Правила ведения телефонных деловых бесед

Основные советы:

1. Наличие определителя номера

2. Основную массу звонков, переключайте на секретаря.

3. Устанавливайте время в течении которого вам звонить нельзя.

4. Используйте автоответчик.

5. Сознательно переадресовывайте звонки тем, кто занимается этим вопросом.

6. Представляйтесь.

7. Устанавливайте регламент разговора.

8. Четко давайте понять, что приближаетесь к концу разговора.

Факторы снижающие эффективность тел разговора:

1. Наличие постороннего звука.

2. Отсутствие организации мыслей перед высказыванием.

3. Слишком длинные предложения.

4. Отсутствие подготовки к разговору.

Этапы подготовки к тел разговору:

1. Поиск и подбор нужного материала

2. Обдумывание разговора

3. Планирование разговора

Структура разговора:,

1. Взаимное представление

2. Ввести собеседника в курс дела

3. Обсуждение

4. Заключение

Телефонограмма: это документ, содержащий, информацию о звонке, его цели, времени и звонящему.

Телефонограмма №…

№ звонящего дата время

Кому: От кого:

Информация

ФИО принявшего звонок

Подпись

22. Реквизит: «Гриф согласования документа»

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа (а также оценка проекта документа). Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопроса о качестве подготовленного документа, его целесообразности, а также о своевременности, экономической и научно-технической обоснованности содержания документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию учреждения, издающего документ. Согласование документа может проводиться как внутри организации – автора документа (внутреннее согласование), так и с организациями, интересы которых затрагиваются в документе (внешнее согласование).

Согласование с конкретным должностным лицом оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Главный бухгалтер
__________С.В.Доронина
«____»__________2002

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и другие гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Собрания акционеров
От 12.04.2004 № 3

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне документа или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования (лист согласования прилагается, ставится подпись и дата), при этом на отдельном листе размещают их двумя вертикальными рядами.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

• с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
• с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
• с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
• при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный т. п.), с общественными организациями;
• с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Дата добавления: 2015-03-31