

1. Организация сбыта товара магазина.

2. Обеспечение 100%-ого выполнения заданий и обязательств по поставкам товара в соответствии с заключенными договорами с поставщиками.

3. Организация деловых контактов с потенциальными покупателями.

Структуру и штат отдела утверждает директор магазина «Orby».

Функции отдела продаж:

1. Осуществление деловой активности на рынке.

2. Организовывать деловые контакты в интересах сбыта товара магазина.

3. Изучение перспективного и текущего спроса на товар магазина и требований к его качеству, особенностей организации рекламной компании, участие в планировании и формировании ассортимента.

4. Разработка планов сбыта товара.

5. Участие в разработке нормативов запасов товара, контроль за их соблюдением.

6. Составление отчетности по сбытому товару.

7. Сбор информации о рынках перспективных продаж, потенциальных покупателях.

Отдел продаж в магазине непосредственно функционирует с бухгалтерией:

Получает:

1. Сведения о финансовом состоянии магазина.

2. Сведения о финансовом рейтинге продаж.

3. Оформление заработанных плат.

Представляет:

1. Сведения о проданных партиях готовой продукции, условиях их оплаты.

2. Сведения о партиях готовой продукции выставленных на продажу.

3. План финансовых поступлений.

Старший продавец – консультант отдела детской одежды обеспечивает планирование и организацию деятельности отдела продаж, контролирует выполнение планов продаж, расширение рынков сбыта.

Осуществляет рациональную организацию сбыта продукции магазина.

Обеспечивает подготовку прогнозов, проектов перспективных и текущих планов магазина и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию магазина, перспектив развития рынков сбыта.

Организует подготовку и заключение договоров на поставку товара в магазин, согласование условий поставок.

Принимает меры по выполнению плана реализации продукции, своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку. Обеспечивает контроль выполнения подразделением сбыта товара.

Организует приемку готовой товара на склад, рациональное хранение и подготовку его к выкладке для потребителя.

Осуществляет разработку и внедрение стандартов по организации хранения и сбыта товара, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций.

Принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию. Участвует в рассмотрении поступающих в магазин претензий потребителей и подготовке ответов на предъявленные иски.

Обеспечивает учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации.

Руководит сотрудниками отдела продаж, отдает распоряжения и контролирует их выполнение.

Функциональные обязанности продавца-консультанта заключаются в следующем.

Продавец-консультант взаимодействует с посетителями розничной торговой точки с целью осуществления продажи товаров:

- громко и доброжелательно приветствует посетителей, как только они вошли в отдел;

- оказывает консультации покупателям по вопросам ассортимента, наличия и количества товара, сроках поставки, информации о производителях, технологии производства, области применения и прочих технических вопросах;

- оказывает помощь покупателю в поиске подходящего ему товара;

- осуществляет презентацию товара покупателям;

- проверяет товар на наличие брака;

- информирует покупателя о скидках, действующих в компании и правилах (порядке) оплаты и получения товара;

- осуществляет денежные расчёты с покупателями за приобретённый ими товар;

- оформляет гарантийный талон на изделие;

- производит отпуск товара;

- упаковывает товар в фирменный пакет и передает его покупателю, обязательно со словами: «Спасибо за покупку! Мы будем рады видеть Вас вновь! Всего доброго!»

Продавец-консультант взаимодействует с покупателями по вопросам возврата товара:

- в случае претензий по качеству приобретенного товара;

При соответствующем желании покупателя продавец-консультант оформляет кредит на запрашиваемый покупателем товар в соответствии с требованиями банков.

Продавец-консультант прикладывает все усилия для выполнения плана продаж, установленного директором магазина.

Продавец-консультант осуществляет контроль за сохранностью товаров на витринах. Отвечает за сохранность торгового оборудования и прочих материальных ценностей.

Продавец-консультант следует корпоративным нормам и ценностям, принятым в отношении взаимодействия с клиентами, руководством, коллегами.

Продавец-консультант постоянно совершенствует свою профессиональную компетентность путем повышения квалификации в учебном центре.

Рассмотри штатное расписание магазина «Orby», таблица 1.

Таблица 1 - Штатное расписание магазина «Orby»

Наименование должности	Количество штатных единиц	Должностные оклады	Надбавки в месяц	Месячный фонд оплаты труда	Примечание
Директор	1	15 000	15 000	30 000	-
Бухгалтер	1	18 000	4 000	22 000	-
Старший продавец - консультант	1	18 000	3 000	21 000	% от продаж
Продавцы - консультанты	5	12 000	3 000	75 000	% от продаж
Итого	8	111 000	37 000	148 000

Таким образом, средняя оплата труда в магазине составляет 18,5 тыс. руб., а месячный фонд оплаты труда составляет 148,00 тыс. руб.Все сотрудники магазина выполняют свои обязанности на основании положения об отделе продаж в магазине и должностных инструкций. 2.3. Формулировка цели функционирования магазина и доведение ее до подразделения

Цель деятельности магазина детской одежды направлена на удовлетворение потребностей в одежде детей с их родителями и извлечение прибыли для дальнейшего функционирования.

В соответствии с поставленной целью, каждое подразделенье магазина имеет свои цели.

Цель подразделения отдела продаж – это организация продаж детской одежды.

Для достижения данной цели необходимо: эффективное обучение персонала принципам и технологиям продаж; повышение квалификации руководящего состава; разработка технологии продаж на местах; наличие компетентности продавцов-консультантов в области продаж; сокращение не эффективного персонала.

Данные меры позволят повысить трудоспособность в отделе, соответственно и производительность труда. Что в свою очередь позволит увеличить качество услуг, сократить расходы на содержание не эффективных сотрудников, повысить прибыль магазина в целом.

Для достижения более эффективного достижения целей магазина предлагается разработать новые должностные инструкции, которые расширяют обязанности продавца-консультанта в процессе работы.

Что должно измениться в результатах работы магазина после введения новых должностных инструкций.

Во-первых, результатом может быть изготовленный, приобретенный или сэкономленный ресурс - материальный, финансовый, человеческий; результатом может быть документ; результатом может, быть наступление или не наступление некоторого события; в определенных случаях результатом может быть мнение или отношение.

Во-вторых, результат должен быть численно измерим - в этом случае мы сможем сравнивать количество результата за разные периоды или у разных сотрудников магазина.

Количество ресурсов и документов может быть измерено, их качество может быть оценено; наступление события может быть зарегистрировано; мнение или отношение может быть оценено с помощью рейтингов в ходе специального исследовании. При формулировании результата очень распространена ошибка подмены результата действием. Например, сотрудники действуют самостоятельно, не отвлекая руководителя на решение мелких или текущих вопросов и высвобожденное время руководителя, которое ранее поглощалось мелкими и текущими вопросами, признаками результата обладает именно вторая формулировка: это измеримый ресурс.

Что должно измениться в поведении персонала после введения новых должностных инструкций.

Например, желая получить в результате высвобожденное время руководителя, которое ныне поглощается мелкими и текущими вопросами, можно планировать следующие изменения в поведении сотрудников:

1. Сотрудник в точности знает содержание и последовательность своих действий при исполнении стандартных процедур.

2. Сотрудник самостоятельно распоряжается выделенными ему ресурсами для достижения поставленных перед ним задач.

Предлагается следующее содержание должностных инструкций.

1. Общие положения.

Очень часто должностные инструкции начинают таким разделом. В нем описывают разные вопросы: от нормативно-правовой базы деятельности лица в данной должности до отношений подчиненности в компании. Конституция и Закон должны выполняться «по умолчанию», не зависимо от составителя должностных инструкций. Вместо этого раздела рекомендуется начинать должностные инструкции с раздела «Положение в Компании».

Положение в Компании должно описывать взаимную подчиненность и замещение:

- руководитель розничной сети относится к категории управленцев, является менеджером 1-ой категории (в описании структуры этой Компании определена своя иерархия управленческих должностей);

- руководитель розничной сети подчиняется непосредственно директору;

- руководитель розничной сети назначается на должность и освобождается от должности Приказом директора;

- руководителю розничной сети непосредственно подчиняются руководители розничных магазинов.

2. Ожидаемые результаты.

Это очень важный раздел с точки зрения мотивации сотрудника и оценки его труда. К сожалению, редко встречающийся в различных «типовых» и «образцовых» должностных инструкциях.

3. Регламентированные действия.

Это действия, которые неминуемо должны быть выполнены в определенное время или при наступлении определенных обстоятельств. Не каждая должностная инструкция должна содержать этот раздел - часто регламентированные действия описываются в одном разделе с исполняемыми функциями. Формулировки этого раздела должны исключать произвольное толкование.

4. Исполняемые функции.

В отличие от регламентированных действий, функции могут выполняться без жесткой привязки к определенному времени или обстоятельствам. Разделять регламентированные действия и функции или описывать их вместе - дело выбора компании. Этот раздел, как правило, вызывает у руководителя только один вопрос: какие функции для данной должности должны быть описаны. И мало обращается внимание на то, как они должны быть описаны. Мы часто видим, что существующие в компаниях описания исполняемых функций грешат неконкретностью. Рекомендуется избегать подобных описаний, так как неконкретно поставленная задача воспринимается как необязательная к исполнению, то есть, демотивирует персонал. Что можно предложить вместо подвергнутой критике формулировки. Секрет хорошей должностной инструкции в том, что ее основополагающая часть - ожидаемые результаты. А описание функций должно раскрывать технологию достижения результата, которой необходимо следовать именно в Вашей компании.

Вот и выходит, что достаточно ограничиться описанием тех функций, которые важны в Вашей технологии ведения бизнеса.

5. Алгоритмические описания исполняемых процедур или находящихся во владении бизнес-процессов.

Данный раздел встречается нечасто, его иногда используют компании, которые формализуют описания бизнес-процессов. Если такой раздел есть, то он заменяет частично или полностью разделы регламентированных действий и исполняемых функций.

6. Взаимодействие с другими подразделениями.

Этот раздел тоже не всегда встречается в должностных инструкциях. Зачастую он поглощается разделом исполняемых функций или, как в предыдущем примере, картами бизнес-процессов.

7. Права.

Этот раздел является самым туманным: «Имеет право давать подчиненным ему сотрудникам и подразделениям поручения и задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности».

Да ведь это всего-навсего означает право выполнять свои обязанности. Возможно, с точки зрения юриспруденции, в этом есть какой-то смысл.

Итак, о чем же полезно писать в этом разделе. Во-первых, о правах распоряжения ресурсами без обращения к вышестоящему руководителю. Во-вторых, о правах представления компании.

8. Ответственность.

Этот раздел, как правило, написан достаточно хорошо, можно сказать - с любовью. По тому, за что несет ответственность сотрудник, он часто решает, каков на самом деле ожидаемый результат. А какую ответственность он понесет? Часто составители вовсе ее не описывают, или ограничиваются ссылками на действующее законодательство (материальная ответственность, причинение ущерба и т.п.).

Рекомендация - оговаривайте в этом разделе основания для объявления неполного или полного служебного несоответствия.

9. Критерии оценки результатов деятельности.

После ожидаемых результатов это - второй по значению раздел должностной инструкции.

Дата добавления: 2015-04-29