Автоматизированное рабочее место руководителя (АРМ). Средства автоматизации

Распорядительные документы. Характеристика. Правила оформления

Эти документы носят административный характер, обращены к нижестоящим или к подчиненным должностным лицам (организациям). Обязательны для исполнения. Постановление – издается высшими органами гос. власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Создается министерствами, ведомствами, научными советами, общ. организациями. Указание – все реже и реже создается. Структура документа. РД имеет вступительную часть, если требуется разъяснить цели и мотивы издания; распорядительную часть. Вступительная часть заканчивается ключевым словом на отд. строке заглавными буквами «постановляет» или «приказывает». «Решил»-решение; «обязываю»-распоряжение; «постановляю»-постановление. Распорядительная часть излагается в виде пунктов, нумеруется арабскими цифрами. Пункты распорядительной части содержат: -конкретные поручения; -кому поручается; -срок выполнения.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) определяется как совокупность информационно-программно-технических ресур­сов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.

Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по "накоплению, хранению и переработ­ке информации возлагаются на вычислительную технику, а работник сферы управления (эко­номист, технолог, руководитель и т.д.) выполняет часть ручных операций и операций, требую­щих творческого подхода при подготовке управленческих реше­ний. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности.

Электронное сообщение — это документ, переданный «электрон­ной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому при­сваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей ), заголовка, содержащего служебную инфор­мацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описы­вает место (компьютер или локальную систему), где этот электрон­ный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точ­ками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «ги» — Россия), предпоследний обозначает город (msk— Москва) или организацию внутри страны и т. д.

Сканер — устройство для считывания текстовой и графической информации — удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.

Перечисленные средства обработки документов требуются сек­ретарю или экспедиционной службе, канцелярии при большом объе­ме документооборота.

Средства хранения и поиска документов необходимы для сохран­ности документов от внешних источников повреждения (пыли, вла­ги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ори­ентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.

Средства связи могут быть объединены в единый комплекс (на­пример телефон — факс — модем), должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.

Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требо­ваниям эргономики, антропометрии, дизайна.

36. Понятие «Дело». Правила оформления дел.
Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Оформление дел
Дела формируются в организации, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело не должно превышать 250 листов.
- при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Протоколы и документы к ним формируются в разные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации (фондообразователя); наименование структурного подразделения; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
- наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации
- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

37. Неформальные деловые контакты.

Любые формы делового общения предполагают как официальные, так и неформальные контакты деловых партнеров. Значение неформальных контактов велико, так как они позволяют создать определенный уровень взаимопонимания, обсудить ряд спорных вопросов в условиях, когда высказанные мысли не налагают жестких обязательств на собеседников. Поэтому любые переговоры должны предполагать выделение времени на неформальные контакты.
38. Обработка исходящих документов

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:
• составление проекта документа исполнителем;
• согласование проекта документа;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:
• индекс документа, включающий номер дела;
• дата документа;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении;
• исполнитель.
Номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа.
При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.
Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Оформление почтового отправления осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами. Телеграммы отправляются немедленно, отдельная корреспонденция — в течение дня. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «Подлежит возврату». Такую же пометку необходимо сделать в журнале регистрации исходящих доку-ментов.

39. Пути самосовершенствования руководителя

Работа по самосовершенствованию руководителя включает: самообразование руководителя; совершенствование техники и организации работы с информацией, техники чтения и методов работы со специальной литературой; тренировку внимания и памяти; овладение техникой ведения деловых бесед.
В зависимости от степени компетентности, руководителей можно классифицировать следующим образом2:
• первый уровень — руководитель — технический работник;
• второй уровень — руководитель-профессионал;
• третий уровень — руководитель — творческая личность.
Чтение специальной литературы — это процесс накопления и расширения знаний. Умение работать со специальной литературой зависит от уровня подготовки специалиста. Совершенствование этой работы является важной задачей руководителя.
При работе с книгой следует прежде всего ознакомиться с ее автором и структурой; прочесть аннотацию, предисловие и оглавление; посмотреть год издания. Таким образом можно получить общее представление о книге и определить степень ее полезности для изучения конкретной проблемы.
При чтении специальной литературы можно либо бегло просматривать содержание книги, либо тщательно прорабатывать текст. Первый способ чтения позволяет ознакомиться со специальной литературой в общих чертах, что повышает эффективность работы с ней. Умение бегло просматривать книгу необходимо и для того, чтобы быть в курсе новых сведений по интересующей проблеме. Однако такая форма работы подходит лишь для литературы по той проблеме, в которой специалист достаточно хорошо ориентируется.
Лучшему усвоению прочитанного материала способствует ведение записей при чтении. Записи, сделанные при чтении специальной литературы, могут быть использованы и в дальнейшей работе.
Выписки должны быть точными, заключающими в себе законченную мысль, и понятными вне текста. Можно просто составить перечень страниц, на которых находятся материалы по интересующей теме, и указать абзацы, содержащие нужные данные.
Закладки с надписями облегчают работу с книгой. Они позволяют быстро находить разделы текста, к которым приходится часто обращаться. На закладках следует четко обозначить, с какой целью они сделаны.
Словарь терминов и сокращений представляет собой вид записей, требующих аналитической проработки текста. Составление такого словаря необходимо, так как в настоящее время специальная литература содержит большое количество всевозможных сокращений и специальных терминов, затрудняющих понимание сути работы.

40. Понятие «Документ» Классификация документов

Документ – текст на материальном носителе, составленный учреждением или должностным лицом, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.
Существует несколько классификаций документов в зависимости от их целей, задач, содержания и др. факторов. Наиболее значимым основанием для классификации документов является фактор адресации, в соответствии с которым выделяют служебные (внутренние) и официальные (внешние) документы.
Служебные (внутренние) документы регламентируют деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных. В зависимости от функций, содержания и сроков исполнения служебных документов выделяют следующие виды и жанры:
1. Личные: Автобиография, Анкета, Апелляция,Биография, Доверенность, Резюме Характеристика
2. Распорядительные документы. Их основное назначение – регулирование и координация деятельности, позволяющие организации обеспечивать реализацию поставленных целей и задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя к структурным подразделениям и работникам.
Постановление,Приказ,Протокол,Распоряжение,Решение,Указание
3. Инструктивно-методические:
Должностная инструкция,Инструкция
4. Административно-организационные:
Отчёт,Устав
5. Информационно-справочные: акт, выписка, докладная записка, объяснительная записка, расписка, справка:
Официальные (внешние) документы фиксируют отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью. К официальным документам относятся: деловое письмо, договор, контракт.

Дата добавления: 2015-03-31