Список контрольных вопросов для анализа эффективности работы группы

Корректировка задач и рабочих планов

Групповое решение проблем

• Анализ причин каждой из крупных проблем.

• Согласование действий, которые необходимо выполнить для их
разрешения или недопущения их повторения в будущем.

• Рассмотрение новых требований, возможностей или опаснос­
тей.

• Изменение и корректировка задач и рабочих планов.

Насколько хорошо мы работаем вместе? Каждый ли внес свой вклад?

Насколько эффективным было руководство группой? Насколько успешно мы анализируем проблемы? Насколько мы решительны?

Насколько хорошо мы умеем инициировать действие? В достаточной ли степени мы концентрируем внимание на первоочередных вопросах?

Не теряем ли мы время на несущественные моменты? В какой мере люди могут откровенно высказывать свою точку зрения, чтобы их не подавляли другие члены группы? Если в вашей группе есть какой-либо конфликт, открыто ли он выражается и касается ли реальных вопросов, а не лично­стей?

управление группой • 329

КОЛЛЕКТИВНАЯ РАБОТА В КОМПАНИИ "ДАТТОН ИНЖИНИРИНГ"

Коллективная работа в компании "Даттон Инжиниринг" (Dutton Engineering) организована в форме групп численностью по 10 человек, которые обладают разносторонними профессиональными навыками и выполняют задание целиком, от самого начала и до конца. Это дает чле­нам группы возможность быть гораздо ближе к заказчикам, помогая им совершенствовать свой продукт. Спустя какое-то время группы стали самоуправляемыми. Каждая группа реально превратилась в самодоста­точное малое предприятие. Члены групп прошли подготовку по основам управленческого учета, поэтому теперь они могут сами составлять и кон­тролировать свой бюджет. Расценки выдает заказчикам группа, и группа же отвечает за выполнение работы в рамках своей сметы расходов. Каждая группа получает ежемесячный отчет о выполненных заказах с указанием стоимости материалов, затрат на оплату труда и других на­кладных расходов, а также полученной прибыли. Если работа вышла за пределы сметы, то группа должна найти способ оптимизации процесса, чтобы в следующий раз работа была прибыльной. Если превышение сметы расходов произошло по вине заказчиков, быть может, в связи с изменением ими спецификаций, на группу вновь ложится ответствен­ность за то, чтобы идти и просить дополнительное финансирование.

Однако в организации принята культура "не возложения вины". Это означает, что сотрудников не наказывают за то, что проект превысил смету расходов. Как отмечает Тина Мейсон, коммерческий директор компании:

(

"Управление сменилось ответственностью. Если вы предлагаете лю­дям принять решение, то крайне важно, чтобы в случае неудачи вы ■ поддержали их, иначе они никогда больше не возьмутся за это... когда дела идут через пень колоду; когда такое случается, мы стре­мимся относиться к этому как к опыту, на котором учимся. Мы I спрашиваем: "Что не удалось?", а не: "Кто виноват?" Мы не ищем козлов отпущения. Самое главное - в следующий раз справиться с работой лучше, чтобы не повторить ошибки".

На смену начальникам пришли руководители групп, которые должны выступать для своей группы в роли "тренеров". По словам Тины Мей­сон, "работа руководителя группы - это работа человека, который оказы­вает содействие, а не пытается строить из себя супермена, раздавая всем указания, что им надо делать". Руководители групп должны обладать хорошими задатками общения, чтобы уметь побудить человека проявить все, на что он способен, и должны способствовать популяризации филосо­фии о необходимости "брать с собой голову на работу" среди работников, которых раньше учили оставлять ее дома. Руководители групп прошли подготовку, которая поможет им побуждать членов своей группы про­явить все, на что они способны.

330 • КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

Организация рабочего времени

"Я расточал время, теперь время немилостиво ко мне" ("Ричард П").

Если бы президент вашей компании сообщил вам, что для вас есть осо­бое задание, которое предполагает, что вы будете работать непосредственно под его началом, и это даст вам возможность заниматься стратегически­ми вопросами, обогатить свой опыт и обрести блестящие перспективы на продвижение по службе, вы бы приняли такое предложение? Без всяких сомнений, ответ был бы положительным. А если бы при этом вам сказа­ли, что этой работой вы будете заниматься один день в неделю и все свои нынешние обязанности выполнять за оставшиеся четыре дня, вы все так же были бы согласны заняться ею? Конечно, да. Но тем самым вы признали бы, что если бы вы лучше организовали свой рабочий день, то смогли бы выполнять свою работу за четыре пятых от того времени, которое тратите сейчас.

Чтобы компенсировать четыре пятых, а может, и больше времени, вам следует методично разобраться в том, как вы используете свое время. После таких размышлений постарайтесь улучшить самоорганизацию и позаботьтесь о том, чтобы другие помогали или хотя бы не мешали вам.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ • 331

АНАЛИЗ

Самым первым делом необходимо выяснить, где лежат возможности к оптимизации использования времени.

ВАША РАБОТА

Начните с работы - с задания, которое вы должны выполнить, и задачи, для решения которой вы и работаете в организации. Постарайтесь уста­новить порядок или очередность выполнения своих заданий и задач.

Эта проблема будет намного труднее, если у вас есть несколько потен­циально не согласующихся между собой сфер ответственности. Отлич­ным примером тому является административный директор со множе­ством самых разных обязанностей, связанных, в том числе, с имуще­ством, канцелярской работой и кадрами. Он испытывал бесконечные про­блемы от столкновения приоритетов и часто в конце рабочего дня гово­рил себе: "Я потратил время впустую и почти ничего не сделал".

Он взял выходной, чтобы все обдумать, и понял, что надо шире взгля­нуть на проблему, прежде чем заниматься деталями. Ему стало ясно, что если бы он распределил свои задачи по степени важности, то смог бы точнее выявить приоритеты. Он понял, что первоочередной задачей его как администратора является создание и поддержание работоспособнос­ти систем, которые должны функционировать стабильно. После этого он мог бы положиться на планово-предупредительное содержание систем, которое позволит снизить количество проблем. Но если бы кризис раз­разился, - что в его сфере было просто неизбежно, - он мог бы бросить все силы на ликвидацию очага проблем в одной точке, не беспокоясь о том, что происходит вокруг.

Поэтому второй его задачей стало освобождение для себя достаточно­го времени, чтобы сконцентрироваться на важнейших проблемах и иметь возможность оперативно реагировать на них. После этого он рассортиро­вал вопросы, которые могли возникнуть, по типам, и решил, какие из них он может без всякого риска делегировать другим, а какими должен зани­маться сам. Таким образом, он подготовился к определению приорите­тов из числа предстоящих проблем и к выбору из них важнейших, кото­рыми будет заниматься сам, зная при этом, что административная система не даст сбоев в работе.

КАК ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ СВОЕ ВРЕМЯ

Распределив основные приоритеты, вы можете более подробно остано­виться на том, как вы используете свое рабочее время. Такой анализ позволит выявить трудоемкие виды деятельности и указать на проблемы и возможные способы их разрешения.

332 • КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

Анализировать потраченное время лучше всего с помощью дневника. Ведите дневник в течение недели, а лучше - двух или даже трех, по­скольку одна неделя может не дать типичной картины. Разбейте день на части продолжительностью по 15 минут и записывайте все, чем вы зани­мались в течение каждого такого отрезка времени. Против каждого интервала подытожьте, насколько эффективно вы использовали свое вре­мя, проставляя П - с пользой, Т - трудно сказать, Б - бесполезно. При желании можно уточнить свои выводы, присоединив к своим отметкам плюсы или минусы. Как в примере:

Время Задание Отметка

9.00 - 9.15 Рассматривал входящую корреспонденцию П

Дата добавления: 2015-04-29