Компьютерные технологии обработки табличной информации. Назначение табличных процессоров. Проиллюстрировать на примере

Функциональные возможности текстового процессора Word.

Word для Windows – наиболее популярный в настоящее время текстовый редактор. Он соединяет в себе легкость использования с многообразием возможностей.

Для большинства пользователей, которые работают, в основном, с простыми по структуре текстами, Word для Windows предоставляет такие средства, как

- набор текстов;

- все основные процедуры коррекции: вставка, замена, перемещение, удаление фрагментов;

- проверка правописания и грамматики;

- автоматическое исправление типовых ошибок;

- форматирование текста, т.е. выбор абзацного отступа, межстрочного и межсимвольного интервала, задания правила выравнивания строк и т.п.;

- шрифтовое оформление текстов;

- использование библиотеки стилей оформления текстов;

- использование шаблонов при создании писем, отчетов и т.п.

Вместе с тем, Word имеет развитые средства создания сложных документов, которые приближают его к издательским системам. К таким средствам можно отнести следующие:

- многоколонное оформление текстов;

- создание колонтитулов;

- автоматическое построение указателей и перекрестных ссылок;

- включение в текст сносок, примечаний, исправлений;

- создание таблиц;

- вставка рисунков и графиков в текст;

- рисование прямо в документе;

- использование редактора формул;

- расположение элементов документа в нескольких слоях.

Несмотря на наличие мощных и многообразных средств создания документов, Word несложен в изучении. Т.к. Word работает в среде Windows, он использует все стандартные средства, присущие любому приложению Windows: средства управления окнами, использование команд, панелей инструментов и диалоговых окон, работа с буфером обмена, передача данных между программами и т.д.

Word имеет превосходную справочную систему, содержащую подробное описание всех команд и возможностей редактора.

Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ). Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое. Функции табличных процессоров весьма разнообразны и включают: • создание и редактирование ЭТ; • оформление и печать ЭТ; • создание многотабличных документов, объединенных формулами; • построение диаграмм, их модификацию и решение экономических задач графическими методами; • работу с электронными таблицами как с базами данных (сортировка таблиц, выборка данных по запросам); • создание итоговых и сводных таблиц; • использование при построении таблиц информации из внешних баз данных; • решение экономических задач типа «что — если» путем подбора параметров; • решение оптимизационных задач; • статистическую обработку данных; • создание слайд-шоу; • разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д. Табличные процессоры различаются в основном набором выполняемых функций и удобством интерфейса, поэтому целесообразно проанализировать лишь широко используемые программные продукты. Перспективные направления в разработке ЭТ основными фирмами-разработчиками определяются по-разному. Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel. В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает большую гибкости при работе с таблицами. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Версия 4.0 пакета Lotus 1-2-3 дополнена Version Manager для моделирования по принципу «что — если», а версия 5.0 дополнена средствами маршрутизации и связи с Notes, что позволяет создать приложения в других пакетах. Lotus 1-2-3 имеет ряд сильных сторон, к которым можно отнести простоту создания и редактирования графиков, а также наиболее логичную структуру трехмерных таблиц. Предусматривается также совершенствование групповой работы с таблицами: использование Team Consolidate предоставит возможность группе пользователей редактировать копии ЭТ, а затем их объединять. В версию пакета для Windows 95 будет включен язык программирования Lotus Script. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались возможности сортировки данных (которые хорошо реализованы и в Excel), а также удобство эксплуатации. Электронные таблицы состоят из столбцов и строк. Для обозначения строк используется цифровая нумерация, столбцов — буквенно-цифровые индексы (номера). Количество строк и столбцов в разных ЭТ различно, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой или клеткой. Каждая ячейка имеет свой уникальный идентификатор (адрес), состоящий из имени столбца и номера строки, например А28, В45 и т.п. ЭТ могут содержать несколько рабочих бланков, которые объединяются в один файл и носят название рабочей книги. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с ЭТ, лист диаграмм, лист макросов и т.п. В ЭТ можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием (:), например блок А1:В4 включает в себя ячейки А1, А2, A3, А4, В1, В2, ВЗ и В4. С блоками ячеек в основном выполняются операции копирования, удаления, перемещения, вставки и т.п. Адреса используются в формулах как ссылки на определенные клетки. Таким образом, введенные один раз значения можно многократно и в любом месте таблицы, книги использовать без повторного набора. Соответственно при изменении значения клетки автоматически произойдут изменения в тех формулах, в которых содержатся ссылки на данную клетку. Технология работы с табличным документом аналогична процедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения (т.е. редактировать содержимое клеток ЭТ). Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера. В клетки ЭТ могут быть введены текст, цифры и формулы. Во всех табличных процессорах существуют синтаксические соглашения, позволяющие отличить формульно-цифровую информацию от текстовой, которых должен придерживаться пользователь, если хочет добиться правильных результатов. Обычно синтаксические правила интуитивно понятны и легко запоминаются (например, для задания текстовой информации ей должны предшествовать кавычки и т.п.). Формула — это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций. Кроме числовых величин, в формулу могут входить в качестве документов адреса ячеек, функции и другие формулы. Пример формулы: =А5/Н8•12. В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке ввода, когда данная ячейка станет активной. Функции представляют собой запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений. Например, функция автосуммирования может быть представлена следующим образом: =СУММ(А1А4).

Дата добавления: 2015-04-24