Организационные документы. Характеристика. Правила оформления. Обязанности секретаря при проведении срокового контроля

Обязанности секретаря при проведении срокового контроля.

исполнения задания, осуществляемый секретарем, можно разделить на текущий и предупредительный. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях со времени их доведения до исполнителя, а для входящих документов — с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Для документов, создаваемых в масштабах всего государства или конкретной организации, существуют типовые сроки их исполнения. Они устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также отраслевых органов управления. Типовые сроки предоставления статистической и финансовой отчетности и др. установлены ведомственными подзаконными актами.
В рамках конкретной организации типовые сроки исполнения могут быть установлены для документов после их утверждения ц включения в инструкцию по делопроизводству.
Секретарь регистрирует документы, записывает в карточки задания и расставляет их по срокам исполнения. Все пункты распорядительных документов пишутся на отдельных карточках. На них можно записывать также и устные поручения руководителя. Таким образом, секретарь по сроковой картотеке знает, какие документы и в какой день должны быть исполнены.
В начале рабочего дня секретарь должен достать из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить их исполнение (с помощью личного опроса, по телефону и т.п.). Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, секретарь должен об этом доложить руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, ранее его установившим.
В процессе предупредительного контроля секретарь осуществляет регулярные проверки хода выполнения задания. Их результаты могут быть представлены в устной или письменной форме. В последнем случае готовится письменное напоминание об истечении срока исполнения.
После того как задание выполнено, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении. Документ считается исполненным, если полностью выполнены указанные в нем задания. После снятия документа с контроля регистрационная карточка изымается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.

Контроль за сроками

Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения. Проходят обязательную процедуру утверждения, а также согласования со всеми заинтересованными лицами (также с юристом). Бланк ОД содержит набор реквизитов: 1.Название организации (подразделения). 2.Наименование вида документа. 3.Заголовок к тексту. 4. Подпись. 5. Гриф утверждения. ОД: Устав – документ, регулирующий взаимоотношения граждан, организации, учреждений с др. учреждениями, организациями, гражданами в сфере гос. или хоз. деятельности. Структура устава: -общие положения; -организационное единство; -регламент деятельности; -финансово-материальная база; -отчетная и ревизионная деятельность; -порядок ликвидации и ответственность за дела организации. Положение – документ, определяющий задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы учреждения или его подразделения. Различают положение об организации и положение о структурных подразделениях. Договор – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений (характер сделки, оплата, гарантии и др.)

Составными частями договора явл.: *заголовок документа; *дата, место составления и №; *наименование сторон; *предмет контракта; *условия и сроки поставки; *условия и сроки оплаты; *особенности и порядок расчетов; *.юридические адреса сторон; *подписи должностных лиц; *печати фирм-контрагентов. Штатное расписание – документ содержащий перечень должностей сотрудников предприятия, сведения о количестве шт. ед., должностных окладов, надбавок. Оформляется на бланке предпр-я. Должностная инструкция – документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции.

Дата добавления: 2015-03-31