Условия хранения документов

Быстрый доступ.

Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов

Оперативное хранение документов

Планирование личного рабочего времени руководителя

Формы представления унифицированных текстов документов. Примеры

Унифицированные системы документации – системы, созданные по единым правилам и требованиям, содержащим информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Униф. формы документов проектируются на основе формуляра образца. Для унифиц. системы организац. распоряд. документов формы документов разрабатываются на основании модели, предложенной ГОСТом-6.30-2003. Текст Униф. документов может быть оформлен в виде связного текста, трафарета, анкет, таблиц и соединения этих форм. Связный текст – содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях. Связный текст может быть составлен на основе трафарета. Анкета – опросный лист для получения определенных сведений. Таблица – перечень сведений о чем-либо, либо о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам; компактный и наглядный способ представления информации.

1. Формируйте рабочие блоки (функции)
2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемочные часы
3. Устанавливайте регламенты
4. Устанавливайте приоритеты
5. Научитесь говорить «Нет»

Дела сегмента А делегируются с обязательным последующим контролем.
Дела группы Б выполняются лично и в первую очередь.
Дела группы В смело можно выбросить
Дела группы Г полностью делегируются
6.Принцип Паретто
80% вашего успеха заключены в 20% ваших действий
7. Тактика нарезания салями (большое дело делать по частям)
8. Ощущение успеха
9. Привязывайте планы к колебаниям работоспособности (биоритмам)

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного Вам документа. Для этого составляется план архива. Также для удобства поиска дела нужно устанавливать корешками наружу. Подписи должны отражать суть искомого дела, то есть быть информативны.

Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%). Очень важно обеспечить отсутствие грызунов, пыли и плесени. Выдачу справок и снятие копий документов должен контролировать архивариус.

Дата добавления: 2015-03-31