Подготовка документов к архивному хранению

Совершенствование техники чтения. Факторы, способствующие хорошему усвоению прочитанного материала.

Установлено, что взрослый человек без специальной трени­ровки способен прочитать 200—250 слов в минуту. Ско­рость чтения может возрасти в два раза и более после овладения соответствующей техникой. Для того чтобы повысить скорость чтения, достаточно регулярной получасовой тренировки в течение месяца.

Основные условия, необходимые для повышения скорости чтения,таковы:

1) избавление от вредных привычек и устранение отвлекаю­щих факторов;

2) совершенствование методики чтения.

Методику чтения можно совершенствовать путем:

• избавления от вредных привычек при чтении;

• тренировки движения глаз, с тем' чтобы одним взглядом уви­деть как можно больше слов;

• выполнения упражнений на концентрацию внимания;

• тренировки «периферийного» чтения.

«Периферийное» чтение, отличающееся более широким по­лем восприятия, ведет не только к повышению скорости чтения, но и к лучшему пониманию текста. Благодаря более широкому обзору представляется возможным охватить взглядом группы слов, несущих смысловую нагрузку, и легче вникнуть в прочи­танное.

Первым этапом подготовки документов к архивному хранению является экспертиза ценности документов. В ходе экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие уничтожению, а на остальных документах проставляются сроки их дальнейшего хранения. Для этого составляются описи дел и описи документов дел. Опытный архивариус делает вышеописанные процедуры довольно быстро (при небольших размерах архива). В крупных архивах и больших предприятиях подготовку документов к архивному хранению должна вести экспертная комиссия. На втором этапе подготовки документов к архивному хранению необходимо выяснить, где будут храниться документы. Существует несколько способов хранения документов: - Хранение документов в офисе - Сдача документов на внеофисное хранение - Создание электронного архива 1.Хранение документов в офисе В этом случае подготовка документов к архивному хранению заключается в следующем: правильной организации пространства и температурного режима. Для создания архивного хранилища непосредственно в офисе нужны будут архивные стеллажи, архивные короба и папки. Все дела должны быть прошиты и переплетены, это облегчит поиск в архиве. Не стоит складывать документы в полиэтиленовые файлы – это уменьшает сохранность документа. При формировании архива все папки и архивные короба следует подписать, а наиболее важные документы поставить ближе для более быстрого доступа к ним. 2.Сдача документов на внеофисное хранение. Сдача документов на внеофисное хранение включает в себя вывоз документов в хранилище сторонней архивной компании. Подготовка документов к архивному внеофисному хранению самая минимальная: необходимо просто не потерять документы при вывозе. Специалисты архивных компаний обладают большим опытом и, с вероятностью 99%, Ваши документы не потеряются. 3. Создание электронного архива Подготовка документов к архивному хранению будет заключаться в отборе документов на сканирование. После этого уже программисты создают базу данных с удобной и быстрой системой поиска, а операторы вводят необходимые данные в систему. Таким образом, Вы получаете весь архив у себя на компьютере. Как видно из статьи, подготовка документов к архивному хранению задает тон дальнейшей работе. Грамотная подготовка документов – гарант успешного архива.  

33. Сущность понятия «Персональный менеджмент». Организация рабочего места руководителя

Персональный менеджмент — это последовательное и целенаправленное применение в повседневной практике испытанных методов работы с целью оптимального использования времени, собственных возможностей и сознательного управления своей деятельностью.
Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
Правильная организация рабочего места предполагает:
• соблюдение санитарно-гигиенических норм, включая поддержание постоянной оптимальной температуры в служебном помещении, отсутствие шума и правильную освещенность рабочего места;
• цветовую композицию рабочего помещения;
• правильную планировку, укомплектование мебелью, различными вспомогательными устройствами и канцелярскими принадлежностями;
• оснащение техническими средствами.
Под рабочее место руководителя отводится отдельное помещение, которое должно содержать три зоны: 1) личной работы; 2) коллегиальной деятельности; 3) дружеского общения.

Дата добавления: 2015-03-31