Органайзер на день

Дата.

Собрания и встречи

Комитет / лицо	Где	Когда
Позвонить
Кому	По вопросу	Когда
Выполнить
Задания (в соответствии с приоритетом)	Порядок очереднос­ти* А, Б или В	Приблизительный срок

* А — должны быть готовы сегодня; Б — в идеале должны быть

готовы сегодня; В - позже.

Рисунок 49.1 Пример органайзера на день

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ • 335

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ДРУГИХ

Организация собственной работы - это ваша первая задача, но вам мо­гут помочь в этом другие, если вы сможете направить и поощрить их к этому. К таким людям относятся ваш секретарь, шеф, коллеги, подчинен­ные и деловые партнеры вне организации.

СЕКРЕТАРЬ

Секретарь может оказать огромную помощь: он может разбирать входя­щую корреспонденцию, отделяя то, чем необходимо заниматься немедлен­но, от того, что может подождать; назначать встречи согласно вашим инструкциям; отбиваться от нежелательных посетителей; перехватывать телефонные звонки. Он может обрабатывать стандартную или даже не совсем стандартную корреспонденцию; сортировать и упорядочивать документы и систему регистрации и хранения, что облегчает пользова­ние документами; связываться с людьми по телефону, чтобы вы могли беседовать с ними, и так далее. Список практически не имеет границ. Каждый знающий свое дело босс признает, что эффективность его или ее работы в огромной мере зависит от умелого секретаря.

ШЕФ

Ваш шеф может отнимать ваше время, проводя чересчур длинные собра­ния, беспричинно отвлекая вас от работы, обращаясь к вам с банальными просьбами и мучая мелочными придирками. Возможно, с этим ничего нельзя будет поделать. Но вы сможете научиться не допускать подобных вещей по отношению к своим сотрудникам.

Со своей стороны вы можете воспитать в себе искусство вежливо прерывать затянувшееся утомительное обсуждение. Помогут вам в этом такие формулировки, как: "Полагаю, вы согласны, что мы прояснили эту проблему, - я предлагаю на этом закончить и перейти к следующему вопросу". И вы можете тонким намеком дать понять шефу, что он смо­жет получить от вас больше, если он или она оставит вас в покое. Это трудно, но попробовать стоит.

ВАШИ КОЛЛЕГИ

Постарайтесь приучить их не беспокоить вас по пустякам. Не заставляй­те их сердиться, не впуская к себе, когда они хотят обсудить с вами то, что не терпит отлагательств. Но если это может подождать, добейтесь от них согласия встретиться позже в заранее назначенное время. Стремитесь ограничивать себя в удовольствии чересчур долго разговаривать по те­лефону. Говорите быстро, но не грубо.

336

КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

ВАШИ ПОДЧИНЕННЫЕ

Вы сэкономите массу времени с помощью своих подчиненных, если ме­тодично обдумаете, какую работу сможете передать им. И сэкономите даже еще больше, если четко оговорите передаваемую работу и подробно разъясните, в какой форме и к какому сроку вы хотите получить от них отчет о выполнении.

Политика "открытых дверей" отлично выглядит в теории, но на практике отнимает время. Научитесь говорить нет подчиненным, которые ищут встре­чи с вами, когда вы заняты более важным делом. Но всегда назначайте время, когда они смогут встретиться с вами, и держите свое обещание.

Разговоры с сотрудниками об их работе и сторонних интересах в общем смысле могут оказаться довольно полезными, если они помогают улучшить взаимное понимание и уважение. Предусмотрите в своем рас­писании время для таких разговоров и при обсуждении деловых вопро­сов будьте готовы перейти к более широким материям, если представит­ся такая возможность. Но не переусердствуйте.

ДЕЛОВЫЕ ПАРТНЕРЫ ВНЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Те же принципы применяются и по отношению к деловым партнерам вне организации. Не допускайте, чтобы они приходили к вам без предва­рительной договоренности о встрече. Попросите своего секретаря, чтобы он не пропускал нежелательные звонки. Сообщите своим партнерам, чего вы ждете от них и когда следует назначать встречи.

ТАБЛИЦА КОНТРОЛЬНЫХ ПРОВЕРОК ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

ПРОБЛЕМА

РАБОЧИЕ ЗАДАНИЯ 1. Скопление работы.

2. Стремление сделать сразу черес­чур много.

Дата добавления: 2015-04-29